Die Leitung von Wettbewerbsjurys kann für Schulen schnell zu einem Problem werden. Wie können wir sicherstellen, dass wir zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Gutachterprofile verfügen und ihnen gleichzeitig die besten Arbeitsbedingungen bieten? Eine digitale Plattform wie Emundus bietet konkrete Antworten auf diese Herausforderungen, indem sie Informationen zentralisiert, zeitaufwändige Aufgaben automatisiert und das Geschworenenerlebnis personalisiert. Entdecken Sie in diesem Artikel 5 Tipps zur Optimierung des Managements Ihrer Jurys mithilfe digitaler Technologie.

Zusammenfassung :

1. Zentralisieren Sie die Informationen der Geschworenen an einem einzigen Ort

2. Ermöglichen Sie den Juroren, ihre Verfügbarkeit selbst zu verwalten

3. Optimieren Sie die Kommunikation mit Juroren

4. Personalisieren Sie das Logistikmanagement entsprechend den Besonderheiten der Wettbewerbe

5. Optimieren Sie die Arbeit der Geschworenen am D-Day

1- Zentralisieren Sie die Informationen der Geschworenen an einem einzigen Ort

Erstellen Sie Jurorenprofile mit ihren Fachgebieten und Erfahrungen

Mit Emundus können Sie vollständige Jurorenprofile erstellen, einschließlich ihrer Fachgebiete und beruflichen Hintergründe. Diese Informationen erleichtern die Bildung relevanter und ausgewogener Jurys und stellen sicher, dass jeder Kandidat von Experten auf dem relevanten Gebiet bewertet wird.

Durch die Zentralisierung dieser Daten auf einer einzigen Plattform können Wettbewerbsmanager schnell die am besten geeigneten Juroren für jede Situation identifizieren. Dies gewährleistet eine qualitativ hochwertige Beurteilung und ein positives Erlebnis für die Kandidaten.

Nehmen wir das Beispiel einer großen Business School, die eine Aufnahmeprüfung organisiert. Dank der detaillierten Profile der Juroren auf Emundus kann der Zulassungsmanager problemlos Fachleute mit Erfahrung in den Bereichen Marketing, Finanzen und Unternehmertum auswählen, um Kandidaten auf relevante Weise zu bewerten.

Gewähren Sie Juroren nur Zugang zu Wettbewerben, die sie betreffen

Um die Vertraulichkeit zu wahren und die Organisation zu optimieren, ist es unerlässlich, den Juroren spezifischen Zugang zu den Wettbewerben zu gewähren, an denen sie beteiligt sind. Dank Emundus hat jeder Juror einen persönlichen Bereich, in dem er nur die für ihn relevanten Informationen finden kann.

Dieser sichere Ansatz vermeidet jegliche Verwirrung und ermöglicht es den Juroren, sich auf ihre Bewertungsaufgabe zu konzentrieren. Mit nur wenigen Klicks können sie auf Kandidatendateien, Anweisungen und nützliche Dokumente zugreifen, ohne mit überflüssigen Daten überschwemmt zu werden.

Stellen wir uns eine Ingenieurschule vor, die mehrere Wettbewerbe parallel durchführt (Zulassung nach dem Abitur, parallele Zulassung usw.). Durch die Konfiguration eines spezifischen Zugangs auf Emundus stellt jeder Juror eine Verbindung zu seinem Bereich her und findet direkt Informationen zu den Wettbewerben, die ihn betreffen. Dies vereinfacht ihre Beteiligung.

Wussten Sie, dass die Emundus-Plattform die Dutzenden Excel-Dateien, die normalerweise zur Verwaltung von Wettbewerbsjurys verwendet werden, vorteilhaft ersetzt? Eine echte Revolution!

