Preguntas frecuentes

La solución eMundus se compone de espacios online reservados a nuestros clientes, dedicados a la tramitación de los expedientes presentados por los candidatos, y de espacios públicos online/accesibles a todos.

Estos permiten presentar los programas de formación ofrecidos, en los que un candidato podrá participar y presentar una solicitud. Para cada programa, se insertará un botón "Aplicar". Este es el recorrido de un candidato que desea presentar un expediente de solicitud:

• irá a la página que detalla la formación.
• Hará clic en el botón "Aplicar" y será dirigido a una página de inicio de sesión/creación de cuenta.
• una vez conectados, accederán al formulario de solicitud que consta de campos para completar y campos para adjuntar los documentos obligatorios.

Un candidato tiene la opción de comenzar a llenar el formulario y guardar la información ingresada para terminar de completar su expediente en otro momento, otro día. En este caso, simplemente tendrá que iniciar sesión nuevamente para acceder al formulario que ya había comenzado a completar. Para poder enviar su solicitud, deberán haber completado todos los campos obligatorios y adjuntar los documentos obligatorios (también es posible autorizar un único formato de archivo, como PDF por ejemplo). Una vez que hayan completado su formulario y enviado su solicitud, recibirán un correo electrónico en la dirección de correo electrónico proporcionada en su cuenta confirmando el envío y la recepción exitosos de su archivo.

Los diferentes perfiles de usuario (candidato, administrador, gestor, coordinador, evaluador, socio externo) permiten restringir el acceso a espacios, funcionalidades, carpetas y limitar derechos, según los roles de usuario definidos en el proceso de gestión de nuestros clientes.

También es posible ir más allá a la hora de limitar el acceso creando grupos de usuarios con el mismo perfil de usuario. Esto para que:

• un coordinador del servicio 1 no puede acceder a los archivos de solicitud que conciernen al servicio 2
• un coordinador del servicio 2 no puede acceder a los archivos de solicitud que conciernen al servicio 1

Esta configuración es fácil de modificar y ajustar con el tiempo para un usuario con un perfil de "administrador" o un perfil de "gerente" (solo dos perfiles acceden a esta parte).

En este caso, se trata del perfil "Administrador", que permite acceder a todos los derechos y gestiona la asignación de derechos.

La solución eMundus incluye un componente que le permite crear fácilmente un espacio para compartir documentos en la plataforma. Uno de sus intereses es que permite la comunicación con espacios externos como Dropbox y/o Google Drive, si el cliente lo desea. Así, un documento colocado en Dropbox o Google Drive se transferirá automáticamente al espacio para compartir documentos de la plataforma eMundus. Lo contrario también ocurre, ya que un documento publicado en la plataforma puede enviarse automáticamente a Dropbox y/o Google Drive.

La solución eMundus también integra funcionalidades estadísticas y gráficas en un espacio “Dashboard” , para que el cliente pueda tener una visión resumida de sus actividades. Les graphiques peuvent prendre différentes formes, selon le besoin : diagramme en bâton, diagramme circulaire, diagramme de Kiviat (en radar/en étoile), courbe... Des filtres permettent d'agir sur les graphiques, en changeant par exemple des critères ou Un periodo. Los gráficos que el usuario verá en pantalla se pueden exportar o imprimir en "dos clics".

La solución eMundus es accesible en su totalidad a través de la web. Además, como creemos que nada debe ser propiedad de una sola persona, hacemos público el código fuente de nuestra solución de forma gratuita (código abierto). La reversibilidad del código fuente es completa, dando la posibilidad a un tercero de mantener y evolucionar la plataforma.

