Η διαχείριση των επιτροπών διαγωνισμών μπορεί γρήγορα να γίνει πονοκέφαλος για τα σχολεία. Πώς μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι έχουμε τα σωστά προφίλ αξιολογητών την κατάλληλη στιγμή, προσφέροντάς τους παράλληλα τις καλύτερες συνθήκες εργασίας; Μια ψηφιακή πλατφόρμα όπως το Emundus παρέχει συγκεκριμένες απαντήσεις σε αυτές τις προκλήσεις, συγκεντρώνοντας πληροφορίες, αυτοματοποιώντας χρονοβόρες εργασίες και εξατομικεύοντας την εμπειρία των ενόρκων. Ανακαλύψτε σε αυτό το άρθρο 5 συμβουλές για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης των επιτροπών σας χρησιμοποιώντας ψηφιακή τεχνολογία.

Περίληψη :

1. Συγκεντρώστε τις πληροφορίες των ενόρκων σε έναν ενιαίο χώρο

2. Επιτρέψτε στους ενόρκους να διαχειρίζονται τη διαθεσιμότητά τους

3. Βελτιώστε την επικοινωνία με τους ενόρκους

4. Εξατομίκευση της διαχείρισης logistics σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες των διαγωνισμών

5. Βελτιστοποιήστε την εργασία των ενόρκων την ημέρα D

1- Συγκεντρώστε τις πληροφορίες των ενόρκων σε έναν ενιαίο χώρο

Δημιουργήστε προφίλ ενόρκων με τις ειδικότητες και τις εμπειρίες τους

Το Emundus σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πλήρη προφίλ ενόρκων, συμπεριλαμβανομένων των τομέων εξειδίκευσής τους και του επαγγελματικού τους υπόβαθρου. Αυτές οι πληροφορίες διευκολύνουν τη δημιουργία σχετικών και ισορροπημένων επιτροπών, διασφαλίζοντας ότι κάθε υποψήφιος θα αξιολογηθεί από ειδικούς στον σχετικό τομέα.

Συγκεντρώνοντας αυτά τα δεδομένα σε μια ενιαία πλατφόρμα, οι διαχειριστές ανταγωνισμού μπορούν γρήγορα να εντοπίσουν τους καταλληλότερους ενόρκους για κάθε περίπτωση. Αυτό εξασφαλίζει αξιολόγηση ποιότητας και θετική εμπειρία για τους υποψηφίους.

Ας πάρουμε το παράδειγμα μιας μεγάλης σχολής επιχειρήσεων που διοργανώνει εισαγωγικές εξετάσεις. Χάρη στα λεπτομερή προφίλ των ενόρκων στο Emundus, ο υπεύθυνος αποδοχής μπορεί εύκολα να επιλέξει επαγγελματίες με εμπειρία στο μάρκετινγκ, τα οικονομικά και την επιχειρηματικότητα για να αξιολογήσει τους υποψηφίους με σχετικό τρόπο.

Δώστε στους κριτές πρόσβαση μόνο σε διαγωνισμούς που τους αφορούν

Για να διατηρηθεί η εμπιστευτικότητα και να βελτιστοποιηθεί η οργάνωση, είναι σημαντικό να παρέχεται στους κριτές συγκεκριμένη πρόσβαση στους διαγωνισμούς με τους οποίους σχετίζονται. Χάρη στο Emundus , κάθε ένορκος έχει έναν προσωπικό χώρο όπου μπορεί να βρει μόνο τις πληροφορίες που τους αφορούν.

Αυτή η ασφαλής προσέγγιση αποφεύγει οποιαδήποτε σύγχυση και επιτρέπει στους ενόρκους να επικεντρωθούν στην αποστολή αξιολόγησης. Με λίγα μόνο κλικ, μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία υποψηφίων, οδηγίες και χρήσιμα έγγραφα, χωρίς να κατακλύζονται από περιττά δεδομένα.

Ας φανταστούμε μια σχολή μηχανικών που διαχειρίζεται αρκετούς διαγωνισμούς παράλληλα (μεταπτυχιακή εισαγωγή, παράλληλη εισαγωγή κ.λπ.). Με τη διαμόρφωση συγκεκριμένης πρόσβασης στο Emundus, κάθε κριτής συνδέεται με τον χώρο του και βρίσκει άμεσα πληροφορίες που σχετίζονται με τον/τους διαγωνισμό που τον αφορούν. Αυτό απλοποιεί τη συμμετοχή τους.

