Gerenciar aplicativos de educação continuada representa um desafio estratégico para os estabelecimentos. Para oferecer uma experiência tranquila ao candidato e otimizar a seleção de perfis, é necessário estruturar processos, digitalizar fluxos e analisar dados em profundidade. Aqui estão cinco estratégias que os gerentes de admissão podem implementar para melhorar o gerenciamento de inscrições.

Resumo :

1- Esclarecer o processo de admissão
2- Digitalizar a gestão de arquivos
3- Treinar e envolver a equipe
4- Analisar dados para melhorar
5- Promover a diversidade de perfis

1- Esclareça o processo de admissão

A. Defina as principais etapas do processo

Um caminho de admissão claro e estruturado facilita a orientação dos candidatos e permite um processamento mais eficiente dos arquivos. Os estabelecimentos devem definir com precisão as principais etapas do processo, desde a submissão até a decisão final.

Ao comunicar os critérios de seleção de forma transparente, eles criam confiança e ajudam os candidatos a enviar candidaturas relevantes. Ferramentas como sistemas de validação em tempo real ou módulos de autoavaliação também podem facilitar a filtragem de aplicações e otimizar a eficiência do processamento.

Por exemplo, a Excelia implementou e configurou uma plataforma internacional de gestão de candidaturas com pagamentos online para agilizar o processo para candidatos estrangeiros.

Comunicar critérios de avaliação

A transparência nos critérios de avaliação das candidaturas é essencial para estabelecer um clima de confiança. Ao comunicar claramente os pré-requisitos académicos e profissionais, bem como as competências esperadas, os estabelecimentos permitem aos candidatos compreender melhor as expectativas e reunir ficheiros relevantes.

Configurar um sistema de validação em tempo real para esses pré-requisitos facilita a filtragem de aplicativos e garante arquivos completos. Módulos de autoavaliação também podem ser oferecidos aos candidatos para ajudá-los a escolher os programas mais adequados ao seu perfil e objetivos.

Garantir critérios de avaliação justos e transparentes para o processamento de candidaturas aumenta a confiança no processo de admissão.

2- Digitalize o gerenciamento de arquivos

Centralize os dados com um sistema de rastreamento

A adoção de ferramentas digitais como sistemas de gestão de candidatos permite centralizar os dados numa única plataforma, garantindo assim uma melhor organização e rastreabilidade.

A digitalização também facilita a automatização de tarefas administrativas repetitivas, como envio de avisos de recebimento, lembretes de documentos faltantes e notificação de decisões. Essa automação permite que as equipes se concentrem em ações de maior valor agregado, ao mesmo tempo que proporciona aos candidatos uma experiência tranquila e responsiva.

A Minas-Telecom , por exemplo, implantou e configurou uma plataforma de gerenciamento de aplicativos para seus alunos de trabalho-estudo, centralizando assim o monitoramento dos arquivos.

Automatize tarefas administrativas

A automatização das tarefas relacionadas com o processamento das candidaturas representa uma poupança de tempo considerável para as equipas de admissão. As ferramentas de pré-qualificação permitem filtrar os ficheiros de acordo com critérios pré-definidos e identificar rapidamente os perfis mais relevantes.

A integração de fluxos de trabalho automatizados otimiza a gestão das candidaturas em cada fase: avisos de receção, lembretes em caso de falta de documentos, notificação de decisões, etc. Estes sistemas garantem um acompanhamento regular dos candidatos, sem mobilizar as equipas em ações repetitivas e de baixo valor acrescentado.

3- Treinar e envolver a equipe

A. Desenvolver habilidades de equipe

Uma equipe de admissões treinada nas melhores práticas de gerenciamento de aplicativos é a chave para o processamento qualitativo de arquivos. Devem ser organizadas sessões para desenvolver competências dos colaboradores nos métodos de pré-seleção, realização de entrevistas, avaliação de perfis e domínio das ferramentas digitais utilizadas.

