Optimizar la experiencia del candidato es esencial para atraer el mejor talento a las mejores escuelas. Este artículo describe cinco formas efectivas de mejorar el proceso de admisión, desde optimizar las solicitudes hasta recopilar comentarios. Estas estrategias ayudan a crear un viaje fluido y atractivo para los candidatos, fortaleciendo así el atractivo de su establecimiento.

Resumen :

1. Simplifique el proceso de solicitud en línea

2. Personaliza la comunicación con los candidatos.

3. Establecer un sistema de seguimiento transparente

4. Optimizar las entrevistas de admisión

5. Recopile e integre los comentarios de los candidatos

1- Simplifica el proceso de solicitud en línea

Optimizar la interfaz de usuario

La optimización de la interfaz de usuario es importante para atraer a los mejores talentos. Como administrador de admisiones, debe asegurarse de que su plataforma de solicitud en línea sea intuitiva y fácil de navegar. Esto implica una estructura clara, instrucciones concisas y formularios bien organizados.

Considere la posibilidad de integrar funciones como el guardado automático de formularios y la capacidad de reanudar una solicitud en curso. Estos elementos reducen la frustración de los candidatos y aumentan las posibilidades de que completen su expediente. No olvide optimizar la interfaz para dispositivos móviles, ya que muchos candidatos utilizan sus teléfonos inteligentes para presentar su solicitud.

Tomemos, por ejemplo, el caso de la École des Mines ParisTech. Al optimizar la interfaz de su aplicación, notaron un aumento significativo en la tasa de finalización de archivos. En particular, han implementado un sistema de progresión visual, que permite a los candidatos ver de un vistazo qué secciones se han completado y cuáles quedan por completar.

Facilite la descarga de documentos

Simplificar el proceso de carga de documentos es esencial para que la experiencia del candidato sea perfecta. Acepte varios formatos de archivo comunes (PDF, DOC, JPEG) para evitar limitaciones técnicas. Implementar un sistema automático de verificación de documentos para garantizar que estén completos y legibles.

Utilice herramientas de automatización para facilitar la gestión y la comunicación de las aplicaciones. Por ejemplo, envíe confirmaciones automáticas de recepción de documentos y recordatorios de documentos faltantes. Esto ahorra tiempo y proporciona un seguimiento proactivo a los candidatos, reforzando así su percepción positiva de su establecimiento.

¿Sabías que el 92% de los candidatos comparten su mala experiencia en la entrevista de contratación con quienes los rodean?

2- Personaliza la comunicación con los candidatos

Adaptar mensajes a perfiles

Personalizar la comunicación es un elemento clave para atraer candidatos. Utilice la información proporcionada en su archivo para personalizar sus mensajes. Mencione elementos específicos de sus antecedentes o motivaciones para demostrar que se tomó el tiempo para considerar detenidamente su solicitud.

Cree plantillas de mensajes personalizables para cada etapa del proceso de admisión. Esto le permitirá mantener una comunicación constante y al mismo tiempo agregar un toque personal. No dude en utilizar el nombre del candidato y consultar intercambios anteriores para crear un vínculo más fuerte.

Para ilustrarlo, tomemos el ejemplo de Sciences Po Paris. Durante su campaña de admisión a los cursos de verano, pusieron en marcha un sistema de comunicación personalizado en función de los intereses indicados por los candidatos. Resultado: un aumento del 25% en la tasa de participación de los candidatos durante todo el proceso.

Utilice herramientas de comunicación multicanal

Para una comunicación efectiva, diversifique sus canales de contacto. El correo electrónico sigue siendo esencial, pero complételo con otras opciones. Configure un chatbot en su sitio web para responder preguntas frecuentes las 24 horas del día. Esto proporciona asistencia inmediata a los candidatos, incluso fuera del horario de oficina.

Organice seminarios web informativos periódicamente. Estas sesiones en vivo permiten a los solicitantes interactuar directamente con los funcionarios de admisiones y obtener respuestas a sus preguntas específicas. También considere utilizar las redes sociales para obtener actualizaciones rápidas y crear una comunidad en torno a su programa de admisiones.

Para optimizar tu comunicación multicanal:

1. Identifique los canales preferidos de sus candidatos (encuesta)

2. Adapta tu contenido a cada plataforma

3. Garantiza la coherencia en tus mensajes.

4. Capacite a su equipo para utilizar estas herramientas

5. Medir periódicamente la eficacia de cada canal

3- Establecer un sistema de seguimiento transparente

Implementar un portal de seguimiento en tiempo real

Un portal de seguimiento en tiempo real es esencial para reducir la ansiedad de los solicitantes y generar confianza en su institución. Cree una interfaz segura donde los candidatos puedan iniciar sesión para ver el estado de su expediente en cualquier momento. Mostrar claramente los pasos dados y los por venir en el proceso de admisión.

Integre indicadores visuales, como barras de progreso o códigos de colores, para que el seguimiento sea más intuitivo. Asegúrese de que se pueda acceder al portal desde el dispositivo móvil para facilitar la consulta. Esta transparencia demuestra su profesionalismo y respeto por el tiempo y compromiso de los candidatos.

