5 astuces pour des processus d'admission plus efficaces avec un outil de suivi des candidatures

Les processus d'admission dans l'enseignement supérieur deviennent de plus en plus complexes et compétitifs. Comment les établissements peuvent-ils se démarquer et attirer les meilleurs profils, tout en gérant efficacement des volumes croissants de candidatures ? Un outil de suivi des candidatures efficace est essentiel pour relever ces défis. Dans cet article, découvrez 5 conseils pour optimiser vos admissions grâce à ces solutions innovantes.

Sommaire :

1- Optimiser la gestion de bout en bout des candidatures

2- Faciliter la prise de décision grâce à la comparaison de données

3- Fluidifier la communication et le partage d'informations

4- Personnaliser l'expérience candidat pour renforcer l'attractivité

5- Exploiter les données des candidatures pour des analyses approfondies

1- Optimiser la gestion de bout en bout des candidatures

Un outil de suivi performant centralise l'ensemble des tâches liées aux inscriptions universitaires, permettant aux équipes d'admission de gérer efficacement chaque étape du processus.

Consolidation des informations dans un tableau de bord unique

Un outil de suivi des candidatures performant permet de centraliser l'ensemble des données et documents relatifs à chaque dossier dans un tableau de bord unique. Fini les informations éparpillées dans des emails, des classeurs Excel ou des dossiers papier ! Avec une vue d'ensemble et structurée, les équipes d'admission peuvent facilement accéder aux éléments dont elles ont besoin et suivre l'avancement de chaque candidature en temps réel.

Cette consolidation des informations réduit le stress lié à la gestion des inscriptions. Plus besoin de passer des heures à chercher un document égaré ou à compiler manuellement des données. Tout est à portée de main dans l'outil, permettant un traitement fluide et efficace des dossiers de la réception de la candidature jusqu'à la décision finale d'admission. Prenons l'exemple d'une école de commerce qui reçoit chaque année des milliers de candidatures pour son programme Grande École. En centralisant tous les documents (CV, lettres de motivation, relevés de notes, lettres de recommandation...) dans un outil comme Emundus, les gestionnaires d'admission peuvent instantanément consulter le dossier complet de chaque candidat sans risque d'oubli ou de perte. Fini le casse-tête des pièces manquantes ou des versions obsolètes !

Automatiser les tâches répétitives pour se focaliser sur l'essentiel

Un outil de suivi des candidatures digne de ce nom offre de puissantes fonctionnalités d'automatisation qui soulagent les équipes des tâches chronophages et répétitives. Par exemple, l'envoi de messages de confirmation, de demandes de pièces complémentaires ou de convocations aux entretiens peut être déclenché automatiquement selon des déclencheurs prédéfinis.

Cette automatisation libère un temps précieux que les gestionnaires d'admission peuvent consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse des dossiers ou l'accompagnement des candidats. En se concentrant sur l'essentiel, ils contribuent à offrir une expérience de qualité aux futurs étudiants tout en optimisant l'efficacité du processus. Imaginons une école d'ingénieurs qui souhaite personnaliser sa communication avec les candidats en fonction de leur profil. Avec un outil comme Emundus, elle peut facilement mettre en place des scénarios d'emails automatisés adaptés à chaque cas : un message de bienvenue pour les nouvelles candidatures, des rappels pour les dossiers incomplets, des invitations à des webinaires métiers pour les profils techniques... Tout cela sans intervention manuelle, permettant aux équipes de se concentrer sur des échanges qualitatifs avec les candidats les plus prometteurs.

Les outils de suivi des candidatures universitaires permettent de rationaliser le processus de candidature en consolidant toutes les informations dans un seul tableau de bord, réduisant ainsi le stress des étudiants.

2- Faciliter la prise de décision grâce à la comparaison de données

En intégrant des fonctionnalités avancées de comparaison, l'outil aide les gestionnaires à évaluer les candidatures de manière éclairée et à aligner les profils sur les forces de l'établissement.

Accès à des statistiques détaillées sur les admissions et les programmes

Pour prendre des décisions d'admission éclairées, rien de tel que de s'appuyer sur des données fiables et détaillées. Un outil de suivi performant donne accès à une multitude de statistiques pertinentes, comme le nombre de candidatures par programme, le taux de sélection, le profil type des admis ou encore la répartition géographique des postulants.