Este aumento de competências passa também pela partilha regular de feedback entre os membros da equipa. A comparação de pontos de vista e a identificação de boas práticas no terreno permitem enriquecer o procedimento operacional comum e ganhar consistência no tratamento dos ficheiros.

B. Promover a colaboração entre as partes interessadas

O processo de admissão à formação contínua envolve numerosos intervenientes que devem atuar em conjunto: gestores de programas, júris, serviços de apoio, etc. A criação de espaços colaborativos para compartilhar informações e interagir em arquivos facilita a coordenação de todos esses atores.

As ferramentas de gestão de entrevistas de admissão permitem, por exemplo, centralizar as avaliações dos candidatos pelos diferentes júris e partilhar opiniões para uma decisão concertada. O envolvimento das principais partes interessadas em todas as fases fortalece a coesão e o alinhamento da equipa de admissões mais ampla.

4- Analise dados para melhorar

A. Acompanhe os principais indicadores de desempenho

A análise regular dos dados de inscrição é essencial para impulsionar o desempenho do processo de admissão. O acompanhamento de indicadores como o número de ficheiros recebidos, a taxa de conversão nas diferentes fases, o tempo de processamento ou mesmo a diversidade de perfis permite objectivar os resultados.

Esses dados factuais ajudam os gestores a identificar áreas prioritárias para melhoria. Permitem concentrar esforços nos pontos de bloqueio e medir a eficácia das ações corretivas realizadas para agilizar a experiência do candidato.

B. Colete e use feedback dos candidatos

Além do monitoramento quantitativo, a dimensão qualitativa é essencial para melhorar continuamente o processo de admissão. Coletar feedback dos candidatos, admitidos ou não, sobre sua experiência de candidatura é uma valiosa fonte de lições.

Podem ser realizadas pesquisas para saber o seu nível de satisfação em cada etapa e identificar possíveis irritantes. A comparação deste feedback com a análise do comportamento nas ferramentas de candidatura online permite ajustar com precisão os sistemas e antecipar as expectativas dos candidatos.

A Science Po Paris, por exemplo, implantou e configurou uma plataforma de admissão para seus cursos de verão, integrando um sistema de coleta de feedback dos candidatos para melhorar continuamente o processo.

5- Promova a diversidade de perfis

A. Definir uma estratégia de fornecimento inclusivo

Atrair perfis diversos é um grande desafio nos processos de admissão à educação continuada. Deve ser definida uma estratégia de sourcing inclusivo para procurar estes talentos variados, ativando diferentes alavancas.

O desenvolvimento de parcerias com estabelecimentos e associações específicas permite, por exemplo, chegar a populações normalmente sub-representadas. Oferecer webinars e sessões dedicadas a esses públicos também é uma forma eficaz de atrair aplicações mais diversas.

B. Adapte sua comunicação aos públicos-alvo

Para converter esta fonte diversificada em aplicações eficazes, a comunicação também deve ser adaptada aos diferentes públicos-alvo. Isto envolve personalizar mensagens e canais de acordo com perfis para uma abordagem sob medida.

Destacar depoimentos de alunos com experiências variadas cria modelos inspiradores e significativos para todos. Representar a diversidade em todos os meios de comunicação institucionais também envia um forte sinal sobre a abertura a todos os perfis, para além dos pré-requisitos académicos.

“Estabelecer estratégias para atrair uma população estudantil diversificada. Isto inclui parcerias com organizações comunitárias e campanhas de sensibilização.”

6- Conclusão

Ao clarificar o processo de admissão, digitalizar o tratamento dos ficheiros e analisar detalhadamente os dados, os estabelecimentos de formação contínua podem melhorar consideravelmente a gestão das suas candidaturas. Isso ajuda a proporcionar uma experiência tranquila e personalizada ao candidato, ao mesmo tempo que reduz a carga administrativa das equipes.

E se a análise preditiva dos dados de candidatura tornasse possível antecipar as expectativas e comportamentos dos candidatos com ainda mais precisão no futuro, para uma experiência verdadeiramente personalizada?