¿Por qué una universidad necesita un CRM?

En un contexto de una mayor competencia entre los establecimientos de educación superior, las universidades deben adoptar hoy un enfoque de "cliente" para atraer, reclutar y retener a los estudiantes, así como para desarrollar relaciones duraderas con sus diversos socios. Por lo tanto, establecer un CRM (gestión de la relación con el cliente) se convierte en un problema estratégico importante para las universidades. Esta herramienta les permite centralizar los datos, optimizar los procesos y mejorar la comunicación, para cumplir mejor las expectativas de sus audiencias. Descubra los principales casos de uso y beneficios de un CRM para una universidad.

Resumen:

1- Los desafíos de un CRM para una universidad
2- Los principales casos de uso de una universidad CRM
3- Las ganancias concretas de un CRM para una universidad

Los desafíos de un CRM para una universidad

Elija un CRM adaptado a las especificidades universitarias

La selección de un CRM para una universidad debe hacerse con cuidado. Es esencial definir claramente aguas arriba el alcance del proyecto y las necesidades específicas del establecimiento. Esto identificará las características esenciales que la solución CRM tendrá para ofrecer.

Otro punto crucial es la capacidad de integración de CRM dentro del sistema de información existente. La herramienta debe poder comunicar e intercambiar datos con otras aplicaciones utilizadas, como el software escolar. La buena integración facilitará la adopción de los equipos y evitará la creación de silos de datos.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que cada universidad tiene sus propias particularidades: múltiples sitios, múltiples componentes, diversos capacitación ... El CRM elegido debe ser suficientemente flexible y personalizable para adaptarse a este contexto único, sin imponer la agitación de la. procesos en su lugar.

Convencer a los equipos de la utilidad del intercambio de datos

La membresía del equipo en el intercambio de datos en un CRM universitario puede enfrentarse a cierta reticencia. Los usuarios pueden temer perder el control sobre "sus" contactos o temer que la información confidencial sea demasiado compartida.

Para superar estos obstáculos, es esencial involucrar a los equipos aguas arriba del proyecto. Los talleres que permiten a los usuarios futuros expresar sus necesidades y preocupaciones ayudarán a definir reglas para compartir y acceder a datos y, por lo tanto, crear un clima de confianza.

La implementación de una gobernanza clara, que define los roles y los procesos de gestión de datos de todos, también tranquilizará a los equipos. Finalmente, las acciones regulares de comunicación y capacitación deberán explicar los beneficios concretos del CRM y los usuarios de soporte para manejar la herramienta, para anclar los reflejos adecuados para compartir información.

Configurar una estrategia de gestión de datos

"El CRM debe cumplir con las regulaciones generales de protección de datos en vigor en la Unión Europea". Este punto planteado por un experto en CRM es crucial. Los datos personales de estudiantes y socios deben ser imperativamente recopilados, almacenados y utilizados de acuerdo con las regulaciones RGPD, bajo penalización de sanciones pesadas.

Más allá de este aspecto regulatorio, también debemos pensar aguas arriba de su estrategia de importación de datos en el nuevo CRM: ¿qué datos migran de los sistemas antiguos, sobre qué profundidad histórica? Opciones que afectarán la calidad de la base. Finalmente, el trabajo de gobierno debe definir los derechos de acceso a los datos, potencialmente sensibles o confidenciales, según los perfiles de los usuarios. ¡Al cultivar el reflejo de intercambio de información, esencial para el funcionamiento adecuado del CRM!

Los principales casos de uso de una universidad CRM

Gestión de reclutamiento y admisiones

El proceso de aplicación y admisión puede volverse rápidamente complejo y de tiempo para los equipos de universidades. Después de cada archivo manualmente, comunicarse con los candidatos, enviar los documentos a los diversos servicios lleva un tiempo considerable.

