Η παροχή εξατομικευμένου καλωσορίσματος στους υποψηφίους κατά τη διάρκεια των ανταγωνιστικών εξετάσεων είναι μια σημαντική πρόκληση για τα σχολεία. Ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης εφαρμογών καθιστά δυνατή τη συλλογή ακριβών πληροφοριών σχετικά με τις προτιμήσεις και τους περιορισμούς κάθε συμμετέχοντα, τη συγκέντρωση δεδομένων για απλοποιημένη διαχείριση και την αυτοματοποίηση των διοικητικών εργασιών. Χάρη σε αυτά τα χαρακτηριστικά, τα σχολεία μπορούν να προσφέρουν εξατομικευμένη υποστήριξη και να εγγυηθούν μια θετική εμπειρία για τους υποψηφίους.

Περίληψη :

1. Συλλέξτε ακριβείς πληροφορίες μέσω μιας διαμορφώσιμης φόρμας

2. Συγκεντρώστε δεδομένα για απλοποιημένη διαχείριση

3. Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

4. Προσφέρετε εξατομικευμένη υποστήριξη στους υποψηφίους

1- Συλλέξτε ακριβείς πληροφορίες μέσω μιας διαμορφώσιμης φόρμας

Προσαρμόστε τα πεδία στις ιδιαιτερότητες κάθε διαγωνισμού

Το λογισμικό διαχείρισης εφαρμογών προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας προσαρμοσμένων εντύπων για τη συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών για την οργάνωση της διαμονής και της εστίασης των υποψηφίων. Μπορείτε λοιπόν να εξατομικεύσετε τα πεδία σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες κάθε διαγωνισμού και κάθε πανεπιστημιούπολης, ώστε να ανταποκρίνονται με ακρίβεια στις ανάγκες του σχολείου σας.

Προσαρμόζοντας τα έντυπα αίτησης, μπορείτε να συλλέξετε βασικές πληροφορίες, όπως προτιμήσεις διαμονής, διατροφικούς περιορισμούς ή ακόμα και περιορισμούς μεταφοράς των υποψηφίων. Αυτά τα δεδομένα θα σας επιτρέψουν στη συνέχεια να προσφέρετε ένα εξατομικευμένο καλωσόρισμα και να προβλέψετε καλύτερα τα αιτήματα όλων.

Ας πάρουμε το παράδειγμα μιας εισαγωγικής εξέτασης για μια μεγάλη σχολή επιχειρήσεων. Το έντυπο αίτησης θα μπορούσε να περιλαμβάνει συγκεκριμένα πεδία που υποδεικνύουν τροφικές αλλεργίες, τον τύπο καταλύματος που επιθυμείτε (μονόκλινο, δίκλινο δωμάτιο, κ.λπ.), καθώς και το προγραμματισμένο μέσο μεταφοράς για να φτάσετε στην πανεπιστημιούπολη. Συλλέγοντας αυτές τις πληροφορίες εκ των προτέρων, το σχολείο μπορεί να προσαρμόσει την προσφορά υποδοχής και να διασφαλίσει ότι κάθε υποψήφιος επωφελείται από τις βέλτιστες συνθήκες κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων.

Ενσωματώστε ατομικές προτιμήσεις και περιορισμούς

Η διαμορφώσιμη φόρμα αίτησης σάς δίνει την ευκαιρία να ενσωματώσετε τις ατομικές προτιμήσεις και περιορισμούς των υποψηφίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρέχετε πεδία αφιερωμένα σε τροφικές αλλεργίες, συγκεκριμένες δίαιτες ή ακόμα και ανάγκες που σχετίζονται με μια κατάσταση αναπηρίας.

Συλλέγοντας αυτές τις πληροφορίες εκ των προτέρων, μπορείτε να λάβετε υπόψη τις ιδιαιτερότητες κάθε υποψηφίου και να προσαρμόσετε ανάλογα την προσφορά διαμονής και εστίασης. Αυτό σας επιτρέπει να προσφέρετε ένα πραγματικά προσαρμοσμένο καλωσόρισμα και να εξασφαλίσετε την ευημερία όλων των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια των προφορικών.

