Συχνές Ερωτήσεις

Η λύση eMundus αποτελείται από διαδικτυακούς χώρους που προορίζονται για τους πελάτες μας, οι οποίοι είναι αφιερωμένοι στην επεξεργασία αρχείων που υποβάλλονται από υποψηφίους και δημόσιους διαδικτυακούς χώρους/προσβάσιμους σε όλους.

Αυτά καθιστούν δυνατή την παρουσίαση των προσφερόμενων προγραμμάτων κατάρτισης, στα οποία ένας υποψήφιος θα μπορεί να συμμετάσχει και να υποβάλει αίτηση. Για κάθε πρόγραμμα, θα εισαχθεί ένα κουμπί «Εφαρμογή». Ακολουθεί το ταξίδι ενός υποψηφίου που επιθυμεί να υποβάλει φάκελο αίτησης:

• θα μεταβεί στη σελίδα που περιγράφει λεπτομερώς την εκπαίδευση
• θα κάνει κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή» και θα κατευθυνθεί σε μια σελίδα σύνδεσης/δημιουργίας λογαριασμού
• Μόλις συνδεθούν, θα έχουν πρόσβαση στη φόρμα αίτησης που αποτελείται από πεδία προς συμπλήρωση και πεδία για επισύναψη των υποχρεωτικών εγγράφων

Ένας υποψήφιος έχει τη δυνατότητα να ξεκινήσει να συμπληρώνει τη φόρμα και να αποθηκεύσει τις πληροφορίες που έχει καταχωρήσει για να ολοκληρώσει τη συμπλήρωση του αρχείου του σε άλλη στιγμή, άλλη μέρα. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει απλώς να συνδεθεί ξανά για να αποκτήσει πρόσβαση στη φόρμα που είχε ήδη αρχίσει να συμπληρώνει. Για να μπορέσουν να στείλουν το αίτημά τους, θα πρέπει να έχουν συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία και να έχουν επισυνάψει τα υποχρεωτικά έγγραφα (είναι επίσης δυνατή η εξουσιοδότηση μιας μορφής αρχείου, όπως για παράδειγμα PDF). Μόλις συμπληρώσουν τη φόρμα τους και στείλουν το αίτημά τους, θα λάβουν ένα email στη διεύθυνση email που παρέχεται στον λογαριασμό τους που θα επιβεβαιώνει την επιτυχή αποστολή και παραλαβή του αρχείου τους.

Τα διαφορετικά προφίλ χρηστών (υποψήφιος, διαχειριστής, διαχειριστής, συντονιστής, αξιολογητής, εξωτερικός συνεργάτης) καθιστούν δυνατό τον περιορισμό της πρόσβασης σε χώρους, λειτουργίες, φακέλους και περιορισμό δικαιωμάτων, σύμφωνα με τους ρόλους χρήστη που ορίζονται στη διαδικασία διαχείρισης των πελατών μας.

Είναι επίσης δυνατό να προχωρήσετε περαιτέρω στον περιορισμό της πρόσβασης δημιουργώντας ομάδες χρηστών με το ίδιο προφίλ χρήστη. Αυτό για να:

• ένας συντονιστής της υπηρεσίας 1 δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε αρχεία εφαρμογών που αφορούν την υπηρεσία 2
• ένας συντονιστής της υπηρεσίας 2 δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε αρχεία εφαρμογών που αφορούν την υπηρεσία 1

Αυτή η ρύθμιση είναι απλή στην τροποποίηση και προσαρμογή με την πάροδο του χρόνου για έναν χρήστη με προφίλ "διαχειριστή" ή προφίλ "διαχειριστή" (μόνο δύο προφίλ έχουν πρόσβαση σε αυτό το τμήμα).

Σε αυτήν την περίπτωση, αυτό είναι το προφίλ "Διαχειριστής", το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση σε όλα τα δικαιώματα και διαχειρίζεται την κατανομή των δικαιωμάτων.

Η λύση eMundus περιλαμβάνει ένα στοιχείο που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εύκολα έναν χώρο κοινής χρήσης εγγράφων στην πλατφόρμα. Ένα από τα ενδιαφέροντά του είναι ότι επιτρέπει την επικοινωνία με εξωτερικούς χώρους όπως το Dropbox ή/και το Google Drive, εάν το επιθυμεί ο πελάτης. Έτσι, ένα έγγραφο που τοποθετείται στο Dropbox ή στο Google Drive θα μεταφερθεί αυτόματα στον χώρο κοινής χρήσης εγγράφων της πλατφόρμας eMundus. Το αντίθετο ισχύει επίσης, καθώς ένα έγγραφο που δημοσιεύεται στην πλατφόρμα μπορεί να σταλεί αυτόματα στο Dropbox ή/και στο Google Drive.

