La gestión de las aplicaciones de educación continua representa un desafío estratégico para los establecimientos. Para ofrecer una experiencia fluida al candidato y optimizar la selección de perfiles, es necesario estructurar procesos, digitalizar flujos y analizar datos en profundidad. Aquí hay cinco estrategias que los administradores de admisiones pueden implementar para mejorar la gestión de solicitudes.

Resumen :

1- Clarificar el proceso de admisión
2- Digitalizar la gestión de expedientes
3- Formar e involucrar al equipo
4- Analizar datos para mejorar
5- Fomentar la diversidad de perfiles

1- Aclarar el proceso de admisión

A. Definir las etapas clave del proceso

Un itinerario de admisión claro y estructurado facilita la orientación de los candidatos y permite una tramitación más eficiente de los expedientes. Los establecimientos deben definir con precisión las etapas clave del proceso, desde la presentación hasta la decisión final.

Al comunicar los criterios de selección de forma transparente, generan confianza y ayudan a los candidatos a presentar solicitudes relevantes. Herramientas como los sistemas de validación en tiempo real o los módulos de autoevaluación también pueden facilitar el filtrado de solicitudes y optimizar la eficiencia del procesamiento.

Por ejemplo, Excelia ha implementado y configurado una plataforma de gestión de solicitudes internacionales con pagos en línea para agilizar el proceso para los candidatos extranjeros.

Comunicar criterios de evaluación.

La transparencia en los criterios de evaluación de las solicitudes es esencial para establecer un clima de confianza. Al comunicar claramente los requisitos académicos y profesionales, así como las habilidades esperadas, los establecimientos permiten a los candidatos comprender mejor las expectativas y elaborar expedientes pertinentes.

La configuración de un sistema de validación en tiempo real para estos requisitos previos facilita el filtrado de aplicaciones y garantiza archivos completos. También se pueden ofrecer módulos de autoevaluación a los candidatos para ayudarles a elegir los programas que mejor se adapten a su perfil y objetivos.

Garantizar criterios de evaluación justos y transparentes para procesar las solicitudes genera confianza en el proceso de admisión.

2- Digitalizar la gestión de archivos

Centralice los datos con un sistema de seguimiento

La adopción de herramientas digitales como los sistemas de gestión de candidatos permite centralizar los datos en una única plataforma, garantizando así una mejor organización y trazabilidad.

La digitalización también facilita la automatización de tareas administrativas repetitivas, como el envío de acuses de recibo, recordatorios de documentos faltantes y notificación de decisiones. Esta automatización permite a los equipos centrarse en acciones de mayor valor agregado, al tiempo que brinda a los candidatos una experiencia fluida y receptiva.

Mines-Telecom , por ejemplo, ha implementado y configurado una plataforma de gestión de aplicaciones para sus estudiantes de trabajo y estudio, centralizando así el seguimiento de los expedientes.

Automatizar tareas administrativas

Automatizar las tareas relacionadas con la tramitación de solicitudes supone un considerable ahorro de tiempo para los equipos de admisiones. Las herramientas de precalificación permiten filtrar los expedientes según criterios predefinidos e identificar rápidamente los perfiles más relevantes.

La integración de flujos de trabajo automatizados optimiza la gestión de las solicitudes en cada etapa: acuses de recibo, recordatorios en caso de falta de documentos, notificación de decisiones, etc. Estos sistemas garantizan un seguimiento regular de los candidatos, sin movilizar equipos en acciones repetitivas de escaso valor añadido.

3- Formar e implicar al equipo

A. Desarrollar habilidades de equipo

Un equipo de admisiones capacitado en las mejores prácticas de gestión de solicitudes es la clave para el procesamiento cualitativo de los expedientes. Se deben organizar sesiones para desarrollar las habilidades de los empleados sobre métodos de preselección, realización de entrevistas, evaluación de perfiles y dominio de las herramientas digitales utilizadas.

Este aumento de habilidades también implica el intercambio regular de comentarios entre los miembros del equipo. Comparar puntos de vista e identificar buenas prácticas sobre el terreno permite enriquecer el procedimiento operativo común y ganar coherencia en la tramitación de los expedientes.

