Domande frequenti

La soluzione eMundus è composta da spazi online riservati ai nostri clienti, dedicati al trattamento delle pratiche presentate dai candidati, e spazi online pubblici/accessibili a tutti.

Questi permettono di presentare i percorsi formativi offerti, nei quali il candidato potrà impegnarsi e presentare domanda. Per ogni programma verrà inserito un pulsante “Applica”. Ecco il percorso di un candidato che desidera presentare un dossier di candidatura:

• andrà alla pagina che dettaglia la formazione
• farà clic sul pulsante “Applica” e verrà indirizzato a una pagina di accesso/creazione account
• una volta collegati accederanno al modulo di domanda composto da campi da compilare e campi per allegare la documentazione obbligatoria

Un candidato ha la possibilità di iniziare a compilare il modulo e salvare le informazioni inserite per completare il completamento del file in un altro momento, un altro giorno. In questo caso gli basterà effettuare nuovamente il login per accedere al modulo che aveva già iniziato a compilare. Per poter inviare la propria richiesta è necessario aver compilato tutti i campi obbligatori e allegato i documenti obbligatori (è possibile autorizzare anche un unico formato di file, come ad esempio il PDF). Una volta completato il modulo e inviato la richiesta, riceveranno un'e-mail all'indirizzo e-mail fornito nel proprio account a conferma dell'avvenuto invio e ricezione del file.

I diversi profili utente (candidato, amministratore, manager, coordinatore, valutatore, partner esterno) consentono di restringere l'accesso a spazi, funzionalità, cartelle e limitare i diritti, secondo i ruoli utente definiti nel processo di gestione dei nostri clienti. .

È anche possibile andare oltre nella limitazione dell'accesso creando gruppi di utenti con lo stesso profilo utente. Questo in modo che:

• un coordinatore del servizio 1 non può accedere ai fascicoli applicativi che riguardano il servizio 2
• un coordinatore del servizio 2 non può accedere ai fascicoli applicativi che riguardano il servizio 1

Questa impostazione è semplice da modificare e adattare nel tempo per un utente con un profilo "amministratore" o un profilo "manager" (solo due profili accedono a questa parte).

In questo caso si tratta del profilo "Amministratore", che consente l'accesso a tutti i diritti e gestisce l'assegnazione dei diritti.

La soluzione eMundus include un componente che ti consente di creare facilmente uno spazio di condivisione dei documenti nella piattaforma. Uno dei suoi interessi è che permette la comunicazione con spazi esterni come Dropbox e/o Google Drive, se il cliente lo desidera. Pertanto, un documento inserito in Dropbox o Google Drive verrà automaticamente trasferito nello spazio di condivisione dei documenti della piattaforma eMundus. È vero anche il contrario poiché un documento pubblicato sulla piattaforma può essere automaticamente inviato a Dropbox e/o Google Drive.

La soluzione eMundus integra anche funzionalità statistiche e grafiche in uno spazio “Dashboard” , in modo che il cliente possa avere una visione di sintesi delle proprie attività. I grafici possono assumere diverse forme, a seconda delle necessità: grafico a barre, grafico circolare, grafico Kiviat (radar/stella), curva, ecc. I filtri permettono di agire sui grafici, ad esempio modificando criteri o un periodo. La grafica che l'utente vedrà sullo schermo potrà essere esportata o stampata in “due click”.

La soluzione eMundus è interamente accessibile via web. Inoltre, poiché crediamo che nulla debba rimanere proprietà di una sola persona, rendiamo pubblico gratuitamente il codice sorgente della nostra soluzione (Open source). La reversibilità del codice sorgente è completa, dando la possibilità a terzi di mantenere ed evolvere la piattaforma.