Η λύση eMundus ενσωματώνει επίσης στατιστικές και γραφικές λειτουργίες σε έναν χώρο "Πίνακα εργαλείων" , έτσι ώστε ο πελάτης να μπορεί να έχει μια συνοπτική εικόνα των δραστηριοτήτων του. Τα γραφήματα μπορούν να λάβουν διαφορετικές μορφές, ανάλογα με την ανάγκη: γράφημα ράβδων, κυκλικό γράφημα, γράφημα Kiviat (ραντάρ/αστέρι), καμπύλη, κ.λπ. Τα φίλτρα σας επιτρέπουν να ενεργείτε στα γραφήματα, για παράδειγμα αλλάζοντας κριτήρια ή μια τελεία. Τα γραφικά που θα δει ο χρήστης στην οθόνη μπορούν να εξαχθούν ή να εκτυπωθούν με «δύο κλικ».

Η λύση eMundus είναι προσβάσιμη στο σύνολό της μέσω του Διαδικτύου. Επιπλέον, επειδή πιστεύουμε ότι τίποτα δεν πρέπει να παραμείνει ιδιοκτησία ενός μόνο ατόμου, δημοσιοποιούμε τον πηγαίο κώδικα της λύσης μας δωρεάν (Ανοιχτού κώδικα). Η αναστρεψιμότητα του πηγαίου κώδικα έχει ολοκληρωθεί, δίνοντας τη δυνατότητα σε τρίτο μέρος να διατηρήσει και να εξελίξει την πλατφόρμα.

Η πλατφόρμα eMundus είναι σε θέση να επικοινωνεί με άλλο λογισμικό για να τους στέλνει δεδομένα που υπάρχουν στους διαφορετικούς χώρους της. Είναι δυνατή η επικοινωνία των δύο λογισμικών προς μια κατεύθυνση (η λύση eMundus στέλνει πληροφορίες), καθώς και προς μια άλλη (το eMundus λαμβάνει πληροφορίες).

Το eMundus προσφέρει μια διαδικτυακή πλατφόρμα λευκής ετικέτας που συγκεντρώνει χώρους και εκτεταμένες λειτουργίες για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, τη συνεργασία και τη διασύνδεση που χρειάζεται ένας οργανισμός για να επιταχύνει και να κάνει πιο αξιόπιστη τη διαδικασία διαχείρισης εφαρμογών από άκρο σε άκρο. Καταλαβαίνει :

• μια δημόσια πύλη για την παρουσίαση ανοιχτών προγραμμάτων στους υποψηφίους
• ένας χώρος υποβολής συγκεκριμένος για κάθε προσφερόμενο πρόγραμμα, που σχετίζεται με μια προσαρμοσμένη φόρμα για τη συλλογή των επιθυμητών πληροφοριών, μερικές φορές ειδικά για ένα πρόγραμμα
• ένας χώρος προσβάσιμος σε γενικά περιορισμένο αριθμό χρηστών για τη διαχείριση της καμπάνιας , τη δημιουργία λογαριασμών χρηστών, τον καθορισμό προφίλ χρηστών, τη δημιουργία προτύπων email, τη διαχείριση των κανόνων για την αυτόματη αποστολή email από την πλατφόρμα κ.λπ.
• ένας χώρος αξιολόγησης , επίσης προσβάσιμος σε συγκεκριμένο τύπο χρήστη (με προφίλ αξιολογητή), για να σχολιάσει και να αξιολογήσει τα πλήρη αρχεία της αίτησης που λαμβάνονται μόνοι ή με άλλους
• ένα χώρο απόφασης για την εισαγωγή της τελικής απόφασης της κριτικής επιτροπής σε κάθε αξιολογούμενο αρχείο
• ένας πίνακας εργαλείων για γρήγορη πρόσβαση και συμβουλή βασικών στατιστικών στοιχείων και αναλύσεων με τη μορφή γραφημάτων, εκτυπώσιμου με τη μορφή χαρτογραφημένων αναφορών και εξαγωγής σε διαφορετικές μορφές (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• ένα χώρο αρχειοθέτησης αρχείων

Η πλατφόρμα eMundus επιτρέπει σε έναν πελάτη να:

• δίνουν προβολή στα προγράμματα 
• βελτιώσει την εικόνα του και την εμπειρία του υποψηφίου
• του χρόνου επεξεργασίας και λήψης αποφάσεων
• διατηρεί επαφή με τους καταθέτες σε κάθε στάδιο της διαδικασίας χάρη στο σύστημα ειδοποίησης και αυτόματης αποστολής email που περιλαμβάνεται στη λύση, το οποίο θα επιτρέψει την αυτόματη παρακολούθηση ή ενημέρωση ενός ή περισσότερων ατόμων για μια αλλαγή, ανεξάρτητα από το προφίλ χρήστη τους

Ανάλογα με τις ανάγκες και για να προχωρήσουμε περαιτέρω, είναι δυνατή η ενεργοποίηση πρόσθετων λειτουργιών : δημιουργία τρομβινοσκοπίων, ηλεκτρονική πληρωμή, ηλεκτρονική υπογραφή, αυτόματη δημιουργία και εξατομίκευση ενός τυπικού εγγράφου, ρύθμιση σύνδεσης LDAP, κράτηση συντήρησης, αυτόματη μεταφορά και αποθήκευση επεξεργασμένων αρχείων σε χώρο αρχειοθέτησης που βρίσκεται έξω από την πλατφόρμα...

Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη και χρησιμοποιείται από ορισμένους από τους πελάτες μας. Με βάση ένα έγγραφο word που παρέχεται από τον οργανισμό πελάτη, ενσωματώνουμε το μοντέλο στην πλατφόρμα και το τοποθετούμε στο γραφικό χάρτη του πελάτη. Αυτό το μοντέλο περιλαμβάνει:

• παγωμένα στοιχεία
• δυναμικά στοιχεία ; μεταβλητές που θα επιτρέψουν την αυτόματη προσαρμογή του εγγράφου
• μια κενή περιοχή για συμπλήρωση : το έγγραφο μπορεί επίσης να περιέχει ένα μέρος που πρέπει να συμπληρωθεί για να δώσει σε έναν χρήστη του οργανισμού τη δυνατότητα να συμπληρώσει μη αυτόματα πληροφορίες.

Είναι δυνατή η ενσωμάτωση πολλών τυπικών εγγράφων, για παράδειγμα η αποστολή διαφορετικών τυπικών επιστολών σε έναν αιτούντα, ανάλογα με την πρόοδο της επεξεργασίας της αίτησής του.

Τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της λύσης eMundus φιλοξενούνται είτε σε διακομιστές eMundus (με βάση τη Γαλλία) είτε σε διακομιστές του πελάτη.
Το eMundus λαμβάνει τα δεδομένα που αποστέλλονται από τους αιτούντες και πραγματοποιεί, μέσω αλγοριθμικής επεξεργασίας, έλεγχο συμμόρφωσης σε ορισμένα έγγραφα (διαβατήριο, ταυτότητα, βίζα, φωτογραφία ταυτότητας) για να πιστοποιήσει ότι είναι από τα ζητούμενα έγγραφα και ότι η μορφή τους είναι σωστή.

Προκειμένου να αποφευχθεί τυχόν αποτυχία, αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων Ιστού μας καθώς και των βάσεων δεδομένων στους διακομιστές μας (ενοικιάζονται από τον πάροχο υπηρεσιών SoYouStart).

Όσον αφορά το backup, η κρυπτογράφηση είναι AES-256 (αλγόριθμος κρυπτογράφησης που προτείνεται από την ANSSI) με πολιτική διατήρησης δεδομένων (αντίγραφο ασφαλείας για 7 ημέρες, διατήρηση 4 αντιγράφων ασφαλείας ανά μήνα, 12 αντίγραφα ασφαλείας ανά έτος για κάθε πελάτη). Όλα τα μηχανήματα μας είναι ασφαλή και δεν χρησιμοποιούν κωδικούς πρόσβασης για να συνδεθείτε. Όλοι χρησιμοποιούμε κλειδιά κρυπτογράφησης RSA που κυμαίνονται από 2048 έως 4096 bit. Ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τα μέτρα ασφάλειας και εμπιστευτικότητας που έχουν τεθεί σε εφαρμογή:

• Προστατεύεται η φυσική πρόσβαση στη θεραπεία (ασφαλές κτίριο)
• Υλοποιείται μια διαδικασία ελέγχου ταυτότητας χρήστη (κωδικός πρόσβασης)
• Πραγματοποιείται καταγραφή σύνδεσης
• Ένα τείχος προστασίας φιλτράρει την πρόσβαση στον διακομιστή
• Η σύνδεση με την πλατφόρμα είναι κρυπτογραφημένη μέσω πιστοποιητικού SSL
• Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα
• Η πρόσβαση στο Backoffice είναι ασφαλής σε επίπεδο διακομιστή
• Οι επικίνδυνες διευθύνσεις IP είναι αποκλεισμένες
• Όταν εντοπιστεί μια προσπάθεια εισβολής από έναν χρήστη, αυτός ο χρήστης αποκλείεται αυτόματα

Η eMundus δεν ευθύνεται για την αποθήκευση και τη διαγραφή των δεδομένων της εφαρμογής, τα οποία χρησιμοποιούνται από τους πελάτες μας. Εκτελείται μόνο ένα κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων για την εγγύηση της ανάκτησης των χαμένων δεδομένων. Αυτό το αντίγραφο ασφαλείας πραγματοποιείται μία φορά την ημέρα και διατηρείται για ένα έτος το πολύ. Σεβόμαστε αξιόπιστα την πολιτική μας GDPR .

Τα φύλλα μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων και επωνύμων των υποψηφίων, εκπαίδευσης και ημέρας για παράδειγμα (...), μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα από την πλατφόρμα καθημερινά σε μορφή PDF. Το μόνο που χρειάζεται να κάνει ένας εκπαιδευτικός διευθυντής ή άλλος χρήστης είναι να συνδεθεί στον λογαριασμό του eMundus και να εκτυπώσει ένα ή περισσότερα φύλλα μισθοδοσίας με λίγα μόνο κλικ.

