Cinco consejos para procesos de admisión más eficientes con un rastreador de candidatos

Los procesos de admisión a la educación superior son cada vez más complejos y competitivos. ¿Cómo pueden los establecimientos destacar y atraer a los mejores perfiles, al mismo tiempo que gestionan eficazmente volúmenes cada vez mayores de solicitudes? Una herramienta eficaz de seguimiento de candidatos es esencial para afrontar estos desafíos. Descubra en este artículo 5 consejos para optimizar sus admisiones gracias a estas soluciones innovadoras.

Resumen :

1- Optimizar la gestión de aplicaciones de un extremo a otro

2- Facilitar la toma de decisiones mediante la comparación de datos

3- Agilizar la comunicación y el intercambio de información

4- Personaliza la experiencia del candidato para reforzar el atractivo

5- Utilice los datos de la aplicación para análisis en profundidad

1- Optimizar la gestión de aplicaciones de un extremo a otro

Una potente herramienta de seguimiento centraliza todas las tareas relacionadas con las inscripciones universitarias, permitiendo a los equipos de admisiones gestionar eficazmente cada paso del proceso.

Consolidación de información en un único panel

Una potente herramienta de seguimiento de aplicaciones permite centralizar todos los datos y documentos relacionados con cada expediente en un único panel. ¡No más información dispersa en correos electrónicos, libros de Excel o archivos en papel! Con una visión general y estructurada, los equipos de admisiones pueden acceder fácilmente a los elementos que necesitan y realizar un seguimiento del progreso de cada solicitud en tiempo real.

Esta consolidación de información reduce el estrés de gestionar los registros. No más pasar horas buscando un documento perdido o recopilando datos manualmente. Todo está a su alcance en la herramienta, lo que permite un procesamiento fluido y eficiente de los expedientes desde la recepción de la solicitud hasta la decisión final de admisión. Tomemos el ejemplo de una escuela de negocios que recibe miles de solicitudes cada año para su programa Grande École. Al centralizar todos los documentos (CV, cartas de presentación, expedientes académicos, cartas de recomendación, etc.) en una herramienta como Emundus , los responsables de admisiones pueden consultar instantáneamente el expediente completo de cada candidato sin riesgo de olvidarlo o perderlo. ¡No más dolores de cabeza por piezas faltantes o versiones obsoletas!

Automatiza tareas repetitivas para centrarte en lo esencial

Una valiosa herramienta de seguimiento de candidatos ofrece potentes funciones de automatización que liberan a los equipos de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, el envío de mensajes de confirmación, solicitudes de documentos adicionales o invitaciones a entrevistas se pueden activar automáticamente según activadores predefinidos.

Esta automatización libera un tiempo valioso que los gerentes de admisiones pueden dedicar a misiones de mayor valor agregado, como analizar archivos o apoyar a los candidatos. Al centrarse en lo esencial, ayudan a brindar una experiencia de calidad a los futuros estudiantes y, al mismo tiempo, optimizan la eficiencia del proceso. Imaginemos una escuela de ingeniería que quiere personalizar su comunicación con los candidatos en función de su perfil. Con una herramienta como Emundus , se pueden configurar fácilmente escenarios de correo electrónico automatizados y adaptados a cada caso: mensaje de bienvenida para nuevas solicitudes, recordatorios para archivos incompletos, invitaciones a webinars empresariales para perfiles técnicos... Todo ello sin intervención manual, permitiendo a los equipos. centrarse en debates cualitativos con los candidatos más prometedores.

Las herramientas de seguimiento de solicitudes universitarias ayudan a agilizar el proceso de solicitud al consolidar toda la información en un solo panel, lo que reduce el estrés de los estudiantes.

2- Facilitar la toma de decisiones mediante la comparación de datos

Al integrar funciones de comparación avanzadas, la herramienta ayuda a los gerentes a evaluar las solicitudes de manera informada y alinear los perfiles con las fortalezas del establecimiento.

Acceso a estadísticas detalladas sobre admisiones y programas.

Para tomar decisiones de admisión informadas, no hay nada como confiar en datos confiables y detallados. Una potente herramienta de seguimiento proporciona acceso a multitud de estadísticas relevantes, como el número de solicitudes por programa, la tasa de selección, el perfil típico de los admitidos o incluso la distribución geográfica de los solicitantes.