B. Promover la colaboración entre las partes interesadas

En el proceso de admisión a la formación continua intervienen numerosos agentes que deben actuar conjuntamente: responsables de programas, tribunales de selección, servicios de apoyo, etc. La creación de espacios colaborativos para compartir información e interactuar sobre archivos facilita la coordinación de todos estos actores.

Las herramientas de gestión de las entrevistas de admisión permiten, por ejemplo, centralizar las evaluaciones de los candidatos por parte de los diferentes jurados y compartir opiniones para una decisión concertada. Involucrar a las partes interesadas clave en cada etapa fortalece la cohesión y la alineación del equipo de admisiones en general.

4- Analizar datos para mejorar

A. Seguimiento de los indicadores clave de desempeño

El análisis periódico de los datos de la solicitud es esencial para impulsar el desempeño del proceso de admisión. El seguimiento de indicadores como el número de archivos recibidos, la tasa de conversión en las diferentes etapas, el tiempo de procesamiento o incluso la diversidad de perfiles permite objetivar los resultados.

Estos datos fácticos ayudan a los gerentes a identificar áreas prioritarias de mejora. Permiten concentrar esfuerzos en los puntos de bloqueo y medir la eficacia de las acciones correctivas emprendidas para optimizar la experiencia del candidato.

B. Recopilar y utilizar los comentarios de los candidatos

Más allá del seguimiento cuantitativo, la dimensión cualitativa es fundamental para mejorar continuamente el proceso de admisión. Recopilar comentarios de los candidatos, admitidos o no, sobre su experiencia en la solicitud es una valiosa fuente de lecciones.

Se pueden realizar encuestas para conocer su nivel de satisfacción en cada etapa e identificar posibles irritantes. Comparar estos comentarios con el análisis del comportamiento de las herramientas de solicitud en línea permite ajustar con precisión los sistemas y anticipar las expectativas de los candidatos.

Science Po Paris, por ejemplo, ha implementado y configurado una plataforma de admisión para sus cursos de verano integrando un sistema para recopilar comentarios de los candidatos para mejorar continuamente el proceso.

5- Fomentar la diversidad de perfiles

A. Definir una estrategia de abastecimiento inclusiva

Atraer perfiles diversos es un gran desafío en los procesos de admisión a la educación continua. Es necesario definir una estrategia de abastecimiento inclusivo para buscar estos talentos variados, activando diferentes palancas.

El desarrollo de asociaciones con establecimientos y asociaciones específicos permite, por ejemplo, llegar a poblaciones que normalmente están subrepresentadas. Ofrecer seminarios web y sesiones dedicadas a estas audiencias también es una forma eficaz de atraer aplicaciones más diversas.

B. Adapte su comunicación al público objetivo

Para convertir este abastecimiento diverso en aplicaciones efectivas, la comunicación también debe adaptarse a los diferentes públicos objetivo. Se trata de personalizar mensajes y canales según perfiles para un enfoque a medida.

Destacar testimonios de estudiantes con diversos orígenes crea modelos inspiradores y significativos para todos. Representar la diversidad en todos los medios de comunicación institucional también envía una fuerte señal de apertura a todos los perfiles, más allá de los prerrequisitos académicos.

“Implementar estrategias para atraer una población estudiantil diversa. Esto incluye asociaciones con organizaciones comunitarias y campañas de concientización”.

6- Conclusión

Al clarificar el proceso de admisión, digitalizar la tramitación de los expedientes y analizar los datos en detalle, los centros de educación continua pueden mejorar considerablemente la gestión de sus solicitudes. Esto ayuda a proporcionar una experiencia de candidato fluida y personalizada, al tiempo que reduce la carga administrativa de los equipos.

¿Qué pasaría si el análisis predictivo de los datos de las solicitudes permitiera anticipar las expectativas y comportamientos de los candidatos con mayor precisión en el futuro para una experiencia verdaderamente hecha a medida?