2- Ermöglichen Sie den Juroren, ihre Verfügbarkeit selbst zu verwalten

Gewähren Sie dauerhaften Zugriff auf das Profil, um Logistikinformationen zu aktualisieren

Emundus bietet Juroren uneingeschränkten Zugriff auf ihr Profil, sodass sie ihre persönlichen Daten und logistischen Einschränkungen (Unterkunft, Transport, bestimmte Diäten usw.) jederzeit aktualisieren können. Diese Flexibilität ist von Vorteil, um sich auf unvorhergesehene Ereignisse einzustellen und eine reibungslose Organisation zu gewährleisten.

Indem die Juroren für die Verwaltung dieser praktischen Aspekte verantwortlich gemacht werden, können sich Wettbewerbsmanager auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren. Sie sparen wertvolle Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass sie über aktuelle Informationen verfügen, um den Empfang der Juroren optimal zu planen.

Nehmen wir den Fall eines Jurors, der wenige Tage vor dem Wettbewerb feststellt, dass er sich glutenfrei ernährt. Dank seines permanenten Zugriffs auf Emundus kann er diese Informationen sofort in seinem Profil aktualisieren. So kann die Schule ihm am großen Tag passende Mahlzeiten anbieten, damit er sich wohlfühlt.

Bieten Sie für jede Datumsauswahl ein personalisiertes Formular an

Wenn ein Juror auf Emundus einen Teilnahmetermin auswählt, wird er automatisch aufgefordert, ein Formular auszufüllen, um seine Bedürfnisse anzugeben. Dieses Formular passt sich den Besonderheiten jedes Wettbewerbs und Campus an und sammelt so alle für eine maßgeschneiderte Organisation erforderlichen Daten.

In nur wenigen Minuten kann der Juror seine Unterkunftswünsche, Ankunfts- und Abreisezeiten, eventuelle Allergien usw. angeben. Diese Informationen werden sofort auf der Plattform zentralisiert, sodass Manager unter den besten Bedingungen antizipieren und planen können.

Lassen Sie uns dies am Beispiel einer Universität veranschaulichen, die über mehrere Standorte verfügt. Wenn ein Juror auf Emundus einen Termin auswählt, wird das angezeigte Formular automatisch mit Unterkunfts- und Transportmöglichkeiten personalisiert, die für den betreffenden Campus spezifisch sind. Ultra praktisch für den Juror und den Veranstalter!

Um die Verwaltung der Verfügbarkeit von Geschworenen zu optimieren, sind hier einige Best Practices aufgeführt:

1. Setzen Sie sich regelmäßig mit Juroren in Verbindung, die ihre Verfügbarkeit noch nicht mitgeteilt haben

2. Verwenden Sie Emundus-Dashboards, um die Antwortrate zu visualisieren und Engpässe zu antizipieren

3. Ermöglichen Sie den Geschworenen, ihre Termine im Falle unvorhergesehener Umstände selbst zu ändern

3- Optimieren Sie die Kommunikation mit den Juroren

Bestätigen Sie die Datumsauswahl und laden Sie sie zum Hinzufügen zum persönlichen Kalender ein

Wie Emundus betont: „Ihre Juroren erhalten bei jeder Validierung E-Mails mit einer Zusammenfassung der gerade getroffenen Entscheidungen sowie eine Einladung, die ausgewählten Daten in ihren Terminkalender einzutragen.“ Diese automatisierte Kommunikation vermeidet Vergessen oder Missverständnisse.

In wenigen Sekunden ist der Juror über seine Anmeldung beruhigt und kann die Slots in seinem Terminplan sperren. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis sowohl für die Juroren als auch für die Manager, die nicht mehr jeden Teilnehmer einzeln betreuen müssen.

Nehmen wir das Beispiel eines vielbeschäftigten Geschworenen, der dazu neigt, seine Verpflichtungen zu vergessen. Indem sie nach jedem auf Emundus ausgewählten Datum systematisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einer .ics-Datei zum Hinzufügen zu ihrem Kalender erhalten, können sie sich beruhigt organisieren. Ihre Anwesenheit am großen Tag ist somit garantiert!