La plataforma eMundus es capaz de comunicarse con otros software para enviarles datos presentes en sus diferentes espacios. Es posible que los dos software se comuniquen en una dirección (la solución eMundus envía información), así como en otra (eMundus recibe información).

eMundus ofrece una plataforma en línea de marca blanca que reúne espacios y amplias funcionalidades para automatizar tareas repetitivas, colaboración e interconexión que una organización necesita para acelerar y hacer más confiable su proceso de gestión de aplicaciones de extremo a extremo. Ella comprende :

• un portal público para presentar programas abiertos a los candidatos
• un espacio de envío específico para cada programa ofrecido, asociado a un formulario hecho a medida para recopilar la información deseada, a veces específica de un programa
• un espacio accesible a un número generalmente limitado de usuarios para gestionar la campaña , crear cuentas de usuario, definir perfiles de usuario, crear plantillas de correo electrónico, gestionar las reglas de envío automático de correo electrónico por parte de la plataforma, etc.
• un espacio de evaluación , también accesible a un determinado tipo de usuario (con perfil de evaluador), para comentar y evaluar los expedientes completos de candidatura recibidos solo o con otros
• un espacio de decisión para ingresar la decisión final del jurado en cada expediente evaluado
• un panel para acceder y consultar rápidamente estadísticas y análisis clave en forma de gráficos, imprimible en forma de informes trazados y exportable en diferentes formatos (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• un espacio para archivar archivos

La plataforma eMundus permite al cliente:

• dar visibilidad a los programas 
• mejorar su imagen y la experiencia del candidato
• los tiempos de procesamiento y toma de decisiones
• mantener el contacto con los depositantes en cada etapa del proceso gracias al sistema de alerta y envío automático de correo electrónico incluido en la solución, que permitirá dar seguimiento o informar automáticamente a una o más personas de un cambio, independientemente de su perfil de usuario

Según las necesidades y para ir más allá, es posible activar funcionalidades adicionales : generación de trombinoscopios, pago en línea, firma electrónica, generación automática y personalización de un documento estándar, configuración de una conexión LDAP, reserva de mantenimiento, transferencia y almacenamiento automáticos. de archivos procesados ​​a un espacio de archivo ubicado fuera de la plataforma...

Esta función está disponible y es utilizada por algunos de nuestros clientes. A partir de un documento word proporcionado por la organización del cliente, integramos el modelo en la plataforma y lo plasmamos en la carta gráfica del cliente. Este modelo incluye:

• elementos congelados
• elementos dinámicos ; variables que permitirán la personalización automática del documento
• un área vacía para completar : el documento también puede contener una parte para completar para darle a un usuario de la organización la posibilidad de completar información manualmente.

Es posible integrar numerosos documentos estándar, por ejemplo, enviar diferentes cartas estándar a un solicitante, dependiendo del progreso de la tramitación de su solicitud.

Usamos un repositorio GIT para archivos de programa que contienen todas las actualizaciones de nuestra plataforma. Como parte del contrato de mantenimiento, aseguramos la implementación de nuevas versiones y la gestión de actualizaciones y parches de seguridad. Las actualizaciones relacionadas con las regulaciones (por ejemplo, GDPR ) están integradas en nuestra versión estándar.

Los datos recopilados a través de la solución eMundus se alojan en los servidores de eMundus (con sede en Francia) o en los del cliente.
eMundus recibe los datos enviados por los solicitantes y realiza, mediante procesamiento algorítmico, un control de conformidad de determinados documentos (pasaporte, documento de identidad, visa, fotografía de identidad) para certificar que pertenecen a los documentos solicitados y que su formato es correcto.

Para protegernos contra cualquier fallo, copias de seguridad de nuestros archivos web y también de las bases de datos en nuestros servidores (alquilados al proveedor de servicios SoYouStart).

