Die persönliche Begrüßung der Kandidaten bei Auswahlprüfungen ist für Schulen eine große Herausforderung. Ein Online-Bewerbungsverwaltungstool ermöglicht es, genaue Informationen über die Vorlieben und Einschränkungen jedes Teilnehmers zu sammeln, Daten für eine vereinfachte Verwaltung zu zentralisieren und Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. Dank dieser Funktionen können Schulen maßgeschneiderte Unterstützung anbieten und den Kandidaten eine positive Erfahrung garantieren.

Zusammenfassung :

1. Sammeln Sie präzise Informationen über ein konfigurierbares Formular

2. Zentralisieren Sie Daten für eine vereinfachte Verwaltung

3. Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben

4. Bieten Sie Kandidaten individuelle Unterstützung

1- Sammeln Sie präzise Informationen über ein konfigurierbares Formular

Passen Sie die Felder an die Besonderheiten jedes Wettbewerbs an

Bewerbungsmanagement-Software bietet die Möglichkeit, maßgeschneiderte Formulare zu erstellen, um die Informationen zu sammeln, die für die Organisation der Unterbringung und Verpflegung der Kandidaten erforderlich sind. Sie können daher die Felder entsprechend den Besonderheiten jedes Wettbewerbs und jedes Campus personalisieren, um genau den Bedürfnissen Ihrer Schule gerecht zu werden.

Durch die Anpassung der Bewerbungsformulare sind Sie in der Lage, wesentliche Informationen wie etwa Unterkunftswünsche, Ernährungseinschränkungen oder auch Transportbeschränkungen der Kandidaten zu erfassen. Diese Daten ermöglichen es Ihnen dann, einen persönlichen Empfang zu bieten und optimal auf die Wünsche aller einzugehen.

Nehmen wir das Beispiel einer Aufnahmeprüfung für eine große Business School. Das Antragsformular könnte spezifische Felder zur Angabe von Lebensmittelallergien, der gewünschten Unterkunftsart (Einzel-, Doppelzimmer usw.) sowie dem geplanten Transportmittel für die Anreise zum Campus enthalten. Durch das Sammeln dieser Informationen im Voraus kann die Schule ihr Aufnahmeangebot anpassen und sicherstellen, dass jeder Kandidat während der mündlichen Prüfungen von optimalen Bedingungen profitiert.

Integrieren Sie individuelle Vorlieben und Einschränkungen

Das konfigurierbare Bewerbungsformular bietet Ihnen die Möglichkeit, die individuellen Vorlieben und Einschränkungen der Kandidaten zu integrieren. Sie können beispielsweise Felder für Nahrungsmittelallergien, bestimmte Diäten oder sogar Bedürfnisse im Zusammenhang mit einer Behinderung bereitstellen.

Indem Sie diese Informationen im Voraus sammeln, können Sie die Besonderheiten jedes Kandidaten berücksichtigen und Ihr Unterkunfts- und Verpflegungsangebot entsprechend anpassen. Dadurch können Sie einen wirklich maßgeschneiderten Empfang bieten und das Wohlbefinden aller Teilnehmer während der mündlichen Verhandlungen gewährleisten.

Stellen wir uns den Fall eines Kandidaten vor, der an einer motorischen Behinderung leidet. Mit dem Antragsformular können sie ihre konkreten Bedürfnisse hinsichtlich der Barrierefreiheit von Wohn- und Prüfungsräumen angeben. Die Schule kann so einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass die Räumlichkeiten so ausgestattet sind, dass dieser Kandidat unter den besten Bedingungen untergebracht werden kann. Diese Beachtung individueller Zwänge zeigt das Engagement der Einrichtung für Inklusion und Chancengleichheit.

Wussten Sie, dass 92 % der Kandidaten die Möglichkeit schätzen, ihre Unterkunft und Verpflegung während Auswahlprüfungen individuell zu gestalten?

