perguntas frequentes

A solução eMundus é composta por espaços online reservados aos nossos clientes, dedicados ao tratamento dos ficheiros submetidos pelos candidatos, e espaços online públicos/acessíveis a todos.

Permitem apresentar os programas de formação oferecidos, nos quais o candidato poderá participar e submeter a candidatura. Para cada programa será inserido um botão “Aplicar”. Aqui está a jornada de um candidato que deseja enviar um arquivo de inscrição:

• ele irá para a página detalhando o treinamento
• ele clicará no botão “Aplicar” e será direcionado para uma página de login/criação de conta
• uma vez conectados, acessarão o formulário de inscrição composto por campos para preenchimento e campos para anexar os documentos obrigatórios

O candidato tem a opção de começar a preencher o formulário e salvar os dados inseridos para finalizar o preenchimento em outro horário, em outro dia. Neste caso, bastará fazer login novamente para acessar o formulário que já havia começado a preencher. Para poder enviar o seu pedido, deverá ter preenchido todos os campos obrigatórios e anexado os documentos obrigatórios (também é possível autorizar um único formato de arquivo, como PDF por exemplo). Depois de preencher o formulário e enviar a solicitação, receberá um e-mail no endereço de e-mail fornecido em sua conta confirmando o envio e recebimento bem-sucedido de seu arquivo.

Os diferentes perfis de utilizadores (candidato, administrador, gestor, coordenador, avaliador, parceiro externo) permitem restringir o acesso a espaços, funcionalidades, pastas e limitar direitos, de acordo com as funções de utilizador definidas no processo de gestão dos nossos clientes.

Também é possível ir mais longe na limitação do acesso criando grupos de usuários com o mesmo perfil de usuário. Isto para que:

• um coordenador do serviço 1 não pode acessar os arquivos de aplicativos relativos ao serviço 2
• um coordenador do serviço 2 não pode acessar os arquivos de aplicativos relativos ao serviço 1

Esta configuração é simples de modificar e ajustar ao longo do tempo para um usuário com perfil "administrador" ou perfil "gerente" (apenas dois perfis acessam esta parte).

Neste caso, trata-se do perfil “Administrador”, que permite o acesso a todos os direitos e gere a atribuição de direitos.

A solução eMundus inclui uma componente que permite criar facilmente um espaço de partilha de documentos na plataforma. Um dos seus interesses é permitir a comunicação com espaços externos como Dropbox e/ou Google Drive, caso o cliente pretenda. Assim, um documento colocado no Dropbox ou no Google Drive será automaticamente transferido para o espaço de compartilhamento de documentos da plataforma eMundus. O contrário também é verdadeiro, pois um documento postado na plataforma pode ser enviado automaticamente para o Dropbox e/ou Google Drive.

A solução eMundus integra ainda funcionalidades estatísticas e gráficas num espaço “Dashboard” , para que o cliente possa ter uma visão resumida das suas atividades. Os gráficos podem assumir diferentes formas, dependendo da necessidade: gráfico de barras, gráfico circular, gráfico Kiviat (radar/estrela), curva, etc. Os filtros permitem atuar nos gráficos, por exemplo, alterando critérios ou um período. Os gráficos que o usuário verá na tela podem ser exportados ou impressos em “dois cliques”.

A solução eMundus é acessível integralmente via web. Além disso, por acreditarmos que nada deve permanecer propriedade de apenas uma pessoa, tornamos público gratuitamente o código-fonte da nossa solução (código aberto). A reversibilidade do código fonte é completa, dando a possibilidade a terceiros de manter e evoluir a plataforma.