Erleichtern Sie den Austausch dank vorgefertigter E-Mail-Vorlagen auf der Plattform

Um die Effizienz zu steigern, bietet Emundus eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen an, die an jede Phase des Jury-Managements angepasst sind. Vorladungen, Erinnerungen, Anweisungen, Danksagungen ... Manager können diese Vorlagen mit wenigen Klicks personalisieren und direkt von der Plattform aus versenden.

Kein vereinzelter und zeitraubender E-Mail-Austausch mehr! Die gesamte Kommunikation ist zentralisiert und jederzeit zugänglich. Die Juroren schätzen diese professionelle und reaktionsschnelle Vorgehensweise, die zu einem Vertrauensverhältnis beiträgt.

Stellen wir uns eine Schule vor, die hundert Geschworene vorladen muss. Anstatt jede E-Mail einzeln zu schreiben und zu versenden, nutzt der Manager das „Convocation“-Modell auf Emundus. Es personalisiert einige Elemente (Datum, Uhrzeit, Campus usw.) und sendet alles mit einem Klick. Eine wertvolle Zeitersparnis!

Für eine optimale Kommunikation mit Juroren:

4- Personalisieren Sie das Logistikmanagement entsprechend den Besonderheiten der Wettbewerbe

Bieten Sie verschiedene Arten von Unterkünften an und überwachen Sie deren Verfügbarkeit in Echtzeit

Jeder Wettbewerb hat seine eigenen Einschränkungen, insbesondere im Hinblick auf die Unterbringung der Juroren. Mit Emundus ist es möglich, verschiedene Optionen (Hotel, Universitätswohnheim, Privatzimmer usw.) anzubieten und deren Verfügbarkeit in Echtzeit zu überwachen.

So können Juroren anhand von Kriterien wie Lage, Komfort oder Budget die Lösung auswählen, die am besten zu ihnen passt. Die Manager ihrerseits behalten die Reservierungen im Auge und können bei Bedarf die Kapazitäten anpassen.

Nehmen wir den Fall einer Schule mit einer Residenz auf dem Campus und einer Partnerschaft mit umliegenden Hotels. Auf Emundus haben Juroren Zugriff auf diese verschiedenen Möglichkeiten und treffen ihre Wahl nach ihren Vorlieben. Die Schule überwacht den Fortschritt der Reservierungen und kann bei Bedarf zusätzliche Zimmer freigeben.

Passen Sie die Vorkehrungen für die Begrüßung der Juroren an jedem Wettbewerb und an jedem Ort an

Über die Unterkunft hinaus muss der Empfang der Juroren bis ins kleinste Detail durchdacht sein: Abzeichen, Verpflegung, Transport usw. Mit Emundus können Sie all diese Aspekte entsprechend den Besonderheiten jedes Wettbewerbs und Campus fein konfigurieren.

Dank dieser Granularität können Manager jedem Juror unter Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten ein personalisiertes Erlebnis bieten. Diese Aufmerksamkeit für ihr Wohlbefinden ist ein Schlüsselfaktor für die Förderung ihres Engagements und ihrer Motivation.

Lassen Sie uns dies am Beispiel einer Schule veranschaulichen, die an zwei Standorten im Abstand von 50 km einen Wettbewerb ausrichtet. Juroren, die Campus A zugewiesen sind, wird ein Shuttleservice vom Bahnhof angeboten, während Juroren auf Campus B kostenlose Parkplätze erhalten. Diese Parameter können auf Emundus einfach konfiguriert werden, um eine maßgeschneiderte Verwaltung zu ermöglichen.

Hier sind einige Vorschläge, wie Sie die Begrüßung Ihrer Juroren optimal gestalten können:

• Stellen Sie ihnen einen praktischen Leitfaden zur Verfügung, der alle nützlichen Informationen zusammenfasst (Zugangskarte, Kontakte, Programm usw.).