Γνωρίζατε ότι η πλατφόρμα Emundus αντικαθιστά επωφελώς τα δεκάδες αρχεία Excel που χρησιμοποιούνται συνήθως για τη διαχείριση των επιτροπών διαγωνισμών; Μια πραγματική επανάσταση!

2- Επιτρέψτε στους ενόρκους να διαχειρίζονται τη διαθεσιμότητά τους

Παραχωρήστε μόνιμη πρόσβαση στο προφίλ για ενημέρωση των πληροφοριών logistics

Το Emundus προσφέρει στους ενόρκους απεριόριστη πρόσβαση στο προφίλ τους, επιτρέποντάς τους να ενημερώνουν τα προσωπικά τους στοιχεία και τους υλικοτεχνικούς περιορισμούς (διαμονή, μεταφορά, συγκεκριμένες δίαιτες κ.λπ.) ανά πάσα στιγμή. Αυτή η ευελιξία είναι ένα πλεονέκτημα για την προσαρμογή σε απρόβλεπτα γεγονότα και την εγγύηση της άψογης οργάνωσης.

Καθιστώντας τους ενόρκους υπεύθυνους για τη διαχείριση αυτών των πρακτικών πτυχών, οι διευθυντές αγώνων μπορούν να επικεντρωθούν σε εργασίες με υψηλότερη προστιθέμενη αξία. Εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο ενώ διασφαλίζουν ότι έχουν ενημερωμένες πληροφορίες για τον καλύτερο σχεδιασμό της υποδοχής των ενόρκων.

Ας πάρουμε την περίπτωση ενός ενόρκου που λίγες μέρες πριν τον διαγωνισμό συνειδητοποιεί ότι ακολουθεί δίαιτα χωρίς γλουτένη. Χάρη στη μόνιμη πρόσβασή του στο Emundus, μπορεί να ενημερώσει αμέσως αυτές τις πληροφορίες στο προφίλ του. Το σχολείο θα μπορεί έτσι να του προσφέρει κατάλληλα γεύματα τη μεγάλη μέρα, για τη μεγαλύτερη άνεσή του.

Προσφέρετε μια εξατομικευμένη φόρμα για κάθε επιλογή ημερομηνίας

Όταν ένας ένορκος επιλέγει μια ημερομηνία συμμετοχής στο Emundus, καλείται αυτόματα να συμπληρώσει μια φόρμα για να καθορίσει τις ανάγκες του. Αυτό το έντυπο προσαρμόζεται σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες κάθε διαγωνισμού και πανεπιστημιούπολης, συλλέγοντας έτσι όλα τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για έναν εξατομικευμένο οργανισμό.

Σε λίγα μόλις λεπτά, ο ένορκος μπορεί να υποδείξει τις προτιμήσεις διαμονής του, τις ώρες άφιξης και αναχώρησης, πιθανές αλλεργίες κ.λπ. Αυτές οι πληροφορίες συγκεντρώνονται αμέσως στην πλατφόρμα, επιτρέποντας στους διαχειριστές να προβλέπουν και να προγραμματίζουν με τις καλύτερες συνθήκες.

Ας το δείξουμε αυτό με το παράδειγμα ενός πανεπιστημίου που έχει πολλές τοποθεσίες. Όταν ένας ένορκος επιλέγει μια ημερομηνία στο Emundus, η φόρμα που εμφανίζεται εξατομικεύεται αυτόματα με επιλογές διαμονής και μεταφοράς ειδικά για την εν λόγω πανεπιστημιούπολη. Εξαιρετικά πρακτικό για τον κριτή και τον διοργανωτή!