Χρησιμοποιούμε ένα αποθετήριο GIT για αρχεία προγράμματος που περιέχουν όλες τις ενημερώσεις στην πλατφόρμα μας. Στο πλαίσιο της σύμβασης συντήρησης, διασφαλίζουμε την εφαρμογή νέων εκδόσεων και τη διαχείριση ενημερώσεων ασφαλείας και ενημερώσεων κώδικα. Οι ενημερώσεις που σχετίζονται με κανονισμούς (π.χ. GDPR ) είναι ενσωματωμένες στην τυπική μας έκδοση.

Αυτή η λειτουργία ζητείται συχνά από τους πελάτες μας, οι οποίοι επιθυμούν ειδικότερα να αξιολογήσουν έναν υποψήφιο για συγκεκριμένες γνώσεις (γενική κουλτούρα, γνώσεις ειδικά για την ειδικότητα της εκπαίδευσης για την οποία υποβάλλουν αίτηση, κατοχή γλώσσας κ.λπ.). Ο υποψήφιος πρέπει να απαντήσει σε αυτό το ερωτηματολόγιο για να μπορέσει να στείλει τον φάκελο της αίτησής του. Μόλις συμπληρωθεί και επικυρωθεί το ερωτηματολόγιο, οι απαντήσεις επισυνάπτονται αυτόματα στο αρχείο της αίτησής τους στη διεπαφή που προορίζεται για τον πελάτη και αναλύονται αυτόματα από την πλατφόρμα για να καθοριστεί μια βαθμολογία. Είναι δυνατό να καθοριστεί μια στάθμιση με κριτήριο.

Η λύση σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν μέγιστο χρόνο απάντησης είτε ανά ερώτηση είτε ανά ερωτηματολόγιο. Η λύση μας eMundus προσφέρει πολλές δυνατότητες .

Η λύση eMundus δημιουργήθηκε έτσι ώστε οι οργανώσεις χρηστών να επωφελούνται από τη μέγιστη αυτονομία στη διαχείριση των δραστηριοτήτων τους στην πλατφόρμα. Είναι επομένως δυνατό για έναν πελάτη να διαχειριστεί τους χώρους του, να ξεκινήσει νέες καμπάνιες και να δημιουργήσει νέες φόρμες. Κάθε υπηρεσία περιλαμβάνει τη διευκόλυνση από την ομάδα eMundus μιας εκπαίδευσης για χρήστες που συμμετέχουν στη διαδικασία διαχείρισης της καμπάνιας (διαχειριστής, διαχειριστής, αξιολογητής, συνεργάτης κ.λπ.), χωρίς περιορισμό στους συμμετέχοντες. Η εκπαίδευση αυτή παρέχεται τη στιγμή της παράδοσης του παραδοτέου ώστε η αλλαγή και η χρήση του εργαλείου να γίνεται με απόλυτη ηρεμία.

Οι εφαρμογές τρίτων (βιβλιοθήκη, πλαίσιο κ.λπ.) που ενσωματώνουμε στην εφαρμογή μας ενημερώνονται τακτικά και εγγυόμαστε τη σωστή λειτουργία της πλατφόρμας μας. Ως μέρος μιας ενοποίησης με μια εφαρμογή από το σύστημα πληροφοριών του πελάτη, εάν αυτό επηρεάζει την εύρυθμη λειτουργία της πλατφόρμας μας ή τη σωστή λειτουργία της ανταλλαγής δεδομένων, χρεώνουμε το χρόνο που δαπανάται.

Για κάθε πεδίο, είναι δυνατό να οριστούν συγκεκριμένοι περιορισμοί/κανόνες επικύρωσης, όπως όριο στον αριθμό χαρακτήρων, συνδυασμός γραμμάτων και αριθμών, υποχρεωτική καταχώριση κ.λπ.

Η πλατφόρμα eMundus περιλαμβάνει μια πλούσια γκάμα λειτουργιών , καθεμία από τις οποίες μπορεί να ενεργοποιηθεί ανάλογα με τις ανάγκες, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής πληρωμής. Είναι δυνατό να προτείνετε διαφορετικό ποσό πληρωμής ανάλογα με ορισμένες πληροφορίες που παρέχονται από έναν υποψήφιο (π.χ.: το ποσό που πρέπει να πληρώσει θα είναι διαφορετικό εάν ο υποψήφιος είναι υπότροφος ή εάν δεν είναι κάτοχος υποτροφίας), για την πληρωμή της αίτησης αμοιβές . Η λειτουργικότητα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να πληρώσει ένας υποψήφιος τέλη εγγραφής ή επανεγγραφής.

Η δημιουργία μιας συνοπτικής λίστας ανά "τομέα" είναι δυνατή ανά περίοδο της επιλογής σας, επομένως τόσο ανά έτος όσο και ανά τρίμηνο για παράδειγμα. τρεις τύποι τμημάτων από προεπιλογή. ανά πρόγραμμα, ανά έτος (ή χρονική περίοδο) και ανά καμπάνια. Στη συνέχεια, τα φίλτρα προσαρμόζονται σύμφωνα με τις πληροφορίες που ζητούνται στο αρχείο εφαρμογής.

Συνήθως, επιδεικνύουμε τη λύση μας εξ αποστάσεως με κοινή χρήση οθόνης. Μη διστάσετε να κάνετε κράτηση για αυτό το demo .