Proporcionar actualizaciones periódicas

Más allá del portal de seguimiento, envíe actualizaciones proactivas a los candidatos. Establecer un cronograma de comunicaciones para cada paso del proceso de admisión. Por ejemplo, envíe un correo electrónico de confirmación al recibir el archivo completo y luego actualizaciones semanales sobre el progreso de la evaluación.

Organice seminarios web informativos periódicamente para abordar las preguntas frecuentes y brindar información sobre los próximos pasos. Estas sesiones en vivo muestran su compromiso con la comunicación abierta y hacer que los candidatos se sientan valorados. No olvide comunicarse incluso cuando no haya novedades importantes, esto asegura a los candidatos que su expediente no ha sido olvidado.

Tomemos el ejemplo de Excelia Business School. Al implementar un sistema de seguimiento transparente para sus solicitudes internacionales, observaron una disminución del 40 % en las consultas telefónicas y por correo electrónico. Los candidatos, mejor informados, se mostraron más tranquilos durante todo el proceso.

4- Optimizar las entrevistas de admisión

Ofrecer opciones de entrevista remota

La oferta de entrevistas remotas se ha vuelto imprescindible para atraer al mejor talento, independientemente de su ubicación. Configure una plataforma de videoconferencia confiable y fácil de usar. Capacite a su equipo de admisiones para realizar entrevistas virtuales efectivas, teniendo en cuenta las particularidades de la comunicación remota.

Envíe a los candidatos una guía detallada sobre la preparación técnica y logística para la entrevista virtual. Incluye consejos sobre iluminación, fondo y postura frente a la cámara. Ofrezca también una prueba de conexión antes de la entrevista para evitar problemas técnicos durante el día. Este enfoque proactivo demuestra su preocupación por la comodidad del candidato y su adaptabilidad a las nuevas tecnologías.

Preparar candidatos para entrevistas.

Una preparación adecuada de los candidatos para las entrevistas mejora la calidad de las conversaciones y fortalece la imagen de su establecimiento. Cree una guía completa sobre cómo funcionará la entrevista, incluidos los temas tratados, la duración prevista y las expectativas de presentación. Comparta esta guía con suficiente antelación para permitir una preparación pacífica.

Organizar talleres virtuales de preparación de entrevistas. Estas sesiones pueden incluir entrevistas simuladas, consejos sobre el manejo del estrés e información sobre la cultura de su institución. Anime a los candidatos a preparar preguntas relevantes sobre el programa. Este enfoque proactivo demuestra su compromiso con el éxito del candidato y crea un entorno propicio para debates abiertos y constructivos durante la entrevista.

Para una preparación óptima de los candidatos para las entrevistas:

1. Enviar una guía detallada 2 semanas antes de la entrevista

2. Ofrezca un seminario web de preparación interactivo

3. Proporcionar una lista de preguntas frecuentes.

4. Ofrecer espacios para entrevistas simuladas con antiguos alumnos.

5. Comparta testimonios en video de estudiantes que completaron exitosamente el proceso.

5- Recopilar e integrar los comentarios de los candidatos

Configurar encuestas posteriores a la admisión

Implementar encuestas posteriores a la admisión es importante para mejorar continuamente su proceso. Cree cuestionarios breves y específicos, que se enviarán rápidamente después de cada etapa clave del proceso de admisión. Utilice una combinación de preguntas cerradas para obtener datos cuantificables y preguntas abiertas para obtener comentarios más detallados.

Asegúrese de que estas encuestas sean anónimas para fomentar respuestas honestas. Incluya preguntas sobre la claridad de la información proporcionada, la facilidad de uso de la plataforma de solicitud y la calidad de las interacciones con el equipo de admisiones. No olvides pedir sugerencias de mejora. Esta retroalimentación directa es valiosa para identificar las fortalezas y áreas de mejora en su proceso.

Ajustar el proceso en función de los comentarios

Analizar e integrar los comentarios de los candidatos es esencial para la mejora continua de su proceso de admisión. Establecer un sistema de revisión periódica de los comentarios recibidos, involucrando a todo el equipo de admisiones. Identifique tendencias y problemas recurrentes y luego desarrolle planes de acción concretos para abordarlos.

Comunicar abiertamente sobre los cambios realizados tras los comentarios de los candidatos. Esto demuestra que valoras su opinión y estás comprometido con un proceso de mejora continua. Esta transparencia genera la confianza de los futuros solicitantes en su proceso de admisión. No dude en buscar comentarios de los candidatos sobre los cambios realizados, creando un ciclo de retroalimentación positiva y continua.

Por ejemplo, implementar un sistema de retroalimentación continua para su plataforma de gestión de candidatos permite identificar puntos de fricción en el proceso y realizar mejoras para aumentar las tasas de satisfacción de los candidatos.

En conclusión, optimizar la experiencia de los candidatos es un elemento clave para atraer el mejor talento a las mejores escuelas. Al implementar estos cinco métodos, los administradores de admisiones pueden crear un proceso fluido, transparente y atractivo. Este enfoque centrado en el candidato no sólo mejora la calidad de las admisiones, sino que también fortalece la reputación de la institución en un entorno educativo cada vez más competitivo.