Méthode et fonctionnement d'un CRM pour l'enseignement supérieur

Un CRM (Customer Relationship Management) est un outil indispensable pour les établissements d'enseignement supérieur souhaitant optimiser la gestion de leurs relations avec les étudiants, les entreprises et les partenaires. Véritable colonne vertébrale de la stratégie, un CRM éducation centralise les données, automatise les processus clés comme le recrutement ou le suivi de scolarité, et fournit une vision à 360° de chaque contact. Découvrez dans cet article les principes fondamentaux d'un CRM pour l'enseignement supérieur, ses principales fonctionnalités ainsi que les bénéfices qu'il apporte aux universités et grandes écoles en termes d'efficacité, de personnalisation et de pilotage.

Sommaire :

1- Principes fondamentaux d'un CRM éducation
2- Fonctionnalités clés d'un CRM enseignement supérieur
3- Avantages et bénéfices pour les établissements

Principes fondamentaux d'un CRM éducation

Centralisation des données

Un CRM éducation rassemble toutes les informations liées aux candidats, étudiants et partenaires dans une base de données unique. Chaque individu possède un profil complet et accessible à tout moment. Cette centralisation réduit les risques de perte d'informations.

Ainsi, chaque service dispose d'une vision globale des contacts, permettant une communication et un suivi plus efficaces.

Gestion du cycle de vie étudiant

Un CRM dédié à l'enseignement supérieur permet de suivre l'intégralité du parcours étudiant, du statut de candidat à celui d'alumni. Dès qu'un candidat interagit avec l'établissement, via un formulaire en ligne par exemple, ses informations sont enregistrées dans le CRM.

L'établissement peut alors communiquer de façon personnalisée avec le candidat en fonction de son parcours : informations sur la formation qui l'intéresse, échéances à ne pas manquer, événements à venir, etc. Une fois le candidat admis et inscrit, le CRM centralise toutes les données le concernant : coordonnées, cursus, notes, stages, projets, échanges internationaux...

Cela permet un suivi global et individuel de chaque étudiant tout au long de son cursus. Les interactions avec les services administratifs et les enseignants sont également consignées. Après l'obtention de son diplôme, l'étudiant rejoint la communauté des alumni. Le CRM permet de maintenir le lien avec les anciens via l'animation du réseau, l'envoi d'informations ciblées, des invitations à des événements, etc.

Fonctionnalités clés d'un CRM enseignement supérieur

Gestion des campagnes de recrutement

Un CRM dédié à l'enseignement supérieur permet de planifier et piloter efficacement les campagnes marketing destinées à attirer de nouveaux candidats.

Dès la conception de la campagne, le CRM centralise toutes les informations utiles : cibles, calendrier, canaux utilisés, budget, etc. Il facilite la collaboration entre les équipes en charge du recrutement.

Une fois la campagne lancée, le CRM assure le suivi en temps réel des actions menées sur les différents canaux : emailings, réseaux sociaux, événements, etc. Il mesure les taux d'ouverture, de clic et de conversion à chaque étape.

Au terme de la campagne, le CRM génère des rapports complets permettant d'analyser finement les résultats et de calculer le retour sur investissement. Ces données sont précieuses pour optimiser les futures opérations de recrutement.

Suivi des candidatures et inscriptions

Un CRM dédié à l'enseignement supérieur offre des fonctionnalités clés pour gérer efficacement tout le processus d'admission :

• Création et personnalisation des formulaires de candidature en ligne

• Suivi de l'avancement des dossiers de candidature à chaque étape

• Segmentation automatique des candidats selon différents critères

• Relances personnalisées aux candidats par email ou SMS

Une fois le candidat admis, le CRM permet de :

• Générer les documents et contrats d'inscription

• Suivre les paiements des frais de scolarité

• Créer le dossier étudiant qui sera ensuite enrichi tout au long de son cursus

Grâce à une gestion centralisée et automatisée, les équipes gagnent en efficacité dans le traitement des candidatures et des inscriptions. Le suivi personnalisé renforce l'engagement des futurs étudiants et booste les inscriptions finales.

Gestion de la scolarité

Le suivi des étudiants tout au long de leur parcours académique est un enjeu clé pour les établissements d'enseignement supérieur. Sans outils adaptés, il peut être difficile de garder une trace de l'évolution des notes, des stages effectués ou encore des projets réalisés par chaque étudiant.

Pour répondre à ce besoin, les CRM dédiés à l'enseignement supérieur proposent des modules spécifiques de gestion de la scolarité. Ils permettent de centraliser toutes les données liées au cursus de l'étudiant : relevés de notes, appréciations des professeurs, rapports de stage, mémoires, etc. Ces informations sont accessibles en temps réel par l'administration et le corps enseignant.

Des tableaux de bord et des reportings automatisés facilitent le suivi des cohortes d'étudiants. Ils donnent une vision globale des résultats et permettent d'identifier rapidement les étudiants en difficulté pour leur proposer un accompagnement personnalisé. Grâce à ces outils, les établissements peuvent piloter plus efficacement la réussite de leurs étudiants.

Relations entreprises et alumni

Maintenir des liens étroits avec les entreprises partenaires et les anciens élèves est un enjeu clé pour tout établissement d'enseignement supérieur. Le CRM offre des fonctionnalités dédiées pour gérer et enrichir ces relations sur le long terme.

