La gestión de los jurados de las competiciones puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza para las escuelas. ¿Cómo podemos asegurarnos de tener los perfiles de evaluadores adecuados en el momento adecuado, ofreciéndoles al mismo tiempo las mejores condiciones laborales? Una plataforma digital como Emundus proporciona respuestas concretas a estos desafíos, centralizando la información, automatizando tareas que consumen mucho tiempo y personalizando la experiencia del jurado. Descubre en este artículo 5 consejos para optimizar la gestión de tus jurados utilizando la tecnología digital.

Resumen :

1. Centraliza la información del jurado en un solo espacio

2. Permitir que los jurados gestionen su propia disponibilidad.

3. Agilizar la comunicación con los jurados

4. Personalizar la gestión logística según las especificidades de las competiciones.

5. Optimizar el trabajo de los jurados el día D

1- Centralizar la información de los jurados en un solo espacio

Crear perfiles de jurado con sus especialidades y experiencias.

Emundus le permite crear perfiles completos de los jurados, incluidas sus áreas de especialización y antecedentes profesionales. Esta información facilita la creación de jurados relevantes y equilibrados, asegurando que cada candidato será evaluado por expertos en el campo relevante.

Al centralizar estos datos en una única plataforma, los responsables del concurso pueden identificar rápidamente a los jurados más adecuados para cada situación. Esto garantiza una evaluación de calidad y una experiencia positiva para los candidatos.

Tomemos el ejemplo de una importante escuela de negocios que organiza un examen de ingreso. Gracias a los perfiles detallados de los jurados en Emundus, el gerente de admisiones puede seleccionar fácilmente profesionales con experiencia en marketing, finanzas y emprendimiento para evaluar a los candidatos de manera relevante.

Dar a los jurados acceso sólo a los concursos que les conciernen

Para preservar la confidencialidad y optimizar la organización, es fundamental dar a los jurados un acceso específico a los concursos a los que están asociados. Gracias a Emundus , cada jurado dispone de un espacio personal donde sólo puede encontrar la información que le interesa.

Este enfoque seguro evita cualquier confusión y permite a los jurados concentrarse en su misión de evaluación. Con sólo unos pocos clics, pueden acceder a los archivos de los candidatos, a las instrucciones y a documentos útiles, sin verse abrumados por datos superfluos.

Imaginemos una escuela de ingeniería que gestiona varios concursos en paralelo (admisión de posgrado, admisión paralela, etc.). Al configurar un acceso específico en Emundus, cada jurado se conecta a su espacio y encuentra directamente información relacionada con el concurso que le concierne. Esto simplifica su participación.

¿Sabías que la plataforma Emundus sustituye ventajosamente las decenas de archivos Excel utilizados habitualmente para gestionar los jurados de los concursos? ¡Una auténtica revolución!

2- Permitir que los jurados gestionen su propia disponibilidad

Dar acceso permanente al perfil para actualizar la información logística

Emundus ofrece a los jurados acceso ilimitado a su perfil, permitiéndoles actualizar su información personal y sus limitaciones logísticas (alojamiento, transporte, dietas específicas, etc.) en cualquier momento. Esta flexibilidad es una ventaja para adaptarse a imprevistos y garantizar una organización perfecta.

Al responsabilizar a los jurados de la gestión de estos aspectos prácticos, los directivos del concurso pueden concentrarse en tareas con mayor valor añadido. Ahorran un tiempo precioso y, al mismo tiempo, garantizan tener información actualizada para planificar mejor la recepción de los jurados.

Pongamos el caso de un jurado que, unos días antes del concurso, se da cuenta de que sigue una dieta sin gluten. Gracias a su acceso permanente a Emundus, puede actualizar inmediatamente esta información en su perfil. De este modo, la escuela podrá ofrecerle comidas adecuadas el gran día, para su mayor comodidad.

Ofrecer un formulario personalizado para cada selección de fecha.

Cuando un jurado selecciona una fecha de participación en Emundus, se le invita automáticamente a completar un formulario para especificar sus necesidades. Este formulario se adapta según las especificidades de cada competición y campus, recogiendo así todos los datos necesarios para una organización a medida.

