5 Tipps für effizientere Zulassungsprozesse mit einem Bewerber-Tracker

Zulassungsverfahren für Hochschulen werden immer komplexer und wettbewerbsintensiver. Wie können sich Einrichtungen von anderen abheben, die besten Profile anziehen und gleichzeitig die steigenden Bewerbungsmengen effektiv bewältigen? Um diese Herausforderungen zu meistern, ist ein effektives Tool zur Bewerberverfolgung unerlässlich. Entdecken Sie in diesem Artikel 5 Tipps zur Optimierung Ihrer Zulassungen dank dieser innovativen Lösungen.

Zusammenfassung :

1- Optimieren Sie die End-to-End-Verwaltung von Anwendungen

2- Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung durch Datenvergleich

3- Optimieren Sie die Kommunikation und den Informationsaustausch

4- Personalisieren Sie das Kandidatenerlebnis, um die Attraktivität zu stärken

5- Nutzen Sie Anwendungsdaten für tiefgreifende Analysen

1- Optimieren Sie die End-to-End-Verwaltung von Anwendungen

Ein leistungsstarkes Überwachungstool zentralisiert alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Hochschulregistrierung und ermöglicht es den Zulassungsteams, jeden Schritt des Prozesses effektiv zu verwalten.

Konsolidierung von Informationen in einem einzigen Dashboard

Ein leistungsstarkes Tool zur Anwendungsverfolgung ermöglicht die Zentralisierung aller Daten und Dokumente zu jeder Datei in einem einzigen Dashboard. Keine Informationen mehr, die in E-Mails, Excel-Arbeitsmappen oder Papierdateien verstreut sind! Mit einer Übersicht und einer strukturierten Ansicht können Zulassungsteams einfach auf die benötigten Elemente zugreifen und den Fortschritt jeder Bewerbung in Echtzeit verfolgen.

Diese Konsolidierung der Informationen reduziert den Stress bei der Verwaltung von Registrierungen. Sie müssen nicht mehr stundenlang nach einem verlorenen Dokument suchen oder Daten manuell zusammenstellen. Im Tool ist alles auf Knopfdruck verfügbar und ermöglicht eine reibungslose und effiziente Bearbeitung der Dateien vom Eingang der Bewerbung bis zur endgültigen Zulassungsentscheidung. Nehmen wir das Beispiel einer Wirtschaftshochschule, die jedes Jahr Tausende von Bewerbungen für ihr Grande-École-Programm erhält. Durch die Zentralisierung aller Dokumente (Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben usw.) in einem Tool wie Emundus können Zulassungsmanager sofort die vollständige Akte jedes Kandidaten einsehen, ohne Gefahr zu laufen, sie zu vergessen oder falsch darzustellen. Keine Kopfschmerzen mehr wegen fehlender Teile oder veralteter Versionen!

Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Ein würdiges Bewerber-Tracking-Tool bietet leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die Teams von zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben entlasten. Beispielsweise kann der Versand von Bestätigungsnachrichten, Anfragen nach zusätzlichen Dokumenten oder Einladungen zu Vorstellungsgesprächen automatisch nach vordefinierten Triggern ausgelöst werden.

Durch diese Automatisierung wird wertvolle Zeit frei, die Zulassungsmanager für höherwertige Aufgaben wie die Analyse von Dateien oder die Unterstützung von Kandidaten verwenden können. Indem sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, tragen sie dazu bei, zukünftigen Studierenden ein qualitativ hochwertiges Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Effizienz des Prozesses zu optimieren. Stellen wir uns eine Ingenieurschule vor, die ihre Kommunikation mit Kandidaten anhand ihres Profils personalisieren möchte. Mit einem Tool wie Emundus können ganz einfach automatisierte E-Mail-Szenarien eingerichtet werden, die an jeden Fall angepasst sind: eine Willkommensnachricht für neue Bewerbungen, Erinnerungen für unvollständige Dateien, Einladungen zu Geschäftswebinaren für technische Profile ... All dies ohne manuelles Eingreifen, sodass Teams dies tun können Konzentrieren Sie sich auf qualitative Gespräche mit den vielversprechendsten Kandidaten.