La piattaforma eMundus è in grado di comunicare con altri software per inviare loro i dati presenti nei suoi diversi spazi. È possibile far comunicare i due software sia in una direzione (la soluzione eMundus invia informazioni), sia in un'altra (eMundus riceve informazioni).

eMundus offre una piattaforma online white label che riunisce spazi e funzionalità estese per automatizzare attività ripetitive, collaborazione e interconnessione di cui un'organizzazione ha bisogno per accelerare e rendere più affidabile il processo di gestione delle applicazioni end-to-end. Lei capisce :

• un portale pubblico per presentare i programmi aperti ai candidati
• uno spazio di presentazione specifico per ogni programma offerto, associato ad un modulo su misura per raccogliere le informazioni desiderate, a volte specifiche per un programma
• uno spazio accessibile ad un numero generalmente limitato di utenti per gestire la campagna , creare account utente, definire profili utente, creare modelli di email, gestire le regole per l'invio automatico di email da parte della piattaforma, ecc.
• uno spazio di valutazione , accessibile anche ad una determinata tipologia di utenti (con profilo valutatore), per commentare e valutare le pratiche complete di candidatura pervenute da soli o insieme ad altri
• uno spazio decisionale per inserire la decisione finale della giuria in ciascun file valutato
• una dashboard per accedere e consultare rapidamente statistiche e analisi chiave sotto forma di grafici, stampabili sotto forma di report grafici ed esportabili in diversi formati (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• uno spazio di archiviazione dei file

La piattaforma eMundus consente al cliente di:

• dare visibilità ai programmi 
• migliorare la propria immagine e la candidate experience
• i tempi di elaborazione e decisione
• mantenere il contatto con i depositanti in ogni fase del processo grazie al sistema di alert e invio automatico di email incluso nella soluzione, che consentirà di seguire o informare automaticamente una o più persone di un cambiamento, indipendentemente dal loro profilo utente

A seconda delle esigenze e per andare oltre, è possibile attivare funzionalità aggiuntive : generazione di trombinoscopi, pagamento online, firma elettronica, generazione automatica e personalizzazione di un documento standard, impostazione di una connessione LDAP, prenotazione della manutenzione, trasferimento e archiviazione automatici dei file elaborati in uno spazio di archiviazione situato all'esterno della piattaforma...

Questa funzionalità è disponibile e utilizzata da alcuni dei nostri clienti. Sulla base di un documento word fornito dall'organizzazione cliente, integriamo il modello nella piattaforma e lo inseriamo nella carta grafica del cliente. Questo modello include:

• elementi congelati
• elementi dinamici ; variabili che consentiranno la personalizzazione automatica del documento
• una zona vuota da compilare : il documento può contenere anche una parte da compilare per dare la possibilità ad un utente dell'organizzazione di inserire manualmente le informazioni.

È possibile integrare numerosi documenti standard, ad esempio inviare lettere standard diverse a un richiedente, a seconda dello stato di avanzamento dell'elaborazione della sua domanda.

Utilizziamo un repository GIT per i file di programma contenenti tutti gli aggiornamenti alla nostra piattaforma. Nell'ambito del contratto di manutenzione garantiamo l'implementazione di nuove versioni e la gestione degli aggiornamenti e delle patch di sicurezza. Gli aggiornamenti relativi alle normative (ad esempio GDPR ) sono integrati nella nostra versione standard.

I dati raccolti attraverso la soluzione eMundus sono ospitati sui server eMundus (con sede in Francia) o su quelli del cliente.
eMundus riceve i dati inviati dai richiedenti ed effettua, attraverso un'elaborazione algoritmica, un controllo di conformità su alcuni documenti (passaporto, carta d'identità, visto, foto d'identità) per certificare che siano dei documenti richiesti e che il loro formato sia corretto.

Per proteggerci da eventuali guasti, sui nostri server (noleggiati dal fornitore di servizi SoYouStart) vengono effettuati

backup In termini di backup, la crittografia è AES-256 (algoritmo di crittografia consigliato da ANSSI) con una politica di conservazione dei dati (backup su 7 giorni, conservazione di 4 backup al mese, 12 backup all'anno per ciascun cliente). Tutte le nostre macchine sono sicure e non utilizzano password per accedere. Utilizziamo tutti chiavi di crittografia RSA che vanno da 2048 a 4096 bit. Alcuni dettagli riguardanti le misure di sicurezza e riservatezza messe in atto:

