Como otimizar a gestão de candidaturas e ingressos nas grandes escolas?

A gestão eficaz das candidaturas e admissões é um desafio para as grandes escolas, que devem processar um grande número de candidaturas, garantindo ao mesmo tempo um processo de seleção justo e eficiente. Uma plataforma centralizada pode simplificar muito este processo, oferecendo funcionalidades adaptadas às necessidades específicas de cada escola. Descubra como otimizar a gestão de admissões na sua escola.

Resumo :

1. Centralize o processo de admissão com uma plataforma dedicada

2. Facilitar a comunicação e a colaboração entre as partes interessadas

3. Automatize tarefas repetitivas para maior eficiência

4. Integre recursos de avaliação on-line para seleção de objetivos

1- Centralize o processo de admissão com uma plataforma dedicada

Para simplificar a gestão das candidaturas, é essencial criar uma plataforma centralizada de admissões que permita personalizar os formulários de candidatura para cada programa. Esta personalização permite recolher informação relevante para cada programa, evitando assim a recolha de dados desnecessários.

Emundus oferece a capacidade de personalizar ambientes de inscrição, simplificando o processo de admissão nas melhores escolas e melhorando a experiência do candidato. Os oficiais de admissão podem criar formulários adaptados a cada programa, facilitando o processamento de inscrições e a tomada de decisões.

A Sciences Po Paris, por exemplo, implantou e configurou a plataforma de admissão para cursos de verão e reservas de hospedagem. Ao personalizar os formulários, a escola conseguiu coletar as informações necessárias para avaliar as inscrições nesses programas, simplificando o processo para candidatos e equipes de admissão.

Automatizar o rastreamento de candidatos é um elemento-chave para garantir o processamento rápido e eficiente das inscrições. Emundus oferece funcionalidade integrada para rastreamento automatizado de aplicativos desde o envio até a decisão final.

Com essa automação, os responsáveis ​​pelas admissões podem acompanhar facilmente o andamento das inscrições, identificar inscrições incompletas e acompanhar os candidatos, se necessário. Esse gerenciamento proativo de inscrições melhora a experiência do candidato, fornecendo-lhes feedback rápido sobre o status de sua inscrição e reduzindo o tempo de processamento.

Imagine uma grande escola de engenharia que recebe milhares de inscrições todos os anos. Com um sistema de rastreamento automatizado, as equipes de admissão podem identificar instantaneamente inscrições incompletas e enviar lembretes aos candidatos afetados. Isto ajuda a evitar atrasos no processamento dos pedidos e garante que todos os pedidos sejam considerados de forma completa e justa.

2- Facilitar a comunicação e colaboração entre as partes interessadas

A comunicação regular com os candidatos é essencial para manter o seu envolvimento e interesse no programa. Emundus permite que você configure notificações automatizadas para manter os candidatos informados sobre o andamento de sua inscrição e os próximos passos a serem seguidos.

Essas notificações podem assumir a forma de e-mails personalizados, mensagens de texto ou mensagens através do portal do candidato. Ao automatizar essas comunicações, os responsáveis ​​pelas admissões podem garantir que os candidatos sejam mantidos informados em cada etapa do processo, reduzindo preocupações e dúvidas.

Vejamos o exemplo de um candidato internacional a um programa de mestrado. Ao receber notificações regulares sobre o estado da sua candidatura, como confirmação de receção, validação de documento ou decisão de admissão, os candidatos sentem-se apoiados e tranquilos ao longo de todo o processo. Isto fortalece o seu compromisso com a instituição e facilita a transição para a matrícula.

A gestão dos documentos necessários para uma candidatura pode rapidamente tornar-se complexa e demorada, especialmente quando há muitos candidatos. A Emundus permite centralizar a gestão destes documentos, oferecendo uma plataforma única onde os candidatos podem submeter os seus documentos comprovativos.

Esta centralização facilita a verificação e o processamento das candidaturas pelas equipas de admissão, que têm acesso a todos os documentos num único ambiente. Além disso, o Emundus oferece uma exportação abrangente de dados de aplicação, permitindo que os gestores de admissões analisem as informações coletadas e gerem relatórios detalhados.

Vamos imaginar uma escola de negócios que exige inúmeros documentos para inscrições, como histórico escolar, cartas de recomendação ou comprovantes de experiência profissional. Com uma plataforma centralizada, os candidatos podem facilmente fazer upload desses documentos, enquanto as equipes de admissão podem visualizá-los e validá-los de forma eficiente. Isso reduz o risco de erro e acelera o processamento de arquivos.

Para otimizar a comunicação e colaboração no processo de admissão:

1. Automatize notificações de candidatos

2. Personalize mensagens com base no estágio do processo

3. Centralize o envio e o gerenciamento de documentos

4. Facilitar o acesso e compartilhamento de arquivos pelas equipes de admissão

5. Gere relatórios abrangentes para analisar dados de aplicativos

3- Automatize tarefas repetitivas para obter mais eficiência

A análise dos dados da candidatura é importante para otimizar estratégias de recrutamento e tomar decisões informadas. O Emundus oferece recursos automáticos de relatórios de aplicativos, facilitando aos gerentes de admissões o rastreamento de tendências e a identificação de áreas de melhoria.

