La gestione delle giurie dei concorsi può diventare rapidamente un grattacapo per le scuole. Come possiamo garantire di avere i profili di valutatore giusti al momento giusto, offrendo loro le migliori condizioni di lavoro? Una piattaforma digitale come Emundus fornisce risposte concrete a queste sfide, centralizzando le informazioni, automatizzando attività dispendiose in termini di tempo e personalizzando l'esperienza dei giurati. Scopri in questo articolo 5 consigli per ottimizzare la gestione delle tue giurie utilizzando la tecnologia digitale.

Riepilogo :

1. Centralizza le informazioni sulla giuria in un unico spazio

2. Consentire ai giurati di gestire la propria disponibilità

3. Semplificare la comunicazione con i giurati

4. Personalizzare la gestione della logistica in base alle specificità delle competizioni

5. Ottimizza il lavoro dei giurati nel D-day

1- Centralizza le informazioni dei giurati in un unico spazio

Crea profili dei giurati con le loro specialità ed esperienze

Emundus ti consente di creare profili completi dei giurati, comprese le loro aree di competenza e background professionale. Queste informazioni facilitano la creazione di giurie pertinenti ed equilibrate, garantendo che ogni candidato sarà valutato da esperti nel settore pertinente.

Centralizzando questi dati in un'unica piattaforma, i gestori del concorso possono identificare rapidamente i giurati più adatti per ogni situazione. Ciò garantisce una valutazione di qualità e un'esperienza positiva per i candidati.

Prendiamo l'esempio di una grande business school che organizza un esame di ammissione. Grazie ai profili dettagliati dei giurati su Emundus, il responsabile delle ammissioni può facilmente selezionare professionisti esperti in marketing, finanza e imprenditorialità per valutare i candidati in modo pertinente.

Concedere ai giurati l'accesso solo ai concorsi che li riguardano

Per preservare la riservatezza e ottimizzare l'organizzazione, è essenziale dare ai giurati un accesso specifico ai concorsi a cui sono associati. Grazie a Emundus , ogni giurato ha uno spazio personale dove può trovare solo le informazioni che lo riguardano.

Questo approccio sicuro evita qualsiasi confusione e consente ai giurati di concentrarsi sulla propria missione di valutazione. In pochi clic potranno accedere alle schede dei candidati, alle istruzioni e ai documenti utili, senza essere sommersi da dati superflui.

Immaginiamo una scuola di ingegneria che gestisce più concorsi in parallelo (ammissione post-maturità, ammissione parallela, ecc.). Configurando un accesso specifico su Emundus, ogni giurato si collega al proprio spazio e trova direttamente le informazioni relative al/i concorso/i che lo riguardano. Ciò semplifica il loro coinvolgimento.

Sapevi che la piattaforma Emundus sostituisce vantaggiosamente le decine di file Excel solitamente utilizzati per gestire le giurie dei concorsi? Una vera rivoluzione!

2- Consentire ai giurati di gestire la propria disponibilità

Concedere accesso permanente al profilo per aggiornare le informazioni logistiche

Emundus offre ai giurati un accesso illimitato al proprio profilo, consentendo loro di aggiornare in qualsiasi momento i propri dati personali e i vincoli logistici (alloggio, trasporto, diete specifiche, ecc.). Questa flessibilità è un vantaggio per adattarsi agli imprevisti e garantire un'organizzazione impeccabile.

Affidando ai giurati la responsabilità della gestione di questi aspetti pratici, i responsabili della competizione possono concentrarsi su compiti con un valore aggiunto più elevato. Risparmiano tempo prezioso assicurandosi di avere informazioni aggiornate per pianificare al meglio il ricevimento dei giurati.

Prendiamo il caso di un giurato che, pochi giorni prima della competizione, si accorge di seguire una dieta priva di glutine. Grazie al suo accesso permanente a Emundus, può aggiornare immediatamente queste informazioni nel suo profilo. La scuola potrà così offrirgli pasti adeguati nel grande giorno, per il suo massimo conforto.

Offri un modulo personalizzato per ogni selezione di date

Quando un giurato seleziona una data di partecipazione su Emundus, viene automaticamente invitato a compilare un modulo per specificare le proprie esigenze. Questo modulo si adatta in base alle specificità di ogni concorso e campus, raccogliendo così tutti i dati necessari per un'organizzazione su misura.

