Perché un'università ha bisogno di un CRM?

In un contesto di una maggiore concorrenza tra gli stabilimenti di istruzione superiore, le università devono oggi adottare un approccio "cliente" per attrarre, reclutare e trattenere gli studenti, nonché per sviluppare relazioni durature con i loro vari partner. Stabilire un CRM (gestione delle relazioni con i clienti) diventa quindi una delle principali questioni strategiche per le università. Questo strumento consente loro di centralizzare i dati, ottimizzare i processi e migliorare la comunicazione, al fine di soddisfare meglio le aspettative del loro pubblico. Scopri i principali casi d'uso e i benefici di un CRM per un'università.

Riepilogo:

1- Le sfide di un CRM per un'università
2- I principali casi di utilizzo di un CRM universitario
3- I profitti concreti di un CRM per un'università

Le sfide di un CRM per un'università

Scegli un CRM adattato alle specificità universitarie

La selezione di un CRM per un'università deve essere fatta con cura. È essenziale definire chiaramente a monte l'ambito del progetto e le esigenze specifiche dello stabilimento. Ciò identificherà le caratteristiche essenziali che la soluzione CRM avrà da offrire.

Un altro punto cruciale è la capacità di integrazione CRM all'interno del sistema informativo esistente. Lo strumento dovrebbe essere in grado di comunicare e scambiare dati con altre applicazioni utilizzate, come il software scolastico. Una buona integrazione faciliterà l'adozione da parte dei team ed eviterà la creazione di silos di dati.

Infine, si deve tenere presente che ogni università ha le sue particolarità: multi-siti, multi-componente, vari addestramento ... Il CRM scelto deve essere sufficientemente flessibile e personalizzabile per adattarsi a questo contesto unico, senza imporre sconvolgimento del processi in atto.

Convincere i team dell'utilità della condivisione dei dati

L'adesione al team nella condivisione dei dati in un CRM universitario può affrontare una certa riluttanza. Gli utenti possono temere di perdere il controllo sui "loro" contatti o temere che le informazioni riservate siano troppo condivise.

Per superare questi ostacoli, è essenziale coinvolgere i team a monte del progetto. I seminari che consentono ai futuri utenti di esprimere le proprie esigenze e preoccupazioni aiuteranno a definire le regole per la condivisione e l'accesso ai dati e quindi la creazione di un clima di fiducia.

L'implementazione di una chiara governance, definire anche i ruoli e i processi di gestione dei dati di tutti, rassicurerà anche i team. Infine, le normali azioni di comunicazione e formazione dovranno spiegare i benefici concreti del CRM e supportare gli utenti nella gestione dello strumento, per ancorare i riflessi giusti per la condivisione delle informazioni.

Imposta una strategia di gestione dei dati

"Il CRM deve rispettare le norme generali di protezione dei dati in vigore nell'Unione europea." Questo punto sollevato da un esperto di CRM è cruciale. I dati personali di studenti e partner devono essere raccolti, archiviati e utilizzati in conformità con i regolamenti RGPD, sotto la pena di pesanti sanzioni.

Oltre a questo aspetto normativo, dobbiamo anche pensare a monte della sua strategia di importazione dei dati nel nuovo CRM: quali dati migrano dai vecchi sistemi, su quale profondità storica? Scelte che avranno un impatto sulla qualità della base. Infine, il lavoro di governance deve definire i diritti di accesso ai dati, potenzialmente sensibili o riservati, secondo i profili degli utenti. Pur coltivando il riflesso di condivisione delle informazioni, essenziale per il corretto funzionamento del CRM!

I principali casi di utilizzo di un CRM universitario

Gestione del reclutamento e delle ammissioni

Il processo di applicazione e di ammissione può diventare rapidamente complesso e consumare il tempo per i team delle università. Seguire ogni file manualmente, comunicare con i candidati, l'invio dei documenti ai vari servizi richiede molto tempo.

