Brindar una bienvenida personalizada a los candidatos durante los exámenes competitivos es un gran desafío para las escuelas. Una herramienta de gestión de solicitudes en línea permite recopilar información precisa sobre las preferencias y limitaciones de cada participante, centralizar datos para una gestión simplificada y automatizar tareas administrativas. Gracias a estas características, las escuelas pueden ofrecer soporte personalizado y garantizar una experiencia positiva para los candidatos.

Resumen :

1. Recopile información precisa a través de un formulario configurable

2. Centralice los datos para una gestión simplificada

3. Automatizar tareas administrativas

4. Ofrecer apoyo personalizado a los candidatos.

1- Recopile información precisa a través de un formulario configurable

Adaptar los campos a las especificidades de cada competición.

El software de gestión de aplicaciones ofrece la posibilidad de crear formularios a medida para recopilar la información necesaria para organizar el alojamiento y la restauración de los candidatos. Por lo tanto, podrás personalizar los campos según las especificidades de cada competición y de cada campus, para satisfacer con precisión las necesidades de tu escuela.

Al adaptar los formularios de solicitud, podrá recopilar información esencial, como preferencias de alojamiento, restricciones dietéticas o incluso limitaciones de transporte de los candidatos. Estos datos le permitirán ofrecer una bienvenida personalizada y anticiparse mejor a las solicitudes de todos.

Tomemos el ejemplo de un examen de ingreso a una importante escuela de negocios. El formulario de solicitud podría incluir campos específicos para indicar alergias alimentarias, el tipo de alojamiento deseado (habitación individual, doble, etc.), así como el medio de transporte previsto para llegar al campus. Recopilando esta información con antelación, la escuela puede adaptar su oferta de acogida y garantizar que cada candidato se beneficie de unas condiciones óptimas durante los exámenes orales.

Integrar preferencias y limitaciones individuales.

El formulario de solicitud configurable le brinda la oportunidad de integrar las preferencias y limitaciones individuales de los candidatos. Por ejemplo, puedes proporcionar campos dedicados a alergias alimentarias, dietas específicas o incluso necesidades vinculadas a una situación de discapacidad.

Recopilando esta información con antelación podrás tener en cuenta las particularidades de cada candidato y adaptar tu oferta de alojamiento y restauración en consecuencia. Esto le permitirá ofrecer una bienvenida verdaderamente personalizada y garantizar el bienestar de todos los participantes durante las pruebas orales.

Imaginemos el caso de un candidato que padece una discapacidad motriz. Mediante el formulario de solicitud, pueden indicar sus necesidades específicas en términos de accesibilidad al alojamiento y a las salas de examen. De este modo, la escuela puede proporcionar una habitación adecuada y garantizar que las instalaciones estén equipadas para acoger a este candidato en las mejores condiciones. Esta atención a las limitaciones individuales demuestra el compromiso del establecimiento con la inclusión y la igualdad de oportunidades.

¿Sabías que el 92% de los candidatos valoran la posibilidad de personalizar su alojamiento y comidas durante las oposiciones?

2- Centraliza los datos para una gestión simplificada

Accede a los datos en tiempo real

Una herramienta de gestión de solicitudes en línea le permite centralizar todos los datos relacionados con las solicitudes de alojamiento y restauración de los candidatos. Así podrás acceder en tiempo real a información clave, como el número de plazas reservadas, las opciones elegidas por cada persona o incluso solicitudes específicas.

Esta centralización de datos facilita enormemente el trabajo de sus equipos encargados de dar la bienvenida a los candidatos. Podrán consultar la información que necesiten en cualquier momento, sin tener que hacer malabarismos entre diferentes archivos o soportes. Esto permite una gestión más fluida y eficiente del alojamiento y la restauración.

Tomemos el ejemplo de una escuela de ingeniería que organiza exámenes competitivos durante varios días. Gracias a la plataforma de gestión de aplicaciones, el equipo de recepción puede controlar en tiempo real la ocupación del alojamiento y ajustar la distribución de las habitaciones en función de las llegadas y salidas. También puede anticipar las necesidades de restauración al tener una visión clara del número de comidas a planificar para cada servicio. Esta gestión centralizada y dinámica permite adaptarse rápidamente a posibles imprevistos y optimizar los recursos.

