Método y funcionamiento de un CRM para la educación superior

Un CRM (gestión de relaciones con el cliente) es una herramienta esencial para los establecimientos de educación superior que desean optimizar la gestión de sus relaciones con estudiantes, empresas y socios. Una columna vertebral real de la estrategia, un CRM educativo centraliza los datos, automatiza procesos clave como el reclutamiento o el monitoreo escolar y proporciona una visión de 360 ​​° de cada contacto. Descubra en este artículo los principios fundamentales de un CRM para la educación superior, sus características principales, así como los beneficios que brinda a las universidades y las Grandes Écoles en términos de eficiencia, personalización y pilotaje.

Resumen :

1- Principios fundamentales de una educación CRM
2- Características clave de una educación superior CRM
3- beneficios y beneficios para los establecimientos

Principios fundamentales de una educación CRM

Centralización de datos

Una educación CRM reúne toda la información relacionada con candidatos, estudiantes y socios en una sola base de datos. Cada individuo tiene un perfil completo y accesible en cualquier momento. Esta centralización reduce el riesgo de pérdida de información.

Por lo tanto, cada servicio tiene una visión global de contactos, lo que permite una comunicación y monitoreo más efectivos.

Gestión del ciclo de vida de los estudiantes

Un CRM dedicado a la educación superior permite seguir todo el viaje de los estudiantes, desde el estado del candidato hasta el de los ex alumnos. Tan pronto como un candidato interactúa con el establecimiento, a través de un formulario en línea, por ejemplo, su información se registra en el CRM.

El establecimiento puede comunicarse de manera personalizada con el candidato de acuerdo con su carrera: información sobre la capacitación que le interesa, los plazos que no deben perderse, los próximos eventos, etc. Una vez que el candidato ha sido admitido y registrado, el CRM centraliza todos los datos sobre él: datos de contacto, cursos, notas, pasantías, proyectos, intercambios internacionales ...

Esto permite el seguimiento general e individual de cada estudiante a lo largo de sus estudios. También se registran las interacciones con servicios administrativos y maestros. Después de graduarse, el estudiante se unió a la comunidad de ex alumnos. El CRM permite mantener el enlace con los antiguos a través de la animación de la red, el envío de información específica, invitaciones a eventos, etc.

Características clave de un CRM de educación superior

Gestión de campañas de reclutamiento

Un CRM dedicado a la educación superior hace posible planificar y pilotar las campañas de marketing de manera efectiva destinadas a atraer nuevos candidatos.

Desde la concepción de la campaña, el CRM centraliza toda la información útil: objetivos, calendario, canales utilizados, presupuesto, etc. Facilita la colaboración entre los equipos a cargo del reclutamiento.

Una vez que se lanza la campaña, el CRM sigue el monitoreo de tiempo real de las acciones realizadas en los diferentes canales: correos electrónicos, redes sociales, eventos, etc. Mide las tasas de apertura, clic y conversión en cada etapa.

Al final de la campaña, el CRM genera informes completos para analizar finamente los resultados y calcular el retorno de la inversión. Estos datos son valiosos para optimizar futuras operaciones de reclutamiento.

Monitoreo de aplicaciones y registros

Un CRM dedicado a la educación superior ofrece características clave para administrar efectivamente todo el proceso de admisión:

• Creación y personalización de formularios de solicitud en línea

• Seguimiento del avance de los archivos de aplicación en cada etapa

• Segmentación automática de candidatos según diferentes criterios

• Recordatorios personalizados a los candidatos por correo electrónico o SMS

Una vez que el candidato ha sido admitido, el CRM permite:

• Generar documentos de registro y contratos

• Siga los pagos de las tasas de matrícula

• Cree el archivo de estudiante que luego se enriquecerá a lo largo de su curso

Gracias a la gestión centralizada y automatizada, los equipos obtienen eficiencia en el procesamiento de aplicaciones y registros. El monitoreo personalizado fortalece el compromiso de los futuros estudiantes y aumenta los registros finales.

Gestión escolar

El seguimiento de los estudiantes a lo largo de su viaje académico es un tema clave para los establecimientos de educación superior. Sin herramientas adaptadas, puede ser difícil realizar un seguimiento de la evolución de las notas, las pasantías realizadas o incluso los proyectos llevados a cabo por cada estudiante.

Para satisfacer esta necesidad, CRM dedicado a la educación superior ofrece módulos de gestión escolar específicos. Permiten centralizar todos los datos relacionados con el plan de estudios del estudiante: declaraciones de notas, evaluaciones de maestros, informes de pasantías, recuerdos, etc. Esta información es accesible en tiempo real por la administración y el personal docente.

Los paneles y los informes automatizados facilitan el monitoreo de las cohortes de estudiantes. Dan una visión global de los resultados y hacen posible identificar rápidamente a los estudiantes en dificultad para ofrecerles apoyo personalizado. Gracias a estas herramientas, los establecimientos pueden gestionar de manera más efectiva el éxito de sus estudiantes.

Relaciones empresariales y de ex alumnos

Mantener vínculos cercanos con empresas asociadas y antiguos estudiantes es un tema clave para cualquier establecimiento de educación superior. El CRM ofrece características dedicadas para administrar y enriquecer estas relaciones a largo plazo.