A plataforma eMundus é capaz de se comunicar com outros softwares para enviar-lhes dados presentes em seus diversos espaços. É possível fazer com que os dois softwares se comuniquem em uma direção (a solução eMundus envia informações), bem como em outra (eMundus recebe informações).

eMundus oferece uma plataforma online white-label que reúne espaços e amplas funcionalidades para automatizar tarefas repetitivas, colaboração e interconexão que uma organização precisa para acelerar e tornar mais confiável seu processo de gestão de aplicações ponta a ponta. Ela entende :

• um portal público para apresentar programas abertos aos candidatos
• um espaço de submissão específico para cada programa oferecido, associado a um formulário personalizado para coletar as informações desejadas, às vezes específicas de um programa
• um espaço acessível a um número geralmente limitado de usuários para gerenciar a campanha , criar contas de usuários, definir perfis de usuários, criar modelos de email, gerenciar as regras de envio automático de emails pela plataforma, etc.
• um espaço de avaliação , também acessível a um determinado tipo de usuário (com perfil de avaliador), para comentar e avaliar os arquivos completos da candidatura recebidos sozinho ou com terceiros
• um espaço de decisão para inserir a decisão final do júri em cada arquivo avaliado
• um painel para acessar e consultar rapidamente as principais estatísticas e análises na forma de gráficos, imprimíveis na forma de relatórios gráficos e exportáveis ​​em diferentes formatos (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• um espaço de arquivamento de arquivos

A plataforma eMundus permite ao cliente:

• dar visibilidade aos programas 
• melhorar sua imagem e a experiência do candidato
• os tempos de processamento e tomada de decisão
• manter contato com os depositantes em cada etapa do processo graças ao sistema de alerta e envio automático de e-mail incluído na solução, que permitirá acompanhar ou informar automaticamente uma ou mais pessoas sobre uma mudança, independentemente do seu perfil de usuário

Dependendo das necessidades e para ir mais longe, é possível ativar funcionalidades adicionais : geração de trombinoscópios, pagamento online, assinatura eletrônica, geração automática e personalização de um documento padrão, configuração de conexão LDAP, agendamento de manutenção, transferência e armazenamento automáticos de arquivos processados ​​para um espaço de arquivamento localizado fora da plataforma...

Este recurso está disponível e é usado por alguns de nossos clientes. Com base num documento word fornecido pela organização cliente, integramos o modelo na plataforma e colocamos na carta gráfica do cliente. Este modelo inclui:

• elementos congelados
• elementos dinâmicos ; variáveis ​​que permitirão a personalização automática do documento
• uma área vazia para preencher : o documento também pode conter uma parte para preencher para dar ao usuário da organização a possibilidade de preencher manualmente a informação.

É possível integrar numerosos documentos padrão, por exemplo, enviar diferentes cartas padrão a um requerente, dependendo do andamento do processamento da sua candidatura.

Os dados recolhidos através da solução eMundus são alojados nos servidores eMundus (sediados em França) ou nos do cliente.
O eMundus recebe os dados enviados pelos requerentes e realiza, através de processamento algorítmico, uma verificação de conformidade de determinados documentos (passaporte, bilhete de identidade, visto, fotografia de identidade) para certificar que são os documentos solicitados e que o seu formato está correto.

Para se proteger contra qualquer falha, backups dos nossos arquivos web e também dos bancos de dados em nossos servidores (alugado do provedor de serviços SoYouStart).

Em termos de backup, a encriptação é AES-256 (algoritmo de encriptação recomendado pela ANSSI) com política de retenção de dados (backup durante 7 dias, retenção de 4 backups por mês, 12 backups por ano para cada cliente). Todas as nossas máquinas são seguras e não utilizam senhas para fazer login. Todos nós usamos chaves de criptografia RSA que variam de 2.048 a 4.096 bits. Alguns detalhes sobre as medidas de segurança e confidencialidade implementadas:

• O acesso físico ao tratamento é protegido (edifício seguro)
• Um processo de autenticação do usuário é implementado (senha)
• O registro de conexão é executado
• Um firewall filtra o acesso ao servidor
• A conexão com a plataforma é criptografada através de um certificado SSL
• Os backups são criptografados
• O acesso ao backoffice é seguro ao nível do servidor
• Endereços IP arriscados são bloqueados
• Quando uma tentativa de hacking por parte de um usuário é detectada, esse usuário é automaticamente bloqueado

A eMundus não se responsabiliza pelo armazenamento e exclusão dos dados do aplicativo, que são utilizados pelos nossos clientes. Apenas é realizado um backup criptografado dos dados para garantir a recuperação dos dados perdidos. Este backup ocorre uma vez por dia e é mantido por no máximo um ano. Respeitamos de forma confiável a nossa política GDPR .

