Gerenciar júris de competições pode rapidamente se tornar uma dor de cabeça para as escolas. Como podemos garantir que temos os perfis de avaliadores certos no momento certo e, ao mesmo tempo, oferecer-lhes as melhores condições de trabalho? Uma plataforma digital como a Emundus fornece respostas concretas a estes desafios, centralizando informações, automatizando tarefas demoradas e personalizando a experiência do jurado. Descubra neste artigo 5 dicas para otimizar a gestão dos seus júris através da tecnologia digital.

Resumo :

1. Centralize as informações do jurado em um único espaço

2. Permitir que os jurados gerenciem sua própria disponibilidade

3. Simplifique a comunicação com os jurados

4. Personalizar a gestão logística de acordo com as especificidades das competições

5. Otimize o trabalho dos jurados no dia D

1- Centralize as informações dos jurados em um único espaço

Crie perfis de jurados com suas especialidades e experiências

Emundus permite que você crie perfis completos de jurados, incluindo suas áreas de especialização e experiências profissionais. Esta informação facilita a criação de júris relevantes e equilibrados, garantindo que cada candidato será avaliado por especialistas na área relevante.

Ao centralizar esses dados em uma única plataforma, os gestores da competição podem identificar rapidamente os jurados mais adequados para cada situação. Isso garante uma avaliação de qualidade e uma experiência positiva para os candidatos.

Tomemos o exemplo de uma grande escola de negócios que organiza um vestibular. Graças aos perfis detalhados dos jurados do Emundus, o gestor de admissões pode facilmente selecionar profissionais com experiência em marketing, finanças e empreendedorismo para avaliar os candidatos de forma relevante.

Dê aos jurados acesso apenas às competições que lhes dizem respeito

Para preservar a confidencialidade e otimizar a organização, é essencial dar aos jurados acesso específico aos concursos aos quais estão associados. Graças ao Emundus , cada jurado dispõe de um espaço pessoal onde só pode encontrar as informações que lhe são relevantes.

Esta abordagem segura evita qualquer confusão e permite que os jurados se concentrem na sua missão de avaliação. Com apenas alguns cliques, eles podem acessar arquivos de candidatos, instruções e documentos úteis, sem serem sobrecarregados por dados supérfluos.

Imaginemos uma escola de engenharia que gere vários concursos em paralelo (admissão pós-bacharelado, admissão paralela, etc.). Ao configurar o acesso específico no Emundus, cada jurado liga-se ao seu espaço e encontra diretamente informações relacionadas com o(s) concurso(s) que lhe dizem respeito. Isto simplifica o seu envolvimento.

Sabia que a plataforma Emundus substitui com vantagem as dezenas de ficheiros Excel habitualmente utilizados na gestão dos júris de concursos? Uma verdadeira revolução!

2- Permitir que os jurados gerenciem sua própria disponibilidade

Dê acesso permanente ao perfil para atualizar informações logísticas

A Emundus oferece aos jurados acesso ilimitado ao seu perfil, permitindo-lhes atualizar a qualquer momento os seus dados pessoais e restrições logísticas (alojamento, transporte, dietas específicas, etc.). Esta flexibilidade é uma mais-valia para se adaptar a imprevistos e garantir uma organização impecável.

Ao responsabilizar os jurados pela gestão destes aspectos práticos, os gestores da competição podem concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado. Eles economizam um tempo precioso e ao mesmo tempo garantem informações atualizadas para melhor planejar a recepção dos jurados.

Vejamos o caso de um jurado que, poucos dias antes da competição, percebe que segue uma dieta sem glúten. Graças ao seu acesso permanente ao Emundus, ele pode atualizar imediatamente esta informação no seu perfil. A escola poderá assim oferecer-lhe refeições adequadas no grande dia, para o seu maior conforto.

Ofereça um formulário personalizado para cada seleção de data

Quando um jurado seleciona uma data de participação no Emundus, ele é automaticamente convidado a preencher um formulário para especificar suas necessidades. Este formulário adapta-se de acordo com as especificidades de cada concurso e campus, recolhendo assim todos os dados necessários para uma organização à sua medida.