Αυτό είναι ένα από τα χαρακτηριστικά που υπάρχουν στην πλατφόρμα eMundus. Επιτρέπει σε έναν υποψήφιο να ζήσει μια εντελώς ψηφιακή εμπειρία (από τη συμπλήρωση του αρχείου έως την αποστολή του, συμπεριλαμβανομένης της πληρωμής τελών και της υπογραφής του αρχείου). Για έναν υποψήφιο, γίνεται σχετικά απλό να διαχειριστεί τον σχεδιασμό και την αποστολή ενός αρχείου αίτησης από την αρχή μέχρι το τέλος, αφού η όλη διαδικασία είναι άυλη. Η χρήση αυτής της λειτουργικότητας βοηθά στη βελτίωση της ικανοποίησης του καταθέτη και της εικόνας του οργανισμού.

Είναι δυνατό να ανοίξετε μια περιοχή σχολίων που σχετίζεται με ένα αρχείο, η οποία μπορεί να είναι ενεργή κατά τη διάρκεια όλων των διαδικασιών (πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αξιολόγηση) με όλα τα προφίλ χρηστών (φυσικά εκτός από το προφίλ υποψηφίου) αλλά δεν θα επιτρέπεται σε όλους να προσθέτουν σχόλια ( εάν είναι αίτημα του πελάτη). Είναι επίσης δυνατό να γίνει ενεργό και/ή ορατό μόνο σε συγκεκριμένα στάδια (π.χ. μόνο κατά την αξιολόγηση).

Η πλατφόρμα eMundus περιλαμβάνει χώρο αξιολόγησης . Οποιαδήποτε πλήρης αίτηση θα εισέλθει στο στάδιο της αξιολόγησης. Σύμφωνα με τους κανόνες που αποφασίστηκαν, είναι δυνατή η αυτόματη ανάθεση αρχείων προς αξιολόγηση σε συγκεκριμένο αξιολογητή, μόλις η κατάσταση του αρχείου αλλάξει σε "Προς αξιολόγηση" (η αλλαγή, για παράδειγμα, ξεκίνησε από τον διαχειριστή που επαλήθευσε τις πληροφορίες και έγγραφα και θεωρήθηκε ότι το αρχείο είναι πλήρες και συμβατό).

Σε έναν ειδικό χώρο, ένας ή περισσότεροι αξιολογητές μπορούν να αξιολογήσουν και να αξιολογήσουν μια εφαρμογή με βάση κριτήρια που επιλέγει ο πελάτης. Στην περίπτωση που πολλοί παράγοντες εξετάζουν την αξιολόγηση του ίδιου φακέλου αίτησης, είναι δυνατή η ανάθεση ή όχι βαθμολογίας ανά κριτήριο, με διαφορετική στάθμιση. Η συνολική βαθμολογία θα υπολογιστεί αυτόματα από την πλατφόρμα προσθέτοντας το άθροισμα των βαθμολογιών που αποδίδονται στα κριτήρια.

Οι αξιολογήσεις μπορούν να κοινοποιηθούν ή μπορούν να κρυφτούν, εάν είναι απαραίτητο να γίνει αόρατη κάθε ολοκληρωμένη αξιολόγηση σε άλλον αναθεωρητή. Η τελική απόφαση μπορεί να ενημερωθεί σε ειδικό χώρο στη συνέχεια, για παράδειγμα όταν γίνεται μια επιτροπή.

Η λύση eMundus επιτρέπει εξαγωγές σε διαφορετικές μορφές (excel/CSV, PDF, ZIP), τόσο μεμονωμένα (σε αρχείο) όσο και μαζικά, δίνοντας έτσι στους πελάτες μας τη δυνατότητα εξαγωγής χιλιάδων αρχείων σε δευτερόλεπτα.

Όλα προφανώς εξαρτώνται από την πολυπλοκότητα του έργου. Για μια βασική ανάγκη, είμαστε σε θέση να αναπτύξουμε μια πλατφόρμα εντός 2 εβδομάδων. Δεδομένου ότι η τοποθέτηση του χώρου υποβολής αίτησης στο διαδίκτυο είναι γενικά η προτεραιότητα, εστιάζουμε σε αυτό το μέρος για να παραδώσουμε αυτόν τον χώρο εντός 1 εβδομάδας. Έτσι, ενώ τα πρώτα αρχεία συλλέγονται από τον πελάτη μας, εργαζόμαστε στους άλλους χώρους που θα χρησιμοποιήσει στη συνέχεια (αξιολόγηση, απόφαση, αναφορά, πίνακας ελέγχου).