Ας φανταστούμε την περίπτωση ενός υποψηφίου που πάσχει από κινητική αναπηρία. Χρησιμοποιώντας το έντυπο αίτησης, μπορούν να υποδείξουν τις ιδιαίτερες ανάγκες τους όσον αφορά την προσβασιμότητα για διαμονή και αίθουσες εξετάσεων. Το σχολείο μπορεί έτσι να παρέχει ένα κατάλληλο δωμάτιο και να διασφαλίσει ότι οι χώροι είναι εξοπλισμένοι για να φιλοξενήσουν αυτόν τον υποψήφιο στις καλύτερες συνθήκες. Αυτή η προσοχή στους ατομικούς περιορισμούς καταδεικνύει τη δέσμευση του ιδρύματος για ένταξη και ίσες ευκαιρίες.

Γνωρίζατε ότι το 92% των υποψηφίων εκτιμά τη δυνατότητα εξατομίκευσης της διαμονής και των γευμάτων τους κατά τη διάρκεια των διαγωνιστικών εξετάσεων;

2- Συγκεντρώστε τα δεδομένα για απλοποιημένη διαχείριση

Πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο

Ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης εφαρμογών σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τα αιτήματα διαμονής και τροφοδοσίας των υποψηφίων. Επομένως, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, όπως ο αριθμός των θέσεων που έχουν δεσμευτεί, οι επιλογές που έχει επιλέξει κάθε άτομο ή ακόμα και συγκεκριμένα αιτήματα.

Αυτή η συγκέντρωση δεδομένων διευκολύνει σημαντικά το έργο των ομάδων σας που είναι υπεύθυνες για την υποδοχή των υποψηφίων. Μπορούν να συμβουλεύονται τις πληροφορίες που χρειάζονται ανά πάσα στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να κάνουν ταχυδακτυλουργίες μεταξύ διαφορετικών αρχείων ή μέσων. Αυτό επιτρέπει την ομαλή και αποτελεσματικότερη διαχείριση των καταλυμάτων και της εστίασης.

Ας πάρουμε το παράδειγμα μιας σχολής μηχανικών που διοργανώνει διαγωνιστικές εξετάσεις για αρκετές ημέρες. Χάρη στην πλατφόρμα διαχείρισης εφαρμογών, η ομάδα υποδοχής μπορεί να παρακολουθεί το ποσοστό πληρότητας των καταλυμάτων σε πραγματικό χρόνο και να προσαρμόζει την κατανομή των δωματίων με βάση τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις. Μπορεί επίσης να προβλέψει τις ανάγκες τροφοδοσίας έχοντας ένα σαφές όραμα για τον αριθμό των γευμάτων που πρέπει να προγραμματιστούν για κάθε υπηρεσία. Αυτή η κεντρική και δυναμική διαχείριση καθιστά δυνατή τη γρήγορη προσαρμογή σε πιθανά απρόβλεπτα γεγονότα και τη βελτιστοποίηση των πόρων.

Δημιουργήστε αναφορές και στατιστικά στοιχεία

Χάρη στα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της φόρμας αίτησης και συγκεντρώνονται στην πλατφόρμα, μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα αναφορές και στατιστικά στοιχεία σχετικά με την πληρότητα του καταλύματος, την κατανάλωση γευμάτων και ακόμη και την ικανοποίηση των υποψηφίων.

Αυτές οι πολύτιμες πληροφορίες σάς επιτρέπουν να αναλύσετε προσεκτικά την πρόοδο των προφορικών και να εντοπίσετε τομείς προς βελτίωση για μελλοντικές συνεδρίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε τον αριθμό των προσφερόμενων θέσεων σύμφωνα με τις παρατηρούμενες τάσεις ή ακόμα και να προσαρμόσετε τα μενού σύμφωνα με τις προτιμήσεις που εκφράζουν οι υποψήφιοι.