2- Zentralisieren Sie Daten für eine vereinfachte Verwaltung

Greifen Sie in Echtzeit auf Daten zu

Mit einem Online-Bewerbungsmanagement-Tool können Sie alle Daten rund um die Unterkunfts- und Verpflegungswünsche der Kandidaten zentralisieren. So können Sie in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen, wie z. B. die Anzahl der reservierten Plätze, die von jeder Person gewählten Optionen oder sogar spezifische Wünsche.

Diese Zentralisierung der Daten erleichtert die Arbeit Ihrer Teams, die für die Begrüßung der Kandidaten verantwortlich sind, erheblich. Sie können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Dateien oder Medien jonglieren zu müssen. Dies ermöglicht eine reibungslosere und effizientere Verwaltung von Unterkunft und Verpflegung.

Nehmen wir das Beispiel einer Ingenieurschule, die mehrtägige Auswahlprüfungen organisiert. Dank der Application-Management-Plattform kann das Rezeptionsteam die Auslastung der Unterkünfte in Echtzeit überwachen und die Zimmerverteilung je nach Ankunft und Abreise anpassen. Es kann auch den Catering-Bedarf vorhersehen, indem es eine klare Vorstellung von der Anzahl der Mahlzeiten hat, die für jeden Service geplant werden müssen. Dieses zentralisierte und dynamische Management ermöglicht eine schnelle Anpassung an mögliche unvorhergesehene Ereignisse und eine Optimierung der Ressourcen.

Erstellen Sie Berichte und Statistiken

Dank der über das Bewerbungsformular gesammelten und auf der Plattform zentralisierten Daten können Sie ganz einfach Berichte und Statistiken zur Unterkunftsbelegung, zum Essensverbrauch und sogar zur Kandidatenzufriedenheit erstellen.

Diese wertvollen Informationen ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt der mündlichen Sitzungen sorgfältig zu analysieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial für zukünftige Sitzungen zu identifizieren. Sie können beispielsweise die Anzahl der angebotenen Plätze an beobachtete Trends anpassen oder sogar die Menüs an die von den Kandidaten geäußerten Vorlieben anpassen.

Stellen wir uns eine Managementschule vor, die ihr Unterkunftsangebot für bevorstehende mündliche Prüfungen optimieren möchte. Sie analysiert Daten aus den Vorjahren und stellt fest, dass die Nachfrage nach Einzelzimmern deutlich höher ist als die nach Mehrbettzimmern. Aufgrund dieser Beobachtung kann die Schule beschließen, die Verteilung ihrer Unterkünfte zu überprüfen und mehr Einzelzimmer anzubieten. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es, das Angebot möglichst genau an die Erwartungen der Kandidaten anzupassen und deren Gesamterlebnis zu verbessern.

Für eine optimale Überwachung der Kandidatenaufnahme sind hier einige Schlüsselindikatoren zu überwachen:

3- Verwaltungsaufgaben automatisieren

Konfigurieren Sie Verwaltungsregeln

Eine Software zur Verwaltung von Bewerbungen bietet Ihnen die Möglichkeit, spezifische Verwaltungsregeln für die Unterbringung und Verpflegung der Kandidaten festzulegen. Definieren Sie beispielsweise Annahmeschlusszeiten für die Inanspruchnahme von Catering-Leistungen, Fristen für Zimmerreservierungen oder auch Stornobedingungen.

Indem Sie diese Regeln direkt in das Bewerbungsformular integrieren, stellen Sie sicher, dass Kandidaten diese bereits bei der Registrierung kennen. Auf diese Weise können Sie Anfragen im Voraus formulieren und komplexe Situationen vermeiden, die Sie später bewältigen müssen. Dies bedeutet eine erhebliche Zeit- und Effizienzersparnis für Ihre Teams.

