Candidature degli studenti: suggerimenti chiave per semplificare il processo
Un processo di ammissione agevole è essenziale per qualsiasi organizzazione educativa, soprattutto in tempi in cui le esperienze degli utenti digitali sono diventate il nuovo standard per quasi ogni aspetto della vita e stabiliscono continuamente nuovi standard.
Fortunatamente, esistono diverse pratiche che possono aiutarti a lasciare una buona impressione sui tuoi candidati rendendo la vita più facile a coloro che elaborano le loro candidature.
In questo articolo esploreremo processo di ammissione alla Arizona
1. Qualifica i tuoi candidati con un questionario preliminare
Un quiz preliminare permette di proporre ai candidati una serie di domande a cui dovranno rispondere per completare il dossier di candidatura.
Ciò aiuta a garantire che un candidato soddisfi i criteri richiesti per presentare domanda e scoraggia i candidati non qualificati dal presentare domande che devono ancora essere elaborate.
2. Centralizza le tue applicazioni in un unico posto
L'implementazione di una piattaforma per i bandi di concorso per centralizzare tutti i dati e i passaggi associati al processo di candidatura è uno dei modi migliori per facilitare il processo di ammissione.
Tale piattaforma applicativa può supportare ogni esigenza essenziale:
- Un portale per presentare le tue chiamate
- Area iscrizioni con moduli online
- Un'area di gestione dei file
- Uno spazio di valutazione
- Uno spazio decisionale
Questa centralizzazione consente di analizzare facilmente tutte le informazioni con dashboard che mostrano a che punto del percorso si trovano i tuoi candidati e se ci sono debolezze generali o colli di bottiglia nei tuoi processi.
3. Offrire un portale candidati intuitivo e completo
Non molto tempo fa, gli addetti alle ammissioni o i rappresentanti delle scuole dovevano recarsi a innumerevoli fiere per attirare potenziali studenti, noleggiare attrezzature e pagare il personale.
Ora, una connessione Internet è sufficiente affinché un candidato possa trovare un programma e presentare una domanda.
Tuttavia, per trarre vantaggio da questa trasformazione digitale come istituzione educativa, questo spazio online deve anticipare ogni potenziale esigenza pur essendo facile da navigare per tutte le attività necessarie per la presentazione delle domande.
Ad esempio, questo spazio online deve consentire:
- Per salvare le informazioni inserite
- Per inviare la tua richiesta dopo aver compilato tutti i campi obbligatori
- Allega i documenti richiesti
- Per vedere la conferma che la loro domanda è stata inviata e ricevuta.
Alcuni fattori da considerare quando si tratta di un portale candidati:
Ottimizzato per dispositivi mobili
È sempre più comune che i candidati presentino le candidature direttamente dai loro telefoni cellulari, il che significa che è essenziale fornire un'esperienza mobile intuitiva in ogni fase della candidatura.
Contiene una FAQ che risponde alle domande più frequenti
Una sezione FAQ aiuta i candidati a completare il processo, consentendo al tempo stesso al personale di dedicare tempo ad attività di valore più elevato invece di dover rispondere a ogni richiesta.
Coerente con l'immagine della tua struttura
Un portale applicativo presentato in modo da corrispondere il più possibile all'identità di un'organizzazione da un punto di vista estetico, rafforza la sua immagine unica e comunica che standard elevati permeano l'istituzione, qualunque sia il contesto.
4. Consenti firme elettroniche
Inutile dire che consentire ai candidati di firmare elettronicamente i propri documenti direttamente dalla piattaforma di candidatura rende il processo di ammissione più rapido e semplice.
Ciò fornisce un modo rapido per confermare l'identità dei tuoi candidati senza la necessità di ulteriore documentazione e logistica.
5. Automatizza il più possibile
Pianificare le tue e-mail ti fa risparmiare tempo prezioso avvisando i tuoi candidati di documenti mancanti, della fine di una campagna di candidatura o di un documento mancante.
I casi più comuni per questo contesto:
- Quando lo stato del file cambia
- Come promemoria per terminare l'inserimento delle informazioni/l'invio di un file
Queste e-mail possono essere personalizzate, ad esempio, con il nome adatto della persona.
Se utilizzi una piattaforma applicativa completa, è possibile automatizzare l'invio delle tue e-mail utilizzando le sue funzionalità di posta elettronica.
6. Integra i tuoi candidati in un CRM
Tutte le informazioni inviate, inserite o aggiornate durante il processo di ammissione devono essere centralizzate in un CRM.
Se una piattaforma applicativa ti consente di centralizzare tutte le attività legate al processo di ammissione, un CRM centralizza le informazioni dei tuoi candidati per un loro successivo utilizzo strategico .
Un vantaggio chiave di un CRM (come Salesforce o Pipedrive) connesso al tuo sistema di candidatura tramite un'API è che una volta completato il processo di ammissione, puoi passare al processo successivo nel percorso dello studente senza alcun attrito.
7. Incorpora un calendario per organizzare i colloqui con i candidati
Integrando un calendario nella tua piattaforma di candidatura, puoi chiaramente i colloqui con i tuoi candidati
Inoltre, puoi definire le fasce orarie disponibili per i colloqui per programma e assegnare una giuria per ciascuna per sradicare qualsiasi ambiguità per i tuoi candidati e per i tuoi team amministrativi.
8. Aggiungi commenti sui tuoi candidati
Un'area commenti associata a ciascun file durante tutti i processi di candidatura degli studenti consente a tutto il personale di essere sulla stessa lunghezza d'onda quando si tratta di un file senza la necessità di effettuare ulteriori comunicazioni interne.
9. Mantieni i tuoi dati al sicuro
Indipendentemente dal sistema RFP utilizzato, alcune precauzioni di base ti aiuteranno a ridurre in modo significativo il rischio di disastri:
- Controlla che siano presenti backup periodici sulle cartelle web e del database
- Crea diversi profili utente per controllare i diritti di accesso in base ai ruoli utente definiti
- Eseguire la registrazione della connessione
- Assicurarsi che un firewall filtri l'accesso al server
- Crittografare i backup
- Accesso sicuro al back-office a livello di server
- Blocca gli indirizzi IP rischiosi
- Blocca automaticamente gli utenti che effettuano tentativi di hacking
10. Offri il pagamento online
Affinché i tuoi candidati possano pagare le tasse di domanda, iscrizione o riiscrizione, il pagamento online fa risparmiare tempo semplificando il processo.
Tuttavia, è importante proporre importi diversi da pagare a seconda delle informazioni fornite, se applicabili.
eMundus | Piattaforma per il bando online
eMundus è una start-up francese con sede a La Rochelle che offre un bando online white label per progetti e una piattaforma di candidatura per una gestione più efficiente delle campagne di candidatura.
Grazie alla grande flessibilità, questa piattaforma si adatta a tutte le esigenze!