• L’accesso fisico alle cure è protetto (edificio sicuro)
• È implementato un processo di autenticazione dell'utente (password)
• Viene eseguita la registrazione della connessione
• Un firewall filtra l'accesso al server
• La connessione alla piattaforma è crittografata tramite certificato SSL
• I backup sono crittografati
• L'accesso al backoffice è sicuro a livello di server
• Gli indirizzi IP rischiosi vengono bloccati
• Quando viene rilevato un tentativo di hacking da parte di un utente, questo utente viene automaticamente bloccato

eMundus non è responsabile della memorizzazione e della cancellazione dei dati delle applicazioni utilizzate dai nostri clienti. Viene eseguito solo un backup crittografato dei dati per garantire il recupero dei dati persi. Questo backup avviene una volta al giorno e viene conservato per un massimo di un anno. Rispettiamo in modo affidabile la nostra politica GDPR .

I fogli paga, compresi i nomi e cognomi dei candidati, la formazione e il giorno ad esempio (...), possono essere generati automaticamente dalla piattaforma ogni giorno in formato PDF. Tutto ciò che un responsabile della formazione o un altro utente deve fare è collegarsi al proprio account eMundus e stampare uno o più fogli paga in pochi clic.

Le applicazioni di terze parti (libreria, framework, ecc.) che integriamo nella nostra applicazione vengono regolarmente aggiornate e garantiamo il corretto funzionamento della nostra piattaforma. Nell'ambito dell'integrazione con un'applicazione del sistema informativo del cliente, se ciò influisce sul corretto funzionamento della nostra piattaforma o sul corretto funzionamento dello scambio di dati, fattureremo il tempo impiegato.

Questa funzionalità è spesso richiesta dai nostri clienti, che desiderano in particolare valutare un candidato su conoscenze specifiche (cultura generale, conoscenze specifiche alla specialità della formazione per la quale si candidano, padronanza di una lingua, ecc.). Il candidato deve rispondere a questo questionario per poter inviare il proprio dossier di candidatura. Una volta completato e validato il questionario, le risposte vengono automaticamente allegate al proprio file di candidatura nell'interfaccia riservata al cliente e vengono automaticamente analizzate dalla piattaforma per definire un punteggio. È possibile stabilire una ponderazione per criterio.

La soluzione consente di definire un tempo massimo di risposta per domanda o per questionario. La nostra soluzione eMundus offre molte funzionalità .

La soluzione eMundus è stata realizzata affinché le organizzazioni utenti beneficino della massima autonomia nella gestione delle proprie attività sulla piattaforma. È quindi possibile per un cliente amministrare i propri spazi, lanciare nuove campagne e creare nuove forme. Ogni servizio prevede la facilitazione da parte del team eMundus di una sessione di formazione per gli utenti coinvolti nel processo di gestione della campagna (amministratore, manager, valutatore, partner, ecc.), senza alcun limite di partecipanti. Questa formazione viene erogata al momento della consegna del deliverable in modo che il cambio e l'utilizzo dello strumento possano avvenire in tutta tranquillità.

In genere, dimostriamo la nostra soluzione in remoto con la condivisione dello schermo. Non esitate a prenotare questa demo .

La generazione di un elenco riepilogativo per “settorizzazione” è possibile per periodo a vostra scelta, quindi sia per anno che per trimestre ad esempio. Per impostazione predefinita esistono tre tipi di segmenti per programma, per anno (o periodo) e per campagna. I filtri si adattano quindi in base alle informazioni richieste nel file dell'applicazione.

La piattaforma eMundus comprende una ricca gamma di funzionalità , ognuna delle quali attivabile a seconda delle esigenze, compreso il pagamento online. È possibile proporre un importo da pagare diverso a seconda di alcune informazioni fornite dal candidato (es: l'importo da pagare sarà diverso se il candidato è borsista o se è non borsista), per pagare la domanda commissioni . La funzionalità può essere utilizzata anche per consentire a un candidato di pagare le spese di registrazione o ri-registrazione.

Per ciascun campo è possibile definire specifici vincoli/regole di validazione, come ad esempio un limite al numero di caratteri, una combinazione di lettere e numeri, inserimento obbligatorio, ecc.

