Fornire un'accoglienza personalizzata ai candidati durante i concorsi è una sfida importante per le scuole. Uno strumento online di gestione delle candidature consente di raccogliere informazioni precise sulle preferenze e sui vincoli di ciascun partecipante, di centralizzare i dati per una gestione semplificata e di automatizzare le attività amministrative. Grazie a queste caratteristiche, le scuole possono offrire un supporto su misura e garantire un’esperienza positiva ai candidati.

Riepilogo :

1. Raccogli informazioni precise tramite un modulo configurabile

2. Centralizza i dati per una gestione semplificata

3. Automatizzare le attività amministrative

4. Offrire supporto personalizzato ai candidati

1- Raccogli informazioni precise tramite un modulo configurabile

Adattare i campi alle specificità di ogni competizione

I software di gestione delle candidature offrono la possibilità di creare moduli su misura per raccogliere le informazioni necessarie per organizzare l'alloggio e il vitto dei candidati. Potrai quindi personalizzare i campi secondo le specificità di ogni concorso e di ogni campus, per rispondere con precisione alle esigenze della tua scuola.

Adattando i moduli di domanda, è possibile raccogliere informazioni essenziali, come le preferenze di alloggio, le restrizioni dietetiche o anche i vincoli di trasporto dei candidati. Questi dati permetteranno poi di offrire un'accoglienza personalizzata e di anticipare al meglio le richieste di ognuno.

Prendiamo l'esempio di un esame di ammissione per un'importante business school. Il modulo di domanda potrà includere campi specifici per indicare eventuali allergie alimentari, la tipologia di alloggio desiderata (camera singola, doppia, ecc.), nonché il mezzo di trasporto previsto per raggiungere il campus. Raccogliendo queste informazioni in anticipo, la scuola può adattare la propria offerta di accoglienza e garantire che ogni candidato benefici di condizioni ottimali durante le prove orali.

Integrare preferenze e vincoli individuali

Il modulo di domanda configurabile ti dà l'opportunità di integrare le preferenze e i vincoli individuali dei candidati. Ad esempio puoi prevedere campi dedicati ad allergie alimentari, diete specifiche o anche esigenze legate a una situazione di disabilità.

Raccogliendo queste informazioni in anticipo, potrete tenere conto delle particolarità di ciascun candidato e adattare di conseguenza la vostra offerta di alloggio e ristorazione. Questo permette di offrire un’accoglienza davvero su misura e di garantire il benessere di tutti i partecipanti durante gli orali.

Immaginiamo il caso di un candidato affetto da disabilità motoria. Utilizzando il modulo di domanda potranno indicare le loro esigenze specifiche in termini di accessibilità agli alloggi e alle aule d'esame. La scuola può così mettere a disposizione una stanza adeguata e garantire che i locali siano attrezzati per accogliere questo candidato nelle migliori condizioni. Questa attenzione ai vincoli individuali dimostra l'impegno dell'istituzione verso l'inclusione e le pari opportunità.

Sapevi che il 92% dei candidati apprezza la possibilità di personalizzare alloggio e pasti durante i concorsi?

2- Centralizzare i dati per una gestione semplificata

Accedi ai dati in tempo reale

Uno strumento di gestione delle candidature online consente di centralizzare tutti i dati relativi alle richieste di alloggio e ristorazione dei candidati. Potrai quindi accedere in tempo reale alle informazioni più importanti, come il numero di posti riservati, le opzioni scelte da ciascuno o anche richieste specifiche.

Questa centralizzazione dei dati facilita notevolmente il lavoro dei vostri team responsabili dell'accoglienza dei candidati. Possono consultare le informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento, senza dover destreggiarsi tra diversi file o media. Ciò consente una gestione più fluida ed efficiente dell’alloggio e della ristorazione.

Prendiamo l'esempio di una scuola di ingegneria che organizza concorsi su più giorni. Grazie alla piattaforma di gestione dell'applicazione, il personale dell'accoglienza può monitorare in tempo reale il tasso di occupazione dell'alloggio e adeguare la distribuzione delle camere in base agli arrivi e alle partenze. Può inoltre anticipare le esigenze della ristorazione avendo una visione chiara del numero di pasti da programmare per ciascun servizio. Questa gestione centralizzata e dinamica consente di adattarsi rapidamente a possibili imprevisti e di ottimizzare le risorse.