Generar informes y estadísticas.

Gracias a los datos recogidos a través del formulario de solicitud y centralizados en la plataforma, podrás generar fácilmente informes y estadísticas sobre la ocupación del alojamiento, el consumo de comidas e incluso la satisfacción de los candidatos.

Esta valiosa información le permite analizar cuidadosamente el progreso de los orales e identificar áreas de mejora para futuras sesiones. Por ejemplo, se puede ajustar el número de plazas ofertadas según las tendencias observadas o incluso adaptar los menús según las preferencias expresadas por los candidatos.

Imaginemos una escuela de gestión que quiere optimizar su oferta de alojamiento para los próximos exámenes orales. Al analizar datos de años anteriores, descubre que la demanda de habitaciones individuales es significativamente mayor que la de habitaciones compartidas. A partir de esta observación, el colegio puede decidir revisar la distribución de su alojamiento y ofrecer más habitaciones individuales. Este enfoque basado en datos permite ajustar la oferta lo más posible a las expectativas de los candidatos y mejorar su experiencia general.

Para un seguimiento óptimo de la recepción de candidatos, a continuación se presentan algunos indicadores clave a seguir:

3- Automatizar tareas administrativas

Configurar reglas de gestión

El software dedicado a la gestión de solicitudes le ofrece la posibilidad de establecer reglas de gestión específicas para el alojamiento y la restauración de los candidatos. Por ejemplo, podrás definir horas límite para beneficiarte de servicios de catering, plazos para la reserva de habitaciones o incluso condiciones de cancelación.

Al integrar estas reglas directamente en el formulario de solicitud, se asegura de que los candidatos las conozcan tan pronto como se registren. Esto le permite formular solicitudes con antelación y evitar situaciones complejas que gestionar más adelante. Esto supone un considerable ahorro de tiempo y eficiencia para sus equipos.

Tomemos el caso de una escuela que desea fijar un plazo de reserva de alojamiento para poder organizar mejor la recepción de los candidatos. Al establecer esta regla en el formulario de solicitud, se garantiza que los participantes estén informados de esta limitación y que hagan su reserva a tiempo. Esto evita solicitudes de última hora y permite al equipo de recepción planificar con tranquilidad la distribución de habitaciones y servicios asociados.

Enviar notificaciones personalizadas

Automatizar las tareas administrativas también implica enviar notificaciones personalizadas a los candidatos. Gracias a una herramienta de gestión online, podrás configurar correos electrónicos de confirmación de reservas de alojamiento y comida, recordatorios antes de la fecha de los orales o incluso mensajes de agradecimiento una vez pasado el evento.

Estas comunicaciones automatizadas adaptadas a cada perfil de candidato le permiten proporcionarles toda la información práctica que necesitan, sin movilizar a sus equipos en estas tareas que consumen mucho tiempo. De este modo, mejora la experiencia del candidato y optimiza el trabajo de sus empleados.

Imaginemos una escuela que quiere enviar un correo electrónico de confirmación personalizado a cada candidato que ha reservado alojamiento. Gracias a la herramienta de gestión de la aplicación, podrá configurar una plantilla de correo electrónico que incluya información específica de cada participante (fechas de estancia, tipo de habitación, servicios incluidos, etc.). Luego, estos correos electrónicos se envían automáticamente, sin intervención manual del equipo. De este modo, los candidatos disponen de toda la información necesaria para preparar tranquilamente su llegada, mientras los empleados pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

Para automatizar eficazmente las tareas administrativas relacionadas con la bienvenida a los candidatos, aquí hay algunas acciones que se pueden implementar:

1. Defina reglas de gestión claras e intégrelas en el formulario de solicitud.

2. Configurar plantillas de correo electrónico para las diferentes notificaciones a enviar a los candidatos

3. Configure activadores automáticos para el envío de correos electrónicos (confirmación de reserva, recordatorios, etc.)