La soluzione eMundus consente di effettuare estrazioni in diversi formati (excel/CSV, PDF, ZIP), sia singolarmente (su file) che in blocco, dando così ai nostri clienti la possibilità di estrarre migliaia di file in pochi secondi.

Tutto dipende ovviamente dalla complessità del progetto. Per un'esigenza di base, siamo in grado di implementare una piattaforma entro 2 settimane. Poiché mettere online lo spazio per la presentazione della domanda è generalmente la priorità, ci stiamo concentrando su questa parte per fornire questo spazio entro 1 settimana. Quindi, mentre i primi file vengono raccolti dal nostro cliente, noi lavoriamo sugli altri spazi che utilizzerà successivamente (valutazione, decisione, reporting, dashboard).

Questa è una delle funzionalità presenti nella piattaforma eMundus. Permette al candidato di vivere un'esperienza interamente digitale (dalla compilazione della pratica all'invio, compreso il pagamento delle tasse e la firma della pratica). Per un candidato diventa relativamente semplice gestire la progettazione e l’invio di un dossier di candidatura dall’inizio alla fine poiché l’intero processo è dematerializzato. L'uso di questa funzionalità aiuta a migliorare la soddisfazione del depositante e l'immagine dell'organizzazione.

È possibile aprire un'area commenti associata ad un file, che potrà essere attiva durante tutti i processi (prima, durante e dopo la valutazione) con tutti i profili utente (escluso ovviamente il profilo candidato) ma alla quale non sarà consentito aggiungere commenti ( se è la richiesta del cliente). È anche possibile renderlo attivo e/o visibile solo durante fasi specifiche (es. solo durante la valutazione).

La piattaforma eMundus comprende uno spazio di valutazione . Qualsiasi domanda completa entrerà nella fase di valutazione. Secondo le regole decise, è possibile assegnare automaticamente le pratiche da valutare ad uno specifico valutatore, non appena lo stato della pratica passa a "Da valutare" (modifica ad esempio avviata dal responsabile che ha verificato le informazioni e documenti e ha ritenuto il fascicolo completo e conforme).

In uno spazio dedicato, uno o più valutatori possono valutare e valutare una candidatura in base a criteri scelti dal cliente. Nel caso in cui più attori guardino alla valutazione della stessa pratica, è possibile assegnare o meno un punteggio per criterio, con peso diverso. Il punteggio complessivo verrà calcolato automaticamente dalla piattaforma sommando la somma dei punteggi assegnati ai criteri.

Le valutazioni sono condivisibili o possono essere nascoste se è necessario rendere invisibile ogni valutazione completata a un altro revisore. La decisione finale può essere comunicata successivamente in uno spazio dedicato, ad esempio quando si tiene un comitato.

È possibile avere una parte informativa su ogni file, aggiungere o eliminare campi e definire vincoli su ciascun campo se necessario.

È possibile che la piattaforma generi automaticamente automatiche e personalizzate con un messaggio adattato all'evento (es. notifica di assegnazione del contributo). È possibile, ad esempio, che lo strumento generi e alleghi all'e-mail un documento standard firmato. L'e-mail può essere utilizzata anche per richiedere l'invio di documenti aggiuntivi e/o per completare la pratica conservata per convalidare una registrazione. È possibile, ad esempio, creare un ulteriore spazio per consentire a tutti i beneficiari appena selezionati di fornire altre informazioni post-selezione. L'URL di questa pagina potrà poi essere inserito nell'e-mail di notifica automatica.

