Oferecer uma recepção personalizada aos candidatos durante os concursos é um grande desafio para as escolas. Uma ferramenta de gestão de candidaturas online permite recolher informação precisa sobre as preferências e constrangimentos de cada participante, centralizar os dados para uma gestão simplificada e automatizar tarefas administrativas. Graças a esses recursos, as escolas podem oferecer suporte personalizado e garantir uma experiência positiva aos candidatos.

Resumo :

1. Colete informações precisas por meio de um formulário configurável

2. Centralize os dados para um gerenciamento simplificado

3. Automatize tarefas administrativas

4. Ofereça suporte personalizado aos candidatos

1- Colete informações precisas através de um formulário configurável

Adaptar os campos às especificidades de cada competição

O software de gestão de aplicações oferece a possibilidade de criar formulários à medida para recolher a informação necessária à organização do alojamento e restauração dos candidatos. Poderá assim personalizar os campos de acordo com as especificidades de cada concurso e de cada campus, de forma a responder com precisão às necessidades da sua escola.

Ao adaptar os formulários de candidatura, consegue recolher informação essencial, como preferências de alojamento, restrições alimentares ou mesmo constrangimentos de transporte dos candidatos. Estes dados permitir-lhe-ão então oferecer uma recepção personalizada e antecipar melhor os pedidos de todos.

Vejamos o exemplo de um vestibular para uma grande escola de administração. O formulário de inscrição poderá incluir campos específicos para indicar alergias alimentares, o tipo de acomodação desejada (quarto individual, duplo, etc.), bem como o meio de transporte planejado para chegar ao campus. Ao recolher previamente esta informação, a escola pode adaptar a sua oferta de acolhimento e garantir que cada candidato beneficia de óptimas condições durante as provas orais.

Integre preferências e restrições individuais

O formulário de inscrição configurável oferece a oportunidade de integrar as preferências e restrições individuais dos candidatos. Por exemplo, você pode fornecer campos dedicados a alergias alimentares, dietas específicas ou mesmo necessidades ligadas a uma situação de deficiência.

Ao recolher previamente esta informação, consegue ter em conta as particularidades de cada candidato e adaptar a sua oferta de alojamento e restauração em conformidade. Isso permite oferecer uma recepção verdadeiramente personalizada e garantir o bem-estar de todos os participantes durante as orais.

Imaginemos o caso de um candidato que sofre de deficiência motora. Através do formulário de candidatura, podem indicar as suas necessidades específicas em termos de acessibilidade aos alojamentos e salas de exames. A escola pode assim disponibilizar uma sala adequada e garantir que as instalações estão equipadas para acolher este candidato nas melhores condições. Esta atenção às restrições individuais demonstra o compromisso do estabelecimento com a inclusão e a igualdade de oportunidades.

Você sabia que 92% dos candidatos apreciam a possibilidade de personalizar hospedagem e alimentação durante os concursos?

2- Centralize os dados para uma gestão simplificada

Acesse dados em tempo real

Uma ferramenta de gestão de candidaturas online permite centralizar todos os dados relativos aos pedidos de alojamento e restauração dos candidatos. Poderá assim aceder a informações importantes em tempo real, como o número de lugares reservados, as opções escolhidas por cada pessoa ou mesmo pedidos específicos.

Essa centralização de dados facilita muito o trabalho das suas equipes responsáveis ​​pelo acolhimento dos candidatos. Eles podem consultar as informações que precisam a qualquer momento, sem ter que fazer malabarismos entre diferentes arquivos ou mídias. Isto permite uma gestão mais tranquila e eficiente do alojamento e da restauração.

Tomemos o exemplo de uma escola de engenharia que organiza exames competitivos durante vários dias. Graças à plataforma de gestão de aplicações, a equipa de recepção pode monitorizar em tempo real a taxa de ocupação dos alojamentos e ajustar a distribuição dos quartos em função das chegadas e saídas. Pode também antecipar as necessidades de restauração, tendo uma visão clara do número de refeições a planear para cada serviço. Esta gestão centralizada e dinâmica permite adaptar-se rapidamente a possíveis imprevistos e otimizar recursos.