Esses relatórios podem incluir estatísticas sobre o número de candidaturas recebidas, perfis de candidatos, taxas de conversão, etc. Ao ter acesso a essas informações automaticamente, as equipes de admissão podem economizar um tempo valioso e se concentrar na análise de dados, em vez de compilar relatórios manualmente.

Consideremos o caso de uma universidade que deseja comparar o desempenho dos seus diferentes programas em termos de atração de candidatos. Com relatórios automatizados, os responsáveis ​​pelas admissões podem identificar rapidamente os programas mais populares, as regiões geográficas de onde vem a maioria das inscrições e os canais de recrutamento mais eficazes. Esta informação permite que as estratégias sejam ajustadas em conformidade e que os recursos sejam alocados de forma otimizada.

Uma vez tomadas as decisões de admissão, é importante contactar rapidamente os candidatos aprovados e fornecer-lhes os documentos necessários para o resto do processo, nomeadamente para a obtenção de vistos. O Emundus automatiza a geração de cartas de admissão e documentos necessários aos procedimentos administrativos.

Esta automatização reduz significativamente o tempo gasto pelas equipas de admissão na preparação destes documentos e garante a consistência da informação prestada. Os candidatos recebem assim rapidamente a sua carta de admissão e podem começar a organizar a sua chegada ao estabelecimento.

Vamos imaginar um estudante internacional aceito em um programa de mestrado. Assim que a decisão é registada no sistema, a Emundus gera automaticamente a carta de admissão personalizada e os documentos específicos necessários ao pedido de visto. O aluno recebe esses documentos sem demora, o que lhe permite planejar sua saída e instalação no país de estudo com total tranquilidade.

"Com o Emundus, conseguimos automatizar a geração de cartas de admissão e documentos de visto. Isso reduziu significativamente nossa carga de trabalho e permitiu que os alunos recebessem rapidamente as informações de que precisam. "

4- Integrar recursos de avaliação online para seleção de objetivos

As entrevistas de admissão costumam ser uma etapa fundamental no processo de seleção de candidatos. A Emundus oferece um sistema de gestão de entrevistas integrado na plataforma, permitindo às equipas de admissão organizar de forma eficiente as marcações e avaliações dos candidatos.

Este sistema permite agendar entrevistas, distribuir candidatos entre avaliadores, coletar feedback e centralizar pontuações e comentários. Esta gestão centralizada das entrevistas garante uma avaliação objetiva e justa dos candidatos, ao mesmo tempo que facilita a colaboração entre os diferentes membros da equipa de admissão.

Vejamos o exemplo da Excelia , que implantou a Emundus para gerenciar suas aplicações internacionais. Usando o sistema de gerenciamento de entrevistas, a escola pode organizar facilmente entrevistas remotas com candidatos de todo o mundo. Os avaliadores têm acesso aos arquivos dos candidatos e podem inserir suas avaliações diretamente na plataforma. Isto permite uma tomada de decisão colaborativa e transparente, baseada em critérios objetivos.

A análise dos dados dos candidatos é essencial para compreender as tendências e adaptar as estratégias de recrutamento em conformidade. Emundus integra ferramentas de análise de dados para monitorar indicadores-chave em tempo real, como número de candidaturas, distribuição geográfica dos candidatos, pontuações médias, etc.

Essas ferramentas analíticas fornecem uma visão geral das inscrições e ajudam os gerentes de admissões a tomar decisões informadas para otimizar suas campanhas de recrutamento. Com esta informação, as equipas podem identificar os grupos de recrutamento mais promissores, ajustar as suas estratégias de comunicação e alocar os seus recursos de forma mais eficiente.

Imaginemos uma escola de engenharia que queira diversificar o seu recrutamento internacional. Utilizando Emundus , pode identificar os países de onde vêm os candidatos mais qualificados, mas que ainda estão sub-representados no seu programa. Munida desta informação, a escola pode direcionar os seus esforços de comunicação para estes países e estabelecer parcerias estratégicas para atrair mais candidatos destas regiões.

Sabia que 90% das melhores escolas que utilizam o Emundus registaram uma redução significativa no tempo gasto em tarefas administrativas relacionadas com as admissões, permitindo-lhes concentrar-se em atividades de maior valor acrescentado?

Concluindo, a gestão eficaz das candidaturas e admissões é essencial para as escolas de topo que pretendem atrair os melhores candidatos. Ao centralizar o processo de admissão, facilitar a comunicação, automatizar tarefas repetitivas e integrar capacidades de avaliação online, as escolas podem melhorar significativamente a experiência do candidato e otimizar o seu processo de seleção. plataforma Emundus oferece uma solução abrangente para estes desafios, permitindo que as escolas se concentrem no que mais importa: a qualidade dos seus programas e o sucesso dos seus alunos.