Folhas de pagamento, incluindo nome e sobrenome dos candidatos, formação e dia por exemplo (...), podem ser geradas automaticamente pela plataforma todos os dias em formato PDF. Tudo o que um gerente de treinamento ou outro usuário precisa fazer é conectar-se à sua conta eMundus e imprimir uma ou mais folhas de pagamento com apenas alguns cliques.

Usamos um repositório GIT para arquivos de programas contendo todas as atualizações de nossa plataforma. No âmbito do contrato de manutenção, garantimos a implementação de novas versões e a gestão de atualizações e patches de segurança. Atualizações relacionadas a regulamentos (por exemplo, GDPR ) estão integradas em nossa versão padrão.

Esta funcionalidade é frequentemente solicitada pelos nossos clientes, que pretendem nomeadamente avaliar um candidato quanto a conhecimentos específicos (cultura geral, conhecimentos específicos da especialidade da formação a que se candidatam, domínio de uma língua, etc.). O candidato deverá responder a este questionário para poder enviar o seu processo de candidatura. Uma vez preenchido e validado o questionário, as respostas são automaticamente anexadas ao seu arquivo de aplicação na interface reservada ao cliente e são analisadas automaticamente pela plataforma para definição de uma pontuação. É possível estabelecer uma ponderação por critério.

A solução permite definir um tempo máximo de resposta por pergunta ou por questionário. Nossa solução eMundus oferece muitos recursos .

A solução eMundus foi construída para que as organizações utilizadoras beneficiem da máxima autonomia na gestão das suas atividades na plataforma. É assim possível a um cliente administrar os seus espaços, lançar novas campanhas e criar novos formulários. Cada serviço inclui a facilitação pela equipa do eMundus de uma formação para os utilizadores envolvidos no processo de gestão da campanha (administrador, gestor, avaliador, parceiro, etc.), sem limite de participantes. Este treinamento é ministrado no momento da entrega do produto para que a troca e utilização da ferramenta ocorram com total tranquilidade.

As aplicações de terceiros (biblioteca, framework, etc.) que integramos na nossa aplicação são atualizadas regularmente e garantimos o bom funcionamento da nossa plataforma. No âmbito de uma integração com uma aplicação do sistema de informação do cliente, se isso impactar o bom funcionamento da nossa plataforma ou o bom funcionamento da troca de dados, cobramos pelo tempo gasto.

Para cada campo é possível definir restrições/regras de validação específicas, como limite de número de caracteres, combinação de letras e números, entrada obrigatória, etc.

A plataforma eMundus inclui uma rica gama de funcionalidades , cada uma das quais pode ser ativada de acordo com as necessidades, incluindo pagamento online. É possível propor um valor a pagar diferente em função de determinadas informações fornecidas por um candidato (ex.: o valor a pagar será diferente se o candidato for bolseiro ou se for não bolseiro), para pagar a candidatura tarifas . A funcionalidade também pode ser utilizada para que o candidato pague taxas de inscrição ou recadastramento.

A geração de uma lista resumida por “setorização” é possível por período de sua escolha, portanto tanto por ano quanto por trimestre por exemplo. Existem três tipos de segmentos por programa, por ano (ou período) e por campanha. Os filtros então se adaptam de acordo com as informações solicitadas no arquivo da aplicação.

Normalmente, demonstramos nossa solução remotamente com compartilhamento de tela. Não hesite em reservar esta demonstração .