Ας φανταστούμε μια σχολή διαχείρισης που θέλει να βελτιστοποιήσει την προσφορά στέγασης για τις επερχόμενες προφορικές εξετάσεις. Αναλύοντας δεδομένα προηγούμενων ετών, διαπιστώνει ότι η ζήτηση για μονόκλινα δωμάτια είναι σημαντικά υψηλότερη από εκείνη για κοινόχρηστα δωμάτια. Με βάση αυτή την παρατήρηση, το σχολείο μπορεί να αποφασίσει να αναθεωρήσει την κατανομή των καταλυμάτων του και να προσφέρει περισσότερα μονόκλινα δωμάτια. Αυτή η προσέγγιση βάσει δεδομένων καθιστά δυνατή την προσαρμογή της προσφοράς όσο το δυνατόν πιο κοντά στις προσδοκίες των υποψηφίων και τη βελτίωση της συνολικής εμπειρίας τους.

Για βέλτιστη παρακολούθηση της υποδοχής των υποψηφίων, ακολουθούν ορισμένοι βασικοί δείκτες προς παρακολούθηση:

3- Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

Διαμόρφωση κανόνων διαχείρισης

Λογισμικό αφιερωμένο στη διαχείριση εφαρμογών σας προσφέρει τη δυνατότητα ρύθμισης συγκεκριμένων κανόνων διαχείρισης για τη διαμονή και την εστίαση των υποψηφίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε χρόνους αποκοπής για να επωφεληθείτε από υπηρεσίες τροφοδοσίας, προθεσμίες για κρατήσεις δωματίων ή ακόμα και προϋποθέσεις ακύρωσης.

Με την ενσωμάτωση αυτών των κανόνων απευθείας στη φόρμα αίτησης, διασφαλίζετε ότι οι υποψήφιοι τους γνωρίζουν αμέσως μόλις εγγραφούν. Αυτό σας επιτρέπει να πλαισιώσετε αιτήματα εκ των προτέρων και να αποφύγετε περίπλοκες καταστάσεις για διαχείριση αργότερα. Αυτή είναι μια σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και αποτελεσματικότητας για τις ομάδες σας.

Ας πάρουμε την περίπτωση ενός σχολείου που επιθυμεί να ορίσει προθεσμία κράτησης για διαμονή, προκειμένου να μπορέσει να οργανώσει καλύτερα την υποδοχή των υποψηφίων. Ορίζοντας αυτόν τον κανόνα στη φόρμα αίτησης, διασφαλίζει ότι οι συμμετέχοντες ενημερώνονται για αυτόν τον περιορισμό και ότι κάνουν την κράτησή τους έγκαιρα. Αυτό αποφεύγει τα αιτήματα της τελευταίας στιγμής και επιτρέπει στην ομάδα υποδοχής να προγραμματίσει ήρεμα τη διανομή των δωματίων και τις σχετικές υπηρεσίες.

Αποστολή εξατομικευμένων ειδοποιήσεων

Η αυτοματοποίηση των διοικητικών εργασιών περιλαμβάνει επίσης την αποστολή εξατομικευμένων ειδοποιήσεων στους υποψηφίους. Χάρη σε ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, μπορείτε να ρυθμίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης για κρατήσεις διαμονής και γευμάτων, υπενθυμίσεις πριν από την ημερομηνία των προφορικών ή ακόμα και ευχαριστήρια μηνύματα μετά το πέρας της εκδήλωσης.

Αυτές οι αυτοματοποιημένες επικοινωνίες προσαρμοσμένες σε κάθε προφίλ υποψηφίου σάς επιτρέπουν να τους παρέχετε όλες τις πρακτικές πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να κινητοποιήσετε τις ομάδες σας σε αυτές τις χρονοβόρες εργασίες. Βελτιώνετε έτσι την εμπειρία του υποψηφίου βελτιστοποιώντας παράλληλα την εργασία των υπαλλήλων σας.

