Candidaturas de estudantes – dicas importantes para facilitar o processo
Um processo de admissão tranquilo é essencial para qualquer organização educacional, especialmente em tempos em que as experiências digitais do usuário se tornaram o novo padrão para quase todos os aspectos da vida e estabelecem continuamente novos padrões.
Felizmente, existem diversas práticas que podem ajudá-lo a deixar uma boa impressão em seus candidatos e, ao mesmo tempo, facilitar a vida de quem processa suas inscrições.
Neste artigo, exploraremos processo de admissão no AZ
1. Qualifique seus candidatos com um questionário preliminar
Um questionário preliminar permite propor uma série de perguntas aos candidatos, que eles devem responder para preencher os processos de candidatura.
Isto ajuda a garantir que um candidato cumpre os critérios exigidos para se candidatar e desencoraja candidatos não qualificados de apresentar candidaturas que ainda devem ser processadas.
2. Centralize suas aplicações em um só lugar
Implementar uma plataforma de convocação de candidaturas para centralizar todos os dados e etapas associadas ao processo de candidatura é uma das melhores formas de facilitar o processo de admissão.
Essa plataforma de aplicativos pode atender a todas as necessidades essenciais:
- Um portal para apresentar suas chamadas
- Área de inscrições com formulários online
- Uma área de gerenciamento de arquivos
- Um espaço de avaliação
- Um espaço de tomada de decisão
Essa centralização permite que todas as informações sejam analisadas facilmente com dashboards que mostram em que ponto da jornada seus candidatos estão e se há alguma fraqueza ou gargalo geral em seus processos.
3. Ofereça um portal de candidatos intuitivo e abrangente
Não muito tempo atrás, os responsáveis pelas admissões ou representantes das escolas tinham que viajar para inúmeras feiras para atrair futuros alunos, alugar equipamentos e pagar seus funcionários.
Agora, uma conexão com a Internet é suficiente para que o candidato encontre um programa e envie uma inscrição.
No entanto, para aproveitar suficientemente esta transformação digital como instituição de ensino, este espaço online deve antecipar todas as necessidades potenciais e ser fácil de navegar para todas as tarefas necessárias à apresentação de candidaturas.
Por exemplo, este espaço online deve permitir:
- Para salvar as informações inseridas
- Para enviar o seu pedido depois de ter preenchido todos os campos obrigatórios
- Anexe os documentos necessários
- Para ver a confirmação de que sua inscrição foi enviada e recebida.
Alguns fatores a serem considerados quando se trata de um portal de candidatos:
Otimizado para celular
É cada vez mais comum que os candidatos enviem inscrições diretamente de seus telefones celulares, o que significa que é essencial fornecer uma experiência móvel intuitiva em todas as etapas de uma inscrição.
Contém um FAQ que responde às perguntas mais frequentes
Uma seção de perguntas frequentes ajuda os candidatos a concluir o processo, ao mesmo tempo que permite que sua equipe gaste tempo em tarefas de maior valor, em vez de ter que responder a todas as solicitações.
Consistente com a imagem do seu estabelecimento
Um portal de aplicativos apresentado de forma que corresponda ao máximo à identidade de uma organização do ponto de vista estético reforça sua imagem única e comunica que altos padrões permeiam a instituição, qualquer que seja o contexto.
4. Permitir assinaturas eletrônicas
Escusado será dizer que permitir que os candidatos assinem eletronicamente seus documentos diretamente de sua plataforma de inscrição torna o processo de admissão mais rápido e simples.
Isto proporciona uma maneira rápida de confirmar a identidade dos seus candidatos sem a necessidade de documentação e logística adicionais.
5. Automatize o máximo possível
Agendar seus e-mails economiza um tempo valioso ao alertar seus candidatos sobre documentos perdidos, o fim de uma campanha de inscrição ou um documento perdido.
Os casos mais comuns para este contexto:
- Quando o status do arquivo muda
- Como um lembrete para terminar de inserir informações/enviar um arquivo
Esses e-mails podem ser personalizados com o nome adequado da pessoa, por exemplo.
Se você utilizar uma plataforma de aplicativos abrangente, é possível automatizar o envio de seus emails utilizando seus recursos de email.
6. Integre seus candidatos em um CRM
Todas as informações submetidas, inseridas ou atualizadas durante o processo seletivo deverão ser centralizadas em um CRM.
Se uma plataforma de candidatura permite centralizar todas as atividades associadas ao processo de admissão, um CRM centraliza a informação dos seus candidatos para a sua posterior utilização estratégica .
Um dos principais benefícios de um CRM (como Salesforce ou Pipedrive) conectado ao seu sistema de aplicativos por meio de uma API é que, uma vez concluído o processo de admissão, você pode passar para o próximo processo na jornada do aluno sem qualquer atrito.
7. Incorpore um calendário para organizar as entrevistas com os candidatos
Ao integrar um calendário à sua plataforma de inscrição, você pode claramente as entrevistas com seus candidatos
Além disso, você pode definir os horários disponíveis para entrevistas por programa e designar um júri para cada um, para erradicar qualquer ambigüidade para seus candidatos e também para suas equipes administrativas.
8. Adicione comentários sobre seus candidatos
Uma área de comentários associada a cada arquivo durante todos os processos de inscrição dos alunos permite que todos os seus funcionários estejam na mesma página quando se trata de um arquivo, sem a necessidade de realizar comunicações internas adicionais.
9. Mantenha seus dados seguros
Não importa qual sistema de RFP você use, algumas precauções básicas ajudarão você a reduzir significativamente o risco de desastre:
- Verifique se há backups periódicos nas pastas da web e do banco de dados
- Crie diferentes perfis de usuário para controlar os direitos de acesso de acordo com as funções de usuário definidas
- Executar registro de conexão
- Certifique-se de que um firewall filtre o acesso ao servidor
- Criptografar backups
- Acesso seguro ao back-office no nível do servidor
- Bloqueie endereços IP arriscados
- Bloqueie automaticamente usuários que fazem tentativas de hacking
10. Ofereça pagamento online
Para que os seus candidatos possam pagar as taxas de inscrição, inscrição ou recadastramento, o pagamento online poupa tempo ao simplificar o processo.
No entanto, é importante propor diferentes valores a serem pagos dependendo das informações fornecidas, se for o caso.
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