Essa é uma das funcionalidades presentes na plataforma eMundus. Permite ao candidato viver uma experiência totalmente digital (desde o preenchimento do arquivo até o envio, passando pelo pagamento de taxas e assinatura do arquivo). Para um candidato, torna-se relativamente simples gerir a concepção e envio de um processo de candidatura do início ao fim, uma vez que todo o processo é desmaterializado. A utilização desta funcionalidade ajuda a melhorar a satisfação do depositante e a imagem da organização.

É possível abrir uma área de comentários associada a um arquivo, que pode estar ativa durante todos os processos (antes, durante e depois da avaliação) com todos os perfis de usuário (excluindo o perfil do candidato, é claro), mas que nem todos poderão adicionar comentários ( se for a pedido do cliente). Também é possível torná-lo ativo e/ou visível apenas durante etapas específicas (por exemplo, apenas durante a avaliação).

A plataforma eMundus inclui um espaço de avaliação . Qualquer inscrição completa entrará na fase de avaliação. De acordo com as regras decididas, é possível atribuir automaticamente arquivos a serem avaliados a um avaliador específico, assim que o status do arquivo for alterado para "A ser avaliado" (mudança por exemplo iniciada pelo gestor que verificou as informações e documentos e considerou o arquivo completo e conforme).

Num espaço dedicado, um ou mais avaliadores podem apreciar e avaliar uma candidatura com base em critérios escolhidos pelo cliente. No caso de vários intervenientes analisarem a avaliação do mesmo processo de candidatura, é possível atribuir ou não uma pontuação por critério, com ponderações diferentes. A pontuação geral será calculada automaticamente pela plataforma somando a soma das pontuações atribuídas aos critérios.

As avaliações são compartilháveis ​​ou podem ser ocultadas se for necessário tornar cada avaliação concluída invisível para outro revisor. A decisão final poderá ser informada posteriormente em espaço dedicado, por exemplo, quando for realizada uma comissão.

A solução eMundus permite realizar extrações em diversos formatos (excel/CSV, PDF, ZIP), tanto individualmente (em arquivo) como em massa, dando assim aos nossos clientes a possibilidade de extrair milhares de arquivos em segundos.

Tudo obviamente depende da complexidade do projeto. Para uma necessidade básica, podemos implantar uma plataforma em 2 semanas. Como colocar o espaço para envio de candidaturas online geralmente é a prioridade, estamos nos concentrando nesta parte para entregar este espaço dentro de 1 semana. Assim, enquanto os primeiros arquivos são coletados pelo nosso cliente, trabalhamos nos demais espaços que ele utilizará posteriormente (avaliação, decisão, reporte, dashboard).

A solução eMundus inclui um sistema de alerta e envio automático de e-mail. Existem vários tipos de alerta:

• automático no evento : assim que o status do arquivo for alterado, um e-mail é enviado automaticamente ao candidato. Um documento padrão e personalizado pode ser anexado automaticamente a este e-mail
• lembrete automático : um e-mail automático será enviado para um candidato que, por exemplo, apenas começou a preencher sua ficha de inscrição em um programa. O e-mail informará que eles têm apenas 1/2/5/10/15/... dias, dependendo da data de encerramento do edital, para terminar de inserir seus dados e enviar seu arquivo
• manual : o gestor da plataforma, que poderá ser obrigado a realizar uma verificação inicial das informações inseridas e dos documentos enviados, de acordo com o processo validado internamente, percebe que um documento não está conforme. Então, ele poderá selecionar seu arquivo e enviar-lhe um e-mail selecionando um modelo de e-mail salvo na plataforma, para notificá-lo deste problema. Em poucos cliques, o gestor poderá selecionar o modelo de e-mail dinâmico adequado a este caso, anexar o documento que o solicitante enviou e anexar um exemplo de documento conforme. O gestor, caso encontre esse problema em vários arquivos, também pode selecionar todos esses arquivos e enviar essa mesma mensagem (com o documento enviado e um exemplo de documento conforme anexado) de uma só vez para cada um dos candidatos.