Gere relatórios e estatísticas

Graças aos dados recolhidos através do formulário de candidatura e centralizados na plataforma, consegue gerar facilmente relatórios e estatísticas sobre ocupação de alojamento, consumo de refeições e até satisfação dos candidatos.

Essas informações valiosas permitem analisar cuidadosamente o andamento das orais e identificar áreas de melhoria para sessões futuras. Por exemplo, pode ajustar o número de vagas oferecidas de acordo com as tendências observadas ou mesmo adaptar os menus de acordo com as preferências manifestadas pelos candidatos.

Imaginemos uma escola de gestão que pretende otimizar a sua oferta de alojamento para as próximas provas orais. Analisando dados de anos anteriores, ela constata que a procura por quartos individuais é significativamente maior do que a de quartos partilhados. Com base nesta observação, a escola pode decidir rever a distribuição dos seus alojamentos e oferecer mais quartos individuais. Esta abordagem baseada em dados permite ajustar a oferta o mais próximo possível das expectativas dos candidatos e melhorar a sua experiência geral.

Para um monitoramento ideal da recepção dos candidatos, aqui estão alguns indicadores-chave a serem monitorados:

3- Automatize tarefas administrativas

Configurar regras de gerenciamento

Um software dedicado à gestão de candidaturas oferece-lhe a possibilidade de estabelecer regras de gestão específicas para o alojamento e alimentação dos candidatos. Por exemplo, pode definir horários limite para usufruir de serviços de catering, prazos para reservas de quartos ou mesmo condições de cancelamento.

Ao integrar estas regras diretamente no formulário de candidatura, você garante que os candidatos tenham conhecimento delas assim que se inscreverem. Isso permite enquadrar as solicitações com antecedência e evitar situações complexas para gerenciar posteriormente. Esta é uma economia considerável de tempo e eficiência para suas equipes.

Tomemos o caso de uma escola que pretende fixar um prazo de reserva de alojamento, para poder organizar da melhor forma a recepção dos candidatos. Ao definir esta regra no formulário de candidatura, garante que os participantes são informados deste constrangimento e que efetuam a sua reserva atempadamente. Isto evita pedidos de última hora e permite à equipa de recepção planear com tranquilidade a distribuição dos quartos e serviços associados.

Envie notificações personalizadas

A automatização de tarefas administrativas também envolve o envio de notificações personalizadas aos candidatos. Graças a uma ferramenta de gestão online, você pode configurar e-mails de confirmação de reservas de hospedagem e refeições, lembretes antes da data das orais ou até mensagens de agradecimento após o término do evento.

Estas comunicações automatizadas adaptadas a cada perfil de candidato permitem-lhe fornecer-lhes toda a informação prática de que necessitam, sem mobilizar as suas equipas nestas tarefas morosas. Assim, você melhora a experiência do candidato e otimiza o trabalho de seus funcionários.

Imaginemos uma escola que pretende enviar um email de confirmação personalizado a cada candidato que reservou alojamento. Graças à ferramenta de gestão de candidaturas, ela pode configurar um modelo de email incluindo informações específicas de cada participante (datas de estadia, tipo de quarto, serviços incluídos, etc.). Esses emails são então enviados automaticamente, sem intervenção manual da equipe. Os candidatos têm assim toda a informação necessária para se prepararem com tranquilidade para a sua chegada, enquanto os colaboradores podem concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.

Para automatizar eficazmente as tarefas administrativas relacionadas com o acolhimento de candidatos, aqui estão algumas ações a implementar:

1. Defina regras de gestão claras e integre-as no formulário de candidatura

2. Configure modelos de e-mail para as diferentes notificações a serem enviadas aos candidatos

3. Configure gatilhos automáticos para envio de e-mails (confirmação de reserva, lembretes, etc.)

4. Gerar automaticamente os documentos necessários para o acolhimento dos candidatos (crachás, fichas de percurso, etc.)

5. Configure alertas para solicitações ou situações específicas que requerem intervenção manual

Simplifique o processo de pagamento online

Oferecer pagamento on-line para despesas de hospedagem e alimentação traz muitos benefícios, tanto para os candidatos quanto para as escolas. Os participantes podem assim pagar as suas reservas de forma simples e segura, ao seu próprio ritmo. De sua parte, você não precisa mais gerenciar cheques ou dinheiro no dia e pode acompanhar facilmente os pagamentos.

