La gestione delle richieste di formazione continua rappresenta una sfida strategica per le istituzioni. Per offrire una candidate experience fluida e ottimizzare la selezione dei profili è necessario strutturare i processi, digitalizzare i flussi e analizzare in profondità i dati. Ecco cinque strategie che i responsabili delle ammissioni possono implementare per migliorare la gestione delle domande.

Riepilogo :

1- Chiarire il processo di ammissione
2- Digitalizzare la gestione delle pratiche
3- Formare e coinvolgere il team
4- Analizzare i dati per migliorare
5- Promuovere la diversità dei profili

1- Chiarire il processo di ammissione

A. Definire le fasi chiave del processo

Un percorso di ammissione chiaro e strutturato facilita l'orientamento dei candidati e consente un trattamento più efficiente delle pratiche. Gli stabilimenti devono definire con precisione le fasi chiave del processo, dalla presentazione alla decisione finale.

Comunicando i criteri di selezione in modo trasparente, creano fiducia e aiutano i candidati a presentare candidature pertinenti. Strumenti come sistemi di convalida in tempo reale o moduli di autovalutazione possono anche facilitare il filtraggio delle domande e ottimizzare l’efficienza del trattamento.

Ad esempio, Excelia ha implementato e configurato una piattaforma internazionale di gestione delle candidature con pagamenti online per semplificare il processo per i candidati stranieri.

Comunicare i criteri di valutazione

La trasparenza sui criteri di valutazione delle candidature è essenziale per instaurare un clima di fiducia. Comunicando chiaramente i prerequisiti accademici e professionali, nonché le competenze attese, gli istituti consentono ai candidati di comprendere meglio le aspettative e di mettere insieme i file pertinenti.

L'impostazione di un sistema di convalida in tempo reale di questi prerequisiti facilita il filtraggio delle domande e garantisce la completezza dei file. Ai candidati possono essere offerti anche moduli di autovalutazione per aiutarli a scegliere i programmi più adatti al loro profilo e ai loro obiettivi.

Garantire criteri di valutazione equi e trasparenti per l’elaborazione delle domande rafforza la fiducia nel processo di ammissione.

2- Digitalizzare la gestione dei file

Centralizza i dati con un sistema di tracciamento

L’adozione di strumenti digitali come i sistemi di gestione dei candidati consente di centralizzare i dati in un’unica piattaforma, garantendo così una migliore organizzazione e tracciabilità.

La digitalizzazione facilita anche l’automazione di compiti amministrativi ripetitivi, come l’invio di conferme di ricezione, solleciti per documenti mancanti e notifica di decisioni. Questa automazione consente ai team di concentrarsi su azioni a maggior valore aggiunto, fornendo ai candidati un'esperienza fluida e reattiva.

Mines-Telecom , ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di gestione delle applicazioni per i suoi studenti di studio-lavoro, centralizzando così il monitoraggio dei file.

Automatizzare le attività amministrative

L'automazione delle attività relative all'elaborazione delle domande rappresenta un notevole risparmio di tempo per i team di ammissione. Gli strumenti di prequalificazione consentono di filtrare le pratiche secondo criteri predefiniti e di individuare rapidamente i profili più rilevanti.

L'integrazione di flussi di lavoro automatizzati ottimizza la gestione delle domande in ogni fase: conferme di ricezione, solleciti in caso di documenti mancanti, notifica delle decisioni, ecc. Questi sistemi garantiscono un monitoraggio regolare dei candidati, senza mobilitare i team su azioni ripetitive a basso valore aggiunto.

3- Formare e coinvolgere la squadra

A. Sviluppare le competenze del team

Un team di ammissione formato sulle migliori pratiche di gestione delle domande è la chiave per l'elaborazione qualitativa dei file. È necessario organizzare sessioni per sviluppare le competenze dei dipendenti sui metodi di preselezione, sulla conduzione di colloqui, sulla valutazione dei profili e sulla padronanza degli strumenti digitali utilizzati.