É possível ter uma parte informativa em cada arquivo, adicionar ou excluir campos e definir restrições em cada campo se necessário.

É possível que a plataforma gere automaticamente automáticos e personalizados com uma mensagem adaptada ao evento (por exemplo, notificação de concessão de bolsa). É possível que a ferramenta gere e anexe um documento padrão assinado ao e-mail, por exemplo. Um e-mail também poderá ser utilizado para solicitar o envio de documentos adicionais e/ou completar o arquivo retido para validar um cadastro. É possível, por exemplo, criar outro espaço para permitir que todos os beneficiários recém-selecionados forneçam outras informações pós-seleção. O URL desta página pode então ser inserido no e-mail de notificação automática.

A equipa eMundus oferece-lhe uma sessão de formação (possível remotamente) com futuros utilizadores da plataforma. Desta forma, você simplesmente aprende com o objetivo de administrar com tranquilidade todas as suas campanhas de recrutamento. Este treinamento é realizado no momento do envio do produto para desenvolver rapidamente sua autonomia. A plataforma não requer habilidades específicas . Caso encontre algum problema, entrando em contato com a equipe do eMundus, eles estarão à disposição para resolvê-lo o mais rápido possível.

Sim .
Básico na plataforma, tem a possibilidade de configurar uma grelha de avaliação para a fase de avaliação e uma grelha de decisão/júri proposta ao Júri que submeterá o parecer final em ficheiro, com base no parecer apresentado pelo avaliador. Alguns de nossos clientes utilizam apenas uma etapa, neste caso geralmente um avaliador que informa ele mesmo a decisão final. Portanto é possível utilizar apenas uma dessas 2 etapas, dependendo do seu processo. Uma grelha, seja para avaliação ou decisão, é personalizável, o que significa que, dependendo das suas necessidades, pode ter uma lista drop-down, botões de opção, áreas de entrada livre (...), e pode ter campos com notas (1 a 5 por exemplo). Por exemplo, se houver 4 critérios de avaliação, cada um recebendo uma pontuação de 5, um valor total será calculado automaticamente pela plataforma e definirá uma pontuação de 20 que ficará visível no final da grade de avaliação. Caso alguns critérios sejam mais importantes que outros, é possível ponderar os critérios, e a plataforma exibirá no final da grade a média ponderada que teria sido calculada automaticamente pela plataforma.

Um avaliador pode ser interno ou externo à sua organização. Tem a possibilidade de criar uma conta de utilizador para uma pessoa com o perfil “Avaliador” na plataforma (terá portanto que iniciar sessão de cada vez e desde a primeira vez para poder consultar os ficheiros que lhe são atribuídos). Mas se você precisar coletar de um avaliador, antes que ele consulte todas as informações do(s) arquivo(s) que lhe foi atribuído, uma declaração de não conflito de interesses e de confidencialidade (na forma de caixas de seleção + botão de validação, e não com formato eletrônico). assinatura), temos um módulo adicional "MÓDULO EXPERT" e por isso distinguimos um Avaliador clássico de um Avaliador Especialista a quem chamamos internamente de Especialista. Para um usuário Expert, não é necessário criar uma conta como para um usuário Avaliador. Para solicitar um especialista, basta selecionar os arquivos que devem ser atribuídos a ele e enviar-lhe um convite de especialista por e-mail através da plataforma, informando seu endereço de e-mail. O especialista será então notificado por e-mail com o texto de sua escolha e um link para a plataforma. Clicar neste link o direcionará para uma página acessível sem conexão, fornecendo-lhe algumas informações sobre os arquivos que lhe foram atribuídos. Em caso de conflito de interesses, ele tem a opção de recusar um único, vários ou todos os arquivos. Nesta página, ele deve fornecer:

• sua escolha (aceitar ou recusar) para cada um dos arquivos atribuídos a ele
• nome, sobrenome e endereço de e-mail

Uma vez preenchida esta página, deverão validá-la, ação que desencadeará a criação pela plataforma da sua conta de usuário Expert. Ele poderá então consultar todos os arquivos atribuídos e dar sua opinião. Quando a sua conta for criada pela plataforma, um e-mail será enviado a ele automaticamente pela plataforma, que indicará a senha aleatória que a plataforma terá definida para sua conta para permitir que ele se reconecte posteriormente, caso não o faça. não terminar suas avaliações na primeira vez.

