Das Management von Weiterbildungsanträgen stellt für Einrichtungen eine strategische Herausforderung dar. Um ein reibungsloses Kandidatenerlebnis zu bieten und die Profilauswahl zu optimieren, ist es notwendig, Prozesse zu strukturieren, Abläufe zu digitalisieren und Daten tiefgreifend zu analysieren. Hier sind fünf Strategien, die Zulassungsmanager implementieren können, um das Bewerbungsmanagement zu verbessern.

Zusammenfassung :

1- Klärung des Zulassungsprozesses
2- Digitalisierung der Aktenverwaltung
3- Schulung und Einbindung des Teams
4- Analyse von Daten zur Verbesserung
5- Förderung der Profilvielfalt

1- Klären Sie den Zulassungsprozess

A. Definieren Sie die wichtigsten Phasen des Prozesses

Ein klarer und strukturierter Zulassungsweg erleichtert die Orientierung der Kandidaten und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung der Dossiers. Einrichtungen müssen die wichtigsten Phasen des Prozesses von der Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung genau definieren.

Durch die transparente Kommunikation von Auswahlkriterien schaffen sie Vertrauen und unterstützen Kandidaten bei der Einreichung relevanter Bewerbungen. Auch Tools wie Echtzeit-Validierungssysteme oder Self-Assessment-Module können die Filterung von Bewerbungen erleichtern und die Bearbeitungseffizienz optimieren.

Excelia beispielsweise eine internationale Bewerbungsmanagementplattform mit Online-Zahlungen bereitgestellt und konfiguriert, um den Prozess für ausländische Kandidaten zu optimieren.

Bewertungskriterien kommunizieren

Um ein Klima des Vertrauens zu schaffen, ist Transparenz über die Bewertungskriterien der Bewerbungen unerlässlich. Durch die klare Kommunikation der akademischen und beruflichen Voraussetzungen sowie der erwarteten Fähigkeiten ermöglichen die Einrichtungen den Kandidaten, die Erwartungen besser zu verstehen und relevante Unterlagen zusammenzustellen.

Die Einrichtung eines Echtzeit-Validierungssystems für diese Voraussetzungen erleichtert das Filtern von Bewerbungen und stellt vollständige Dateien sicher. Den Bewerbern können auch Selbstbewertungsmodule angeboten werden, um ihnen bei der Auswahl der Programme zu helfen, die am besten zu ihrem Profil und ihren Zielen passen.

Die Gewährleistung fairer und transparenter Bewertungskriterien für die Bearbeitung von Bewerbungen stärkt das Vertrauen in den Zulassungsprozess.

2- Digitalisieren Sie die Dateiverwaltung

Zentralisieren Sie Daten mit einem Tracking-System

Durch den Einsatz digitaler Tools wie Bewerbermanagementsystemen ist es möglich, Daten auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren und so eine bessere Organisation und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Die Digitalisierung erleichtert auch die Automatisierung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben, wie etwa das Versenden von Empfangsbestätigungen, Erinnerungen für fehlende Dokumente und die Benachrichtigung über Entscheidungen. Diese Automatisierung ermöglicht es den Teams, sich auf Aktionen mit höherem Mehrwert zu konzentrieren und den Kandidaten gleichzeitig ein reibungsloses und reaktionsschnelles Erlebnis zu bieten.

Mines-Telecom hat beispielsweise für seine Werkstudenten eine Anwendungsverwaltungsplattform bereitgestellt und konfiguriert und so die Überwachung von Dateien zentralisiert.

Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben

Die Automatisierung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen bedeutet für die Zulassungsteams eine erhebliche Zeitersparnis. Mithilfe von Vorqualifizierungstools können Dateien nach vordefinierten Kriterien gefiltert und die relevantesten Profile schnell identifiziert werden.

Die Integration automatisierter Workflows optimiert die Verwaltung von Anträgen in jeder Phase: Empfangsbestätigungen, Erinnerungen bei fehlenden Dokumenten, Benachrichtigung über Entscheidungen usw. Diese Systeme gewährleisten eine regelmäßige Überwachung der Kandidaten, ohne Teams für sich wiederholende Aktionen mit geringem Mehrwert zu mobilisieren.

3- Trainieren und binden Sie das Team ein

A. Teamfähigkeiten entwickeln

Ein in den Best Practices des Bewerbungsmanagements geschultes Zulassungsteam ist der Schlüssel zu einer qualitativ hochwertigen Bearbeitung der Akten. Es müssen Sitzungen organisiert werden, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter in Bezug auf Vorauswahlmethoden, die Durchführung von Interviews, die Bewertung von Profilen und die Beherrschung der verwendeten digitalen Tools zu entwickeln.

Zu dieser Kompetenzsteigerung gehört auch der regelmäßige Austausch von Feedback zwischen den Teammitgliedern. Durch den Vergleich von Standpunkten und die Identifizierung bewährter Praktiken aus der Praxis ist es möglich, die gemeinsame Vorgehensweise zu bereichern und eine einheitlichere Bearbeitung der Akten zu erreichen.