Tools zur Nachverfolgung von Hochschulbewerbungen tragen dazu bei, den Bewerbungsprozess zu rationalisieren, indem sie alle Informationen in einem einzigen Dashboard zusammenfassen und so den Stress der Studierenden reduzieren.

2- Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung durch Datenvergleich

Durch die Integration erweiterter Vergleichsfunktionen hilft das Tool Managern, Bewerbungen fundiert zu bewerten und Profile an den Stärken des Unternehmens auszurichten.

Zugriff auf detaillierte Statistiken zu Zulassungen und Programmen

Um fundierte Zulassungsentscheidungen zu treffen, gibt es nichts Besseres, als sich auf zuverlässige und detaillierte Daten zu verlassen. Ein leistungsstarkes Monitoring-Tool bietet Zugriff auf eine Vielzahl relevanter Statistiken, wie beispielsweise die Anzahl der Bewerbungen pro Programm, die Auswahlquote, das typische Profil der zugelassenen Bewerber oder auch die geografische Verteilung der Bewerber.

Mit diesen Informationen können Zulassungsteams ihre Auswahlkriterien verfeinern und die attraktivsten Programme oder diejenigen identifizieren, die Anpassungen erfordern. Sie können ihre Rekrutierungsstrategie auch auf der Grundlage der vielversprechendsten Kandidatenpools anpassen. Dieser datengesteuerte Ansatz stärkt die Relevanz und Objektivität des Entscheidungsprozesses. Nehmen wir das Beispiel einer Universität, die viele spezialisierte Masterstudiengänge anbietet. Durch die Analyse der Bewerbungsstatistiken nach Programm in den letzten drei Jahren in seinem Überwachungstool stellt es fest, dass bestimmte Master Schwierigkeiten haben, genügend qualifizierte Profile zu gewinnen. Mit diesen Informationen kann es seine Kommunikation anpassen, neue Partnerschaften eingehen oder den Bildungsinhalt dieser Kurse überprüfen, um den Erwartungen der Studierenden und des Arbeitsmarktes besser gerecht zu werden.

Online-Dateiauswertungsfunktionen für eine optimierte Zusammenarbeit

Die fortschrittlichsten Tools zur Anwendungsverfolgung bieten Online-Funktionen zur Dateiauswertung direkt auf der Plattform. Kein Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail oder endlose Besprechungen mehr, um über jeden Kandidaten zu entscheiden! Die verschiedenen Beteiligten (Programmmanager, Zulassungsgremien usw.) können Dateien mit Anmerkungen versehen, Punkte zuweisen und ihre Bewertungen auf flüssige und transparente Weise teilen.

Diese gemeinschaftliche Beurteilung beschleunigt den Zulassungsentscheidungsprozess erheblich und fördert die Abstimmung zwischen den verschiedenen beteiligten Interessengruppen. Jeder hat eine Vorstellung von den Erwartungen und kann die Kommentare seiner Kollegen leicht einsehen. Die Bearbeitung der Dateien wird schneller und effizienter, zur Freude der Zulassungsteams ... und der Kandidaten, die eine schnellere Antwort erhalten! Dies ist beispielsweise bei der Institut Mines-Télécom Business School der Fall, die Emundus für die Zulassung zu Masterstudiengängen nutzt. Programmmanager konsultieren die vorselektierten Dateien online, geben ihre Bewertungen nach vordefinierten Kriterien ein und diskutieren direkt im Tool, um einen Konsens zu erzielen. Alle Validierungsphasen sind dematerialisiert und rationalisiert, von den Gesprächen mit der Zulassungsjury bis zur Benachrichtigung des Kandidaten.

Durch den Vergleich von Zulassungsstatistiken, Finanzhilfepaketen und Campuskultur mithilfe von Tracking-Tools können Bewerber fundierte Entscheidungen treffen und ihre Ziele mit den Stärken der einzelnen Institutionen in Einklang bringen.

