Solicitudes de estudiantes: consejos clave para facilitar el proceso
Un proceso de admisión fluido es esencial para cualquier organización educativa, especialmente en tiempos en los que las experiencias de los usuarios digitales se han convertido en el nuevo estándar para casi todos los aspectos de la vida y continuamente establecen nuevos estándares.
Afortunadamente, existen varias prácticas que pueden ayudarle a dejar una buena impresión en sus candidatos y, al mismo tiempo, facilitarles la vida a quienes procesan sus solicitudes.
En este artículo, exploraremos proceso de admisión a AZ
1. Califica a tus candidatos con un cuestionario preliminar
Un cuestionario preliminar permite proponer una serie de preguntas a los candidatos, que deberán responder para completar los expedientes de solicitud.
Esto ayuda a garantizar que un candidato cumpla con los criterios requeridos para postularse y disuade a los candidatos no calificados de presentar solicitudes que aún deben procesarse.
2. Centraliza tus aplicaciones en un solo lugar
Implementar una plataforma de convocatoria de solicitudes para centralizar todos los datos y pasos asociados con el proceso de solicitud es una de las mejores formas de facilitar el proceso de admisión.
Una plataforma de aplicaciones de este tipo puede satisfacer todas las necesidades esenciales:
- Un portal para presentar tus convocatorias
- Área de solicitudes con formularios en línea
- Un espacio de gestión de archivos
- Un espacio de evaluación
- Un espacio para la toma de decisiones
Esta centralización permite que toda la información se analice fácilmente con paneles que muestran en qué punto del recorrido se encuentran sus candidatos y si existen debilidades generales o cuellos de botella en sus procesos.
3. Ofrezca un portal de candidatos intuitivo y completo
No hace mucho, los funcionarios de admisiones o representantes escolares tenían que viajar a innumerables ferias para atraer a futuros estudiantes, alquilar equipos y pagar a su personal.
Ahora, una conexión a Internet es suficiente para que un candidato encuentre un programa y presente una solicitud.
Sin embargo, para aprovechar suficientemente esta transformación digital como institución educativa, este espacio en línea debe anticipar todas las necesidades potenciales y al mismo tiempo ser fácil de navegar para todas las tareas necesarias para presentar solicitudes.
Por ejemplo, este espacio online debe permitir:
- Para guardar la información ingresada
- Para enviar su solicitud después de haber completado todos los campos requeridos
- Adjunte los documentos requeridos
- Para ver la confirmación de que su solicitud ha sido enviada y recibida.
Algunos factores a considerar cuando se trata de un portal de candidatos:
Optimizado para dispositivos móviles
Es cada vez más común que los candidatos envíen solicitudes directamente desde sus teléfonos móviles, lo que significa que es esencial brindar una experiencia móvil intuitiva en cada etapa de una solicitud.
Contiene una sección de preguntas frecuentes que responde a las preguntas más frecuentes.
Una sección de preguntas frecuentes ayuda a los candidatos a completar el proceso y, al mismo tiempo, permite que su personal dedique tiempo a tareas de mayor valor en lugar de tener que responder a cada solicitud.
Consecuente con la imagen de su establecimiento
Un portal de aplicaciones presentado de una manera que coincida lo más posible con la identidad de una organización desde un punto de vista estético refuerza su imagen única y comunica que los altos estándares impregnan la institución, sea cual sea el contexto.
4. Permitir firmas electrónicas
No hace falta decir que permitir a los solicitantes firmar electrónicamente sus documentos directamente desde su plataforma de solicitud hace que el proceso de admisión sea más rápido y sencillo.
Esto proporciona una forma rápida de confirmar la identidad de sus candidatos sin necesidad de trámites ni logística adicionales.
5. Automatizar tanto como sea posible
Programar sus correos electrónicos le ahorra un tiempo valioso al mismo tiempo que alerta a sus candidatos sobre documentos faltantes, el final de una campaña de solicitud o un documento faltante.
Los casos más comunes para este contexto:
- Cuando cambia el estado del archivo
- Como recordatorio para terminar de ingresar información/enviar un archivo
Estos correos electrónicos se pueden personalizar con el nombre adecuado de la persona, por ejemplo.
Si utiliza una plataforma de aplicación integral, es posible automatizar el envío de sus correos electrónicos utilizando sus funciones de correo electrónico.
6. Integra a tus candidatos en un CRM
Toda la información enviada, ingresada o actualizada durante el proceso de admisión debe estar centralizada en un CRM.
Si una plataforma de postulación te permite centralizar todas las actividades asociadas al proceso de admisión, un CRM centraliza la información de tus candidatos para su posterior uso estratégico .
Un beneficio clave de un CRM (como Salesforce o Pipedrive) conectado a su sistema de solicitud a través de una API es que una vez que se completa el proceso de admisión, puede pasar al siguiente proceso en el recorrido del estudiante sin ninguna fricción.
7. Incorpora un calendario para organizar las entrevistas de tus candidatos
Al integrar un calendario en su plataforma de solicitud, puede gestionar claramente las entrevistas con sus candidatos en múltiples programas.
Además, puedes definir los horarios disponibles para las entrevistas por programa y asignar un jurado para cada uno para erradicar cualquier ambigüedad tanto para tus candidatos como para tus equipos de administración.
8. Añade comentarios sobre tus candidatos.
Un área de comentarios asociada a cada expediente durante todos los procesos de solicitud de estudiantes permite que todo su personal esté en sintonía cuando se trata de un expediente sin necesidad de realizar comunicaciones internas adicionales.
9. Mantenga sus datos seguros
Independientemente del sistema RFP que utilice, algunas precauciones básicas le ayudarán a reducir significativamente el riesgo de desastre:
- Comprueba que existen copias de seguridad periódicas en tus carpetas web y de base de datos
- Cree diferentes perfiles de usuario para controlar los derechos de acceso según los roles de usuario definidos
- Realizar registro de conexión
- Asegúrese de que un firewall filtre el acceso al servidor
- Cifrar copias de seguridad
- Acceso seguro al back-office a nivel del servidor
- Bloquear direcciones IP riesgosas
- Bloquear automáticamente a los usuarios que intentan hackear
10. Ofrecer pago en línea
Para que tus candidatos puedan pagar las tasas de solicitud, inscripción o reinscripción, el pago online ahorra tiempo simplificando el proceso.
Sin embargo, es importante proponer diferentes montos a pagar dependiendo de la información proporcionada, si corresponde.
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