Con esta información, los equipos de admisiones pueden refinar sus criterios de selección e identificar los programas más atractivos o aquellos que requieren ajustes. También pueden adaptar su estrategia de contratación en función de los grupos de candidatos más prometedores. Este enfoque basado en datos refuerza la relevancia y objetividad del proceso de toma de decisiones. Tomemos el ejemplo de una universidad que ofrece muchas maestrías especializadas. Al analizar las estadísticas de candidaturas por programas durante los últimos tres años en su herramienta de seguimiento, constata que algunos másteres tienen dificultades para atraer suficientes perfiles cualificados. Armado con esta información, puede ajustar su comunicación, formar nuevas asociaciones o revisar el contenido educativo de estos cursos para satisfacer mejor las expectativas de los estudiantes y del mercado laboral.

Funcionalidades de evaluación de archivos en línea para una colaboración optimizada

Las herramientas de seguimiento de aplicaciones más avanzadas ofrecen funcionalidades de evaluación de archivos en línea directamente en la plataforma. ¡No más idas y venidas de expedientes por correo electrónico ni reuniones interminables para decidir sobre cada candidato! Los distintos interesados ​​(directores de programa, paneles de admisión, etc.) pueden anotar expedientes, asignar puntuaciones y compartir sus valoraciones de forma fluida y transparente.

Esta evaluación colaborativa acelera enormemente el proceso de toma de decisiones de admisión y promueve la alineación entre las diferentes partes interesadas involucradas. Todos tienen una visión de las expectativas y pueden consultar fácilmente los comentarios de sus colegas. La tramitación de expedientes se vuelve más rápida y eficaz, para deleite de los equipos de admisiones... ¡y de los candidatos que reciben una respuesta más rápida! Este es el caso, por ejemplo, del Institut Mines-Télécom Business School que utiliza Emundus para sus admisiones de máster. Los responsables del programa consultan en línea los expedientes preseleccionados, introducen sus evaluaciones según criterios predefinidos y discuten directamente en la herramienta para llegar a un consenso. Todas las etapas de validación están desmaterializadas y simplificadas, desde las discusiones con el jurado de admisiones hasta la notificación al candidato.

Al comparar las estadísticas de admisión, los paquetes de ayuda financiera y la cultura del campus a través de herramientas de seguimiento, los solicitantes pueden tomar decisiones informadas y alinear sus aspiraciones con las fortalezas de cada institución.

3- Agilizar la comunicación y el intercambio de información

Una plataforma centralizada facilita las interacciones entre los equipos de admisiones, candidatos y socios, para un procesamiento más rápido de los archivos.

Centralización de los intercambios con los candidatos para un seguimiento óptimo

La comunicación con los solicitantes es un aspecto importante pero que requiere mucho tiempo del proceso de admisión. Con una herramienta de seguimiento adecuada, todos los intercambios (correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes mediante formularios, etc.) quedan centralizados y adjuntos al expediente de cada candidato. De esta manera, los equipos de admisiones tienen una visión integral de las interacciones y pueden brindar un seguimiento personalizado sin perder información en el camino.

Esta centralización es también una garantía de eficiencia: no es necesario buscar desesperadamente el último correo electrónico enviado o preguntarse si un colega ya respondió a una solicitud concreta. Toda la información es fácilmente accesible en la herramienta, evitando duplicaciones y errores de comunicación que podrían degradar la experiencia del candidato. Tomemos el caso de Sciences Po Paris , que utiliza Emundus para sus procedimientos de admisión. Cuando un candidato se comunica con la escuela para hacer una pregunta, el equipo puede encontrar inmediatamente su expediente y el historial de intercambios anteriores para brindarle una respuesta rápida y personalizada. Incluso si participan varios empleados, todos tienen la misma visión de 360° para una comunicación perfectamente coordinada.

Simplificar el intercambio de aplicaciones con las partes interesadas

Más allá de la comunicación con los candidatos, las herramientas de seguimiento agilizan los intercambios entre los diferentes actores implicados en el proceso de admisión (directores de programa, jurados, servicios administrativos, etc.). ¡No más archivos en papel que repartir ni archivos adjuntos voluminosos enviados por correo electrónico!

Con una herramienta como Emundus compartir aplicaciones se simplifica enormemente. Los usuarios autorizados pueden acceder a los archivos candidatos con solo unos pocos clics, sin riesgo de pérdida o confusión de versiones. Toda la información está centralizada en un solo lugar, promoviendo una selección colaborativa y eficiente. La toma de decisiones se acelera, para mayor satisfacción tanto de los equipos de admisiones como de los candidatos. Mines-Telecom, por ejemplo, utilizó Emundus para gestionar las admisiones de sus estudiantes de trabajo y estudio. Anteriormente, los CV y ​​las cartas de presentación se enviaban dolorosamente por correo electrónico a las empresas asociadas. A partir de ahora, podrán consultar directamente los archivos de la herramienta, ser más ágiles en su selección y liberar valiosos recursos internos.