Η λύση eMundus περιλαμβάνει σύστημα ειδοποίησης και αυτόματης αποστολής email. Υπάρχουν διάφοροι τύποι ειδοποίησης:

• automatic on event : μόλις αλλάξει η κατάσταση του αρχείου, αποστέλλεται αυτόματα ένα email στον υποψήφιο. Ένα τυπικό και εξατομικευμένο έγγραφο μπορεί να επισυναφθεί αυτόματα σε αυτό το email
• αυτόματη υπενθύμιση : θα σταλεί ένα αυτόματο email σε έναν υποψήφιο που, για παράδειγμα, μόλις άρχισε να συμπληρώνει το αρχείο του για να υποβάλει αίτηση για ένα πρόγραμμα. Το email θα τους ενημερώσει ότι έχουν μόνο 1/2/5/10/15/... ημέρες, ανάλογα με την ημερομηνία λήξης της πρόσκλησης υποβολής αιτήσεων, να ολοκληρώσουν την εισαγωγή των στοιχείων τους και να στείλουν το αρχείο του
• εγχειρίδιο : ο διαχειριστής πλατφόρμας, ο οποίος μπορεί να χρειαστεί να πραγματοποιήσει μια αρχική επαλήθευση των πληροφοριών που έχουν εισαχθεί και των εγγράφων που αποστέλλονται, σύμφωνα με τη διαδικασία που έχει επικυρωθεί εσωτερικά, αντιλαμβάνεται ότι ένα έγγραφο δεν συμμορφώνεται. Στη συνέχεια, θα μπορεί να επιλέξει το αρχείο του και να του στείλει ένα email επιλέγοντας ένα πρότυπο email που είναι αποθηκευμένο στην πλατφόρμα, για να τον ειδοποιήσει για αυτό το πρόβλημα. Με μερικά κλικ, ο διαχειριστής θα μπορεί να επιλέξει το δυναμικό πρότυπο email προσαρμοσμένο σε αυτήν την περίπτωση, να επισυνάψει το έγγραφο που έστειλε ο αιτών και να επισυνάψει ένα παράδειγμα συμβατού εγγράφου. Ο διαχειριστής, εάν αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα σε πολλά αρχεία, μπορεί επίσης να επιλέξει όλα αυτά τα αρχεία και να στείλει το ίδιο μήνυμα (με το έγγραφο που αποστέλλεται και ένα παράδειγμα ενός συμβατού εγγράφου επισυναπτόμενο) αμέσως σε κάθε έναν από τους υποψηφίους.

Μπορείτε να έχετε ένα ενημερωτικό μέρος σε κάθε αρχείο, να προσθέσετε ή να διαγράψετε πεδία και να ορίσετε περιορισμούς σε κάθε πεδίο εάν είναι απαραίτητο.

Είναι δυνατό για την πλατφόρμα να δημιουργεί αυτόματα αυτόματα , εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα μήνυμα προσαρμοσμένο στην εκδήλωση (π.χ. ειδοποίηση επιχορήγησης). Είναι δυνατό για το εργαλείο να δημιουργήσει και να επισυνάψει ένα υπογεγραμμένο τυπικό έγγραφο στο email, για παράδειγμα. Ένα email μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να ζητηθεί η αποστολή πρόσθετων εγγράφων ή/και να συμπληρωθεί το αρχείο που διατηρείται για την επικύρωση μιας εγγραφής. Είναι δυνατόν, για παράδειγμα, να δημιουργηθεί ένας άλλος χώρος που θα επιτρέπει σε όλους τους πρόσφατα επιλεγμένους δικαιούχους να παρέχουν άλλες πληροφορίες μετά την επιλογή. Στη συνέχεια, η διεύθυνση URL αυτής της σελίδας μπορεί να εισαχθεί στο αυτόματο email ειδοποίησης.

Η ομάδα eMundus σας προσφέρει μια συνεδρία εκπαίδευσης (πιθανή εξ αποστάσεως) με μελλοντικούς χρήστες της πλατφόρμας. Με αυτόν τον τρόπο, απλά μαθαίνεις με στόχο να διαχειρίζεσαι ήρεμα όλες τις καμπάνιες στρατολόγησης σου. Αυτή η εκπαίδευση πραγματοποιείται όταν υποβάλλεται το παραδοτέο για να αναπτύξετε γρήγορα την αυτονομία σας. Η πλατφόρμα δεν απαιτεί συγκεκριμένες δεξιότητες . Εάν αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα, επικοινωνώντας με την ομάδα του eMundus, θα είναι διαθέσιμοι να το επιλύσουν το συντομότερο δυνατό.

Ναί .
Βασικά στην πλατφόρμα, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα πλέγμα αξιολόγησης για το στάδιο της αξιολόγησης και ένα πλέγμα απόφασης/ κριτικής επιτροπής που προτείνεται στην κριτική επιτροπή, η οποία θα υποβάλει την τελική γνώμη σε έναν φάκελο, βασιζόμενος στη γνώμη που κατατέθηκε από τον αξιολογητή. Ορισμένοι από τους πελάτες μας χρησιμοποιούν μόνο ένα βήμα, σε αυτήν την περίπτωση γενικά έναν αξιολογητή που ενημερώνει ο ίδιος την τελική απόφαση. Επομένως, είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα από αυτά τα 2 βήματα, ανάλογα με τη διαδικασία σας. Ένα πλέγμα, είτε για αξιολόγηση είτε για απόφαση, είναι προσαρμόσιμο, πράγμα που σημαίνει ότι, ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορεί να έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα, κουμπιά επιλογής, ελεύθερες περιοχές εισόδου (... ) και μπορεί να έχει πεδία με σημειώσεις (1 έως 5 για παράδειγμα). Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν 4 κριτήρια αξιολόγησης, το καθένα λαμβάνει βαθμολογία από 5, ένα συνολικό ποσό θα υπολογιστεί αυτόματα από την πλατφόρμα και θα ορίσει μια βαθμολογία από τα 20 που θα είναι ορατή στο τέλος του πλέγματος αξιολόγησης. Σε περίπτωση που κάποια κριτήρια είναι πιο σημαντικά από άλλα, είναι δυνατό να σταθμιστούν τα κριτήρια και η πλατφόρμα θα εμφανίσει στη συνέχεια στο τέλος του πλέγματος τον σταθμισμένο μέσο όρο που θα είχε υπολογιστεί αυτόματα από την πλατφόρμα.

