5 suggerimenti per processi di ammissione più efficienti con un application tracker

I processi di ammissione all’istruzione superiore stanno diventando sempre più complessi e competitivi. Come possono le strutture distinguersi e attrarre i migliori profili, gestendo al tempo stesso in modo efficace volumi crescenti di candidature? Uno strumento efficace per il monitoraggio dei candidati è essenziale per affrontare queste sfide. In questo articolo scopri 5 consigli per ottimizzare le tue presenze grazie a queste soluzioni innovative.

Riepilogo :

1- Ottimizzare la gestione end-to-end delle applicazioni

2- Facilitare il processo decisionale attraverso il confronto dei dati

3- Semplificare la comunicazione e la condivisione delle informazioni

4- Personalizza l'esperienza del candidato per rafforzare l'attrattiva

5- Utilizzare i dati dell'applicazione per analisi approfondite

1- Ottimizzare la gestione end-to-end delle applicazioni

Un potente strumento di monitoraggio centralizza tutte le attività relative alle registrazioni universitarie, consentendo ai team di ammissione di gestire in modo efficace ogni fase del processo.

Consolidamento delle informazioni in un'unica dashboard

Un potente strumento di tracciamento delle applicazioni permette di centralizzare in un'unica dashboard tutti i dati e i documenti relativi a ciascun file. Niente più informazioni sparse in e-mail, cartelle di lavoro Excel o file cartacei! Con una visione panoramica e strutturata, i team di ammissione possono accedere facilmente agli elementi di cui hanno bisogno e monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna domanda in tempo reale.

Questo consolidamento delle informazioni riduce lo stress della gestione delle registrazioni. Non dovrai più passare ore a cercare un documento smarrito o a compilare manualmente i dati. Tutto è a portata di mano nello strumento, consentendo un'elaborazione fluida ed efficiente dei fascicoli dalla ricezione della domanda fino alla decisione finale di ammissione. Prendiamo l'esempio di una business school che riceve ogni anno migliaia di candidature per il suo programma Grande École. Centralizzando tutti i documenti (CV, lettere di accompagnamento, trascrizioni, lettere di raccomandazione, ecc.) in uno strumento come Emundus , i responsabili delle ammissioni possono consultare immediatamente il file completo di ciascun candidato senza il rischio di dimenticarli o travisarli. Niente più grattacapi dovuti a parti mancanti o versioni obsolete!

Automatizza le attività ripetitive per concentrarti sull'essenziale

Un valido strumento di tracciamento dei candidati offre potenti funzionalità di automazione che sollevano i team da attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Ad esempio, l'invio di messaggi di conferma, richieste di documenti aggiuntivi o inviti a colloqui possono essere attivati ​​automaticamente in base a trigger predefiniti.

Questa automazione libera tempo prezioso che i responsabili delle ammissioni possono dedicare a missioni a maggior valore aggiunto, come l'analisi dei file o il supporto dei candidati. Concentrandosi sugli elementi essenziali, aiutano a fornire un'esperienza di qualità ai futuri studenti, ottimizzando al tempo stesso l'efficienza del processo. Immaginiamo una scuola di ingegneria che voglia personalizzare la comunicazione con i candidati in base al loro profilo. Con uno strumento come Emundus , può facilmente impostare scenari di posta elettronica automatizzati adatti a ogni caso: un messaggio di benvenuto per nuove applicazioni, promemoria per file incompleti, inviti a webinar aziendali per profili tecnici.. Tutto questo senza intervento manuale, consentendo ai team di farlo concentrarsi su discussioni qualitative con i candidati più promettenti.

Gli strumenti di monitoraggio delle candidature universitarie aiutano a semplificare il processo di candidatura consolidando tutte le informazioni in un'unica dashboard, riducendo lo stress degli studenti.

2- Facilitare il processo decisionale attraverso il confronto dei dati

Integrando funzionalità di confronto avanzate, lo strumento aiuta i manager a valutare le candidature in modo informato e ad allineare i profili ai punti di forza dell'azienda.

Accesso a statistiche dettagliate su ammissioni e programmi

Per prendere decisioni informate sull'ammissione, non c'è niente come fare affidamento su dati affidabili e dettagliati. Un potente strumento di monitoraggio fornisce l'accesso a una moltitudine di statistiche rilevanti, come il numero di domande per programma, il tasso di selezione, il profilo tipico degli ammessi o anche la distribuzione geografica dei candidati.