Για να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση της διαθεσιμότητας των ενόρκων, ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να υιοθετήσετε:

1. Να παρακολουθείτε τακτικά με ενόρκους που δεν έχουν ακόμη ενημερώσει τη διαθεσιμότητά τους

2. Χρησιμοποιήστε πίνακες εργαλείων Emundus για να απεικονίσετε το ποσοστό απόκρισης και να προβλέψετε τις ελλείψεις

3. Επιτρέψτε στους ενόρκους να αλλάξουν οι ίδιοι τις ημερομηνίες τους σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων

3- Βελτιώστε την επικοινωνία με τους ενόρκους

Επιβεβαιώστε τις επιλογές ημερομηνίας και προσκαλέστε τις να προστεθούν στο προσωπικό ημερολόγιο

Όπως επισημαίνει η Emundus, «κατά τη διάρκεια κάθε επικύρωσής τους, οι ένορκοί σας λαμβάνουν email που συνοψίζουν τις επιλογές που μόλις έκαναν καθώς και μια πρόσκληση να βάλουν τις επιλεγμένες ημερομηνίες στο ημερολόγιό τους». Αυτή η αυτοματοποιημένη επικοινωνία αποφεύγει οποιαδήποτε λήθη ή παρεξήγηση.

Σε λίγα δευτερόλεπτα, ο ένορκος καθησυχάζεται για την εγγραφή του και μπορεί να μπλοκάρει τις θέσεις στο πρόγραμμά του. Αυτή είναι μια σημαντική εξοικονόμηση χρόνου τόσο για τους ενόρκους όσο και για τους διευθυντές, οι οποίοι δεν χρειάζεται πλέον να δίνουν συνέχεια σε κάθε συμμετέχοντα ξεχωριστά.

Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός πολυάσχολου ενόρκου που τείνει να ξεχνά τις δεσμεύσεις του. Λαμβάνοντας συστηματικά ένα email επιβεβαίωσης μετά από κάθε ημερομηνία που επιλέγεται στο Emundus, με ένα αρχείο .ics για προσθήκη στο ημερολόγιό τους, μπορούν να οργανωθούν με ηρεμία. Η παρουσία τους στη μεγάλη μέρα είναι έτσι εγγυημένη!

Διευκολύνετε τις ανταλλαγές χάρη στα προκαθορισμένα πρότυπα email στην πλατφόρμα

Για να αυξήσει την αποτελεσματικότητα, το Emundus προσφέρει μια βιβλιοθήκη προτύπων email προσαρμοσμένα σε κάθε στάδιο της διαχείρισης της κριτικής επιτροπής. Κλήσεις, υπενθυμίσεις, οδηγίες, ευχαριστίες... οι διαχειριστές μπορούν να εξατομικεύσουν αυτά τα πρότυπα με λίγα κλικ και να τα στείλουν απευθείας από την πλατφόρμα.

Όχι άλλες διάσπαρτες και χρονοβόρες ανταλλαγές email! Όλες οι επικοινωνίες είναι κεντρικές και προσβάσιμες ανά πάσα στιγμή. Οι ένορκοι εκτιμούν αυτήν την επαγγελματική και ανταποκρινόμενη προσέγγιση, η οποία συμβάλλει σε μια σχέση εμπιστοσύνης.

Ας φανταστούμε ένα σχολείο που πρέπει να στείλει κλήσεις σε εκατό ενόρκους. Αντί να γράφει και να στέλνει κάθε email μεμονωμένα, ο διαχειριστής χρησιμοποιεί το μοντέλο «Συνέλευση» στο Emundus. Εξατομικεύει μερικά στοιχεία (ημερομηνία, ώρες, πανεπιστημιούπολη κ.λπ.) και στέλνει τα πάντα με ένα κλικ. Πολύτιμη εξοικονόμηση χρόνου!

Για βέλτιστη επικοινωνία με τους ενόρκους:

4- Εξατομικεύστε τη διαχείριση logistics σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες των διαγωνισμών

Προσφέρετε διαφορετικούς τύπους καταλυμάτων και παρακολουθείτε τη διαθεσιμότητά τους σε πραγματικό χρόνο

Κάθε διαγωνισμός έχει τους δικούς του περιορισμούς, ιδιαίτερα όσον αφορά τη στέγαση των κριτών. Με το Emundus, είναι δυνατή η προσφορά διαφορετικών επιλογών (ξενοδοχείο, πανεπιστημιακή κατοικία, ιδιωτικό δωμάτιο κ.λπ.) και η παρακολούθηση της διαθεσιμότητάς τους σε πραγματικό χρόνο.