Nehmen wir den Fall einer Schule, die eine Reservierungsfrist für die Unterkunft festlegen möchte, um den Empfang der Kandidaten bestmöglich organisieren zu können. Durch die Festlegung dieser Regel im Anmeldeformular wird sichergestellt, dass die Teilnehmer über diese Einschränkung informiert werden und ihre Reservierung rechtzeitig vornehmen. Dies vermeidet Last-Minute-Anfragen und ermöglicht dem Rezeptionsteam eine ruhige Planung der Zimmerverteilung und der damit verbundenen Dienstleistungen.

Senden Sie personalisierte Benachrichtigungen

Zur Automatisierung administrativer Aufgaben gehört auch der Versand personalisierter Benachrichtigungen an Kandidaten. Dank eines Online-Verwaltungstools können Sie Bestätigungs-E-Mails für Unterkunfts- und Verpflegungsreservierungen, Erinnerungen vor dem Termin der mündlichen Verhandlungen oder sogar Dankesnachrichten nach Ablauf der Veranstaltung einrichten.

Mithilfe dieser automatisierten Kommunikation, die an jedes Kandidatenprofil angepasst ist, können Sie ihm alle praktischen Informationen zukommen lassen, die er benötigt, ohne Ihre Teams für diese zeitaufwändigen Aufgaben mobilisieren zu müssen. Sie verbessern so die Candidate Experience und optimieren gleichzeitig die Arbeit Ihrer Mitarbeiter.

Stellen wir uns eine Schule vor, die jedem Kandidaten, der eine Unterkunft reserviert hat, eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail senden möchte. Dank des Bewerbungsverwaltungstools kann sie eine E-Mail-Vorlage mit spezifischen Informationen für jeden Teilnehmer (Aufenthaltsdaten, Zimmertyp, inbegriffene Leistungen usw.) konfigurieren. Diese E-Mails werden dann automatisch versendet, ohne dass das Team manuell eingreifen muss. So verfügen die Kandidaten über alle nötigen Informationen, um sich in aller Ruhe auf ihre Ankunft vorzubereiten, während sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können.

Um Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Begrüßung von Kandidaten effektiv zu automatisieren, sind folgende Maßnahmen zu ergreifen:

1. Definieren Sie klare Verwaltungsregeln und integrieren Sie diese in das Antragsformular

2. Konfigurieren Sie E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Benachrichtigungen, die an Kandidaten gesendet werden sollen

3. Richten Sie automatische Auslöser für den E-Mail-Versand ein (Reservierungsbestätigung, Erinnerungen usw.)

4. Generieren Sie automatisch die für die Begrüßung der Kandidaten erforderlichen Dokumente (Ausweise, Laufzettel usw.)

5. Richten Sie Benachrichtigungen für bestimmte Anfragen oder Situationen ein, die ein manuelles Eingreifen erfordern

Vereinfachen Sie den Online-Zahlungsprozess

Die Online-Zahlung von Unterkunfts- und Verpflegungskosten bietet viele Vorteile, sowohl für Bewerber als auch für Schulen. So können die Teilnehmer ihre Reservierungen einfach, sicher und in ihrem eigenen Tempo bezahlen. Sie müssen Ihrerseits keine Schecks oder Bargeld mehr am Tag verwalten und können Zahlungen einfach nachverfolgen.

Durch die Integration einer Zahlungslösung in Ihr Bewerbungsmanagement-Tool rationalisieren Sie den Prozess und vermeiden unbezahlte Rechnungen oder Fehler. Es ist eine Quelle der Ruhe für alle und ein Reibungspunkt weniger bei der Organisation mündlicher Prüfungen.

Nehmen wir das Beispiel einer Schule, die während ihrer Auswahlprüfungen verschiedene kostenpflichtige Unterkunfts- und Verpflegungsmöglichkeiten anbietet. Dadurch, dass Kandidaten direkt online über die Bewerbungsplattform bezahlen können, wird der Prozess erheblich vereinfacht. Sie müssen keine Schecks oder manuellen Überweisungen mehr verwalten, alles ist zentralisiert und automatisiert. Kandidaten können mit nur wenigen Klicks bezahlen, und zwar zu dem Zeitpunkt, der ihnen am besten passt. Die Schule wiederum kann Zahlungen und die Umrechnungsrate von Reservierungen problemlos verfolgen.

