Por que uma universidade precisa de um CRM?

Em um contexto de aumento da concorrência entre estabelecimentos de ensino superior, as universidades devem hoje adotar uma abordagem de "cliente" para atrair, recrutar e reter os alunos, além de desenvolver relacionamentos duradouros com seus vários parceiros. O estabelecimento de um CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) se torna uma questão estratégica importante para as universidades. Essa ferramenta permite que eles centralizem dados, otimizem os processos e melhorem a comunicação, a fim de atender melhor às expectativas de seu público. Descubra os principais casos de uso e benefícios de um CRM para uma universidade.

Resumo:

1- Os desafios de um CRM para uma universidade
2- Os principais casos de uso de uma universidade CRM
3- Os lucros concretos de um CRM para uma universidade

Os desafios de um CRM para uma universidade

Escolha um CRM adaptado às especificidades da universidade

A seleção de um CRM para uma universidade deve ser feita com cuidado. É essencial definir claramente a montante o escopo do projeto e as necessidades específicas do estabelecimento. Isso identificará os recursos essenciais que a solução de CRM terá a oferecer.

Outro ponto crucial é a capacidade de integração do CRM dentro do sistema de informações existente. A ferramenta deve ser capaz de comunicar e trocar dados com outros aplicativos utilizados, como software de escolaridade. A boa integração facilitará a adoção pelas equipes e evitará a criação de silos de dados.

Finalmente, deve-se ter em mente que cada universidade tem suas próprias particularidades: multi-sites, multi-componente, vários treinamentos ... O CRM escolhido deve ser suficientemente flexível e personalizável para se adaptar a esse contexto único, sem imposição de revolta da revolta do processos em vigor.

Convencer as equipes da utilidade do compartilhamento de dados

A participação na equipe no compartilhamento de dados em um CRM da universidade pode enfrentar certa relutância. Os usuários podem temer perder o controle sobre "seus" contatos ou temer que informações confidenciais sejam amplamente compartilhadas.

Para superar esses obstáculos, é essencial envolver as equipes a montante do projeto. Os workshops que permitem que os usuários futuros expressem suas necessidades e preocupações ajudarão a definir regras para compartilhar e acessar dados e, portanto, criar um clima de confiança.

A implementação da governança clara, definindo os papéis de todos e os processos de gerenciamento de dados, também tranquilizará as equipes. Finalmente, ações regulares de comunicação e treinamento terão que explicar os benefícios concretos do CRM e apoiar os usuários ao lidar com a ferramenta, para ancorar os reflexos certos para compartilhar informações.

Configure uma estratégia de gerenciamento de dados

"O CRM deve cumprir os regulamentos gerais de proteção de dados em vigor na União Europeia". Este ponto levantado por um especialista em CRM é crucial. Os dados pessoais de estudantes e parceiros devem ser facilmente coletados, armazenados e usados ​​de acordo com os regulamentos da RGPD, sob penalidade de sanções pesadas.

Além desse aspecto regulatório, também devemos pensar a montante de sua estratégia de importação de dados no novo CRM: que dados migram de sistemas antigos, sobre que profundidade histórica? Opções que afetarão a qualidade da base. Finalmente, o trabalho de governança deve definir direitos de acesso a dados, potencialmente sensíveis ou confidenciais, de acordo com os perfis de usuário. Enquanto cultiva o reflexo de compartilhamento de informações, essencial para o funcionamento adequado do CRM!

Os principais casos de uso de um CRM da universidade

Gerenciamento de recrutamento e admissões

O processo de aplicação e admissão pode rapidamente se tornar complexo e consumir o tempo para as equipes de universidades. Seguindo cada arquivo manualmente, a comunicação com os candidatos, enviando os documentos aos vários serviços, leva um tempo considerável.

Um CRM dedicado ao recrutamento permite automatizar grande parte dessas tarefas. Assim que um candidato conclui um formulário on -line, suas informações são centralizadas no CRM. Os fluxos de trabalho podem ser configurados para enviar e -mails de monitoramento automaticamente, solicitar peças adicionais ou transmitir o arquivo para as pessoas em questão.

O CRM oferece uma visão geral do progresso de cada candidatura. As equipes podem identificar facilmente arquivos prioritários e relançar os candidatos, se necessário. Graças à economia de tempo permitida pela automação de tarefas repetitivas, eles podem se concentrar em um relacionamento de qualidade com os melhores perfis.

Ao fluidificar o processo final de admissão, o CRM ajuda a oferecer uma experiência de candidato positiva e diferenciadora. Um ativo essencial para atrair os melhores alunos em um contexto competitivo.

Monitoramento da jornada do aluno

O uso de um CRM para monitoramento acadêmico e apoio aos alunos tem muitas vantagens:

• Ele permite centralizar todos os dados e interações ligados à jornada do aluno: notas, ausências, compromisso com a administração, trocas com professores etc. Toda essa informação é rápida e facilmente acessível pelas várias partes interessadas.

• Os alertas podem ser configurados para identificar rapidamente os alunos em dificuldade e configurar ações de remediação. O CRM facilita a colaboração entre as equipes de ensino e administrativas.

• O aluno se beneficia do acompanhamento personalizado. As trocas são desenhadas no CRM, permitindo uma melhor capacidade de resposta e levando em consideração seu perfil e suas necessidades específicas. As reuniões de acompanhamento podem ser planejadas regularmente.

• No final de seu currículo, o CRM mantém a história da jornada do aluno, que pode ser explorada dentro da estrutura de relações com os ex -alunos e para analisar os fatores de sucesso.

Relações com ex -alunos

Manter o vínculo com ex -alunos é essencial para uma universidade. Um CRM permite:

• Centralize as coordenadas e perfis de ex -alunos

• Envie -lhes boletins regularmente em notícias da escola

• Convide -os para eventos dedicados (noites de rede, conferências ...)

