Como implementar a automação nas admissões para melhorar a qualidade das candidaturas?
A automação de admissões é uma revolução silenciosa, mas determinada, que está redefinindo a forma como as principais escolas abordam o gerenciamento de inscrições. Da digitalização à comunicação, cada inovação facilita a vida dos candidatos, ao mesmo tempo que proporciona uma eficiência operacional valiosa. Como é que estes avanços moldam o futuro dos processos de admissão no ensino superior? Vamos olhar mais de perto.
Resumo :
-
Elimine o papel digitalizando os dados dos candidatos
-
Integre a personalização ao rastreamento de candidatos
-
Facilite e proteja transações graças a um sistema de pagamento online
1- Elimine o papel digitalizando os dados dos candidatos
Processo de digitalização
Ao optar pela digitalização, os estabelecimentos de ensino superior estão a transformar a forma como funcionam. Eles convertem documentos em papel em formato digital, simplificando o gerenciamento de arquivos e melhorando significativamente a capacidade de resposta da equipe de admissões. Os documentos digitalizados são mais fáceis de partilhar e consultar, o que promove uma melhor colaboração entre os diferentes departamentos de uma escola.
Vantagens de tudo digital
Tornar-se totalmente digital torna as escolas mais eficientes. Milhares de inscrições são processadas com mais rapidez e menos erros, melhorando a experiência do candidato e da equipe. O armazenamento seguro de dados digitais também facilita o cumprimento dos padrões de privacidade e a proteção das informações pessoais dos candidatos.
A tabela abaixo ilustra como a digitalização está a mudar cada etapa da gestão de registos numa grande escola.
|
Estágio |
Antes de digitalizar |
Depois de digitalizar |
|---|---|---|
|
Armazenar |
Arquivos físicos empilhados |
Dados protegidos em servidores |
|
Pesquisar |
Classificação manual de documentos |
Pesquisa instantânea por palavra-chave |
|
Compartilhamento |
Cópia e envio físico |
Compartilhamento digital instantâneo |
|
Segurança |
Risco de perda ou dano |
Backup e criptografia de dados |
|
Acesso |
Restrito às instalações |
Possível de qualquer lugar |
2- Integre a personalização ao rastreamento de aplicativos
Ferramentas de rastreamento personalizadas
O uso de ferramentas de rastreamento personalizadas permite que os oficiais de admissão ofereçam suporte personalizado aos candidatos. Estas ferramentas podem incluir notificações automáticas para diferentes fases da candidatura, aconselhamento direcionado ou feedback personalizado sobre os documentos apresentados. Isso reforça o sentimento de apoio e atenção dispensados a cada candidato.
Comunicação direcionada
A utilização de sistemas de CRM adequados contribui para uma melhor comunicação com os candidatos. Ao enviar mensagens relevantes e personalizadas durante todo o processo de admissão, as escolas podem aumentar as chances de sucesso dos candidatos. Uma boa comunicação também mantém os candidatos engajados e interessados na escola.
Vejamos o exemplo de uma ferramenta de rastreamento de candidaturas e seu impacto na trajetória profissional do candidato:
-
Notificação de recebimento do arquivo
-
Aviso de arquivos ausentes ou incompletos
-
Validação de etapa e indicações sobre próximos passos
-
Respostas rápidas às perguntas dos candidatos através da plataforma
3- Facilite e proteja as transações graças a um sistema de pagamento online
Implementação de pagamento online
A integração de uma plataforma de pagamento online é essencial para modernizar o processo de admissão. Isto deve oferecer uma gama de métodos de pagamento para atender às necessidades de todos os candidatos, especialmente os internacionais. Ao simplificar as transações, a escola mostra que valoriza a experiência do usuário e a proteção dos dados financeiros.
Benefícios para candidatos
Os candidatos beneficiam das inúmeras vantagens associadas à opção de pagamento online. Na verdade, têm a possibilidade de pagar a qualquer hora e em qualquer lugar, evitando assim problemas de fuso horário ou de acesso a bancos. Pagar na sua própria moeda simplifica o processo para candidatos internacionais e proporciona transparência financeira.
Para adotar um sistema de pagamento online, um gestor de admissões pode considerar soluções como Stripe ou PayPal, o cartão de crédito, que oferecem opções de pagamento múltiplas e internacionais, proporcionando assim uma experiência perfeita para os candidatos e simplificando a gestão de transações para as escolas.
Vejamos o exemplo de uma tabela que resume as vantagens que um sistema de pagamento online oferece a uma escola e aos seus candidatos:
|
Para a escola |
Para candidatos |
|---|---|
|
Transações simplificadas |
Pagamentos sem restrições de tempo |
|
Fácil monitoramento financeiro |
Escolha da moeda de pagamento |
|
Segurança de dados detalhada |
Transações seguras |
|
Imagem moderna do estabelecimento |
Fácil acesso internacional |
Esta tabela ajuda a compreender os benefícios de uma solução de pagamento online para todas as partes interessadas envolvidas no processo de admissão.
Esta viagem pela mecânica da automatização de admissões mostrou-nos como as inovações tecnológicas simplificam e enriquecem o processo de candidatura. Da digitalização de dados ao suporte personalizado, cada etapa é pensada para otimizar a experiência de candidatos e gestores. A relevância dessas ferramentas para gestores de admissões é inegável.
Para continuar nossa exploração das melhores práticas, recomendo a leitura do artigo: “ 4 estratégias para otimizar o processo de admissão em uma escola importante ”. que descreve como as melhores escolas podem otimizar seu processo de admissão, atrair os melhores candidatos e melhorar sua eficiência operacional usando essas estratégias .