4. Generar automáticamente los documentos necesarios para la acogida de candidatos (insignias, hojas de ruta, etc.)

5. Configure alertas para solicitudes o situaciones específicas que requieran intervención manual

Simplifique el proceso de pago en línea

Ofrecer el pago online de los gastos de alojamiento y comidas tiene muchos beneficios, tanto para los solicitantes como para las escuelas. De este modo, los participantes pueden pagar sus reservas de forma sencilla y segura, a su propio ritmo. Por tu parte, ya no tendrás que gestionar cheques ni efectivo en el día y podrás realizar un seguimiento de los pagos fácilmente.

Al integrar una solución de pago en su herramienta de gestión de aplicaciones, agiliza el proceso y evita errores o facturas impagas. Es una fuente de tranquilidad para todos y un punto de fricción menos en la organización de los exámenes orales.

Tomemos el ejemplo de una escuela que ofrece diferentes opciones de alojamiento y restauración remuneradas durante sus oposiciones. Al permitir a los candidatos pagar directamente en línea a través de la plataforma de solicitud, se simplifica enormemente el proceso. Ya no es necesario gestionar cheques ni transferencias manuales, todo está centralizado y automatizado. Los candidatos pueden pagar con sólo unos pocos clics, en el momento que más les convenga. La escuela, por su parte, puede realizar fácilmente un seguimiento de los pagos y de la tasa de conversión de las reservas.

"El pago en línea nos ahorra un tiempo precioso en la gestión de inscripciones orales y nos permite concentrarnos en lo esencial: recibir a los candidatos en las mejores condiciones". - Opinión de un director de admisiones de una escuela importante.

4- Ofrecer apoyo personalizado a los candidatos

Anticipar necesidades específicas

Al utilizar los datos recogidos a través del formulario de solicitud, podrá anticiparse a las necesidades específicas de cada participante y responder a ellas de forma personalizada. Si un candidato le informa de una alergia alimentaria, puede, por ejemplo, planificar un menú adecuado e informarle con antelación.

Esta atención a las necesidades individuales demuestra su compromiso de brindar la mejor bienvenida posible a sus candidatos. Anticipándose a sus solicitudes y proporcionando respuestas concretas, les permitirá afrontar los exámenes orales en las mejores condiciones.

Imaginemos el caso de un candidato que indica en su formulario de inscripción que sigue una dieta vegetariana. Con esta información podrás planificar opciones adecuadas para cada comida e informar al candidato con antelación. Esto les evita tener que preocuparse por su alimentación durante los exámenes orales y les muestra que su bienestar es una prioridad para su escuela. Es un gesto simple pero que puede marcar una diferencia real en la experiencia del candidato.

Organizar viajes individuales

El software de gestión de aplicaciones también le ofrece la posibilidad de organizar el viaje individual de los participantes, desde su llegada hasta su salida. Recopilando información sobre su modo de transporte y sus horarios, podrá planificar una asistencia personalizada.

Esto puede implicar establecer servicios de transporte desde estaciones de tren o aeropuertos, organizar viajes compartidos entre candidatos o incluso reservar taxis. Al facilitar el viaje para todos, ayuda a reducir su estrés y les brinda una experiencia positiva.

Tomemos el ejemplo de una escuela que acoge a candidatos de toda Francia para sus exámenes orales. Ofreciéndoles un servicio de transporte desde la estación, se simplifica enormemente su llegada al campus. Los candidatos ya no tienen que preocuparse por encontrar transporte o navegar por una ciudad desconocida. Los recogen nada más bajar del tren y los acompañan a su alojamiento. Se trata de un servicio muy apreciado, que demuestra la atención que presta la escuela al confort de los participantes.

Para ofrecer apoyo personalizado y memorable a los candidatos, aquí hay algunas ideas para implementar:

Conclusión :

Al adaptar los formularios de solicitud, centralizar datos, automatizar tareas administrativas y ofrecer soporte personalizado, las escuelas pueden garantizar una experiencia memorable para los candidatos y así fortalecer su atractivo y reputación. Al invertir en herramientas eficientes de gestión de aplicaciones, los establecimientos se aseguran de destacarse en un entorno competitivo y cumplir con las expectativas cada vez más altas de los candidatos.