3- Optimieren Sie die Kommunikation und den Informationsaustausch

Eine zentralisierte Plattform erleichtert die Interaktion zwischen Zulassungsteams, Kandidaten und Partnern und sorgt so für eine schnellere Bearbeitung von Dateien.

Zentralisierung des Austauschs mit Kandidaten für eine optimale Überwachung

Die Kommunikation mit Bewerbern ist ein wichtiger, aber zeitaufwändiger Aspekt des Zulassungsprozesses. Mit einem geeigneten Monitoring-Tool wird der gesamte Austausch (E-Mails, Telefonanrufe, Nachrichten über Formulare usw.) zentralisiert und der Akte jedes Kandidaten beigefügt. Zulassungsteams haben somit einen umfassenden Überblick über die Interaktionen und können eine personalisierte Nachverfolgung durchführen, ohne dabei Informationen zu verlieren.

Diese Zentralisierung ist auch ein Garant für Effizienz: Sie müssen nicht verzweifelt nach der zuletzt gesendeten E-Mail suchen oder sich fragen, ob ein Kollege bereits auf eine bestimmte Anfrage geantwortet hat. Alle Informationen sind im Tool leicht zugänglich, wodurch Duplikate und Kommunikationsfehler vermieden werden, die das Bewerbererlebnis beeinträchtigen könnten. Nehmen Sie den Fall von Sciences Po Paris Emundus für seine Zulassungsverfahren nutzt Wenn ein Kandidat die Schule kontaktiert, um eine Frage zu stellen, kann das Team sofort seine Akte und den Verlauf früherer Austausche finden, um ihm eine schnelle und personalisierte Antwort zu geben. Auch wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, haben alle den gleichen 360°-Blick auf eine perfekt abgestimmte Kommunikation.

Vereinfachung der gemeinsamen Nutzung von Anwendungen mit Stakeholdern

Über die Kommunikation mit den Kandidaten hinaus optimieren Überwachungstools den Austausch zwischen den verschiedenen am Zulassungsprozess beteiligten Interessengruppen (Programmmanager, Jurys, Verwaltungsdienste usw.). Keine Papierakten mehr, die herumgereicht werden müssen, oder sperrige Anhänge, die per E-Mail verschickt werden!

Mit einem Tool wie Emundus wird das Teilen von Anwendungen erheblich vereinfacht. Autorisierte Benutzer können mit nur wenigen Klicks auf Kandidatendateien zugreifen, ohne dass das Risiko eines Verlusts oder einer Verwechslung von Versionen besteht. Alle Informationen werden an einem Ort zentralisiert, was eine kollaborative und effiziente Auswahl fördert. Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt, was sowohl für die Zulassungsteams als auch für die Kandidaten zu größerer Zufriedenheit führt. Mines-Telecom beispielsweise setzte Emundus , um die Zulassung seiner Werkstudenten zu verwalten. Bisher wurden Lebensläufe und Anschreiben mühsam per E-Mail an Partnerunternehmen verschickt. Von nun an können sie die Dateien direkt im Tool einsehen, bei der Auswahl schneller reagieren und wertvolle interne Ressourcen freisetzen.

4- Personalisieren Sie das Kandidatenerlebnis, um die Attraktivität zu stärken

Durch das Angebot maßgeschneiderter Bewerbungsportale und individueller Unterstützung heben sich Schulen ab und ziehen die besten Profile an.

Personalisierung der Umgebungen entsprechend den spezifischen Bedürfnissen jeder Schule

Jede Schule hat spezifische Zulassungsverfahren und -anforderungen, und es ist wichtig, dass der Tracker flexibel genug ist, um diese Besonderheiten zu berücksichtigen. Eine Plattform wie Emundus bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und ermöglicht es Managern, Bewerbungsformulare, Auswahlworkflows, Kommunikationsmodelle usw. zu optimieren.