• Planen Sie ein Willkommenspaket mit einigen Leckereien in Schulfarben

• Benennen Sie einen Referenten, der während des gesamten Wettbewerbs ihr bevorzugter Ansprechpartner sein wird

5- Optimieren Sie die Arbeit der Juroren am D-Day

Bearbeiten Sie Abzeichen mit Namen, Foto und QR-Code, um Geschworene schnell zu identifizieren

Am Wettkampftag zählt jede Minute. Um die Identifizierung der Juroren zu erleichtern und ihren Zugang zu den verschiedenen Räumen zu optimieren, bietet Emundus die Herstellung personalisierter Abzeichen an. Mit ihrem Namen, ihrem Foto und einem einzigartigen QR-Code ermöglichen diese Ausweise eine schnelle und effiziente Kontrolle.

Keine endlosen Warteschlangen und langwierigen Kontrollen mehr! Unter optimalen Bedingungen können sich die Juroren voll und ganz ihrer Mission widmen. Und bei Bedarf sind alle nützlichen Informationen blitzschnell verfügbar.

Nehmen Sie das Beispiel eines Jurors, der am Morgen des Wettbewerbs auf dem Campus ankommt. Dank seines von Emundus veröffentlichten Abzeichens wird er sofort identifiziert und zum richtigen Gebäude geleitet. Am Eingang zum Beratungsraum wird ihr QR-Code gescannt, um ihre Anwesenheit zu bestätigen. Sparen Sie Zeit und sorgen Sie für einen guten Start!

Bieten Sie Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumente über eine mobile App

Um die Arbeit der Juroren noch weiter zu vereinfachen, hat Emundus eine spezielle mobile Anwendung entwickelt. Dank dessen finden Bewerter auf ihrem Smartphone alles, was sie brauchen: Zeitplan, Kandidatenliste, Bewertungstabelle, Referenzdokumente usw.

Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Medien jonglieren oder Informationen nachjagen! Alles ist griffbereit und ermöglicht eine intuitive Handhabung. Juroren gewinnen an Autonomie und Gelassenheit, was zur Qualität ihrer Dienstleistung beiträgt.

Stellen wir uns einen Juror mitten in einem Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten vor. Mit einem einfachen Fingertipp auf seinem Smartphone greift er auf das Bewertungsraster zu und kann es live ausfüllen, ohne die Diskussionen zu unterbrechen. Am Ende des Tages konsultiert er seinen Zeitplan für den nächsten Tag und lädt die Dokumente herunter, um sie abends im Hotel noch einmal zu lesen. Die Emundus-App macht ihm das Leben wirklich einfacher!

Um die Effektivität Ihrer Geschworenen am D-Day zu maximieren:

1. Senden Sie ihnen vorab ein vollständiges Briefing (Anleitung, Bewertungskriterien etc.)

2. Planen Sie eine Begrüßungssitzung, um ihnen die Tools vorzustellen und ihre Fragen zu beantworten

3. Stellen Sie ihnen ein reaktionsschnelles Support-Team zur Verfügung, um unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen

4. Bieten Sie ihnen Entspannungs- und Geselligkeitsräume, die ihnen beim Entspannen helfen

„Dank Emundus haben unsere Lehrer wirklich Spaß an ihren Jurymissionen. Sie verfügen über alle Werkzeuge, um effizient und unter optimalen Bedingungen zu arbeiten. Das ist ein echter Trost für sie … und für uns!“ - Pierre, Wettbewerbsleiter einer Ingenieurschule

Einige Beispiele von Schulen, die Emundus bereits nutzen, um das Management ihrer Wettbewerbe zu optimieren:

Zusammenfassend bietet die Digitalisierung zahlreiche Lösungen, um die Verwaltung von Prüfungsausschüssen zu vereinfachen und zu optimieren. Durch die Zentralisierung von Informationen, die Stärkung der Befugnisse der Juroren und die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben ermöglicht Ihnen eine Plattform wie Emundus mehr Effizienz und Sicherheit. Schulen können sich so auf das Wesentliche konzentrieren: den Juroren das bestmögliche Erlebnis zu bieten und qualitativ hochwertige Bewertungen zu gewährleisten. Ein Win-Win-Ansatz für hervorragende Zulassungen.