B. Förderung der Zusammenarbeit zwischen Beteiligten

Am Zulassungsverfahren für die Weiterbildung sind zahlreiche Interessengruppen beteiligt, die zusammenarbeiten müssen: Programmmanager, Auswahlgremien, Unterstützungsdienste usw. Die Einrichtung kollaborativer Räume zum Austausch von Informationen und zur Interaktion an Dateien erleichtert die Koordination all dieser Akteure.

Tools zur Verwaltung von Aufnahmegesprächen ermöglichen es beispielsweise, die Bewertungen der Kandidaten durch die verschiedenen Jurys zu zentralisieren und Meinungen für eine abgestimmte Entscheidung auszutauschen. Die Einbeziehung wichtiger Interessengruppen in jeder Phase stärkt den Zusammenhalt und die Ausrichtung des breiteren Zulassungsteams.

4- Analysieren Sie Daten, um sie zu verbessern

A. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren

Um die Leistung des Zulassungsprozesses voranzutreiben, ist eine regelmäßige Analyse der Bewerbungsdaten unerlässlich. Die Überwachung von Indikatoren wie der Anzahl der empfangenen Dateien, der Konvertierungsrate in verschiedenen Phasen, der Verarbeitungszeit oder auch der Vielfalt der Profile ermöglicht eine Objektivierung der Ergebnisse.

Diese Faktendaten helfen Managern dabei, vorrangige Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Sie ermöglichen es, die Bemühungen auf Blockierungspunkte zu konzentrieren und die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu messen, die zur Optimierung der Kandidatenerfahrung ergriffen werden.

B. Sammeln und nutzen Sie Kandidaten-Feedback

Über die quantitative Überwachung hinaus ist die qualitative Dimension unerlässlich, um den Zulassungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Das Sammeln von Feedback von Kandidaten, unabhängig davon, ob sie zugelassen sind oder nicht, zu ihren Bewerbungserfahrungen ist eine wertvolle Lernquelle.

Um den Grad der Zufriedenheit in jeder Phase zu ermitteln und mögliche Reizfaktoren zu identifizieren, können Umfragen durchgeführt werden. Der Vergleich dieses Feedbacks mit der Analyse des Verhaltens bei Online-Bewerbungstools ermöglicht es, die Systeme genau anzupassen und die Erwartungen der Kandidaten zu antizipieren.

Science Po Paris hat beispielsweise eine Zulassungsplattform für seine Sommerkurse eingerichtet und konfiguriert, indem es ein System zum Sammeln von Kandidaten-Feedback integriert hat, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

5- Förderung der Profilvielfalt

A. Definieren Sie eine inklusive Beschaffungsstrategie

Die Gewinnung vielfältiger Profile ist eine große Herausforderung bei Zulassungsverfahren für die Weiterbildung. Es muss eine inklusive Beschaffungsstrategie definiert werden, um diese vielfältigen Talente durch die Aktivierung verschiedener Hebel zu finden.

Der Aufbau von Partnerschaften mit gezielten Einrichtungen und Vereinen ermöglicht es beispielsweise, Bevölkerungsgruppen zu erreichen, die normalerweise unterrepräsentiert sind. Das Anbieten von Webinaren und Sitzungen speziell für diese Zielgruppen ist auch eine wirksame Möglichkeit, vielfältigere Bewerbungen anzulocken.

B. Passen Sie Ihre Kommunikation an die Zielgruppen an

Um dieses vielfältige Sourcing in wirksame Anwendungen umzusetzen, muss auch die Kommunikation an die unterschiedlichen Zielgruppen angepasst werden. Dabei geht es um die Personalisierung von Nachrichten und Kanälen nach Profilen für eine maßgeschneiderte Ansprache.

Durch die Hervorhebung der Erfahrungsberichte von Studenten mit unterschiedlichem Hintergrund entstehen inspirierende und aussagekräftige Modelle für alle. Die Darstellung von Diversität in allen institutionellen Kommunikationsmedien ist auch ein starkes Signal der Offenheit gegenüber allen Profilen, die über die akademischen Voraussetzungen hinausgehen.

„Entwickeln Sie Strategien, um eine vielfältige Studentenschaft anzuziehen. Dazu gehören Partnerschaften mit Gemeinschaftsorganisationen und Sensibilisierungskampagnen.“

6- Fazit

Durch die Klärung des Zulassungsverfahrens, die Digitalisierung der Aktenbearbeitung und die detaillierte Analyse der Daten können Weiterbildungseinrichtungen das Management ihrer Bewerbungen deutlich verbessern. Dies trägt dazu bei, den Kandidaten ein reibungsloses und personalisiertes Erlebnis zu bieten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die Teams zu reduzieren.

Was wäre, wenn die vorausschauende Analyse von Bewerbungsdaten es ermöglichen würde, die Erwartungen und Verhaltensweisen der Kandidaten in Zukunft noch genauer zu antizipieren und so ein wirklich maßgeschneidertes Erlebnis zu schaffen?