La soluzione eMundus include un sistema di alert e di invio automatico di email. Esistono diversi tipi di avviso:

• automatico su evento : non appena cambia lo stato della pratica, viene inviata automaticamente un'e-mail al candidato. A questa email potrà essere allegato automaticamente un documento standard e personalizzato
• promemoria automatico : verrà inviata un'e-mail automatica a un candidato che, ad esempio, ha appena iniziato a completare la pratica per candidarsi a un programma. L'e-mail li informerà che hanno solo 1/2/5/10/15/... giorni rimasti, a seconda della data di chiusura del bando, per completare l'inserimento dei propri dati e inviare il proprio file
• manuale : il gestore della piattaforma, a cui potrebbe essere richiesto di effettuare una prima verifica sulle informazioni inserite e sui documenti inviati, secondo il processo validato internamente, si accorge che un documento non è conforme. Successivamente, potrà selezionare il suo file e inviargli un'e-mail selezionando un modello di e-mail salvato nella piattaforma, per avvisarlo di questo problema. In pochi clic, il responsabile potrà selezionare il modello di email dinamica adatto al caso, allegare il documento inviato dal richiedente e allegare un esempio di documento conforme. Il responsabile, se riscontra questo problema in più file, può anche selezionare tutti questi file e inviare lo stesso messaggio (con il documento inviato e un esempio di documento conforme allegato) contemporaneamente a ciascuno dei candidati.

Il team eMundus ti propone una sessione di formazione (possibile a distanza) con i futuri utenti della piattaforma. In questo modo impari semplicemente con l'obiettivo di gestire con calma tutte le tue campagne di reclutamento. Questa formazione viene svolta quando viene presentato il risultato finale per sviluppare rapidamente la tua autonomia. La piattaforma non richiede competenze specifiche . Se riscontri qualsiasi problema, contattando il team di eMundus, saranno disponibili a risolverlo il più rapidamente possibile.

SÌ .
Di base nella piattaforma, si ha la possibilità di impostare una griglia di valutazione per la fase di valutazione e una griglia di decisione/giuria proposta alla Giuria che presenterà il parere finale su un fascicolo, basandosi sul parere depositato dal valutatore. Alcuni dei nostri clienti utilizzano solo un passaggio, in questo caso generalmente un valutatore che prende lui stesso la decisione finale. Quindi è possibile utilizzare solo uno di questi 2 passaggi, a seconda del processo. Una griglia, sia di valutazione che di decisione, è personalizzabile, nel senso che, a seconda delle esigenze, può avere un elenco a discesa, pulsanti di opzione, aree di immissione libera (... ), e può avere campi con note (da 1 a 5 ad esempio). Ad esempio, se ci sono 4 criteri di valutazione, ognuno dei quali riceve un punteggio su 5, un importo totale verrà calcolato automaticamente dalla piattaforma e definirà un punteggio su 20 che sarà visibile alla fine della griglia di valutazione. Nel caso in cui alcuni criteri siano più importanti di altri, è possibile ponderare i criteri e la piattaforma visualizzerà alla fine della griglia la media ponderata che sarebbe stata calcolata automaticamente dalla piattaforma.

Un valutatore può essere interno alla tua organizzazione o esterno. Hai la possibilità di creare un account utente per una persona con il profilo "Valutatore" nella piattaforma (dovrà quindi effettuare il login ogni volta e fin dalla prima volta per poter consultare i file a lui assegnati). Ma se è necessario raccogliere da un valutatore, prima che consulti tutte le informazioni contenute nel(i) fascicolo(i) a lui assegnato, una dichiarazione di non conflitto di interessi e di riservatezza (sotto forma di caselle di controllo + pulsante di convalida e non con strumenti elettronici) firma), disponiamo di un modulo aggiuntivo “MODULO ESPERTO” e distinguiamo quindi un Valutatore classico da un Valutatore Esperto che internamente chiamiamo Esperto. Per un utente Esperto non è necessario creare un account come per un utente Valutatore. Per richiedere un esperto è sufficiente selezionare i file che gli devono essere assegnati e inviargli un invito da esperto via email attraverso la piattaforma, fornendo il suo indirizzo email. L'esperto verrà quindi avvisato via email con il testo da te scelto e un collegamento alla piattaforma. Cliccando su questo collegamento lo indirizzerà ad una pagina accessibile senza connessione fornendogli alcune informazioni sui file a lui assegnati. In caso di conflitto di interessi, può scegliere di rifiutare uno, più o tutti i fascicoli. In questa pagina dovrà fornire:

• la sua scelta (accettare o rifiutare) per ciascuno dei file assegnatigli
• nome, cognome e indirizzo email

Una volta completata questa pagina, dovrà convalidarla, azione che attiverà la creazione da parte della piattaforma del suo account utente Esperto. Potrà poi consultare tutti i fascicoli assegnati ed esprimere il suo parere. Quando il suo account verrà creato dalla piattaforma, gli verrà inviata automaticamente un'e-mail dalla piattaforma, che indicherà la password casuale che la piattaforma avrà definito per il suo account per permettergli di riconnettersi in seguito, se non lo ha fatto. non finirà le sue valutazioni la prima volta.

