¿Cómo implementar la automatización en las admisiones para mejorar la calidad de las solicitudes?
La automatización de las admisiones es una revolución silenciosa pero decidida que está redefiniendo la forma en que las principales escuelas abordan la gestión de solicitudes. Desde la digitalización hasta la comunicación, cada innovación facilita la vida de los candidatos y, al mismo tiempo, proporciona una valiosa eficiencia operativa. ¿Cómo estos avances moldean el futuro de los procesos de admisión a la educación superior? Miremos más de cerca.
Resumen :
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Elimine el papel digitalizando los datos de los candidatos
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Integre la personalización en el seguimiento de candidatos
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Facilita y asegura las transacciones gracias a un sistema de pago online
1- Elimina el papel digitalizando los datos de los candidatos
Proceso de escaneo
Al optar por la digitalización, los establecimientos de educación superior están transformando su forma de operar. Convierten documentos en papel a formato digital, simplificando la gestión de archivos y mejorando significativamente la capacidad de respuesta del personal de admisiones. Los documentos digitalizados son más fáciles de compartir y consultar, lo que promueve una mejor colaboración entre los diferentes departamentos de una escuela.
Ventajas de todo lo digital
La adopción totalmente digital hace que las escuelas sean más eficientes. Miles de solicitudes se procesan más rápido y con menos errores, lo que mejora la experiencia del candidato y del personal. El almacenamiento seguro de datos digitales también facilita el cumplimiento de los estándares de privacidad y la protección de la información personal de los candidatos.
La siguiente tabla ilustra cómo la digitalización está cambiando cada paso de la gestión de registros en una escuela grande.
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Escenario |
Antes de escanear |
Después de escanear |
|---|---|---|
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Almacenamiento |
Archivos físicos apilados |
Datos asegurados en servidores |
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Investigación |
Clasificación manual de documentos. |
Búsqueda instantánea de palabras clave |
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Intercambio |
Copia y envío físico |
Compartir digitalmente al instante |
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Seguridad |
Riesgo de pérdida o daño |
Copia de seguridad y cifrado de datos |
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Acceso |
Restringido a locales |
Posible desde cualquier lugar |
2- Integrar la personalización en el seguimiento de aplicaciones
Herramientas de seguimiento hechas a medida
El uso de herramientas de seguimiento personalizadas permite a los funcionarios de admisiones ofrecer apoyo personalizado a los solicitantes. Estas herramientas pueden incluir notificaciones automáticas para diferentes etapas de la solicitud, asesoramiento específico o comentarios personalizados sobre los documentos enviados. Esto refuerza el sentimiento de apoyo y atención brindado a cada candidato.
Comunicación dirigida
El uso de sistemas CRM adecuados contribuye a una mejor comunicación con los candidatos. Al enviar mensajes relevantes y personalizados durante todo el proceso de admisión, las escuelas pueden aumentar las posibilidades de éxito de sus solicitantes. La buena comunicación también mantiene a los solicitantes comprometidos e interesados en la escuela.
Tomemos el ejemplo de una herramienta de seguimiento de solicitudes y su impacto en la trayectoria profesional del candidato:
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Notificación de recepción del expediente
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Aviso de archivos faltantes o incompletos
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Validación de etapa e indicaciones sobre próximos pasos.
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Respuestas rápidas a las preguntas de los candidatos a través de la plataforma
3- Facilita y asegura las transacciones gracias a un sistema de pago online
Implementación del pago en línea.
Integrar una plataforma de pago online es fundamental para modernizar el proceso de admisión. Este debe ofrecer una gama de métodos de pago para satisfacer las necesidades de todos los candidatos, especialmente los internacionales. Al simplificar las transacciones, la escuela demuestra que valora la experiencia del usuario y la protección de los datos financieros.
Beneficios para los candidatos
Los candidatos se benefician de las numerosas ventajas asociadas a la opción de pago online. De hecho, tienen la posibilidad de pagar en cualquier momento y desde cualquier lugar, evitando así problemas con husos horarios o acceso a bancos. Pagar en su propia moneda simplifica el proceso para los solicitantes internacionales y proporciona transparencia financiera.
Para adoptar un sistema de pago en línea, un administrador de admisiones puede considerar soluciones como Stripe o PayPal, la tarjeta de crédito, que ofrece opciones de pago múltiples e internacionales, brindando así una experiencia perfecta para los solicitantes y simplificando la gestión de transacciones para las escuelas.
Tomemos el ejemplo de una tabla que resume las ventajas que ofrece un sistema de pago online a una escuela y a sus candidatos:
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Para la escuela |
Para candidatos |
|---|---|
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Transacciones simplificadas |
Pagos sin limitaciones de tiempo |
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Fácil seguimiento financiero |
Elección de la moneda de pago |
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Seguridad de datos en profundidad |
Transacciones seguras |
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Imagen moderna del establecimiento. |
Fácil acceso desde el extranjero |
Esta tabla ayuda a comprender los beneficios de una solución de pago en línea para todas las partes interesadas involucradas en el proceso de admisión.
Este viaje a través de la mecánica de la automatización de admisiones nos mostró cómo las innovaciones tecnológicas simplifican y enriquecen el proceso de solicitud. Desde la digitalización de datos hasta el soporte personalizado, cada paso está diseñado para optimizar la experiencia de los candidatos y gerentes. La relevancia de estas herramientas para los gestores de admisiones es innegable.
Para continuar nuestra exploración de mejores prácticas, recomiendo leer el artículo: “ 4 estrategias para optimizar el proceso de admisión en una escuela importante ”. que describe cómo las mejores escuelas pueden optimizar su proceso de admisión, atraer a los mejores solicitantes y mejorar su eficiencia operativa utilizando estas estrategias .