Ας φανταστούμε ένα σχολείο που θέλει να στείλει ένα εξατομικευμένο email επιβεβαίωσης σε κάθε υποψήφιο που έχει κάνει κράτηση διαμονής. Χάρη στο εργαλείο διαχείρισης εφαρμογών, μπορεί να διαμορφώσει ένα πρότυπο email που περιλαμβάνει πληροφορίες συγκεκριμένες για κάθε συμμετέχοντα (ημερομηνίες διαμονής, τύπος δωματίου, υπηρεσίες που περιλαμβάνονται κ.λπ.). Στη συνέχεια, αυτά τα email αποστέλλονται αυτόματα, χωρίς μη αυτόματη παρέμβαση από την ομάδα. Οι υποψήφιοι έχουν έτσι όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να προετοιμαστούν ήρεμα για την άφιξή τους, ενώ οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε εργασίες με υψηλότερη προστιθέμενη αξία.

Για την αποτελεσματική αυτοματοποίηση των διοικητικών εργασιών που σχετίζονται με την υποδοχή των υποψηφίων, ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν:

1. Καθορίστε σαφείς κανόνες διαχείρισης και ενσωματώστε τους στο έντυπο αίτησης

2. Διαμορφώστε τα πρότυπα email για τις διάφορες ειδοποιήσεις που θα στέλνετε στους υποψηφίους

3. Ρύθμιση αυτόματων ενεργειών για την αποστολή email (επιβεβαίωση κράτησης, υπενθυμίσεις κ.λπ.)

4. Δημιουργήστε αυτόματα τα απαραίτητα έγγραφα για την υποδοχή των υποψηφίων (κονκάρδες, φύλλα διαδρομής κ.λπ.)

5. Ρυθμίστε ειδοποιήσεις για συγκεκριμένα αιτήματα ή καταστάσεις που απαιτούν χειροκίνητη παρέμβαση

Απλοποιήστε τη διαδικασία ηλεκτρονικής πληρωμής

Η προσφορά διαδικτυακής πληρωμής για το κόστος διαμονής και εστίασης έχει πολλά πλεονεκτήματα, τόσο για τους αιτούντες όσο και για τα σχολεία. Οι συμμετέχοντες μπορούν έτσι να πληρώσουν για τις κρατήσεις τους απλά και με ασφάλεια, με τον δικό τους ρυθμό. Από την πλευρά σας, δεν χρειάζεται πλέον να διαχειρίζεστε επιταγές ή μετρητά την ημέρα και μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα τις πληρωμές.

Με την ενσωμάτωση μιας λύσης πληρωμής στο εργαλείο διαχείρισης της εφαρμογής σας, απλοποιείτε τη διαδικασία και αποφεύγετε απλήρωτους λογαριασμούς ή σφάλματα. Είναι πηγή γαλήνης για όλους και ένα λιγότερο σημείο τριβής στη διοργάνωση προφορικών εξετάσεων.

Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός σχολείου που προσφέρει διαφορετικές επιλογές διαμονής και εστίασης επί πληρωμή κατά τη διάρκεια των διαγωνιστικών του εξετάσεων. Επιτρέποντας στους υποψηφίους να πληρώνουν απευθείας ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας αιτήσεων, απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία. Δεν χρειάζεται πλέον να διαχειρίζεστε επιταγές ή μη αυτόματες μεταφορές, όλα είναι κεντρικά και αυτοματοποιημένα. Οι υποψήφιοι μπορούν να πληρώσουν με λίγα μόνο κλικ, τη στιγμή που τους ταιριάζει καλύτερα. Το σχολείο, από την πλευρά του, μπορεί εύκολα να παρακολουθεί τις πληρωμές και το ποσοστό μετατροπής των κρατήσεων.

«Η ηλεκτρονική πληρωμή μας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο στη διαχείριση των προφορικών εγγραφών και μας επιτρέπει να επικεντρωθούμε στο βασικό: να καλωσορίσουμε τους υποψηφίους με τις καλύτερες συνθήκες». - Γνώμη από διευθυντή εισαγωγών από μεγάλη σχολή

4- Προσφέρετε εξατομικευμένη υποστήριξη στους υποψηφίους

Προβλέψτε συγκεκριμένες ανάγκες

Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω της φόρμας αίτησης, είστε σε θέση να προβλέψετε τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε συμμετέχοντα και να ανταποκριθείτε σε αυτές με εξατομικευμένο τρόπο. Εάν ένας υποψήφιος σας ενημερώσει για μια τροφική αλλεργία, μπορείτε, για παράδειγμα, να σχεδιάσετε ένα κατάλληλο μενού και να τον ενημερώσετε εκ των προτέρων.