Diese Personalisierung steigert die Attraktivität der Einrichtung, indem sie den Kandidaten eine Erfahrung bietet, die sowohl fließend ist als auch an die Besonderheiten der Zielprogramme angepasst ist. Sie fühlen sich bei ihrem Registrierungsprozess berücksichtigt und effektiv begleitet, was das Image der Schule verbessert und die Chancen auf eine Konvertierung der besten Profile maximiert. Excelia umgesetzt , das seine Zulassungsverfahren für internationale Kandidaten modernisieren und rationalisieren wollte. Mit Emundus konnte die Schule ein maßgeschneidertes Portal erstellen, das ihre Formulare, ihre spezifischen Auswahlkriterien und sogar die Online-Zahlung der Bewerbungsgebühren integriert. Ergebnis: eine schnellere und intuitivere Erfahrung für ausländische Studierende und eine gestärkte internationale Positionierung.

Integration von Support- und Beratungsfunktionen zur Orientierung der Kandidaten

Für viele Kandidaten ist die Bewerbung an einer Top-Schule ein komplexer und stressiger Prozess. Um sie bestmöglich zu unterstützen und die Arbeitgebermarke der Schule zu fördern, ist es wichtig, ihnen in jeder Phase so viele Informationen und praktische Ratschläge wie möglich zur Verfügung zu stellen. Die fortschrittlichsten Tracking-Tools umfassen Hilfe- und Anleitungsfunktionen, die Kandidaten beruhigen und motivieren.

Mit Emundus beispielsweise Lebenslaufmodelle, Beispiele aussagekräftiger Anschreiben oder sogar Studiengebührensimulationen inklusive finanzieller Unterstützung anbieten. Indem die Schule sie Schritt für Schritt begleitet, engagiert sie sich für sie, maximiert ihre Erfolgschancen und stärkt so nachhaltig ihre Attraktivität. ESSEC hat diesen Ansatz für seine Bachelor-Zulassungen gewählt. Kandidaten können im Tool direkt auf personalisierte Beratung basierend auf ihrem Profil, Erfahrungsberichte von Studenten und sogar auf einen Chatbot zugreifen, der sie bei ihrer Bewerbung unterstützt. Ein proaktiver Unterstützungsansatz, der die besten Talente anzieht, indem er ihnen bereits vor ihrer Ankunft auf dem Campus die Rücksichtnahme der Schule zeigt.

Tracker ermutigen Studierende, ihre außerschulischen Leistungen und Erfahrungen zu dokumentieren und ermöglichen so die Erstellung eines umfassenden Bewerbungsprofils, das ihre vielfältigen Interessen widerspiegelt.

5- Nutzen Sie Anwendungsdaten für tiefgreifende Analysen

Die Export- und Berichtsfunktionen des Tools ermöglichen es Managern, Trends besser zu verstehen und ihre Strategie entsprechend anzupassen.

Vollständiger Datenexport für detaillierte Profilanalysen

Bewerbungen enthalten zahlreiche wertvolle Daten zu Bewerberprofilen, akademischem Hintergrund, außerschulischen Erfahrungen und mehr. Mit einem leistungsstarken Überwachungstool wie Emundus können Sie all diese Informationen exportieren, um eine eingehende Analyse durchzuführen und die aktuellen Trends besser zu verstehen.

Abschluss :

In einer immer komplexeren und wettbewerbsintensiveren Hochschullandschaft erfordern Zulassungsprozesse einen strategischen Ansatz, um die besten Profile anzuziehen und auszuwählen und gleichzeitig die steigenden Bewerbungsmengen effektiv zu verwalten. In diesem Zusammenhang ist ein effektives Tool zur Bewerbungsverfolgung unerlässlich. Indem dieses Tool den Einrichtungen einen vollständigen Überblick über die Profile, Bedürfnisse und Wünsche der Kandidaten verschafft, ermöglicht es ihnen, fundierte und schnelle Entscheidungen zu treffen. Es trägt auch dazu bei, das Bewerbererlebnis zu verbessern, indem es eine transparente Kommunikation und eine personalisierte Nachbereitung gewährleistet. Die Investition in ein solches Tool ist nicht nur eine Möglichkeit, sich im Wettbewerbsumfeld abzuheben, sondern auch, um den wachsenden Erwartungen der Kandidaten gerecht zu werden und eine effiziente Verwaltung der Zulassungsprozesse sicherzustellen.