¿Cómo mejorar la comunicación con los candidatos a un programa de Executive Education?

La comunicación con los solicitantes es un aspecto esencial del proceso de admisión a un programa de Executive Education. Un enfoque eficaz puede influir en gran medida en la calidad de las solicitudes recibidas y en la tasa de conversión. Este artículo explora varias estrategias para optimizar esta comunicación crucial.

Resumen :

1. Diversificar los canales de comunicación.

2. Crear contenido explicativo

3. Ofrecer soporte personalizado

1- Diversificar los canales de comunicación

chatbot inteligente

Integrar un chatbot inteligente en su plataforma de aplicaciones representa un paso adelante en la mejora de la comunicación con los candidatos. Este sistema automatizado proporciona disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite responder instantáneamente a las preguntas frecuentes de los solicitantes, independientemente de la hora o el día.

Como gerente de admisiones, verá rápidamente los beneficios de dicha herramienta. No solo alivia la carga de trabajo de su equipo al manejar solicitudes simples, sino que también brinda una experiencia fluida y receptiva para los candidatos. El chatbot puede proporcionar información sobre programas, plazos y requisitos previos, guiando así a los candidatos a través del proceso de solicitud de manera eficiente y personalizada. Este sistema responde preguntas comunes sobre criterios de elegibilidad, fechas límite de solicitud y documentos requeridos. Los gerentes de admisiones han visto una reducción del 30% en los correos electrónicos que solicitan información básica, lo que les permite concentrarse en tareas de mayor valor agregado.

Seminarios web informativos

Organizar seminarios web informativos periódicamente es una estrategia eficaz para comunicarse de una manera más personal con sus candidatos potenciales. Estas sesiones en línea le permiten presentar en detalle sus programas, criterios de admisión y perspectivas profesionales asociadas.

Estos seminarios web brindan a los candidatos la oportunidad de interactuar directamente con los gerentes de programas y hacer preguntas en tiempo real. Es una forma de crear una conexión más fuerte con tu audiencia y demostrar el valor agregado de tu capacitación. Además, al grabar estas sesiones, puede hacerlas disponibles en su sitio web, proporcionando un recurso valioso para los candidatos que no pudieron asistir en vivo.

2- Crea contenido explicativo

Vídeos tutoriales

Crear videos tutoriales breves e impactantes es una forma de simplificar el proceso de solicitud para sus solicitantes. Estos videos pueden guiar a los solicitantes a través de cada paso del proceso, desde la creación de la cuenta hasta el envío final de la solicitud.

Como administrador de admisiones, puede utilizar estos videos para aclarar puntos que comúnmente se malinterpretan y reducir la cantidad de preguntas redundantes. Asegúrese de que estos tutoriales sean fácilmente accesibles en su plataforma de solicitud y que cubran aspectos como la redacción de la carta de presentación, la preparación de los documentos requeridos o las expectativas específicas de su institución.

Por ejemplo, puedes crear una serie de vídeos tutoriales llamados “Tu aplicación paso a paso”. Cada video, de 2 a 3 minutos de duración, se centra en un paso específico del proceso de admisión, como "Cómo completar el formulario en línea" o "Prepárese para su entrevista de admisión". Estos videos ayudaron a reducir el tiempo promedio que los candidatos dedicaron al proceso de solicitud en un 25 %.

Preguntas frecuentes interactivas

Unas preguntas frecuentes interactivas bien diseñadas pueden mejorar la experiencia del candidato al permitirle encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas. A diferencia de las preguntas frecuentes estáticas, una versión interactiva puede adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario.

Puedes organizar estas preguntas frecuentes por temática (admisiones, programas, financiación, etc.) e incluir un buscador para facilitar la navegación. No dude en enriquecer periódicamente este recurso en función de las nuevas preguntas que surjan. Unas preguntas frecuentes bien estructuradas no sólo informan a los candidatos sino que también reducen la carga de trabajo de su equipo al minimizar las consultas repetitivas.

Para crear preguntas frecuentes efectivas:

1. Identificar las preguntas más frecuentes

2. Organice las preguntas por categorías (por ejemplo: Admisión, Financiación, Vida estudiantil)

3. Escribe respuestas claras y concisas.

4. Integrar un motor de búsqueda

5. Actualizar contenido regularmente

3- Ofrecer soporte personalizado

Mentoría por parte de antiguos alumnos

Establecer un programa de mentoría con antiguos alumnos ofrece un valor añadido a tu proceso de admisión. Estos mentores pueden compartir su experiencia personal, ofrecer valiosos consejos sobre la preparación de solicitudes y brindar una descripción realista de la vida estudiantil en su institución.

Como gestor de admisiones, puedes crear una base de datos de antiguos voluntarios, asegurándote de formarles para que comprendan su papel y los límites de su intervención. Este sistema de tutoría no sólo puede tranquilizar a los candidatos sino también fortalecer su compromiso con su institución, aumentando así las posibilidades de convertir a los admitidos en matriculados.

Tomemos el ejemplo de HEC París, que ha creado un programa de tutoría llamado “ Embajadores HEC ”. Cada candidato admitido se pone en contacto con un antiguo alumno del mismo sector o zona geográfica. Este programa permitió incrementar la tasa de conversión de admitidos a matriculados en un 15% en tan sólo un año.

Consejos para cartas de presentación

Ofrecer un servicio de consultoría para la redacción de cartas de presentación puede mejorar la calidad de las solicitudes recibidas. Este servicio puede adoptar varias formas, desde guías detalladas hasta talleres en línea, pasando por revisiones individuales y sesiones de retroalimentación.

Al brindar una orientación clara sobre las expectativas de su institución, ayuda a los candidatos a resaltar sus experiencias y motivaciones de manera relevante. Esto no sólo facilita el trabajo de evaluación de tu comité de admisiones, sino que también permite a los candidatos pensar en profundidad sobre su proyecto profesional y el encaje con tu programa. Recuerde enfatizar la importancia de la autenticidad en estas cartas para obtener una visión real de cada candidato.

En conclusión, mejorar la comunicación con los candidatos a un programa de Executive Education depende de un enfoque diversificado y personalizado. Al implementar estas estrategias, los administradores de admisiones pueden optimizar el proceso de solicitud, reducir la carga de trabajo administrativo y aumentar la calidad de las solicitudes recibidas.