Con queste informazioni, i team di ammissione possono affinare i propri criteri di selezione e identificare i programmi più interessanti o quelli che richiedono aggiustamenti. Possono anche adattare la propria strategia di reclutamento in base ai pool di candidati più promettenti. Questo approccio basato sui dati rafforza la pertinenza e l’obiettività del processo decisionale. Prendiamo l'esempio di un'università che offre molti master specialistici. Analizzando nel suo strumento di monitoraggio le statistiche delle candidature per programma negli ultimi 3 anni, si nota che alcuni master faticano ad attirare profili sufficientemente qualificati. Grazie a queste informazioni, può adattare la propria comunicazione, formare nuove partnership o rivedere il contenuto formativo di questi corsi per soddisfare meglio le aspettative degli studenti e del mercato del lavoro.

Funzionalità di valutazione dei file online per una collaborazione ottimizzata

Gli strumenti di tracciamento delle applicazioni più avanzati offrono funzionalità di valutazione dei file online direttamente nella piattaforma. Niente più avanti e indietro di file via e-mail o riunioni interminabili per decidere su ciascun candidato! I diversi stakeholder (responsabili del programma, commissioni di ammissione, ecc.) possono annotare file, assegnare punteggi e condividere le proprie valutazioni in modo fluido e trasparente.

Questa valutazione collaborativa accelera notevolmente il processo decisionale di ammissione e promuove l'allineamento tra le diverse parti interessate coinvolte. Ognuno ha una visione delle aspettative e può facilmente consultare i commenti dei propri colleghi. L'elaborazione delle pratiche diventa più rapida ed efficiente, per la gioia dei team di ammissione... e dei candidati che ricevono una risposta più rapida! È il caso, ad esempio, dell’Institut Mines-Télécom Business School che utilizza Emundus per l’ammissione ai suoi master. I responsabili dei programmi consultano online i file preselezionati, inseriscono le loro valutazioni secondo criteri predefiniti e discutono direttamente nello strumento per raggiungere un consenso. Tutte le fasi di validazione sono dematerializzate e snellite, dal colloquio con la giuria di ammissione alla notifica al candidato.

Confrontando le statistiche di ammissione, i pacchetti di aiuti finanziari e la cultura del campus attraverso strumenti di monitoraggio, i candidati possono fare scelte informate e allineare le proprie aspirazioni ai punti di forza di ciascuna istituzione.

3- Semplificare la comunicazione e la condivisione delle informazioni

Una piattaforma centralizzata facilita le interazioni tra i team di ammissione, i candidati e i partner, per un'elaborazione più rapida dei file.

Centralizzazione degli scambi con i candidati per un monitoraggio ottimale

La comunicazione con i candidati è un aspetto importante ma dispendioso in termini di tempo del processo di ammissione. Con un adeguato strumento di monitoraggio, tutti gli scambi (e-mail, telefonate, messaggi tramite moduli, ecc.) sono centralizzati e allegati alla scheda di ciascun candidato. I team addetti alle ammissioni hanno quindi una visione completa delle interazioni e possono fornire un follow-up personalizzato senza perdere informazioni lungo il percorso.

Questa centralizzazione è anche garanzia di efficienza: non c'è bisogno di cercare disperatamente l'ultima email inviata o di chiedersi se un collega ha già risposto a una particolare richiesta. Tutte le informazioni sono facilmente accessibili nello strumento, evitando duplicazioni ed errori di comunicazione che potrebbero peggiorare l'esperienza del candidato. Prendiamo il caso di Sciences Po Paris che utilizza Emundus per le sue procedure di ammissione. Quando un candidato contatta la scuola per porre una domanda, il team può immediatamente ritrovare il suo dossier e lo storico degli scambi precedenti per fornirgli una risposta rapida e personalizzata. Anche se sono coinvolti più dipendenti, tutti hanno la stessa visione a 360° per una comunicazione perfettamente coordinata.

Semplificare la condivisione delle applicazioni con le parti interessate

Oltre alla comunicazione con i candidati, gli strumenti di monitoraggio semplificano gli scambi tra le diverse parti interessate coinvolte nel processo di ammissione (responsabili dei programmi, giurie, servizi amministrativi, ecc.). Niente più file cartacei da girare o allegati ingombranti inviati via email!

Con uno strumento come Emundus , la condivisione delle applicazioni è notevolmente semplificata. Gli utenti autorizzati possono accedere ai file candidati in pochi clic, senza rischio di perdita o confusione di versioni. Tutte le informazioni sono centralizzate in un unico posto, promuovendo una selezione collaborativa ed efficiente. Il processo decisionale viene accelerato, con maggiore soddisfazione sia dei team di ammissione che dei candidati. Mines-Telecom, ad esempio, ha utilizzato Emundus per gestire le ammissioni dei suoi studenti di tirocinio. In precedenza, i CV e le lettere di accompagnamento venivano faticosamente inviati tramite e-mail alle aziende partner. D'ora in poi potranno consultare direttamente i file presenti nello strumento, diventare più reattivi nella selezione e liberare preziose risorse interne.