En apenas unos minutos, el jurado podrá indicar sus preferencias de alojamiento, horarios de entrada y salida, posibles alergias, etc. Esta información se centraliza inmediatamente en la plataforma, lo que permite a los gestores anticiparse y planificar en las mejores condiciones.

Ilustremos esto con el ejemplo de una universidad que tiene varios sitios. Cuando un jurado elige una fecha en Emundus, el formulario que aparece se personaliza automáticamente con opciones de alojamiento y transporte específicas del campus en cuestión. ¡Ultra práctico para el jurado y el organizador!

Para optimizar la gestión de la disponibilidad de los jurados, estas son algunas de las mejores prácticas a adoptar:

1. Realizar un seguimiento periódico de los jurados que aún no han informado su disponibilidad.

2. Utilice los paneles de Emundus para visualizar la tasa de respuesta y anticipar la escasez

3. Permitir que los jurados cambien sus fechas ellos mismos en caso de circunstancias imprevistas.

3- Agilizar la comunicación con los jurados

Confirme las opciones de fecha e invítelos a agregarse al calendario personal.

Como señala Emundus, "durante cada una de sus validaciones, sus jurados reciben correos electrónicos que resumen las decisiones que acaban de tomar, así como una invitación a anotar las fechas seleccionadas en su agenda". Esta comunicación automatizada evita cualquier olvido o malentendido.

En unos segundos, el jurado tendrá la seguridad de su inscripción y podrá bloquear las franjas horarias de su agenda. Esto supone un importante ahorro de tiempo tanto para los jurados como para los directivos, que ya no necesitan realizar un seguimiento individual de cada participante.

Tomemos el ejemplo de un jurado ocupado que tiende a olvidar sus compromisos. Al recibir sistemáticamente un correo electrónico de confirmación después de cada fecha elegida en Emundus, con un archivo .ics para añadir a su calendario, podrán organizarse con tranquilidad. ¡Su asistencia al gran día está así garantizada!

Facilite los intercambios gracias a las plantillas de correo electrónico preescritas en la plataforma.

Para aumentar la eficiencia, Emundus ofrece una biblioteca de plantillas de correo electrónico adaptadas a cada etapa de la gestión del jurado. Convocatorias, recordatorios, instrucciones, agradecimientos... los gestores pueden personalizar estas plantillas en unos pocos clics y enviarlas directamente desde la plataforma.

¡No más intercambios de correo electrónico dispersos y que consumen mucho tiempo! Todas las comunicaciones están centralizadas y accesibles en cualquier momento. Los jurados aprecian este enfoque profesional y receptivo, que contribuye a una relación de confianza.

Imaginemos una escuela que debe enviar citaciones a cien jurados. En lugar de escribir y enviar cada correo electrónico individualmente, el administrador utiliza el modelo de "Convocatoria" en Emundus. Personaliza algunos elementos (fecha, horario, campus, etc.) y envía todo con un solo clic. ¡Un valioso ahorro de tiempo!

Para una comunicación óptima con los jurados:

4- Personalizar la gestión logística según las especificidades de las competiciones.

Ofrecer diferentes tipos de alojamiento y controlar su disponibilidad en tiempo real

Cada concurso tiene sus propias limitaciones, especialmente en términos de alojamiento de los jurados. Con Emundus es posible ofrecer diferentes opciones (hotel, residencia universitaria, habitación privada, etc.) y controlar su disponibilidad en tiempo real.

De este modo, los jurados podrán seleccionar la solución que más les convenga, basándose en criterios como la ubicación, la comodidad o el presupuesto. Por su parte, los gestores vigilan las reservas y pueden ajustar el aforo si es necesario.

Tomemos el caso de una escuela con una residencia en su campus y una asociación con hoteles de los alrededores. En Emundus, los jurados tienen acceso a estas diferentes posibilidades y eligen según sus preferencias. La escuela supervisa el progreso de las reservas y puede liberar habitaciones adicionales si es necesario.

Adaptar las disposiciones de bienvenida a los jurados a cada competición y lugar.

Más allá del alojamiento, la recepción de los jurados debe estar pensada hasta el más mínimo detalle: credenciales, catering, transporte, etc. Emundus te permite configurar finamente todos estos aspectos según las especificidades de cada competición y campus.