Un CRM dedicado al reclutamiento permite automatizar una gran parte de estas tareas. Tan pronto como un candidato completa un formulario en línea, su información está centralizada en el CRM. Los flujos de trabajo se pueden configurar para enviar automáticamente correos electrónicos de monitoreo, solicitar piezas adicionales o transmitir el archivo a las personas en cuestión.

El CRM ofrece una visión general del progreso de cada candidatura. Los equipos pueden identificar fácilmente los archivos prioritarios y los candidatos de relanzamiento si es necesario. Gracias al ahorro de tiempo permitido por la automatización de tareas repetitivas, pueden centrarse en una relación de calidad con los mejores perfiles.

Al fluidificar el proceso de admisión final para rendir, el CRM ayuda a ofrecer una experiencia candidata positiva y diferenciadora. Un activo clave para atraer a los mejores estudiantes en un contexto competitivo.

Monitoreo del viaje estudiantil

El uso de un CRM para el monitoreo académico y el apoyo para los estudiantes tiene muchas ventajas:

• Permite centralizar todos los datos e interacciones vinculados al viaje del alumno: notas, ausencias, cita con la administración, intercambios con maestros, etc. Toda esta información es accesible de manera rápida y fácil por los diversos interesados.

• Se pueden configurar alertas para identificar rápidamente a los estudiantes en dificultad y configurar acciones de remediación. CRM facilita la colaboración entre los equipos docentes y administrativos.

• El estudiante se beneficia del seguimiento personalizado. Los intercambios se dibujan en el CRM, permitiendo una mejor capacidad de respuesta y teniendo en cuenta su perfil y sus necesidades específicas. Las reuniones de seguimiento se pueden planificar regularmente.

• Al final de su plan de estudios, el CRM conserva la historia del viaje del estudiante que puede explotarse dentro del marco de relaciones con los alumnos y analizar los factores de éxito.

Relaciones con ex alumnos

Mantener el enlace con ex alumnos es esencial para una universidad. Un CRM permite:

• Centralizar las coordenadas y perfiles de ex alumnos

• Enviarles regularmente boletines en las noticias de la escuela

• Invítelos a eventos dedicados (noches de redes, conferencias ...)

• Ofrecerles participar (testimonios, tutoría, impuesto sobre el aprendizaje ...)

Esta relación seguida fortalece el apego de ex alumnos a su escuela. Luego se convierten en embajadores valiosos, recomendando el establecimiento a quienes los rodean. La Red Alumni también es una gran oportunidad para los estudiantes actuales, en términos de pasantías e integración profesional. Por lo tanto, un CRM es una herramienta clave para impulsar y perpetuar la comunidad de antiguos.

Gestión de asociaciones comerciales

El CRM es una herramienta preciosa para gestionar efectivamente las relaciones con empresas asociadas. Permite que toda la información clave se centralice en estos socios: datos de contacto, historial de interacciones, necesidades de reclutamiento, comentarios sobre estudiantes contratados, etc.

Gracias a estos datos consolidados, la universidad puede comunicarse de manera personalizada con cada empresa. Por ejemplo, puede enviarles regularmente los perfiles de los estudiantes correspondientes a sus criterios de reclutamiento. El monitoreo de los intercambios en el CRM también permite identificar los puntos de satisfacción y mejora planteados por las empresas sobre las habilidades de los estudiantes. Información preciosa para desarrollar programas si es necesario.

El CRM también ofrece una visión global de las asociaciones comerciales. Los informes se pueden extraer en unos pocos clics para analizar el número de estudiantes contratados por la empresa, por el sector y, por lo tanto, medir muy concretamente el desempeño de la universidad en términos de empleabilidad. Un activo innegable para fortalecer su imagen y atractivo.

Las ganancias concretas de un CRM para una universidad

Centralización y organización de datos

Un CRM permite centralizar todos los datos esenciales sobre estudiantes, socios y graduados dentro de una sola base. No más información dispersa en hojas de cálculo no conectadas o bases entre los servicios.