En cuanto a la copia de seguridad, el cifrado es AES-256 (algoritmo de cifrado recomendado por ANSSI) con una política de retención de datos (copia de seguridad durante 7 días, retención de 4 copias de seguridad por mes, 12 copias de seguridad por año para cada cliente). Todas nuestras máquinas son seguras y no utilizan contraseñas para iniciar sesión. Todos utilizamos claves de cifrado RSA que van desde 2048 a 4096 bits. Algunos detalles sobre las medidas de seguridad y confidencialidad implementadas:

• El acceso físico al tratamiento está protegido (edificio seguro)
• Se implementa un proceso de autenticación de usuario (contraseña)
• Se realiza el registro de conexión
• Un firewall filtra el acceso al servidor
• La conexión a la plataforma está cifrada mediante un certificado SSL
• Las copias de seguridad están cifradas
• El acceso al backoffice es seguro a nivel del servidor
• Las direcciones IP riesgosas están bloqueadas
• Cuando se detecta un intento de hackeo por parte de un usuario, este usuario es bloqueado automáticamente

eMundus no es responsable del almacenamiento y eliminación de los datos de la aplicación que utilizan nuestros clientes. Sólo se realiza una copia de seguridad cifrada de los datos para garantizar la recuperación de los datos perdidos. Esta copia de seguridad se realiza una vez al día y se conserva durante un máximo de un año. Respetamos de manera confiable nuestra política GDPR .

Las hojas de nómina, que incluyen el nombre y apellido de los candidatos, la formación y el día, por ejemplo (...), pueden ser generadas automáticamente por la plataforma todos los días en formato PDF. Todo lo que un responsable de formación u otro usuario debe hacer es conectarse a su cuenta de eMundus e imprimir una o más hojas de nómina con sólo unos pocos clics.

Las aplicaciones de terceros (biblioteca, framework, etc.) que integramos en nuestra aplicación se actualizan periódicamente y garantizamos el correcto funcionamiento de nuestra plataforma. Como parte de una integración con una aplicación del sistema de información del cliente, si esto afecta el correcto funcionamiento de nuestra plataforma o el correcto funcionamiento del intercambio de datos, facturamos el tiempo invertido.

Esta funcionalidad es frecuentemente solicitada por nuestros clientes, que desean en particular evaluar a un candidato en función de conocimientos específicos (cultura general, conocimientos específicos de la especialidad de la formación a la que se postula, dominio de un idioma, etc.). El candidato deberá responder a este cuestionario para poder enviar su expediente de candidatura. Una vez completado y validado el cuestionario, las respuestas se adjuntan automáticamente a su ficha de solicitud en la interfaz reservada al cliente y son analizadas automáticamente por la plataforma para definir una puntuación. Es posible establecer una ponderación por criterio.

La solución permite definir un tiempo máximo de respuesta ya sea por pregunta o por cuestionario. Nuestra solución eMundus ofrece muchas funciones .

La solución eMundus fue construida para que las organizaciones de usuarios se beneficien de la máxima autonomía en la gestión de sus actividades en la plataforma. Por tanto, es posible que un cliente administre sus espacios, lance nuevas campañas y cree nuevos formularios. Cada servicio incluye la facilitación por parte del equipo de eMundus de una sesión de formación para los usuarios implicados en el proceso de gestión de la campaña (administrador, responsable, evaluador, socio, etc.), sin límite de participantes. Esta formación se brinda en el momento de la entrega del entregable para que el cambio y uso de la herramienta se realice con total tranquilidad.

Normalmente, demostramos nuestra solución de forma remota compartiendo pantalla. No dude en reservar esta demostración .

La generación de un listado resumen por "sectorización" es posible por período de su elección, es decir tanto por año como por trimestre por ejemplo. Existen tres tipos de segmentos por programa, por año (o período de tiempo) y por campaña. Luego, los filtros se adaptan según la información solicitada en el expediente de la solicitud.

La plataforma eMundus incluye una amplia gama de funcionalidades , cada una de las cuales se puede activar según las necesidades, incluido el pago en línea. Es posible proponer un monto diferente a pagar dependiendo de cierta información proporcionada por un candidato (ej.: el monto a pagar será diferente si el candidato es becario o si no es becario), para pagar la solicitud honorarios . La funcionalidad también se puede utilizar para que un candidato pague las tarifas de inscripción o reinscripción.

Para cada campo, es posible definir restricciones/reglas de validación específicas, como un límite en el número de caracteres, una combinación de letras y números, entrada obligatoria, etc.