Grâce à une base de données centralisée, le CRM permet de stocker toutes les informations utiles sur les entreprises partenaires : historique des interactions, offres de stages et d'alternance proposées, implication dans la vie de l'établissement, versement de la taxe d'apprentissage, etc. Ces données sont accessibles à tous les services concernés (scolarité, relations entreprises, insertion professionnelle...) pour une parfaite coordination des actions.

Le suivi des alumni est également facilité. Le CRM conserve les informations de contact des diplômés, leur parcours professionnel, leur engagement dans le réseau. Des outils intégrés permettent d'animer la communauté des anciens via des communications ciblées : newsletter, invitations à des événements, sollicitations pour intervenir auprès des étudiants actuels, etc.

Cette gestion proactive des relations entreprises et alumni via le CRM renforce les synergies et contribue au rayonnement de l'établissement. C'est un levier stratégique pour développer les partenariats, optimiser l'insertion professionnelle des étudiants et faire vivre le réseau des diplômés.

Avantages et bénéfices pour les établissements

Amélioration du recrutement étudiant

Un CRM permet d'optimiser les campagnes de recrutement et d'augmenter le nombre d'inscriptions grâce à plusieurs leviers clés :

• La centralisation des données candidats dans une base unique facilite le ciblage et la personnalisation des communications

• L'automatisation du suivi des candidatures fluidifie le processus d'admission du premier contact jusqu'à l'inscription

• Le tracking précis de chaque interaction avec les candidats permet d'analyser leur comportement et d'adapter les actions de recrutement

• Les reportings détaillés aident à mesurer la performance des campagnes et à ajuster les investissements

Personnalisation de l'expérience étudiant

Un CRM dédié à l'enseignement supérieur permet de personnaliser les interactions avec chaque étudiant tout au long de son parcours :

• Dès la candidature, il centralise les informations du prospect (coordonnées, formation choisie, niveau d'études, etc.) pour adapter la communication.

• Une fois l'étudiant inscrit, le CRM regroupe toutes ses données (cursus, notes, stages, projets...) pour un suivi individualisé. Les échanges avec l'administration et les professeurs sont tracés pour une vision à 360°.

• Des outils intégrés permettent de programmer des communications personnalisées à chaque étape clé : envoi d'informations ciblées, relances automatisées, invitations à des événements, etc.

• Après l'obtention du diplôme, le CRM aide à maintenir un lien privilégié avec chaque alumni en fonction de son profil, de son parcours professionnel et de son engagement dans le réseau des anciens.

Optimisation des processus administratifs

L'automatisation de certaines tâches administratives permet d'importants gains d'efficacité :

• Réduction du temps passé sur des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée

• Diminution des risques d'erreurs humaines grâce à l'automatisation des saisies

• Accélération des processus comme le traitement des candidatures ou des inscriptions

• Libération de temps pour les équipes qui peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques

En effet, en confiant à un logiciel CRM des tâches auparavant manuelles comme l'envoi de confirmations, de relances ou encore la génération de documents, les services administratifs gagnent un temps précieux. Ils peuvent ainsi se consacrer à l'accompagnement personnalisé des étudiants ou au développement de nouveaux projets, pour un meilleur service rendu.

Pilotage stratégique de l'établissement

Comme le soulignait un récent rapport du ministère de l'Enseignement supérieur, « le pilotage des établissements doit s'appuyer sur une analyse fine des données pour orienter les décisions stratégiques ». C'est précisément ce que permet un CRM dédié à l'enseignement supérieur.

En centralisant l'ensemble des données sur les étudiants, de la candidature à l'obtention du diplôme en passant par le suivi de scolarité, le CRM offre aux dirigeants une vision globale de l'activité. Des tableaux de bord personnalisés permettent de suivre les indicateurs clés tels que les taux de conversion, d'inscription ou encore d'insertion professionnelle.

Ces données consolidées et actualisées en temps réel sont une aide précieuse à la décision. Elles permettent d'identifier les formations les plus attractives, de mesurer l'efficacité des campagnes de recrutement, d'optimiser l'affectation des ressources ou encore d'ajuster l'offre de services aux besoins des étudiants et des entreprises partenaires. Autant d'éléments stratégiques pour renforcer l'attractivité et la compétitivité de l'établissement.

En conclusion, un CRM spécialisé pour l'enseignement supérieur est un outil stratégique pour optimiser la gestion des relations avec les étudiants, les partenaires et les alumni. En centralisant les données et en automatisant les processus clés comme le recrutement, le suivi de scolarité et l'animation du réseau des anciens, il permet un suivi personnalisé et une communication ciblée à chaque étape du parcours étudiant. Véritable colonne vertébrale du système d'information, le CRM éducation apporte des bénéfices concrets en termes d'efficacité opérationnelle, de pilotage stratégique et d'expérience étudiant. Des atouts indéniables pour renforcer l'attractivité et la compétitivité des établissements dans un contexte de concurrence accrue et de transformation digitale. À l'image des solutions proposées par Emundus, un CRM adapté aux enjeux de l'enseignement supérieur s'impose comme un investissement clé pour former et accompagner les talents de demain.