Οι ένορκοι μπορούν έτσι να επιλέξουν τη λύση που τους ταιριάζει καλύτερα, με βάση κριτήρια όπως η τοποθεσία, η άνεση ή ο προϋπολογισμός. Από την πλευρά τους, οι διαχειριστές παρακολουθούν τις κρατήσεις και μπορούν να προσαρμόσουν την χωρητικότητα εάν είναι απαραίτητο.

Ας πάρουμε την περίπτωση ενός σχολείου με κατοικία στην πανεπιστημιούπολη του και μια συνεργασία με τα γύρω ξενοδοχεία. Στο Emundus, οι ένορκοι έχουν πρόσβαση σε αυτές τις διαφορετικές δυνατότητες και κάνουν την επιλογή τους σύμφωνα με τις προτιμήσεις τους. Το σχολείο παρακολουθεί την πρόοδο των κρατήσεων και μπορεί να αποδεσμεύσει επιπλέον δωμάτια εάν χρειαστεί.

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις για την υποδοχή των κριτών σε κάθε διαγωνισμό και τοποθεσία

Πέρα από τη διαμονή, η υποδοχή των ενόρκων πρέπει να είναι μελετημένη μέχρι την παραμικρή λεπτομέρεια: κονκάρδες, τροφοδοσία, μεταφορές κ.λπ. Το Emundus σας επιτρέπει να διαμορφώσετε με ακρίβεια όλες αυτές τις πτυχές σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες κάθε διαγωνισμού και πανεπιστημιούπολης.

Χάρη σε αυτήν την ευαισθησία, οι διαχειριστές μπορούν να προσφέρουν μια εξατομικευμένη εμπειρία σε κάθε ένορκο, λαμβάνοντας υπόψη τους τοπικούς περιορισμούς. Αυτή η προσοχή στην ευημερία τους είναι βασικός παράγοντας για την προώθηση της δέσμευσης και των κινήτρων τους.

Ας το δείξουμε αυτό με το παράδειγμα ενός σχολείου που φιλοξενεί έναν διαγωνισμό σε δύο πανεπιστημιουπόλεις σε απόσταση 50 χλμ. Στους ενόρκους που τοποθετούνται στην πανεπιστημιούπολη Α προσφέρεται υπηρεσία μεταφοράς από το σιδηροδρομικό σταθμό, ενώ όσοι βρίσκονται στην πανεπιστημιούπολη Β λαμβάνουν δωρεάν χώρο στάθμευσης. Αυτές οι παράμετροι μπορούν εύκολα να διαμορφωθούν στο Emundus για εξατομικευμένη διαχείριση.

Ακολουθούν μερικές προτάσεις για να εξατομικεύσετε καλύτερα την υποδοχή των ενόρκων σας:

• Δώστε τους έναν πρακτικό οδηγό που συνοψίζει όλες τις χρήσιμες πληροφορίες (χάρτης πρόσβασης, επαφές, πρόγραμμα κ.λπ.)

• Σχεδιάστε ένα κιτ καλωσορίσματος με μερικά καλούδια σε σχολικά χρώματα

• Ορίστε έναν αναφορέα που θα είναι η προτιμώμενη επαφή τους καθ' όλη τη διάρκεια του διαγωνισμού

5- Βελτιστοποιήστε το έργο των ενόρκων την ημέρα D

Επεξεργαστείτε σήματα με όνομα, φωτογραφία και κωδικό QR για να προσδιορίσετε γρήγορα τους ενόρκους

Την ημέρα του διαγωνισμού, κάθε λεπτό μετράει. Για να διευκολύνει την αναγνώριση των ενόρκων και να απλοποιήσει την πρόσβασή τους στους διάφορους χώρους, η Emundus προσφέρει την παραγωγή εξατομικευμένων σημάτων. Με το όνομά τους, τη φωτογραφία και έναν μοναδικό κωδικό QR, αυτά τα σήματα επιτρέπουν γρήγορο και αποτελεσματικό έλεγχο.

Τέρμα οι ατελείωτες ουρές και οι κουραστικοί έλεγχοι! Οι ένορκοι μπορούν να αφοσιωθούν πλήρως στην αποστολή τους, σε βέλτιστες συνθήκες. Και αν χρειαστεί, όλες οι χρήσιμες πληροφορίες είναι προσβάσιμες αμέσως.