Αυτή η προσοχή στις ατομικές ανάγκες δείχνει τη δέσμευσή σας να παρέχετε το καλύτερο δυνατό καλωσόρισμα στους υποψηφίους σας. Προβλέποντας τα αιτήματά τους και παρέχοντας συγκεκριμένες απαντήσεις, τους επιτρέπετε να προσεγγίσουν τις προφορικές εξετάσεις με τις καλύτερες συνθήκες.

Φανταστείτε την περίπτωση ενός υποψηφίου που δηλώνει στη φόρμα εγγραφής του ότι ακολουθεί χορτοφαγική διατροφή. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να σχεδιάσετε κατάλληλες επιλογές για κάθε γεύμα και να ενημερώσετε τον υποψήφιο εκ των προτέρων. Αυτό τους εμποδίζει να ανησυχούν για τη διατροφή τους κατά τη διάρκεια των προφορικών εξετάσεων και τους δείχνει ότι η ευημερία τους είναι προτεραιότητα για το σχολείο σας. Είναι μια απλή χειρονομία, αλλά μια χειρονομία που μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά στην εμπειρία του υποψηφίου.

Οργανώστε μεμονωμένα ταξίδια

Το λογισμικό διαχείρισης εφαρμογών σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να οργανώσετε τα ατομικά ταξίδια των συμμετεχόντων, από την άφιξή τους έως την αναχώρησή τους. Συλλέγοντας πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο μεταφοράς και τα χρονοδιάγραμμά τους, μπορείτε να σχεδιάσετε εξατομικευμένη υποστήριξη.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία λεωφορείων από σιδηροδρομικούς σταθμούς ή αεροδρόμια, την οργάνωση ομαδοποίησης αυτοκινήτου μεταξύ των υποψηφίων ή ακόμη και την κράτηση ταξί. Κάνοντας ευκολότερο για όλους να ταξιδεύουν, βοηθάτε στη μείωση του άγχους τους και παρέχετε μια θετική εμπειρία.

Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός σχολείου που υποδέχεται υποψηφίους από όλη τη Γαλλία για τις προφορικές του εξετάσεις. Προσφέροντάς τους υπηρεσία μεταφοράς από το σταθμό, απλοποιεί σημαντικά την άφιξή τους στην πανεπιστημιούπολη. Οι υποψήφιοι δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχούν για την εύρεση μεταφοράς ή την πλοήγηση σε μια άγνωστη πόλη. Τους παραλαμβάνουν μόλις κατέβουν από το τρένο και τους συνοδεύουν στο κατάλυμα τους. Αυτή είναι μια πολύ εκτιμώμενη υπηρεσία, η οποία καταδεικνύει την προσοχή που δίνεται από το σχολείο στην άνεση των συμμετεχόντων.

Για να προσφέρετε εξατομικευμένη και αξέχαστη υποστήριξη στους υποψηφίους, ακολουθούν ορισμένες ιδέες για εφαρμογή:

Συμπέρασμα :

Προσαρμόζοντας έντυπα αιτήσεων, συγκεντρώνοντας δεδομένα, αυτοματοποιώντας τις διοικητικές εργασίες και προσφέροντας εξατομικευμένη υποστήριξη, τα σχολεία μπορούν να εγγυηθούν μια αξέχαστη εμπειρία για τους υποψηφίους και έτσι να ενισχύσουν την ελκυστικότητα και τη φήμη τους. Επενδύοντας σε αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης εφαρμογών, οι επιχειρήσεις διασφαλίζουν ότι ξεχωρίζουν σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον και ανταποκρίνονται στις ολοένα υψηλότερες προσδοκίες των υποψηφίων.