Em apenas alguns minutos, o jurado pode indicar suas preferências de acomodação, horários de chegada e saída, possíveis alergias, etc. Esta informação é imediatamente centralizada na plataforma, permitindo aos gestores antecipar e planear nas melhores condições.

Vamos ilustrar isso com o exemplo de uma universidade que possui vários sites. Quando um jurado escolhe uma data no Emundus, o formulário que aparece é automaticamente personalizado com opções de hospedagem e transporte específicas do campus em questão. Ultra prático para o jurado e para o organizador!

Para otimizar a gestão da disponibilidade dos jurados, aqui estão algumas boas práticas a adotar:

1. Acompanhar regularmente os jurados que ainda não informaram sua disponibilidade

2. Use os painéis do Emundus para visualizar a taxa de resposta e antecipar a escassez

3. Permitir que os próprios jurados alterem suas datas em caso de circunstâncias imprevistas

3- Agilizar a comunicação com os jurados

Confirme as escolhas de data e convide-as para serem adicionadas ao calendário pessoal

Como aponta Emundus, “durante cada uma de suas validações, seus jurados recebem e-mails resumindo as escolhas que acabaram de fazer, bem como um convite para anotar as datas selecionadas em sua agenda”. Esta comunicação automatizada evita qualquer esquecimento ou mal-entendido.

Em poucos segundos, o jurado fica tranquilo quanto à sua inscrição e pode bloquear as vagas da sua agenda. Isto representa uma economia significativa de tempo tanto para os jurados quanto para os gestores, que não precisam mais acompanhar cada participante individualmente.

Tomemos o exemplo de um jurado ocupado que tende a esquecer seus compromissos. Ao receber sistematicamente um e-mail de confirmação após cada data escolhida no Emundus, com um arquivo .ics para adicionar ao calendário, eles podem se organizar com tranquilidade. A sua presença no grande dia está assim garantida!

Facilite as trocas graças aos modelos de e-mail pré-escritos na plataforma

Para aumentar a eficiência, a Emundus oferece uma biblioteca de templates de email adaptados a cada etapa da gestão do júri. Convocações, lembretes, instruções, agradecimentos... os gestores podem personalizar esses modelos em poucos cliques e enviá-los diretamente da plataforma.

Chega de trocas de e-mail dispersas e demoradas! Todas as comunicações são centralizadas e acessíveis a qualquer momento. Os jurados apreciam esta abordagem profissional e receptiva, que contribui para uma relação de confiança.

Imaginemos uma escola que deva convocar cem jurados. Em vez de escrever e enviar cada e-mail individualmente, o gestor utiliza o modelo “Convocação” no Emundus. Personaliza alguns elementos (data, horários, campus, etc.) e envia tudo com um clique. Uma valiosa economia de tempo!

Para uma comunicação ideal com os jurados:

4- Personalizar a gestão logística de acordo com as especificidades das competições

Ofereça diferentes tipos de alojamento e monitorize a sua disponibilidade em tempo real

Cada concurso tem as suas próprias restrições, nomeadamente em termos de alojamento dos jurados. Com o Emundus é possível oferecer diferentes opções (hotel, residência universitária, quarto privado, etc.) e monitorizar a sua disponibilidade em tempo real.

Os jurados podem assim selecionar a solução que melhor lhes convém, com base em critérios como localização, conforto ou orçamento. Por sua vez, os gestores ficam de olho nas reservas e podem ajustar a capacidade se necessário.

Tomemos o caso de uma escola com residência em seu campus e parceria com hotéis vizinhos. No Emundus, os jurados têm acesso a estas diferentes possibilidades e fazem a sua escolha de acordo com as suas preferências. A escola monitora o andamento das reservas e pode liberar salas adicionais se necessário.

Adaptar as modalidades de acolhimento dos jurados a cada concurso e local

Além do alojamento, a recepção dos jurados deve ser pensada ao mais ínfimo pormenor: crachás, catering, transporte, etc. O Emundus permite configurar com precisão todos estes aspectos de acordo com as especificidades de cada competição e campus.