Ao integrar uma solução de pagamento à sua ferramenta de gerenciamento de aplicativos, você agiliza o processo e evita contas não pagas ou erros. É uma fonte de paz para todos e menos um ponto de atrito na organização das provas orais.

Vejamos o exemplo de uma escola que oferece diversas opções de hospedagem e alimentação paga durante seus concursos. Ao permitir que os candidatos paguem diretamente on-line por meio da plataforma de inscrição, o processo simplifica bastante. Não há mais necessidade de gerenciar cheques ou transferências manuais, tudo é centralizado e automatizado. Os candidatos podem pagar com apenas alguns cliques, no horário que melhor lhes convier. A escola, por sua vez, pode acompanhar facilmente os pagamentos e a taxa de conversão das reservas.

“O pagamento online poupa-nos um tempo precioso na gestão das inscrições orais e permite-nos concentrar-nos no essencial: receber os candidatos nas melhores condições.” - Opinião de um gerente de admissões de uma escola importante

4- Ofereça suporte personalizado aos candidatos

Antecipe necessidades específicas

Ao utilizar os dados recolhidos através do formulário de candidatura, consegue antecipar as necessidades específicas de cada participante e responder-lhes de forma personalizada. Se um candidato lhe informar sobre uma alergia alimentar, você pode, por exemplo, planejar um cardápio adequado e informá-lo com antecedência.

Esta atenção às necessidades individuais mostra o seu compromisso em oferecer o melhor acolhimento possível aos seus candidatos. Ao antecipar os seus pedidos e dar respostas concretas, permite-lhes abordar as provas orais nas melhores condições.

Imagine o caso de um candidato que indica em sua ficha de inscrição que segue uma dieta vegetariana. Com essas informações você pode planejar opções adequadas para cada refeição e informar o candidato com antecedência. Isso evita que eles tenham que se preocupar com a alimentação durante as provas orais e mostra que o bem-estar deles é prioridade para sua escola. É um gesto simples, mas que pode fazer uma diferença real na experiência do candidato.

Organize viagens individuais

O software de gerenciamento de aplicativos também oferece a capacidade de organizar as viagens individuais dos participantes, desde a chegada até a partida. Ao coletar informações sobre seu modo de transporte e horários, você pode planejar um suporte personalizado.

Isto pode envolver a criação de transportes a partir de estações ferroviárias ou aeroportos, a organização de partilha de boleias entre candidatos ou mesmo a reserva de táxis. Ao facilitar a viagem de todos, você ajuda a reduzir o estresse e proporciona-lhes uma experiência positiva.

Tomemos o exemplo de uma escola que acolhe candidatos de toda a França para as suas provas orais. Ao oferecer-lhes um serviço de transporte a partir da estação, simplifica muito a sua chegada ao campus. Os candidatos não precisam mais se preocupar em encontrar transporte ou navegar em uma cidade desconhecida. Eles são recolhidos assim que descem do trem e acompanhados até o alojamento. Este é um serviço muito apreciado, que demonstra a atenção dada pela escola ao conforto dos participantes.

Para oferecer suporte personalizado e memorável aos candidatos, aqui estão algumas ideias para implementar:

Conclusão:

Ao adaptar os formulários de candidatura, centralizar os dados, automatizar as tarefas administrativas e oferecer apoio personalizado, as escolas podem garantir uma experiência memorável aos candidatos e, assim, reforçar a sua atratividade e reputação. Ao investir em ferramentas eficientes de gestão de aplicações, os estabelecimentos garantem que se destaquem em um ambiente competitivo e atendam às expectativas cada vez maiores dos candidatos.