4- Personaliza la experiencia del candidato para reforzar el atractivo

Al ofrecer portales de solicitud y soporte personalizados, las escuelas se destacan y atraen a los mejores perfiles.

Personalización de ambientes según las necesidades específicas de cada colegio.

Cada escuela tiene procesos y requisitos de admisión específicos, y es importante que el rastreador sea lo suficientemente flexible para adaptarse a estas particularidades. Una plataforma como Emundus ofrece amplias posibilidades de personalización, permitiendo a los gestores optimizar los formularios de solicitud, los flujos de trabajo de selección, los modelos de comunicación, etc.

Esta personalización refuerza el atractivo del establecimiento al ofrecer a los candidatos una experiencia fluida y adaptada a las especificidades de los programas destinatarios. Se sienten tomados en consideración y guiados eficazmente en su proceso de inscripción, lo que potencia la imagen del colegio y maximiza las posibilidades de conversión de los mejores perfiles. implementó Excelia , que quería modernizar y agilizar sus procedimientos de admisión de candidatos internacionales. Con Emundus , la escuela pudo crear un portal a medida integrando sus formularios, sus criterios de selección específicos e incluso el pago en línea de las tasas de solicitud. Resultado: una experiencia más rápida e intuitiva para los estudiantes extranjeros y un posicionamiento internacional reforzado.

Integración de funciones de soporte y asesoramiento para guiar a los candidatos.

Para muchos candidatos, postularse a una de las mejores escuelas es un proceso complejo y estresante. Para apoyarlos mejor y promover la marca empleadora de la escuela, es esencial brindarles la mayor cantidad de información y consejos prácticos posible en cada etapa. Las herramientas de seguimiento más avanzadas incluyen funciones de ayuda y orientación que tranquilizan e involucran a los candidatos.

Por ejemplo, Emundus nos permite ofrecer a los candidatos modelos de CV, ejemplos de cartas de presentación impactantes o incluso simulaciones de tasas de matrícula que incluyen ayuda financiera. Al guiarlos paso a paso, la escuela muestra su compromiso con ellos y maximiza sus posibilidades de éxito, fortaleciendo así de manera sostenible su atractivo. ESSEC ha elegido este enfoque para sus admisiones de licenciatura. Los candidatos pueden acceder directamente a asesoramiento personalizado en función de su perfil, testimonios de estudiantes e incluso a un chatbot para guiarlos en su aplicación en la herramienta. Un enfoque de apoyo proactivo que atrae a los mejores talentos mostrándoles la consideración de la escuela incluso antes de su llegada al campus.

Los rastreadores alientan a los estudiantes a documentar sus logros y experiencias extracurriculares, lo que permite la creación de un perfil de solicitud integral que muestra sus intereses multifacéticos.

5- Utilice los datos de la aplicación para análisis en profundidad

Las funciones de exportación e informes de la herramienta permiten a los gerentes comprender mejor las tendencias y ajustar su estrategia en consecuencia.

Exportación de datos completa para análisis de perfil detallados

Las solicitudes están llenas de datos valiosos sobre los perfiles de los solicitantes, antecedentes académicos, experiencia extracurricular y más. Una poderosa herramienta de monitoreo como Emundus le permite exportar toda esta información para un análisis en profundidad y una mejor comprensión de las tendencias en juego.

Conclusión :

En un panorama de educación superior cada vez más complejo y competitivo, los procesos de admisión requieren un enfoque estratégico para atraer y seleccionar los mejores perfiles y, al mismo tiempo, gestionar de manera efectiva volúmenes crecientes de solicitudes. En este contexto, una herramienta eficaz de seguimiento de solicitudes es esencial. Al proporcionar a los establecimientos una visibilidad completa de los perfiles, necesidades y aspiraciones de los candidatos, esta herramienta les permite tomar decisiones informadas y rápidas. También ayuda a mejorar la experiencia del candidato al garantizar una comunicación transparente y un seguimiento personalizado. Invertir en una herramienta de este tipo no es sólo una forma de destacar en un entorno competitivo, sino también de satisfacer las crecientes expectativas de los candidatos y garantizar una gestión eficiente de los procesos de admisión.