Gracias a esta centralización, todos los usuarios autorizados son fácilmente accesibles para los datos, donde sea que estén. Por lo tanto, todos tienen una vista de 360 ​​° de los estudiantes y pueden interactuar con ellos con pleno conocimiento de los hechos.

Mejora de la comunicación interna y externa

Un CRM hace posible racionalizar considerablemente la comunicación, tanto internamente como hacia afuera. Al centralizar toda la información sobre estudiantes, graduados y socios, ofrece a cada servicio una vista de 360 ​​° para interactuar de manera relevante y personalizada.

Sin embargo, para aprovechar al máximo este potencial, la adhesión de los equipos es esencial. La reticencia puede surgir frente al intercambio de información. La gobernanza clara, que define los derechos de acceso de acuerdo con los perfiles, es necesaria para establecer un clima de confianza.

Con este esfuerzo de aculturación, el CRM se convierte en un verdadero catalizador para los intercambios. Le permite enviar el mensaje correcto a la persona adecuada en el momento adecuado, ya sea para el reclutamiento, el seguimiento de los precios o las relaciones de ex alumnos. Ganancia de comunicación en eficiencia e impacto.

Optimización de procesos administrativos

La gestión manual de procesos administrativos, como registros, monitoreo de archivos o recordatorios, puede convertirse rápidamente en tiempo para los equipos. Ingrese los datos, actualizarlos, enviar la información lleva un tiempo considerable para detrimentar las tareas con un valor agregado más alto.

La automatización permitida por el CRM ahorra un tiempo precioso. Los formularios en línea alimentan directamente la base de datos, los flujos de trabajo advierten a los interlocutores correctos en cada etapa, los correos electrónicos de recuperación se envían sin intervención humana. Resultado: los procesos están acelerados y fluidificados, el riesgo de error disminuye. Los equipos pueden reenfocarse en el apoyo personalizado para los estudiantes.

Ayuda con el piloto y la toma de decisiones

Una universidad CRM centraliza una gran cantidad de datos esenciales: información sobre los estudiantes y su viaje, interacciones con empresas asociadas, desempeño de campañas de marketing, etc. Pero estos datos sin procesar solo tienen valor si se analizan y restauran de una manera relevante para ayudar a la toma de decisiones.

Aquí es donde las características de informes de CRM tienen su significado completo. En unos pocos clics, es posible extraer indicadores clave: tasa de transformación de perspectivas en estudiantes, número de pasantías y contratos alternativos firmados, tasa de apertura de correo electrónico, etc.

Por lo tanto, estos paneles ofrecen una visión sintética del rendimiento del establecimiento en sus principales problemas. Identifican rápidamente las fortalezas y los ejes de mejora. Por ejemplo, si la tasa de integración profesional de los estudiantes en ciertos sectores está disminuyendo, se pueden implementar acciones para fortalecer las asociaciones con empresas en estas áreas.

Por lo tanto, el CRM se convierte en una herramienta real de toma de decisiones, lo que brinda a los equipos de gestión visibilidad sobre las métricas esenciales para la pilotaje estratégico de la universidad. ¡Algo para tomar decisiones informadas para optimizar el rendimiento!

En conclusión, un CRM se ha convertido en una herramienta esencial para las universidades y las escuelas que desean optimizar la gestión de sus relaciones con estudiantes, empresas asociadas y ex alumnos. Al centralizar los datos y automatizar los procesos, el CRM ahorra un tiempo precioso y mejorando la comunicación en cada etapa de la ruta del estudiante. Por lo tanto, ofrece una vista de 360 ​​° para el seguimiento personalizado y una experiencia candidata de calidad y estudiante, activos clave en un contexto de mayor competencia entre los establecimientos. Gracias a sus características avanzadas, un CRM como el propuesto por Emundus contribuye a simplificar las aplicaciones y las admisiones, al tiempo que ofrece herramientas de toma de decisiones preciosas para pilotar el rendimiento universitario.