Gracias a una base de datos centralizada, el CRM permite almacenar toda la información útil sobre las empresas asociadas: historial de interacciones, ofertas de pasantías y alternancia propuesta, participación en la vida del establecimiento, pago del impuesto al aprendizaje, etc. Estos datos son accesibles para todos los servicios interesados ​​(escolarización, relaciones comerciales, integración profesional ...) para una coordinación perfecta de acciones.

El monitoreo de ex alumnos también se facilita. El CRM conserva la información de contacto para los graduados, su carrera profesional, su compromiso con la red. Las herramientas integradas permiten animar a la comunidad de ancianos a través de comunicaciones específicas: boletín, invitaciones a eventos, solicitudes para intervenir con los estudiantes actuales, etc.

Esta gestión proactiva de las relaciones corporativas y de ex alumnos a través de CRM fortalece las sinergias y contribuye a la influencia del establecimiento. Es una palanca estratégica desarrollar asociaciones, optimizar la integración profesional de los estudiantes y dar vida a la red de graduados.

Ventajas y beneficios para los establecimientos

Mejora del reclutamiento de estudiantes

Un CRM optimiza las campañas de reclutamiento y aumenta el número de registros gracias a varias palancas clave:

• La centralización de los datos candidatos en una sola base facilita la orientación y la personalización de las comunicaciones

• Automatización de aplicaciones monitoreando el proceso de admisión del primer contacto hasta el registro

• El seguimiento preciso de cada interacción con los candidatos hace posible analizar su comportamiento y adaptar las acciones de reclutamiento

• Informes detallados ayudan a medir el rendimiento de la campaña y ajustar las inversiones

Personalización de la experiencia del estudiante

Un CRM dedicado a la educación superior le permite personalizar las interacciones con cada estudiante a lo largo de su carrera:

• Tras la candidatura, centraliza la información de la perspectiva (datos de contacto, capacitación elegida, nivel de estudios, etc.) para adaptar la comunicación.

• Una vez que el estudiante está registrado, el CRM reúne todos sus datos (cursos, notas, pasantías, proyectos ...) para seguimiento individualizado. Los intercambios con la administración y los maestros se rastrean para una visión de 360 ​​°.

• Las herramientas integradas le permiten programar comunicaciones personalizadas en cada paso clave: enviar información específica, recordatorios automatizados, invitaciones a eventos, etc.

• Después de obtener el diploma, el CRM ayuda a mantener un vínculo privilegiado con cada alumno de acuerdo con su perfil, su carrera profesional y su compromiso con la red de ancianos.

Optimización de procesos administrativos

La automatización de ciertas tareas administrativas permite grandes ganancias de eficiencia:

• Reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas y bajo valor agregado

• Disminución del riesgo de errores humanos gracias a la automatización de las entradas

• Aceleración de procesos como el procesamiento de aplicaciones o registros

• Lanzamiento de tiempo para equipos que pueden centrarse en misiones más estratégicas

De hecho, al confiar al software CRM previamente tareas manuales, como enviar confirmaciones, recordatorios o la generación de documentos, los servicios administrativos ahorran un tiempo precioso. Por lo tanto, pueden dedicarse al apoyo personalizado para los estudiantes o al desarrollo de nuevos proyectos, para que se presten un mejor servicio.

Gestión estratégica del establecimiento

Como señaló un informe reciente del Ministerio de Educación Superior, "la gestión de los establecimientos debe depender de un análisis excelente de los datos para guiar las decisiones estratégicas". Esto es precisamente lo que permite un CRM dedicado a la educación superior.

Al centralizar todos los datos sobre los estudiantes, desde la candidatura para la graduación hasta el seguimiento de la educación, el CRM ofrece a los gerentes una visión global de la actividad. Los paneles personalizados le permiten seguir indicadores clave, como las tasas de conversión, registro o integración profesional.

Estos datos consolidados y actualizados en tiempo real son una preciosa decisión de decisión. Permiten identificar la capacitación más atractiva, medir la efectividad de las campañas de reclutamiento, optimizar la asignación de recursos o ajustar la oferta de servicios a las necesidades de estudiantes y empresas asociadas. Tantos elementos estratégicos para fortalecer el atractivo y la competitividad del establecimiento.

En conclusión, un CRM especializado para la educación superior es una herramienta estratégica para optimizar las relaciones con estudiantes, socios y ex alumnos. Al centralizar los datos y automatizar procesos clave como el reclutamiento, el monitoreo educativo y la animación de la red anterior, permite el seguimiento personalizado y la comunicación específica en cada etapa de la ruta del estudiante. Una columna vertebral real del sistema de información, CRM Education proporciona beneficios concretos en términos de eficiencia operativa, gestión estratégica y experiencia de los estudiantes. Activos innegables para fortalecer el atractivo y la competitividad de los establecimientos en un contexto de mayor competencia y transformación digital. Al igual que las soluciones propuestas por Emundus, un CRM adaptado a los desafíos de la educación superior es una inversión clave para capacitar y apoyar los talentos del mañana.