In pochi minuti il ​​giurato potrà indicare le proprie preferenze di alloggio, orari di arrivo e partenza, eventuali allergie, ecc. Queste informazioni vengono immediatamente centralizzate nella piattaforma, consentendo ai manager di anticipare e pianificare nelle migliori condizioni.

Illustriamolo con l'esempio di un'università che ha diverse sedi. Quando un giurato sceglie una data su Emundus, il modulo visualizzato viene automaticamente personalizzato con opzioni di alloggio e trasporto specifiche per il campus in questione. Ultra pratico per il giurato e l'organizzatore!

Per ottimizzare la gestione della disponibilità dei giurati, ecco alcune best practice da adottare:

1. Seguire regolarmente i giurati che non hanno ancora informato la loro disponibilità

2. Utilizza i dashboard Emundus per visualizzare il tasso di risposta e anticipare le carenze

3. Consentire ai giurati di modificare autonomamente le proprie date in caso di circostanze impreviste

3- Semplificare la comunicazione con i giurati

Conferma le scelte delle date e invitale ad essere aggiunte al calendario personale

Come sottolinea Emundus, "durante ciascuna convalida, i giurati ricevono e-mail che riassumono le scelte appena fatte e un invito a inserire le date selezionate nella loro agenda". Questa comunicazione automatizzata evita qualsiasi dimenticanza o malinteso.

In pochi secondi il giurato è rassicurato sulla sua iscrizione e può bloccare i posti nella sua agenda. Si tratta di un notevole risparmio di tempo sia per i giurati che per i manager, che non hanno più bisogno di seguire ogni partecipante individualmente.

Prendiamo l'esempio di un giurato impegnato che tende a dimenticare i suoi impegni. Ricevendo sistematicamente una mail di conferma dopo ogni data scelta su Emundus, con un file .ics da aggiungere al proprio calendario, potranno organizzarsi in tutta tranquillità. La loro presenza al grande giorno è così assicurata!

Facilita gli scambi grazie ai modelli di email già scritti nella piattaforma

Per aumentare l'efficienza, Emundus offre una libreria di modelli di posta elettronica adattati ad ogni fase della gestione della giuria. Convocazioni, promemoria, istruzioni, ringraziamenti... i gestori possono personalizzare questi modelli in pochi clic e inviarli direttamente dalla piattaforma.

Niente più scambi di e-mail sparsi e dispendiosi in termini di tempo! Tutte le comunicazioni sono centralizzate e accessibili in qualsiasi momento. I giurati apprezzano questo approccio professionale e reattivo, che contribuisce a creare un rapporto di fiducia.

Immaginiamo una scuola che debba convocare un centinaio di giurati. Invece di scrivere e inviare ogni email individualmente, il manager utilizza il modello di “Convocazione” su Emundus. Personalizza pochi elementi (data, orari, sede, ecc.) e invia tutto in un clic. Un prezioso risparmio di tempo!

Per una comunicazione ottimale con i giurati:

4- Personalizzare la gestione logistica in base alle specificità delle competizioni

Offri diverse tipologie di alloggio e monitora la loro disponibilità in tempo reale

Ogni concorso ha i suoi vincoli, soprattutto in termini di alloggio per i giurati. Con Emundus è possibile offrire diverse opzioni (hotel, residenza universitaria, stanza privata, ecc.) e monitorarne la disponibilità in tempo reale.

I giurati potranno così selezionare la soluzione più adatta alle loro esigenze, in base a criteri quali la posizione, il comfort o il budget. Da parte loro, i gestori tengono d'occhio le prenotazioni e, se necessario, possono adeguare la capacità.

Prendiamo il caso di una scuola con residenza nel proprio campus e partnership con alberghi circostanti. Su Emundus, i giurati hanno accesso a queste diverse possibilità e fanno la loro scelta in base alle loro preferenze. La scuola monitora lo stato di avanzamento delle prenotazioni e, se necessario, può liberare camere aggiuntive.

Adattare le modalità di accoglienza dei giurati a ciascun concorso e luogo

Al di là dell'alloggio, l'accoglienza dei giurati deve essere curata nei minimi dettagli: badge, ristorazione, trasporti, ecc. Emundus ti consente di configurare con precisione tutti questi aspetti in base alle specificità di ciascun concorso e campus.