La solución eMundus permite realizar extracciones en diferentes formatos (excel/CSV, PDF, ZIP), tanto de forma individual (en un archivo) como de forma masiva, dando así a nuestros clientes la posibilidad de extraer miles de archivos en segundos.

Obviamente todo depende de la complejidad del proyecto. Para una necesidad básica, podemos implementar una plataforma en 2 semanas. Dado que la prioridad general es poner el espacio de envío de solicitudes en línea, nos estamos enfocando en esta parte para entregar este espacio dentro de 1 semana. Así, mientras nuestro cliente recopila los primeros archivos, nosotros trabajamos en los demás espacios que utilizará posteriormente (evaluación, decisión, informes, panel de control).

Esta es una de las características presentes en la plataforma eMundus. Permite al candidato vivir una experiencia totalmente digital (desde completar el expediente hasta enviarlo, pasando por el pago de tarifas y la firma del expediente). Para un candidato, resulta relativamente sencillo gestionar el diseño y el envío de un expediente de solicitud de principio a fin, dado que todo el proceso está desmaterializado. El uso de esta funcionalidad ayuda a mejorar la satisfacción del depositante y la imagen de la organización.

Es posible abrir un área de comentarios asociada a un archivo, que puede estar activa durante todos los procesos (antes, durante y después de la evaluación) con todos los perfiles de usuario (excluyendo el perfil del candidato, por supuesto) pero que no todos podrán agregar comentarios ( si es petición del cliente). También es posible hacerlo activo y/o visible solo durante etapas específicas (por ejemplo, solo durante la evaluación).

La plataforma eMundus incluye un espacio de evaluación . Cualquier solicitud completa entrará en la etapa de evaluación. Según las reglas decididas, es posible asignar automáticamente los expedientes a evaluar a un evaluador específico, tan pronto como el estado del expediente haya cambiado a "A evaluar" (cambio iniciado por ejemplo por el responsable que verificó la información y documentos, y consideró el expediente completo y conforme).

En un espacio dedicado, uno o más evaluadores pueden valorar y evaluar una solicitud en función de los criterios elegidos por el cliente. En el caso de que varios actores vean la evaluación de un mismo expediente de solicitud, es posible asignar o no una puntuación por criterio, con diferente ponderación. La puntuación global será calculada automáticamente por la plataforma sumando la suma de las puntuaciones asignadas a los criterios.

Las calificaciones se pueden compartir o ocultar si es necesario hacer que cada calificación completada sea invisible para otro revisor. La decisión final se puede informar posteriormente en un espacio dedicado, por ejemplo cuando se reúne un comité.

Es posible tener una parte informativa en cada archivo, agregar o eliminar campos y definir restricciones en cada campo si es necesario.

Es posible que la plataforma genere automáticamente y automáticos con un mensaje adaptado al evento (por ejemplo, notificación de concesión de subvención). Es posible que la herramienta genere y adjunte un documento estándar firmado al correo electrónico, por ejemplo. Un correo electrónico también se puede utilizar para solicitar el envío de documentos adicionales y/o completar el expediente conservado para validar un registro. Es posible, por ejemplo, crear otro espacio para permitir que todos los beneficiarios recientemente seleccionados proporcionen otra información posterior a la selección. La URL de esta página se puede insertar en el correo electrónico de notificación automática.

La solución eMundus incluye un sistema de alertas y envío automático de correos electrónicos. Hay varios tipos de alerta:

• automático en caso de evento : tan pronto como cambia el estado del expediente, se envía automáticamente un correo electrónico al candidato. A este correo electrónico se puede adjuntar automáticamente un documento estándar y personalizado
• recordatorio automático : se enviará un correo electrónico automático a un candidato que, por ejemplo, recién ha comenzado a completar su expediente para postularse a un programa. El correo electrónico les informará que solo les quedan 1/2/5/10/15/... días, dependiendo de la fecha de cierre de la convocatoria, para terminar de ingresar sus datos y enviar su expediente.
• manual : el gestor de la plataforma, que puede verse obligado a realizar una verificación inicial de la información introducida y de los documentos enviados, según el proceso validado internamente, se da cuenta de que un documento no es conforme. Luego, podrá seleccionar su archivo y enviarle un correo electrónico seleccionando una plantilla de correo electrónico guardada en la plataforma, para notificarle este problema. En unos pocos clics, el gestor podrá seleccionar la plantilla de correo electrónico dinámico adaptada a este caso, adjuntar el documento que envió el solicitante y adjuntar un ejemplo de documento conforme. El gestor, si encuentra este problema en varios expedientes, también puede seleccionar todos estos expedientes y enviar este mismo mensaje (con el documento enviado y un ejemplo de documento conforme adjunto) de una vez a cada uno de los candidatos.

El equipo de eMundus te ofrece una sesión de formación (posible en remoto) con futuros usuarios de la plataforma. De esta forma, simplemente aprendes con el objetivo de gestionar con tranquilidad todas tus campañas de captación. Esta formación se realiza en el momento de la entrega del entregable para desarrollar rápidamente su autonomía. La plataforma no requiere habilidades específicas . Si encuentra algún problema, contactando con el equipo de eMundus, estarán disponibles para resolverlo lo más rápido posible.

Sí .
Básico en la plataforma, tienes la posibilidad de configurar una grilla de evaluación para la etapa de evaluación y una grilla de decisión/jurado propuesta al Jurado que emitirá el dictamen final sobre un expediente, apoyándose en el dictamen presentado por el evaluador. Algunos de nuestros clientes solo utilizan un paso, en este caso generalmente un evaluador que informa él mismo de la decisión final. Por lo tanto, es posible utilizar sólo uno de estos 2 pasos, dependiendo de su proceso. Una grilla, ya sea de evaluación o de decisión, es personalizable, es decir, dependiendo de tus necesidades, puede tener una lista desplegable, botones de radio, áreas de entrada libre (... ), y puede tener campos con notas (1 a 5 por ejemplo). Por ejemplo, si hay 4 criterios de evaluación, cada uno de los cuales recibe una puntuación sobre 5, la plataforma calculará automáticamente un importe total y definirá una puntuación sobre 20 que será visible al final de la cuadrícula de evaluación. En el caso de que algunos criterios sean más importantes que otros, es posible ponderarlos y la plataforma mostrará al final de la cuadrícula el promedio ponderado que la plataforma habría calculado automáticamente.

Un evaluador puede ser interno de su organización o externo. Tienes la posibilidad de crear una cuenta de usuario para una persona con el perfil "Evaluador" en la plataforma (por lo tanto, deberá iniciar sesión cada vez y desde la primera vez para poder consultar los expedientes que tiene asignados). Pero si necesita recoger de un evaluador, antes de que consulte toda la información del expediente que le ha sido asignado, una declaración de no conflicto de intereses y de confidencialidad (bajo la forma de casillas de verificación + botón de validación, y no con medios electrónicos). firma), tenemos un módulo adicional "MÓDULO EXPERTO" y por lo tanto distinguimos un Evaluador clásico de un Evaluador Experto al que internamente llamamos Experto. Para un usuario Experto, no es necesario crear una cuenta como para un usuario Evaluador. Para solicitar un experto, simplemente seleccione los archivos que se le deben asignar y envíele una invitación de experto por correo electrónico a través de la plataforma, proporcionando su dirección de correo electrónico. Luego, el experto será notificado por correo electrónico con el texto de su elección y un enlace a la plataforma. Al hacer clic en este enlace, accederá a una página accesible sin conexión que le proporcionará información sobre los archivos que se le han asignado. En caso de conflicto de intereses, tiene la posibilidad de rechazar uno, varios o todos los expedientes. En esta página deberá proporcionar:

• su elección (aceptar o rechazar) para cada uno de los ficheros que le sean asignados
• nombre, apellido y dirección de correo electrónico

Una vez completada esta página, deberá validarla, acción que desencadenará la creación por parte de la plataforma de su cuenta de usuario Experto. Luego podrá consultar todos los expedientes asignados y dar su opinión. Cuando su cuenta sea creada por la plataforma, la plataforma le enviará automáticamente un correo electrónico, que le indicará la contraseña aleatoria que la plataforma habrá definido para su cuenta para permitirle volver a conectarse más tarde, si no lo hace. No terminó sus evaluaciones la primera vez.