Gracias a esta granularidad, los gestores pueden ofrecer una experiencia personalizada a cada jurado, teniendo en cuenta las limitaciones locales. Esta atención a su bienestar es un factor clave para promover su compromiso y motivación.

Ilustremos esto con el ejemplo de una escuela que organiza una competición en dos campus separados por 50 km. A los jurados asignados al campus A se les ofrece un servicio de transporte desde la estación de tren, mientras que los del campus B reciben estacionamiento gratuito. Estos parámetros se pueden configurar fácilmente en Emundus para una gestión personalizada.

Aquí hay algunas sugerencias para personalizar mejor la bienvenida a sus jurados:

• Proporcionarles una guía práctica que resuma toda la información útil (mapa de acceso, contactos, programa, etc.)

• Planifique un kit de bienvenida con algunos obsequios con los colores de la escuela.

• Designar un referente que será su contacto preferente durante toda la competición.

5- Optimizar el trabajo de los jurados el día D

Edite credenciales con nombre, foto y código QR para identificar rápidamente a los jurados

El día de la competición cada minuto cuenta. Para facilitar la identificación de los jurados y agilizar su acceso a los diferentes espacios, Emundus ofrece la elaboración de credenciales personalizadas. Con su nombre, foto y un código QR único, estas insignias permiten un control rápido y eficaz.

¡No más colas interminables y controles tediosos! Los jurados podrán dedicarse plenamente a su misión, en óptimas condiciones. Y si es necesario, podrá acceder a toda la información útil en un instante.

Tomemos el ejemplo de un jurado que llega al campus la mañana del concurso. Gracias a su placa publicada por Emundus, se le identifica inmediatamente y se le dirige al edificio correcto. A la entrada de la sala de deliberación se escanea su código QR para confirmar su presencia. ¡Ahorro de tiempo y tranquilidad para empezar con el pie derecho!

Proporcionar acceso a información y documentos clave en una aplicación móvil

Para ir aún más lejos en la simplificación del trabajo de los jurados, Emundus ha desarrollado una aplicación móvil específica. Gracias a él, los evaluadores encuentran todo lo que necesitan en su smartphone: calendario, lista de candidatos, tabla de evaluación, documentos de referencia, etc.

¡Ya no es necesario hacer malabarismos entre diferentes medios o buscar información! Todo está al alcance para un manejo intuitivo. Los jurados ganan autonomía y serenidad, lo que contribuye a la calidad de su actuación.

Imaginemos a un jurado en plena entrevista con un candidato. Con un simple toque en su teléfono inteligente, accede a la grilla de evaluación y puede completarla en vivo, sin interrumpir las discusiones. Al final del día, consulta su agenda para el día siguiente y descarga los documentos para volver a leerlos por la noche en el hotel. ¡La aplicación Emundus realmente le hace la vida más fácil!

Para maximizar la eficacia de sus jurados el Día D:

1. Envíales con antelación un briefing completo (instrucciones, criterios de evaluación, etc.)

2. Planifique una sesión de bienvenida para presentarles las herramientas y responder a sus preguntas.

3. Bríndeles un equipo de soporte receptivo para gestionar eventos imprevistos.

4. Ofréceles espacios de relajación y convivencia para ayudarles a descomprimirse.

"Gracias a Emundus, nuestros profesores disfrutan mucho de sus misiones como jurado. Tienen todas las herramientas para trabajar de manera eficiente y en condiciones óptimas. Es un verdadero consuelo para ellos... ¡y para nosotros!" - Pierre, director de competición de una escuela de ingeniería

Algunos ejemplos de escuelas que ya utilizan Emundus para optimizar la gestión de sus competiciones:

En resumen, la digitalización ofrece numerosas soluciones para simplificar y optimizar la gestión de los tribunales. Al centralizar la información, empoderar a los jurados y automatizar tareas que consumen mucho tiempo, una plataforma como Emundus le permite ganar eficiencia y tranquilidad. De este modo, las escuelas pueden centrarse en lo esencial: ofrecer la mejor experiencia posible a los jurados y garantizar evaluaciones de calidad. Un enfoque en el que todos ganan para lograr la excelencia en las admisiones.