Grâce à ces informations, les équipes d'admission peuvent affiner leurs critères de sélection et identifier les programmes les plus attractifs ou ceux nécessitant des ajustements. Elles peuvent aussi adapter leur stratégie de recrutement en fonction des bassins de candidats les plus prometteurs. Cette démarche data-driven renforce la pertinence et l'objectivité du processus de décision. Prenons l'exemple d'une université qui propose de nombreux masters spécialisés. En analysant les statistiques de candidature par programme sur les 3 dernières années dans son outil de suivi, elle constate que certains masters peinent à attirer suffisamment de profils qualifiés. Forte de cette information, elle peut ajuster sa communication, nouer de nouveaux partenariats ou revoir le contenu pédagogique de ces cursus pour mieux répondre aux attentes des étudiants et du marché de l'emploi.

Fonctionnalités d'évaluation en ligne des dossiers pour une collaboration optimisée

Les outils de suivi des candidatures les plus avancés proposent des fonctionnalités d'évaluation en ligne des dossiers directement dans la plateforme. Fini les allers-retours de fichiers par email ou les réunions interminables pour statuer sur chaque candidat ! Les différentes parties prenantes (responsables de programme, jurys d'admission...) peuvent annoter les dossiers, attribuer des scores et partager leurs appréciations de manière fluide et transparente.

Cette évaluation collaborative accélère grandement les processus de décision d'admission et favorise l'alignement entre les différents acteurs impliqués. Chacun dispose d'une vision des attentes et peut facilement consulter les commentaires de ses collègues. Le traitement des dossiers gagne en célérité et en efficacité, pour le plus grand bonheur des équipes d'admission... et des candidats qui reçoivent une réponse plus rapide ! C'est le cas par exemple de l'Institut Mines-Télécom Business School qui utilise Emundus pour ses admissions en master. Les responsables de programme consultent en ligne les dossiers présélectionnés, saisissent leurs évaluations selon des critères prédéfinis et échangent directement dans l'outil pour parvenir à un consensus. Toutes les étapes de validation sont dématérialisées et fluidifiées, depuis les échanges avec le jury d'admission jusqu'à la notification au candidat.

En comparant les statistiques d'admission, les programmes d'aide financière et la culture du campus via les outils de suivi, les candidats peuvent faire des choix éclairés et aligner leurs aspirations sur les atouts de chaque établissement.

3- Fluidifier la communication et le partage d'informations

Une plateforme centralisée facilite les interactions entre les équipes d'admission, les candidats et les partenaires, pour un traitement plus rapide des dossiers.

Centralisation des échanges avec les candidats pour un suivi optimal

La communication avec les candidats est un aspect important mais chronophage du processus d'admission. Avec un outil de suivi adapté, tous les échanges (emails, appels téléphoniques, messages via formulaires...) sont centralisés et attachés au dossier de chaque candidat. Les équipes d'admission ont ainsi une vue exhaustive des interactions et peuvent assurer un suivi personnalisé sans perdre d'informations en route.

Cette centralisation est aussi un gage d'efficacité : plus besoin de chercher désespérément le dernier email envoyé ou de se demander si un collègue a déjà répondu à telle demande. Toutes les informations sont facilement accessibles dans l'outil, évitant les doublons et les erreurs de communication qui pourraient dégrader l'expérience candidat. Prenons le cas de Sciences Po Paris qui utilise Emundus pour ses procédures d'admission. Lorsqu'un candidat contacte l'école pour poser une question, l'équipe peut immédiatement retrouver son dossier et l'historique des échanges précédents pour lui apporter une réponse rapide et personnalisée. Même si plusieurs collaborateurs interviennent, ils disposent tous de la même vision à 360° pour une communication parfaitement coordonnée.

Simplification du partage des candidatures avec les parties prenantes

Au-delà de la communication avec les candidats, les outils de suivi fluidifient les échanges entre les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d'admission (responsables de programmes, jurys, services administratifs...). Fini les dossiers papier à faire circuler ou les pièces jointes volumineuses envoyées par email !

Avec un outil comme Emundus, le partage des candidatures est grandement simplifié. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder en quelques clics aux dossiers des candidats, sans risque de perte ou de confusion de versions. Toute l'information est centralisée à un seul endroit, favorisant une sélection collaborative et efficace. La prise de décision est accélérée, pour la plus grande satisfaction des équipes d'admission comme des candidats. Mines-Telecom a par exemple déployé Emundus pour gérer les admissions de ses alternants. Auparavant, les CV et lettres de motivation étaient péniblement transmis par email aux entreprises partenaires. Désormais, ces dernières peuvent consulter directement les dossiers dans l'outil, gagner en réactivité dans leur sélection et libérer de précieuses ressources en interne.