Un cliente de usuario puede archivar:

• cada archivo en la plataforma, seleccionando el estado del archivo apropiado. En este caso, el archivo archivado ya no aparece en la vista habitual para los usuarios excepto para el administrador, que puede consultarlo en un área dedicada de la plataforma sin límite de tiempo. Para cumplir con el RGPD, el cliente que posee los datos debe respetar un período de retención de datos razonable.
• y/o exportando los datos en formato ZIP para archivarlos fuera de la plataforma. La misma regla se aplica a este principio de archivo en términos de cumplimiento del RGPD.

Es posible que un cliente acceda a todas las solicitudes enviadas, aceptadas o rechazadas por el candidato, desde la implementación de su plataforma eMundus. Todos los correos electrónicos enviados a este candidato también serán accesibles. Además, es posible consultar el historial de acciones realizadas sobre un fichero por los usuarios (fecha de apertura del fichero y por qué usuario, fecha de las modificaciones realizadas y por qué usuario, naturaleza de las modificaciones realizadas, etc.).

Si es posible !

Sí.

Los formularios configurados por nuestros clientes (cada plataforma tiene un creador de formularios que permite a un usuario cliente con un perfil de "Administrador de plataforma" crear por sí mismo todos los formularios que desee) en su plataforma EMUNDUS se componen clásicamente de páginas con campos para ingresar y un página que permitirá a los candidatos cargar los documentos solicitados, cada uno de los cuales puede ser obligatorio u opcional, como todos los campos que deben ingresarse en otros lugares.

Sí . Todos los datos se pueden extraer. Tienes diferentes exportaciones posibles, tanto en una única carpeta seleccionada como en varias:

1. en formato PDF: la ficha completa de la solicitud: la encontrarás en el mismo documento y siguiendo el formulario cumplimentado + los documentos adjuntos
2. en formato de hoja de cálculo: todos los datos proporcionados por el candidato en su formulario (es decir, todos los datos excepto los documentos adjuntos)
3. en formato ZIP: en esta carpeta ZIP encontrarás tantas subcarpetas como archivos candidatos hayas seleccionado en la plataforma antes de realizar la exportación. En cada subexpediente, que por tanto se refiere a un único candidato, encontrará un documento PDF para el formulario de solicitud y un documento PDF para cada documento adjunto al expediente por el candidato.

Sí.

De serie se puede colocar/integrar:

• su logotipo en el encabezado (arriba a la izquierda) (el logotipo de TCHOOZ en el pie de página seguirá presente)
• tu favicon (imagen presente en la pestaña del navegador)
• tu banner o decides no poner ninguno
• tus colores que estarán presentes en los botones de acción

Si necesita una página de inicio a medida o incluso un sitio de comunicación completo, podemos realizar este trabajo como parte de un servicio adicional (el coste se define a medida después de conocer sus necesidades).

Todos los textos que puedes consultar pueden ser modificados por el propio cliente. En el pie de página, puedes ingresar tus datos de contacto en lugar de los míos.

Verás en esta demostración que sólo hay una campaña abierta, pero es posible abrir tantas como quieras simultáneamente. Para cada campaña, simplemente haciendo clic en el bloque de la campaña, accederá a una página "+ información" de la campaña, que le permitirá proporcionar detalles y poner a disposición documentos para su descarga (como el pago por ejemplo). Puede crear su cuenta en esta plataforma para descubrir el área de candidatos y el formulario vigente en esta plataforma. El formulario es sólo una ilustración, puedes configurar el que necesites.