Generare report e statistiche

Grazie ai dati raccolti tramite il modulo di domanda e centralizzati sulla piattaforma, puoi generare facilmente report e statistiche sull'occupazione dell'alloggio, sul consumo dei pasti e persino sulla soddisfazione dei candidati.

Queste preziose informazioni permettono di analizzare attentamente l'andamento degli orali e individuare aree di miglioramento per le sessioni future. Ad esempio, puoi adattare il numero di posti offerti in base alle tendenze osservate o anche adattare i menu in base alle preferenze espresse dai candidati.

Immaginiamo una scuola di management che voglia ottimizzare la propria offerta abitativa in vista dei prossimi esami orali. Analizzando i dati degli anni precedenti, scopre che la domanda di camere singole è nettamente superiore a quella di camere condivise. Sulla base di questa osservazione, la scuola può decidere di rivedere la distribuzione dei propri alloggi e offrire più camere singole. Questo approccio basato sui dati consente di adattare l'offerta il più vicino possibile alle aspettative dei candidati e di migliorare la loro esperienza complessiva.

Per un monitoraggio ottimale dell’accoglienza dei candidati, ecco alcuni indicatori chiave da monitorare:

3- Automatizzare le attività amministrative

Configurare le regole di gestione

Il software dedicato alla gestione delle candidature ti offre la possibilità di impostare regole di gestione specifiche per l'alloggio e il catering dei candidati. Ad esempio, puoi definire orari limite per usufruire dei servizi di ristorazione, scadenze per la prenotazione delle camere o anche condizioni di cancellazione.

Integrando queste regole direttamente nel modulo di domanda, ti assicuri che i candidati ne siano a conoscenza non appena si registrano. Questo permette di inquadrare in anticipo le richieste ed evitare situazioni complesse da gestire successivamente. Si tratta di un notevole risparmio di tempo ed efficienza per i tuoi team.

Prendiamo il caso di una scuola che voglia fissare una scadenza per la prenotazione dell'alloggio, per poter organizzare al meglio l'accoglienza dei candidati. Impostando questa regola nel modulo di domanda, si garantisce che i partecipanti siano informati di questo vincolo e che effettuino la prenotazione in tempo. Ciò evita richieste dell'ultimo minuto e consente al team della reception di pianificare con calma la distribuzione delle camere e dei servizi associati.

Invia notifiche personalizzate

L'automazione delle attività amministrative implica anche l'invio di notifiche personalizzate ai candidati. Grazie ad uno strumento di gestione online, puoi impostare email di conferma per la prenotazione di vitto e alloggio, promemoria prima della data degli orali o anche messaggi di ringraziamento una volta trascorso l'evento.

Queste comunicazioni automatizzate adattate al profilo di ciascun candidato ti consentono di fornire loro tutte le informazioni pratiche di cui hanno bisogno, senza mobilitare i tuoi team in queste attività dispendiose in termini di tempo. Migliorerai così l'esperienza del candidato ottimizzando il lavoro dei tuoi dipendenti.

Immaginiamo una scuola che voglia inviare un'e-mail di conferma personalizzata a ciascun candidato che ha prenotato un alloggio. Grazie allo strumento di gestione delle candidature, può configurare un modello di email contenente le informazioni specifiche di ciascun partecipante (date del soggiorno, tipologia di camera, servizi inclusi, ecc.). Queste e-mail vengono quindi inviate automaticamente, senza intervento manuale da parte del team. I candidati hanno così tutte le informazioni necessarie per prepararsi con serenità al loro arrivo, mentre i dipendenti possono concentrarsi sulle mansioni a maggior valore aggiunto.

Per automatizzare in modo efficace le attività amministrative legate all’accoglienza dei candidati, ecco alcune azioni da mettere in atto:

1. Definire regole di gestione chiare e integrarle nel modulo di domanda

2. Configura modelli di email per le diverse notifiche da inviare ai candidati

3. Configura trigger automatici per l'invio di e-mail (conferma della prenotazione, promemoria, ecc.)

4. Genera automaticamente i documenti necessari all'accoglienza dei candidati (badge, fogli di percorso, ecc.)

5. Imposta avvisi per richieste specifiche o situazioni che richiedono un intervento manuale

Semplifica il processo di pagamento online

Offrire il pagamento online delle spese di vitto e alloggio presenta numerosi vantaggi, sia per i candidati che per le scuole. I partecipanti possono così pagare le loro prenotazioni in modo semplice e sicuro, secondo i propri ritmi. Da parte tua, non dovrai più gestire assegni o contanti in giornata e potrai facilmente monitorare i pagamenti.