Un client utente può archiviare:

• ciascun file sulla piattaforma, selezionando lo stato del file appropriato. In questo caso il file archiviato non appare più nella consueta visualizzazione agli utenti tranne che all'amministratore, che può consultarlo in un'area dedicata della piattaforma senza limiti di tempo. Per essere conforme al GDPR, il cliente in possesso dei dati deve comunque rispettare un periodo ragionevole di conservazione dei dati.
• e/o esportando i dati in formato ZIP per archiviarli all'esterno della piattaforma. Vale la stessa regola con questo principio di archiviazione in termini di conformità al GDPR

È possibile per un cliente accedere a tutte le richieste inviate, accettate o rifiutate dal candidato, dall'implementazione della propria piattaforma eMundus. Saranno accessibili anche tutte le email inviate a questo candidato. Inoltre, è possibile consultare lo storico delle azioni effettuate su un file dagli utenti (data di apertura del file e da quale utente, data delle modifiche apportate e da quale utente, natura delle modifiche apportate, ecc.).

Si è possibile !

SÌ.

I moduli impostati dai nostri clienti (ogni piattaforma dispone di un generatore di moduli che consente all'utente cliente con un profilo "Gestore della piattaforma" di creare da solo tutti i moduli che desidera) nella loro piattaforma EMUNDUS sono classicamente costituiti da pagine con campi da inserire e un pagina che consentirà ai candidati di caricare i documenti richiesti, ognuno dei quali potrà essere obbligatorio o facoltativo, come tutti i campi da compilare altrove.

SÌ . Tutti i dati possono essere estratti. Hai diverse esportazioni possibili, sia su un'unica cartella selezionata che su più:

1. in formato PDF: il fascicolo completo della domanda: troverai nello stesso documento e di seguito il modulo compilato + i documenti allegati
2. in formato foglio di calcolo: tutti i dati forniti dal candidato nel modulo (ovvero tutti i dati ad eccezione dei documenti allegati)
3. in formato ZIP: in questa cartella ZIP troverai tante sottocartelle quanti sono i file candidati che hai selezionato in piattaforma prima di effettuare l'esportazione. In ogni sotto-file, che riguarda quindi un singolo candidato, troverai un documento PDF per la domanda di partecipazione e un documento PDF per ogni documento allegato al file dal candidato.

SÌ.

Di serie è possibile inserire/integrare:

• il tuo logo nell'intestazione (in alto a sinistra) (il logo TCHOOZ nel footer sarà comunque presente)
• la tua favicon (immagine presente nella scheda del browser)
• il tuo banner o decidere di non inserirne affatto
• i tuoi colori che saranno presenti nei pulsanti di azione

Se avete bisogno di una home page su misura o anche di un sito di comunicazione completo, possiamo svolgere questo lavoro come parte di un servizio aggiuntivo (il costo viene definito su misura dopo aver raccolto le vostre esigenze).

Tutti i testi consultabili sono modificabili dal cliente stesso. Nel footer puoi inserire i tuoi dati di contatto invece dei miei.

Vedrai in questa dimostrazione che c'è una sola campagna aperta, ma è possibile aprirne quante vuoi contemporaneamente. Per ogni campagna, semplicemente cliccando sul blocco campagna, accederai ad una pagina "+ informazioni" della campagna, che ti permetterà di fornire dettagli e rendere disponibili i documenti per il download (come il pagamento tramite esempio). Puoi creare il tuo account su questa piattaforma per scoprire l'area candidati e il modulo presente su questa piattaforma. Il modulo è solo un'illustrazione, puoi impostare quello che ti serve.