Questo incremento delle competenze passa anche attraverso la condivisione regolare dei feedback tra i membri del team. Il confronto dei punti di vista e l'individuazione delle buone pratiche sul campo consente di arricchire la procedura operativa comune e di ottenere coerenza nel trattamento delle pratiche.

B. Promuovere la collaborazione tra le parti interessate

Il processo di ammissione alla formazione continua coinvolge numerosi soggetti interessati che devono agire insieme: responsabili dei programmi, commissioni giudicatrici, servizi di supporto, ecc. La creazione di spazi collaborativi per condividere informazioni e interagire sui file facilita il coordinamento di tutti questi attori.

Gli strumenti di gestione del colloquio di ammissione consentono, ad esempio, di centralizzare le valutazioni dei candidati da parte delle diverse giurie e di condividere opinioni per una decisione concertata. Il coinvolgimento delle principali parti interessate in ogni fase rafforza la coesione e l’allineamento del team di ammissione più ampio.

4- Analizzare i dati per migliorare

A. Monitorare gli indicatori chiave di prestazione

L'analisi regolare dei dati delle domande è essenziale per guidare le prestazioni del processo di ammissione. Indicatori di monitoraggio come il numero di file ricevuti, il tasso di conversione nelle diverse fasi, il tempo di elaborazione o anche la diversità dei profili consentono di oggettivare i risultati.

Questi dati concreti aiutano i manager a identificare le aree prioritarie di miglioramento. Consentono di concentrare gli sforzi sui punti bloccanti e di misurare l'efficacia delle azioni correttive intraprese per semplificare l'esperienza del candidato.

B. Raccogliere e utilizzare il feedback dei candidati

Al di là del monitoraggio quantitativo, la dimensione qualitativa è essenziale per migliorare continuamente il processo di ammissione. Raccogliere feedback dai candidati, ammessi o meno, sulla loro esperienza di candidatura è una preziosa fonte di lezioni.

È possibile effettuare sondaggi per scoprire il loro livello di soddisfazione in ogni fase e identificare possibili sostanze irritanti. Confrontando questo feedback con l'analisi del comportamento sugli strumenti di candidatura online è possibile adeguare con precisione i sistemi e anticipare le aspettative dei candidati.

Science Po Paris, ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di ammissione per i suoi corsi estivi integrando un sistema per raccogliere il feedback dei candidati per migliorare continuamente il processo.

5- Promuovere la diversità dei profili

A. Definire una strategia di approvvigionamento inclusiva

Attrarre profili diversi rappresenta una sfida importante nei processi di ammissione alla formazione continua. È necessario definire una strategia di sourcing inclusiva per ricercare questi talenti diversificati, attivando diverse leve.

Lo sviluppo di partenariati con istituzioni e associazioni mirate consente, ad esempio, di raggiungere popolazioni solitamente sottorappresentate. Offrire webinar e sessioni dedicate a questo pubblico è anche un modo efficace per attirare applicazioni più diversificate.

B. Adatta la tua comunicazione al pubblico target

Per trasformare questo approvvigionamento diversificato in applicazioni efficaci, la comunicazione deve anche essere adattata ai diversi destinatari. Si tratta di personalizzare messaggi e canali in base ai profili per un approccio su misura.

Evidenziare le testimonianze di studenti con background diversi crea modelli stimolanti e significativi per tutti. Rappresentare la diversità in tutti i mezzi di comunicazione istituzionale invia anche un forte segnale di apertura a tutti i profili, al di là dei prerequisiti accademici.

“Mettere in atto strategie per attrarre una popolazione studentesca diversificata, ciò include partenariati con organizzazioni comunitarie e campagne di sensibilizzazione”.

6- Conclusione

Chiarendo il processo di ammissione, digitalizzando il trattamento dei fascicoli e analizzando in dettaglio i dati, gli istituti di formazione continua possono migliorare notevolmente la gestione delle loro domande. Ciò contribuisce a fornire ai candidati un'esperienza fluida e personalizzata, riducendo al tempo stesso il carico amministrativo sui team.

E se l'analisi predittiva dei dati delle candidature permettesse in futuro di anticipare in modo ancora più preciso le aspettative e i comportamenti dei candidati per un'esperienza davvero su misura?