4- Personalizza l'esperienza del candidato per rafforzare l'attrattiva

Offrendo portali di candidatura su misura e supporto su misura, le scuole si distinguono e attirano i migliori profili.

Personalizzazione degli ambienti in base alle esigenze specifiche di ogni scuola

Ogni scuola ha processi e requisiti di ammissione specifici ed è importante che il tracker sia sufficientemente flessibile da soddisfare queste particolarità. Una piattaforma come Emundus offre ampie possibilità di personalizzazione, consentendo ai manager di ottimizzare i moduli di domanda, i flussi di lavoro di selezione, i modelli di comunicazione, ecc.

Questa personalizzazione rafforza l'attrattiva della struttura offrendo ai candidati un'esperienza fluida e adattata alle specificità dei programmi mirati. Si sentono presi in considerazione e guidati in modo efficace nel loro processo di registrazione, che valorizza l'immagine della scuola e massimizza le possibilità di conversione dei migliori profili. ha attuato Excelia , che ha voluto modernizzare e snellire le proprie procedure di ammissione per i candidati internazionali. Con Emundus , la scuola ha potuto creare un portale su misura che integra i suoi moduli, i suoi criteri di selezione specifici e persino il pagamento online delle tasse di iscrizione. Risultato: un'esperienza più rapida e intuitiva per gli studenti stranieri, e un posizionamento internazionale rafforzato.

Integrazione di funzionalità di supporto e consulenza per guidare i candidati

Per molti candidati, fare domanda per una scuola superiore è un processo complesso e stressante. Per supportarli al meglio e promuovere l'employer brand della scuola, è fondamentale fornire loro quante più informazioni e consigli pratici possibili in ogni fase. Gli strumenti di monitoraggio più avanzati includono funzionalità di aiuto e orientamento che rassicurano e coinvolgono i candidati.

Ad esempio, Emundus ci consente di offrire ai candidati modelli di CV, esempi di lettere di accompagnamento di grande impatto o persino simulazioni di tasse universitarie comprensive di aiuti finanziari. Guidandoli passo dopo passo, la scuola dimostra il suo impegno nei loro confronti e massimizza le loro possibilità di successo, rafforzando così in modo sostenibile la propria attrattiva. ESSEC ha scelto questo approccio per le sue ammissioni al bachelor. I candidati possono accedere direttamente a consigli personalizzati in base al loro profilo, testimonianze degli studenti e persino a un chatbot che li guida nella loro candidatura nello strumento. Un approccio di supporto proattivo che attrae i migliori talenti dimostrando loro la considerazione della scuola ancor prima del loro arrivo nel campus.

I tracker incoraggiano gli studenti a documentare i loro risultati ed esperienze extracurriculari, consentendo la creazione di un profilo applicativo completo che mostri i loro interessi sfaccettati.

5- Utilizzare i dati dell'applicazione per analisi approfondite

Le funzionalità di esportazione e reporting dello strumento consentono ai manager di comprendere meglio le tendenze e adattare di conseguenza la propria strategia.

Esportazione completa dei dati per analisi dettagliate del profilo

Le domande sono piene di dati preziosi sui profili dei candidati, sul background accademico, sull'esperienza extracurriculare e altro ancora. Un potente strumento di monitoraggio come Emundus ti consente di esportare tutte queste informazioni per un'analisi approfondita e una migliore comprensione delle tendenze in atto.

Conclusione :

In un panorama dell’istruzione superiore sempre più complesso e competitivo, i processi di ammissione richiedono un approccio strategico per attrarre e selezionare i migliori profili gestendo al tempo stesso in modo efficace volumi crescenti di domande. In questo contesto, è essenziale uno strumento efficace di tracciamento delle domande. Fornendo alle strutture una visibilità completa dei profili, dei bisogni e delle aspirazioni dei candidati, questo strumento consente loro di prendere decisioni informate e rapide. Aiuta inoltre a migliorare l'esperienza del candidato garantendo una comunicazione trasparente e un follow-up personalizzato. Investire in uno strumento di questo tipo non è solo un modo per distinguersi in un ambiente competitivo, ma anche per soddisfare le crescenti aspettative dei candidati e garantire una gestione efficiente dei processi di ammissione.