• Ofereça -os para se envolverem (testemunhos, orientação, imposto sobre aprendizagem ...)

Isso seguiu o relacionamento fortalece o apego dos ex -alunos à escola deles. Eles então se tornam embaixadores valiosos, recomendando o estabelecimento para as pessoas ao seu redor. A rede de ex -alunos também é uma ótima oportunidade para os alunos atuais, em termos de estágios e integração profissional. Um CRM é, portanto, uma ferramenta essencial para aumentar e perpetuar a comunidade de antigos.

Gerenciamento de parcerias de negócios

O CRM é uma ferramenta preciosa para gerenciar efetivamente as relações com empresas parceiras. Ele permite que todas as informações importantes sejam centralizadas sobre esses parceiros: detalhes de contato, histórico de interações, necessidades de recrutamento, feedback sobre alunos contratados, etc.

Graças a esses dados consolidados, a universidade pode se comunicar de maneira personalizada com cada empresa. Por exemplo, ela pode enviar regularmente os perfis dos alunos correspondentes aos seus critérios de recrutamento. O monitoramento das trocas no CRM também possibilita identificar os pontos de satisfação e melhoria levantados pelas empresas sobre as habilidades dos estudantes. Informações preciosas para desenvolver programas, se necessário.

O CRM também oferece uma visão global das parcerias de negócios. Os relatórios podem ser extraídos em alguns cliques para analisar o número de estudantes contratados pela empresa, pelo setor e, portanto, medir concretamente o desempenho da universidade em termos de empregabilidade. Um ativo inegável para fortalecer sua imagem e atratividade.

Os lucros concretos de um CRM para uma universidade

Centralização e organização de dados

Um CRM possibilita centralizar todos os dados essenciais sobre estudantes, parceiros e graduados em uma única base. Não há mais informações dispersas em planilhas ou bases desconectadas entre os serviços.

Graças a essa centralização, os dados são facilmente acessíveis por todos os usuários autorizados, onde quer que estejam. Todos têm uma visão de 360 ​​° dos alunos e podem interagir com eles com pleno conhecimento dos fatos.

Melhoria da comunicação interna e externa

Um CRM permite otimizar consideravelmente a comunicação, tanto internamente quanto para fora. Ao centralizar todas as informações sobre os alunos, graduados e parceiros, oferece a cada serviço uma visão de 360 ​​° para interagir de maneira relevante e personalizada.

No entanto, para aproveitar ao máximo esse potencial, a adesão das equipes é essencial. A relutância pode surgir diante do compartilhamento de informações. A governança clara, definindo os direitos de acesso de acordo com os perfis, é necessária para estabelecer um clima de confiança.

Com esse esforço de aculturação, o CRM se torna um verdadeiro catalisador para trocas. Ele permite que você envie a mensagem certa para a pessoa certa no momento certo, seja para recrutamento, os preços -seguem -se -up ou relacionamentos de ex -alunos. Ganho de comunicação em eficiência e impacto.

Otimização de processos administrativos

O gerenciamento manual de processos administrativos, como registros, monitoramento de arquivos ou lembretes, pode se tornar rapidamente -consome para as equipes. Digite dados, atualize -os, envie as informações leva um tempo considerável em detrimento das tarefas com maior valor agregado.

A automação permitida pelo CRM economiza tempo precioso. Os formulários on -line alimentam diretamente o banco de dados, os fluxos de trabalho alertam os interlocutores certos em cada estágio, os emails de recuperação são enviados sem intervenção humana. Resultado: os processos são acelerados e fluidificados, o risco de diminuição de erros. As equipes podem se concentrar no apoio personalizado para os alunos.

Ajuda com pilotagem e tomada de decisão

Uma universidade CRM centraliza uma grande quantidade de dados essenciais: informações sobre os alunos e sua jornada, interações com empresas parceiras, desempenho de campanhas de marketing etc. Mas esses dados brutos têm apenas valor se forem analisados ​​e restaurados de maneira relevante para ajudar a tomada de decisão.

É aqui que os recursos de relatórios do CRM assumem todo o seu significado. Em alguns cliques, é possível extrair indicadores -chave: taxa de transformação de clientes em potencial em estudantes, número de estágios e contratos alternados assinados, taxa de abertura de e -mail etc.

Esses painéis, portanto, oferecem uma visão sintética do desempenho do estabelecimento em suas principais questões. Eles identificam rapidamente os pontos fortes e os eixos de melhoria. Por exemplo, se a taxa de integração profissional de estudantes em determinados setores estiver diminuindo, as ações poderão ser implementadas para fortalecer parcerias com empresas nessas áreas.

Assim, o CRM se torna uma ferramenta real de tomada de decisão, dando às equipes de gerenciamento visibilidade das métricas essenciais para a pilotagem estratégica da universidade. Algo para tomar decisões informadas para otimizar o desempenho!

Em conclusão, um CRM se tornou uma ferramenta essencial para universidades e escolas que desejam otimizar o gerenciamento de seus relacionamentos com estudantes, empresas parceiras e ex -alunos. Ao centralizar os dados e automatizar os processos, o CRM economiza tempo precioso e melhorando a comunicação em cada estágio da rota do aluno. Assim, oferece uma visão de 360 ​​° para acompanhar -up personalizado e um candidato de qualidade e experiência do aluno, ativos -chave em um contexto de maior concorrência entre estabelecimentos. Graças aos seus recursos avançados, um CRM como o proposto por Emundus contribui para simplificar aplicativos e admissões, enquanto oferece ferramentas preciosas de tomada de decisão para pilotar o desempenho universitário.