Un CRM dedicato al reclutamento consente di automatizzare gran parte di questi compiti. Non appena un candidato completa un modulo online, le sue informazioni sono centralizzate nel CRM. I flussi di lavoro possono essere impostati per inviare automaticamente il monitoraggio delle e -mail, richiedere parti aggiuntive o trasmettere il file alle persone interessate.

Il CRM offre una panoramica degli progressi di ciascuna candidatura. I team possono facilmente identificare file prioritari e rilanciare i candidati, se necessario. Grazie al salvataggio del tempo consentito dall'automazione di compiti ripetitivi, possono concentrarsi su una relazione di qualità con i migliori profili.

Fluidificando il processo di ammissione alla fine, il CRM aiuta a offrire un'esperienza candidata positiva e differenziata. Una risorsa chiave per attirare i migliori studenti in un contesto competitivo.

Monitoraggio del viaggio degli studenti

L'uso di un CRM per il monitoraggio accademico e il supporto per gli studenti ha molti vantaggi:

• Permette di centralizzare tutti i dati e le interazioni collegate al viaggio dello studente: note, assenze, appuntamento con l'amministrazione, scambi con insegnanti, ecc. Tutte queste informazioni sono rapidamente e facilmente accessibili dai vari stakeholder.

• Gli avvisi possono essere impostati per identificare rapidamente gli studenti in difficoltà e impostare azioni di risanamento. CRM facilita la collaborazione tra team di insegnamento e amministrativi.

• Lo studente beneficia di follow -up personalizzato. Gli scambi sono disegnati nel CRM, consentendo una migliore reattività e tenendo conto del suo profilo e delle sue esigenze specifiche. Le riunioni di follow-up possono essere pianificate regolarmente.

• Alla fine del suo curriculum, il CRM mantiene la storia del viaggio dello studente che può essere sfruttato nel quadro delle relazioni con gli ex studenti e per analizzare i fattori di successo.

Relazioni con ex studenti

Mantenere il collegamento con gli ex studenti è essenziale per un'università. Un CRM consente:

• Centralizza le coordinate e i profili degli ex studenti

• Invia loro le newsletter regolarmente sulle notizie della scuola

• Invitali a eventi dedicati (serate di networking, conferenze ...)

• Offri loro di essere coinvolti (testimonianze, tutoraggio, tassa di apprendistato ...)

Ciò ha seguito la relazione rafforza l'attaccamento degli ex studenti alla loro scuola. Diventano quindi preziosi ambasciatori, raccomandando lo stabilimento a coloro che li circondano. La rete Alumni è anche una grande opportunità per gli studenti attuali, in termini di stage e integrazione professionale. Un CRM è quindi uno strumento chiave per aumentare e perpetuare la comunità degli antichi.

Gestione delle partnership aziendali

Il CRM è uno strumento prezioso per gestire efficacemente le relazioni con le società partner. Consente a tutte le informazioni chiave di essere centralizzate su questi partner: dettagli di contatto, cronologia delle interazioni, esigenze di reclutamento, feedback sugli studenti assunti, ecc.

Grazie a questi dati consolidati, l'università può comunicare in modo personalizzato con ogni azienda. Ad esempio, può inviare regolarmente loro i profili degli studenti corrispondenti ai loro criteri di reclutamento. Il monitoraggio degli scambi nel CRM consente inoltre di identificare i punti di soddisfazione e miglioramento sollevati dalle aziende sulle competenze degli studenti. Informazioni preziose per sviluppare programmi, se necessario.

Il CRM offre anche una visione globale delle partnership aziendali. I rapporti possono essere estratti in pochi clic per analizzare il numero di studenti assunti dalla società, per settore, e quindi misurare in modo molto concretamente le prestazioni dell'università in termini di occupabilità. Un'asset innegabile per rafforzare la sua immagine e l'attrattiva.

I profitti concreti di un CRM per un'università

Centralizzazione e organizzazione dei dati

Un CRM consente di centralizzare tutti i dati essenziali su studenti, partner e laureati all'interno di un'unica base. Niente più informazioni disperse in fogli di calcolo o basi non collegati tra i servizi.