Graças a esta granularidade, os gestores podem oferecer uma experiência personalizada a cada jurado, tendo em conta as restrições locais. Esta atenção ao seu bem-estar é um fator chave para promover o seu envolvimento e motivação.

Vamos ilustrar isso com o exemplo de uma escola que organiza uma competição em dois campi separados por 50 km. Os jurados designados para o campus A recebem um serviço de transporte da estação de trem, enquanto os do campus B recebem estacionamento gratuito. Esses parâmetros são facilmente configuráveis ​​no Emundus para gerenciamento personalizado.

Aqui estão algumas sugestões para melhor personalizar as boas-vindas aos jurados:

• Fornecer-lhes um guia prático resumindo toda a informação útil (mapa de acesso, contactos, programa, etc.)

• Planeje um kit de boas-vindas com algumas guloseimas nas cores da escola

• Designe um referente que será seu contato preferencial durante toda a competição

5- Otimize o trabalho dos jurados no dia D

Edite crachás com nome, foto e código QR para identificar rapidamente os jurados

No dia da competição, cada minuto conta. Para facilitar a identificação dos jurados e agilizar o seu acesso aos diferentes espaços, a Emundus oferece a produção de crachás personalizados. Com nome, foto e código QR exclusivo, esses crachás permitem um controle rápido e eficiente.

Chega de filas intermináveis ​​e verificações tediosas! Os jurados podem dedicar-se plenamente à sua missão, em ótimas condições. E se necessário, todas as informações úteis estarão acessíveis em um piscar de olhos.

Veja o exemplo de um jurado que chega ao campus na manhã da competição. Graças ao seu crachá publicado pela Emundus, ele é imediatamente identificado e encaminhado para o prédio correto. Na entrada da sala de deliberação, seu código QR é escaneado para confirmar sua presença. Economizando tempo e tranquilidade para começar com o pé direito!

Forneça acesso a informações e documentos importantes em um aplicativo móvel

Para ir ainda mais longe na simplificação do trabalho dos jurados, a Emundus desenvolveu uma aplicação móvel dedicada. Graças a ele, os avaliadores encontram em seu smartphone tudo o que precisam: agenda, lista de candidatos, grade de avaliação, documentos de referência, etc.

Não há mais necessidade de fazer malabarismos entre diferentes mídias ou buscar informações! Tudo está ao seu alcance, para um manuseamento intuitivo. Os jurados ganham autonomia e serenidade, o que contribui para a qualidade da sua atuação.

Vamos imaginar um jurado no meio de uma entrevista com um candidato. Com um simples toque no smartphone, ele acessa a grade de avaliação e pode preenchê-la ao vivo, sem interromper as discussões. No final do dia, ele consulta a agenda do dia seguinte e baixa os documentos para reler à noite no hotel. O aplicativo Emundus realmente facilita a vida dele!

Para maximizar a eficácia dos seus jurados no Dia D:

1. Envie-lhes um briefing completo com antecedência (instruções, critérios de avaliação, etc.)

2. Planeje uma sessão de boas-vindas para apresentá-los às ferramentas e responder às suas perguntas

3. Forneça a eles uma equipe de suporte ágil para gerenciar eventos imprevistos

4. Ofereça-lhes espaços de relaxamento e convívio para ajudá-los a descomprimir

"Graças à Emundus, os nossos professores gostam muito das suas missões de júri. Eles têm todas as ferramentas para trabalhar de forma eficiente, em condições óptimas. É um verdadeiro conforto para eles... e para nós!" - Pierre, gerente de competição de uma escola de engenharia

Alguns exemplos de escolas que já utilizam o Emundus para otimizar a gestão das suas competições:

Em resumo, a digitalização oferece inúmeras soluções para simplificar e otimizar a gestão das bancas examinadoras. Ao centralizar informações, capacitar os jurados e automatizar tarefas demoradas, uma plataforma como a Emundus permite ganhar eficiência e tranquilidade. As escolas podem assim focar no essencial: oferecer a melhor experiência possível aos jurados e garantir avaliações de qualidade. Uma abordagem ganha-ganha para excelência em admissões.