„Die Online-Zahlung spart uns wertvolle Zeit bei der Verwaltung mündlicher Anmeldungen und ermöglicht es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Begrüßung der Kandidaten unter den besten Bedingungen.“ – Meinung eines Zulassungsmanagers einer großen Schule

4- Bieten Sie Kandidaten individuelle Unterstützung

Spezifische Bedürfnisse antizipieren

Durch die Nutzung der über das Bewerbungsformular erfassten Daten können Sie die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Teilnehmers vorhersehen und individuell darauf eingehen. Wenn Ihnen ein Kandidat eine Lebensmittelallergie mitteilt, können Sie beispielsweise ein passendes Menü planen und ihn vorab informieren.

Diese Aufmerksamkeit für die individuellen Bedürfnisse zeigt Ihr Engagement, Ihren Kandidaten den bestmöglichen Empfang zu bieten. Indem Sie ihre Anfragen vorhersehen und konkrete Antworten geben, ermöglichen Sie ihnen, die mündlichen Prüfungen unter den besten Bedingungen anzugehen.

Stellen Sie sich den Fall eines Kandidaten vor, der in seinem Anmeldeformular angibt, dass er sich vegetarisch ernährt. Mit diesen Informationen können Sie für jede Mahlzeit passende Optionen planen und den Kandidaten vorab informieren. Dies verhindert, dass sie sich bei mündlichen Prüfungen Gedanken über ihre Ernährung machen müssen und zeigt ihnen, dass ihr Wohlbefinden für Ihre Schule an erster Stelle steht. Es ist eine einfache Geste, die jedoch einen echten Unterschied in der Erfahrung des Kandidaten machen kann.

Organisieren Sie individuelle Reisen

Mit einer Bewerbungsmanagement-Software haben Sie außerdem die Möglichkeit, die individuelle Reise der Teilnehmer von der Ankunft bis zur Abreise zu organisieren. Durch das Sammeln von Informationen zu ihrem Transportmittel und ihren Fahrplänen können Sie maßgeschneiderte Unterstützung planen.

Dabei kann es sich um die Einrichtung von Shuttles von Bahnhöfen oder Flughäfen, die Organisation von Fahrgemeinschaften zwischen Kandidaten oder sogar die Reservierung von Taxis handeln. Indem Sie das Reisen für alle einfacher machen, tragen Sie dazu bei, den Stress zu reduzieren und ihnen ein positives Erlebnis zu bieten.

Nehmen wir das Beispiel einer Schule, die zu ihren mündlichen Prüfungen Kandidaten aus ganz Frankreich willkommen heißt. Durch das Angebot eines Shuttleservices vom Bahnhof wird die Anreise zum Campus deutlich vereinfacht. Kandidaten müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, wie sie Transportmittel finden oder sich in einer unbekannten Stadt zurechtfinden. Sobald sie aus dem Zug aussteigen, werden sie abgeholt und zu ihrer Unterkunft begleitet. Dies ist ein sehr geschätzter Service, der zeigt, wie viel Wert die Schule auf den Komfort der Teilnehmer legt.

Um den Kandidaten eine persönliche und unvergessliche Unterstützung zu bieten, finden Sie hier einige Ideen zur Umsetzung:

Abschluss :

Durch die Anpassung von Bewerbungsformularen, die Zentralisierung von Daten, die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und die Bereitstellung personalisierter Unterstützung können Schulen den Kandidaten ein unvergessliches Erlebnis garantieren und so ihre Attraktivität und Reputation stärken. Durch die Investition in effiziente Bewerbungsmanagement-Tools stellen Unternehmen sicher, dass sie sich im Wettbewerbsumfeld hervorheben und den immer höheren Erwartungen der Kandidaten gerecht werden.