Πάρτε το παράδειγμα ενός ενόρκου που έφτασε στην πανεπιστημιούπολη το πρωί του διαγωνισμού. Χάρη στο σήμα του που δημοσιεύτηκε από το Emundus, εντοπίζεται αμέσως και κατευθύνεται στο σωστό κτίριο. Στην είσοδο της αίθουσας συσκέψεων, ο κωδικός QR τους σαρώνεται για να επιβεβαιωθεί η παρουσία τους. Εξοικονομώντας χρόνο και ηρεμία για να ξεκινήσετε με το σωστό πόδι!

Παρέχετε πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες και έγγραφα σε μια εφαρμογή για κινητά

Για να προχωρήσει ακόμη περισσότερο στην απλοποίηση της εργασίας των ενόρκων, η Emundus έχει αναπτύξει μια ειδική εφαρμογή για κινητά. Χάρη σε αυτό, οι αξιολογητές βρίσκουν όλα όσα χρειάζονται στο smartphone τους: πρόγραμμα, λίστα υποψηφίων, πλέγμα αξιολόγησης, έγγραφα αναφοράς κ.λπ.

Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε ταχυδακτυλουργίες μεταξύ διαφορετικών μέσων ή να κυνηγάτε πληροφορίες! Όλα είναι προσβάσιμα, για διαισθητικό χειρισμό. Οι ένορκοι αποκτούν αυτονομία και ηρεμία, γεγονός που συμβάλλει στην ποιότητα της υπηρεσίας τους.

Ας φανταστούμε έναν ένορκο στη μέση μιας συνέντευξης με έναν υποψήφιο. Με ένα απλό πάτημα στο smartphone του, έχει πρόσβαση στο πλέγμα αξιολόγησης και μπορεί να το συμπληρώσει ζωντανά, χωρίς να διακόπτει τις συζητήσεις. Στο τέλος της ημέρας, συμβουλεύεται το πρόγραμμά του για την επόμενη μέρα και κατεβάζει τα έγγραφα για να τα ξαναδιαβάσει το βράδυ στο ξενοδοχείο. Η εφαρμογή Emundus κάνει τη ζωή του πιο εύκολη!

Για να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα των ενόρκων σας την D-Day:

1. Στείλτε τους μια πλήρη ενημέρωση εκ των προτέρων (οδηγίες, κριτήρια αξιολόγησης κ.λπ.)

2. Σχεδιάστε μια συνεδρία καλωσορίσματος για να τους παρουσιάσετε τα εργαλεία και να απαντήσετε στις ερωτήσεις τους

3. Παρέχετε μια ομάδα υποστήριξης που να ανταποκρίνεται για τη διαχείριση απρόβλεπτων συμβάντων

4. Προσφέρετε τους χώρους χαλάρωσης και ευχαρίστησης για να τους βοηθήσετε να αποσυμπιεστούν

"Χάρη στην Emundus, οι δάσκαλοί μας απολαμβάνουν πραγματικά τις αποστολές της κριτικής επιτροπής τους. Έχουν όλα τα εργαλεία για να εργαστούν αποτελεσματικά, σε βέλτιστες συνθήκες. Είναι μια πραγματική άνεση για αυτούς... και για εμάς!" - Pierre, Διευθυντής Διαγωνισμών σχολής μηχανικών

Μερικά παραδείγματα σχολείων που χρησιμοποιούν ήδη το Emundus για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης των διαγωνισμών τους:

Συνοπτικά, η ψηφιοποίηση προσφέρει πολυάριθμες λύσεις για την απλοποίηση και τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης των εξεταστικών επιτροπών. Συγκεντρώνοντας πληροφορίες, ενισχύοντας τους ενόρκους και αυτοματοποιώντας χρονοβόρες εργασίες, μια πλατφόρμα όπως το Emundus σάς επιτρέπει να αποκτήσετε αποτελεσματικότητα και ηρεμία. Τα σχολεία μπορούν έτσι να επικεντρωθούν στο βασικό: να παρέχουν την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους ενόρκους και να εγγυώνται ποιοτικές αξιολογήσεις. Μια win-win προσέγγιση για την αριστεία εισδοχής.