É possível ao cliente aceder a todos os pedidos enviados, aceites ou recusados ​​pelo candidato, desde a implementação da sua plataforma eMundus. Todos os e-mails enviados a este candidato também estarão acessíveis. Além disso, é possível consultar o histórico das ações realizadas pelos usuários em um arquivo (data de abertura do arquivo e por qual usuário, data das modificações feitas e por qual usuário, natureza das modificações feitas, etc.).

Sim.

Os formulários configurados pelos nossos clientes (cada plataforma possui um construtor de formulários que permite a um usuário cliente com perfil "Gerente de Plataforma" criar todos os formulários que desejar) na sua plataforma EMUNDUS são classicamente compostos por páginas com campos para entrar e um página que permitirá aos candidatos fazer upload dos documentos solicitados, cada um dos quais pode ser obrigatório ou opcional, assim como todos os campos a serem preenchidos em outros lugares.

Sim . Todos os dados podem ser extraídos. Você tem diferentes exportações possíveis, tanto em uma única pasta selecionada quanto em várias:

1. em formato PDF: todo o processo de candidatura: você encontrará no mesmo documento e seguindo o formulário preenchido + os documentos anexos
2. em formato de planilha: todos os dados fornecidos pelo candidato em seu formulário (ou seja, todos os dados exceto os documentos anexos)
3. em formato ZIP: nesta pasta ZIP você encontrará tantas subpastas quantos os arquivos candidatos que você selecionou na plataforma antes de realizar a exportação. Em cada subficheiro, que portanto diz respeito a um único candidato, encontrará um documento PDF para o formulário de candidatura e um documento PDF para cada documento anexado ao processo pelo candidato.

Um cliente usuário pode arquivar:

• cada arquivo na plataforma, selecionando o status do arquivo apropriado. Neste caso, o arquivo arquivado não aparece mais na visualização habitual para os usuários, exceto para o administrador, que pode consultá-lo em uma área dedicada da plataforma sem limite de tempo. Para estar em conformidade com o RGPD, o cliente que possui os dados deve ainda respeitar um período razoável de retenção de dados.
• e/ou exportando os dados em formato ZIP para arquivar fora da plataforma. É a mesma regra com este princípio de arquivamento em termos de conformidade com o GDPR

Sim é possivel !

Sim.

Como padrão, você pode colocar/integrar:

• seu logotipo no cabeçalho (canto superior esquerdo) (o logotipo TCHOOZ no rodapé ainda estará presente)
• seu favicon (imagem presente na aba do navegador)
• seu banner ou decidir não colocar nenhum
• suas cores que estarão presentes nos botões de ação

Caso necessite de uma home page à sua medida ou mesmo de um site de comunicação completo, podemos realizar este trabalho como parte de um serviço adicional (o custo é definido à medida após levantamento das suas necessidades).

Todos os textos que poderá consultar poderão ser modificados pelo próprio cliente. No rodapé, você pode inserir seus dados de contato em vez dos meus.

Você verá nesta demonstração que só existe uma campanha aberta, mas é possível abrir quantas quiser simultaneamente. Para cada campanha, bastando clicar no bloco da campanha, terá acesso a uma página “+ informações” da campanha, permitindo fornecer detalhes e disponibilizar documentos para download (como pagamento por exemplo). Pode criar a sua conta nesta plataforma para conhecer a área candidata e o formulário existente nesta plataforma. O formulário é apenas uma ilustração, você pode configurar o que precisar.