Ένας αξιολογητής μπορεί να είναι εσωτερικός στον οργανισμό σας ή εξωτερικός. Έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό χρήστη για ένα άτομο με το προφίλ "Αξιολογητής" στην πλατφόρμα (για αυτό θα πρέπει να συνδέεται κάθε φορά και από την πρώτη φορά για να μπορεί να συμβουλεύεται τα αρχεία που του έχουν ανατεθεί). Ωστόσο, εάν χρειάζεται να συλλέξετε από έναν αξιολογητή, προτού συμβουλευτεί όλες τις πληροφορίες στο(τα) αρχείο(α) που του έχουν ανατεθεί, μια δήλωση μη σύγκρουσης συμφερόντων και εμπιστευτικότητας (με τη μορφή πλαισίων ελέγχου + κουμπί επικύρωσης και όχι με ηλεκτρονική υπογραφή), διαθέτουμε μια πρόσθετη ενότητα "ΕΜΠΕΙΡΟΜΕΝΗ ΕΝΟΤΗΤΑ" και επομένως διακρίνουμε έναν κλασικό αξιολογητή από έναν ειδικό αξιολογητή τον οποίο ονομάζουμε εσωτερικά Εμπειρογνώμονα. Για έναν ειδικό χρήστη, δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό όπως για έναν χρήστη Αξιολογητή. Για να ζητήσετε έναν ειδικό, απλώς επιλέξτε τα αρχεία που πρέπει να του ανατεθούν και στείλτε τους μια πρόσκληση ειδικού μέσω email μέσω της πλατφόρμας, παρέχοντας τη διεύθυνση email τους. Στη συνέχεια, ο ειδικός θα ειδοποιηθεί μέσω email με το κείμενο της επιλογής σας και έναν σύνδεσμο προς την πλατφόρμα. Κάνοντας κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο θα τον κατευθύνει σε μια σελίδα προσβάσιμη χωρίς σύνδεση δίνοντάς του κάποιες πληροφορίες για τα αρχεία που του έχουν ανατεθεί. Σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων, έχει την επιλογή να αρνηθεί ένα μόνο, πολλά ή όλα τα αρχεία. Σε αυτή τη σελίδα, πρέπει να παρέχει:

• επιλογή του (αποδοχή ή απόρριψη) για καθένα από τα αρχεία που του έχουν ανατεθεί
• όνομα, επώνυμο και διεύθυνση email

Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η σελίδα, πρέπει να επικυρώσουν αυτήν τη σελίδα, μια ενέργεια που θα ενεργοποιήσει τη δημιουργία από την πλατφόρμα του λογαριασμού χρήστη Expert. Στη συνέχεια θα μπορεί να συμβουλευτεί όλα τα αρχεία που του έχουν ανατεθεί και να παράσχει τη γνώμη του. Όταν ο λογαριασμός του δημιουργηθεί από την πλατφόρμα, θα του αποσταλεί αυτόματα ένα email από την πλατφόρμα, το οποίο θα υποδεικνύει τον τυχαίο κωδικό πρόσβασης που θα έχει ορίσει η πλατφόρμα για τον λογαριασμό του για να του επιτρέψει να επανασυνδεθεί αργότερα, εάν δεν το κάνει Δεν τελειώνει τις εκτιμήσεις του την πρώτη φορά.

Είναι δυνατό για έναν πελάτη να έχει πρόσβαση σε όλα τα αιτήματα που αποστέλλονται, γίνονται δεκτά ή απορρίφθηκαν από τον υποψήφιο, από την εφαρμογή της πλατφόρμας του eMundus. Όλα τα email που αποστέλλονται σε αυτόν τον υποψήφιο θα είναι επίσης προσβάσιμα. Επιπλέον, μπορείτε να συμβουλευτείτε το ιστορικό ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν σε ένα αρχείο από χρήστες (ημερομηνία ανοίγματος του αρχείου και από ποιον χρήστη, ημερομηνία τροποποιήσεων και από ποιον χρήστη, φύση των τροποποιήσεων που έγιναν κ.λπ.).

Ναί.