4- Personnaliser l'expérience candidat pour renforcer l'attractivité

En proposant des portails de candidature sur-mesure et un accompagnement adapté, les écoles se démarquent et attirent les meilleurs profils.

Personnalisation des environnements selon les besoins spécifiques de chaque école

Chaque école a des processus et des exigences spécifiques en matière d'admission, et il est important que l'outil de suivi soit suffisamment flexible pour s'adapter à ces particularités. Une plateforme comme Emundus offre de larges possibilités de personnalisation, permettant aux gestionnaires d'optimiser les formulaires de candidature, les workflows de sélection, les modèles de communication...

Cette personnalisation renforce l'attractivité de l'établissement en offrant aux candidats une expérience à la fois fluide et adaptée aux spécificités des programmes visés. Ils se sentent pris en considération et guidés efficacement dans leur parcours d'inscription, ce qui valorise l'image de l'école et maximise les chances de conversion des meilleurs profils. C'est ce qu'a mis en place Excelia, qui souhaitait moderniser et fluidifier ses procédures d'admission pour les candidats internationaux. Avec Emundus, l'école a pu créer un portail sur-mesure intégrant ses formulaires, ses critères de sélection spécifiques et même un paiement en ligne des frais de candidature. Résultat : une expérience plus rapide et intuitive pour les étudiants étrangers, et un positionnement renforcé à l'international.

Intégration de fonctionnalités d'assistance et de conseils pour guider les candidats

Pour beaucoup de candidats, postuler dans une grande école est un processus complexe et stressant. Afin de les accompagner au mieux et de valoriser la marque employeur de l'école, il est essentiel de leur fournir un maximum d'informations et de conseils pratiques à chaque étape. Les outils de suivi les plus avancés intègrent des fonctionnalités d'aide et d'orientation qui rassurent et engagent les candidats.

Par exemple, Emundus permet de proposer aux candidats des modèles de CV, des exemples de lettres de motivation percutantes ou encore des simulations de frais de scolarité intégrant l'aide financière. En les guidant ainsi pas à pas, l'école montre son engagement à leurs côtés et maximise leurs chances de réussite, renforçant ainsi durablement son attractivité. L'ESSEC a choisi cette approche pour ses admissions en bachelor. Les candidats peuvent accéder directement dans l'outil à des conseils personnalisés selon leur profil, à des témoignages d'étudiants et même à un chatbot pour les guider dans leur candidature. Une démarche proactive d'accompagnement qui séduit les meilleurs talents en leur montrant la considération de l'école avant même leur arrivée sur le campus.

Les trackers encouragent les étudiants à documenter leurs réalisations et expériences parascolaires, permettant de créer un profil de candidature complet mettant en valeur leurs intérêts aux multiples facettes.

5- Exploiter les données des candidatures pour des analyses approfondies

Les fonctionnalités d'export et de reporting de l'outil permettent aux gestionnaires de mieux comprendre les tendances et d'ajuster leur stratégie en conséquence.

Export complet des données pour des analyses détaillées des profils

Les candidatures regorgent de données précieuses sur les profils des candidats, leur parcours académique, leur expérience extrascolaire, etc. Un outil de veille performant comme Emundus permet d'exporter toutes ces informations pour une analyse approfondie et une meilleure compréhension des tendances à l'œuvre.

Conclusion :

Dans un paysage de l'enseignement supérieur de plus en plus complexe et concurrentiel, les processus d'admission nécessitent une approche stratégique pour attirer et sélectionner les meilleurs profils tout en gérant efficacement les volumes croissants de candidatures. Dans ce contexte, un outil efficace de suivi des candidatures est essentiel. En offrant aux établissements une visibilité complète des profils, des besoins et des aspirations des candidats, cet outil leur permet de prendre des décisions éclairées et rapides. Il contribue également à améliorer l'expérience des candidats en assurant une communication transparente et un suivi personnalisé. Investir dans un tel outil n'est pas seulement un moyen de se démarquer dans un environnement concurrentiel, mais aussi de répondre aux attentes croissantes des candidats et d'assurer une gestion efficace des processus d'admission.