Integrando una soluzione di pagamento nel tuo strumento di gestione delle applicazioni, semplifichi il processo ed eviti fatture o errori non pagati. È una fonte di tranquillità per tutti e un punto di attrito in meno nell'organizzazione degli esami orali.

Prendiamo l'esempio di una scuola che durante i suoi concorsi offre diverse opzioni di alloggio e ristorazione a pagamento. Consentendo ai candidati di pagare direttamente online tramite la piattaforma di candidatura, si semplifica notevolmente il processo. Non è più necessario gestire assegni o bonifici manuali, tutto è centralizzato e automatizzato. I candidati possono pagare in pochi clic, nel momento a loro più congeniale. La scuola, da parte sua, può facilmente monitorare i pagamenti e il tasso di conversione delle prenotazioni.

“Il pagamento online ci fa risparmiare tempo prezioso nella gestione delle iscrizioni orali e ci permette di concentrarci sull’essenziale: accogliere i candidati nelle migliori condizioni.” - Parere di un responsabile dell'ammissione di una scuola importante

4- Offrire supporto personalizzato ai candidati

Anticipare esigenze specifiche

Utilizzando i dati raccolti tramite il modulo di domanda, è possibile anticipare le esigenze specifiche di ciascun partecipante e rispondere ad esse in modo personalizzato. Se un candidato ti informa di un'allergia alimentare, puoi, ad esempio, pianificare un menu adatto e informarlo in anticipo.

Questa attenzione alle esigenze individuali dimostra il vostro impegno nel fornire la migliore accoglienza possibile ai vostri candidati. Anticipando le loro richieste e fornendo risposte concrete, consenti loro di affrontare gli esami orali nelle migliori condizioni.

Immaginiamo il caso di un candidato che nel modulo di registrazione indichi di seguire una dieta vegetariana. Con queste informazioni, puoi pianificare le opzioni adatte per ciascun pasto e informare il candidato in anticipo. Ciò evita loro di doversi preoccupare della propria alimentazione durante gli esami orali e dimostra loro che il loro benessere è una priorità per la tua scuola. È un gesto semplice ma che può fare davvero la differenza nell’esperienza del candidato.

Organizzare viaggi individuali

Il software di gestione delle applicazioni ti dà anche la possibilità di organizzare il viaggio individuale dei partecipanti, dal loro arrivo alla partenza. Raccogliendo informazioni sulle loro modalità di trasporto e sui loro orari, potrai pianificare un supporto su misura.

Ciò può comportare la creazione di navette dalle stazioni ferroviarie o dagli aeroporti, l'organizzazione del car pooling tra i candidati o persino la prenotazione di un taxi. Rendendo più facile per tutti viaggiare, aiuti a ridurre lo stress e offri loro un'esperienza positiva.

Prendiamo l'esempio di una scuola che accoglie candidati da tutta la Francia per gli esami orali. Offrendo loro un servizio navetta dalla stazione, semplificherà notevolmente il loro arrivo al campus. I candidati non dovranno più preoccuparsi di trovare un mezzo di trasporto o di spostarsi in una città sconosciuta. Verranno prelevati appena scesi dal treno e accompagnati al loro alloggio. Si tratta di un servizio molto apprezzato, che dimostra l'attenzione posta dalla scuola al comfort dei partecipanti.

Per offrire un supporto personalizzato e memorabile ai candidati, ecco alcune idee da implementare:

Conclusione :

Adattando i moduli di domanda, centralizzando i dati, automatizzando le attività amministrative e offrendo un supporto personalizzato, le scuole possono garantire un'esperienza memorabile ai candidati e quindi rafforzare la loro attrattiva e reputazione. Investendo in strumenti efficienti di gestione delle candidature, le aziende si assicurano di distinguersi in un ambiente competitivo e di soddisfare le aspettative sempre più elevate dei candidati.