Grazie a questa centralizzazione, i dati sono facilmente accessibili da tutti gli utenti autorizzati, ovunque si trovino. Tutti hanno quindi una visione a 360 ° degli studenti e possono interagire con loro con piena conoscenza dei fatti.

Miglioramento della comunicazione interna ed esterna

Un CRM consente di semplificare considerevolmente la comunicazione, sia internamente che all'esterno. Centralizzando tutte le informazioni su studenti, laureati e partner, offre a ciascun servizio una vista a 360 ° per interagire in modo pertinente e personalizzato.

Tuttavia, per sfruttare appieno questo potenziale, l'adesione delle squadre è essenziale. La riluttanza può emergere di fronte alla condivisione delle informazioni. La chiara governance, definire i diritti di accesso secondo i profili, è necessaria per stabilire un clima di fiducia.

Con questo sforzo di acculturazione, il CRM diventa un vero catalizzatore per gli scambi. Ti consente di inviare il messaggio giusto alla persona giusta al momento giusto, sia per il reclutamento, i prezzi seguono le relazioni di ex -alunni. Guadagno di comunicazione in efficienza e impatto.

Ottimizzazione dei processi amministrativi

La gestione manuale di processi amministrativi come le registrazioni, il monitoraggio di file o i promemoria possono diventare rapidamente in tempo consumante per i team. Immettere i dati, aggiornarli, inviare le informazioni richiede molto tempo a scapito delle attività con un valore aggiunto più elevato.

L'automazione consentita dal CRM consente di risparmiare tempo prezioso. I moduli online alimentano direttamente il database, i flussi di lavoro avvertono gli interlocutori giusti in ogni fase, le e -mail di recupero vengono inviate senza intervento umano. Risultato: i processi sono accelerati e fluidificati, il rischio di riduzione dell'errore. I team possono rifocalizzare sul supporto personalizzato per gli studenti.

Aiutare con il pilotaggio e la decisione.

Un CRM universitario centralizza una grande quantità di dati essenziali: informazioni sugli studenti e il loro viaggio, interazioni con le aziende partner, prestazioni delle campagne di marketing, ecc. Ma questi dati grezzi hanno valore solo se vengono analizzati e ripristinati in modo pertinente per aiutare a prendere decisioni.

È qui che le funzionalità di reporting CRM assumono il loro pieno significato. In pochi clic, è possibile estrarre gli indicatori chiave: tasso di trasformazione delle prospettive in studenti, numero di tirocini e contratti alternati firmati, tasso di apertura delle e -mail, ecc.

Questi dashboard offrono quindi una visione sintetica delle prestazioni dello stabilimento sui suoi principali problemi. Identificano rapidamente i punti di forza e gli assi di miglioramento. Ad esempio, se il tasso di integrazione professionale degli studenti in alcuni settori sta diminuendo, le azioni possono essere implementate per rafforzare le partnership con le aziende in queste aree.

Il CRM diventa quindi uno strumento di decisione reale, offrendo ai team di gestione visibilità sulle metriche essenziali per il pilotaggio strategico dell'università. Qualcosa per prendere decisioni informate per ottimizzare le prestazioni!

In conclusione, un CRM è diventato uno strumento essenziale per le università e le scuole che desiderano ottimizzare la gestione delle loro relazioni con studenti, aziende partner e ex studenti. Centralizzando i dati e automatizzando i processi, il CRM risparmia tempo prezioso e migliorando la comunicazione in ogni fase del percorso degli studenti. Offre quindi una vista a 360 ° per il follow -up personalizzato e un candidato di qualità e un'esperienza degli studenti, le risorse chiave in un contesto di maggiore concorrenza tra gli stabilimenti. Grazie alle sue caratteristiche avanzate, un CRM come quello proposto da Emundus contribuisce a semplificare le applicazioni e le ammissioni, offrendo allo stesso tempo strumenti preziosi di decisione alle prestazioni dell'Università pilota.