Οι φόρμες που έχουν δημιουργηθεί από τους πελάτες μας (κάθε πλατφόρμα έχει ένα πρόγραμμα δημιουργίας φορμών που επιτρέπει σε έναν χρήστη πελάτη με προφίλ "Platform Manager" να δημιουργήσει μόνος του όλες τις φόρμες που θέλει) στην πλατφόρμα EMUNDUS αποτελούνται κλασικά από σελίδες με πεδία για εισαγωγή και σελίδα η οποία θα επιτρέψει στους υποψηφίους να ανεβάσουν τα ζητούμενα έγγραφα, καθένα από τα οποία μπορεί να είναι υποχρεωτικό ή προαιρετικό, όπως όλα τα πεδία που πρέπει να εισαχθούν αλλού.

Ναί . Όλα τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν. Έχετε διαφορετικές πιθανές εξαγωγές, τόσο σε έναν μόνο επιλεγμένο φάκελο όσο και σε πολλούς:

1. σε μορφή PDF: ολόκληρο το αρχείο της αίτησης: θα βρείτε στο ίδιο έγγραφο και ακολουθώντας τη συμπληρωμένη φόρμα + τα συνημμένα έγγραφα
2. σε μορφή υπολογιστικού φύλλου: όλα τα δεδομένα που παρέχονται από τον υποψήφιο στη μορφή τους (δηλαδή όλα τα δεδομένα εκτός από τα συνημμένα έγγραφα)
3. σε μορφή ZIP: σε αυτόν τον φάκελο ZIP, θα βρείτε τόσους υποφακέλους όσα και τα υποψήφια αρχεία που επιλέξατε στην πλατφόρμα πριν πραγματοποιήσετε την εξαγωγή. Σε κάθε υποφάκελο, που επομένως αφορά έναν μόνο υποψήφιο, θα βρείτε ένα έγγραφο PDF για την αίτηση και ένα έγγραφο PDF για κάθε έγγραφο που επισυνάπτεται στο αρχείο από τον υποψήφιο.

Ένας πελάτης χρήστης μπορεί να αρχειοθετήσει:

• κάθε αρχείο στην πλατφόρμα, επιλέγοντας την κατάλληλη κατάσταση αρχείου. Σε αυτήν την περίπτωση, το αρχειοθετημένο αρχείο δεν εμφανίζεται πλέον στη συνηθισμένη προβολή στους χρήστες, εκτός από τον διαχειριστή, ο οποίος μπορεί να το συμβουλευτεί σε μια ειδική περιοχή της πλατφόρμας χωρίς χρονικό περιορισμό. Για να συμμορφώνεται με τον GDPR, ο πελάτης που διαθέτει τα δεδομένα πρέπει να τηρεί μια λογική περίοδο διατήρησης δεδομένων.
• ή/και εξάγοντας τα δεδομένα σε μορφή ZIP για αρχειοθέτηση εκτός της πλατφόρμας. Είναι ο ίδιος κανόνας με αυτήν την αρχή της αρχειοθέτησης όσον αφορά τη συμμόρφωση με τον GDPR

Ναι είναι δυνατόν!

Ναί.

Ως στάνταρ, μπορείτε να τοποθετήσετε/ενσωματώσετε:

• το λογότυπό σας στην κεφαλίδα (πάνω αριστερά) (το λογότυπο TCHOOZ στο υποσέλιδο θα εξακολουθεί να υπάρχει)
• το favicon σας (η εικόνα υπάρχει στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης)
• το πανό σας ή αποφασίστε να μην το βάλετε καθόλου
• τα χρώματά σας που θα υπάρχουν στα κουμπιά ενεργειών

Εάν χρειάζεστε μια εξατομικευμένη αρχική σελίδα ή ακόμα και έναν πλήρη ιστότοπο επικοινωνίας, μπορούμε να εκτελέσουμε αυτήν την εργασία ως μέρος μιας πρόσθετης υπηρεσίας (το κόστος ορίζεται για να μετρηθεί αφού συγκεντρώσετε τις ανάγκες σας).

Όλα τα κείμενα που μπορείτε να συμβουλευτείτε μπορούν να τροποποιηθούν από τον ίδιο τον πελάτη. Στο υποσέλιδο, μπορείτε να εισάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας αντί για τα δικά μου.

Θα δείτε σε αυτήν την επίδειξη ότι υπάρχει μόνο μία ανοιχτή καμπάνια, αλλά είναι δυνατό να ανοίξετε όσες θέλετε ταυτόχρονα. Για κάθε καμπάνια, κάνοντας απλώς κλικ στο μπλοκ της καμπάνιας, θα αποκτήσετε πρόσβαση σε μια σελίδα "+ πληροφορίες" της καμπάνιας, η οποία σας επιτρέπει να παρέχετε λεπτομέρειες και να κάνετε διαθέσιμα έγγραφα για λήψη (όπως πληρωμή με παράδειγμα). Μπορείτε να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας σε αυτήν την πλατφόρμα για να ανακαλύψετε την υποψήφια περιοχή και τη φόρμα που υπάρχει σε αυτήν την πλατφόρμα. Η φόρμα είναι απλώς μια απεικόνιση, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτό που χρειάζεστε.