Grazie a questa granularità, i manager possono offrire un'esperienza personalizzata a ciascun giurato, tenendo conto dei vincoli locali. Questa attenzione al loro benessere è un fattore chiave per promuovere il loro impegno e la loro motivazione.

Mostriamolo con l'esempio di una scuola che ospita una competizione in due campus distanti 50 km l'uno dall'altro. Ai giurati assegnati al campus A viene offerto un servizio navetta dalla stazione ferroviaria, mentre quelli del campus B ricevono un parcheggio gratuito. Questi parametri sono facilmente configurabili su Emundus per una gestione su misura.

Ecco alcuni suggerimenti per personalizzare al meglio l'accoglienza dei vostri giurati:

• Fornire loro una guida pratica che riassuma tutte le informazioni utili (mappa degli accessi, contatti, programma, ecc.)

• Organizza un kit di benvenuto con alcuni gadget nei colori della scuola

• Designare un referente che sarà il loro contatto preferito durante tutta la competizione

5- Ottimizzare il lavoro dei giurati nel D-day

Modifica i badge con nome, foto e codice QR per identificare rapidamente i giurati

Il giorno della competizione ogni minuto conta. Per facilitare l'identificazione dei giurati e semplificare il loro accesso ai diversi spazi, Emundus propone la produzione di badge personalizzati. Con il loro nome, foto e un codice QR univoco, questi badge consentono un controllo rapido ed efficiente.

Niente più code interminabili e noiosi controlli! I giurati potranno dedicarsi pienamente alla loro missione, in condizioni ottimali. E se necessario, tutte le informazioni utili sono accessibili in un attimo.

Prendiamo l'esempio di un giurato che arriva al campus la mattina del concorso. Grazie al badge pubblicato da Emundus, viene immediatamente identificato e indirizzato all'edificio giusto. All'ingresso nell'aula deliberativa viene scannerizzato il loro codice QR per confermarne la presenza. Risparmia tempo e tranquillità per iniziare con il piede giusto!

Fornire l'accesso a informazioni e documenti chiave su un'app mobile

Per semplificare ulteriormente il lavoro dei giurati, Emundus ha sviluppato un'applicazione mobile dedicata. Grazie ad essa, i valutatori trovano tutto ciò di cui hanno bisogno sul proprio smartphone: calendario, elenco dei candidati, griglia di valutazione, documenti di riferimento, ecc.

Non sarà più necessario destreggiarsi tra diversi media o inseguire informazioni! Tutto è a portata di mano, per una gestione intuitiva. I giurati acquisiscono autonomia e serenità, il che contribuisce alla qualità della loro performance.

Immaginiamo un giurato nel bel mezzo di un colloquio con un candidato. Con un semplice tap sul suo smartphone accede alla griglia di valutazione e può compilarla in tempo reale, senza interrompere le discussioni. A fine giornata consulta il programma del giorno successivo e scarica i documenti da rileggere la sera in albergo. L'app Emundus gli semplifica davvero la vita!

Per massimizzare l'efficacia dei tuoi giurati durante il D-Day:

1. Inviare loro in anticipo un briefing completo (istruzioni, criteri di valutazione, ecc.)

2. Pianifica una sessione di benvenuto per presentare loro gli strumenti e rispondere alle loro domande

3. Fornire loro un team di supporto reattivo per gestire eventi imprevisti

4. Offri loro spazi di relax e convivialità per aiutarli a decomprimersi

"Grazie a Emundus, i nostri insegnanti si divertono molto a svolgere il loro incarico di giuria. Hanno tutti gli strumenti per lavorare in modo efficiente, in condizioni ottimali. È un vero conforto per loro... e per noi!" - Pierre, direttore del concorso di una scuola di ingegneria

Alcuni esempi di scuole che già utilizzano Emundus per ottimizzare la gestione dei propri concorsi:

In sintesi, la digitalizzazione offre numerose soluzioni per semplificare e ottimizzare la gestione delle commissioni d’esame. Centralizzando le informazioni, dando più potere ai giurati e automatizzando le attività che richiedono molto tempo, una piattaforma come Emundus ti consente di guadagnare efficienza e tranquillità. Le scuole possono così concentrarsi sull'essenziale: offrire la migliore esperienza possibile ai giurati e garantire valutazioni di qualità. Un approccio vantaggioso per tutti per l'eccellenza nell'ammissione.