Управление приложениями непрерывного образования представляет собой стратегическую задачу для учреждений. Чтобы предложить кандидатам беспрепятственный опыт и оптимизировать выбор профилей, необходимо структурировать процессы, оцифровать потоки и глубоко проанализировать данные. Вот пять стратегий, которые менеджеры приемных комиссий могут реализовать для улучшения управления подачами заявлений.

Краткое содержание :

1- Уточнить процесс приема
2- Оцифровать управление файлами
3- Обучить и вовлечь команду
4- Анализировать данные для улучшения
5- Содействовать разнообразию профилей

1- Разъясните процесс поступления

А. Определите ключевые этапы процесса

Четкий и структурированный путь поступления облегчает ориентацию кандидатов и позволяет более эффективно обрабатывать файлы. Учреждения должны точно определить ключевые этапы процесса, от подачи заявки до окончательного решения.

Прозрачно сообщая критерии отбора, они укрепляют доверие и помогают кандидатам подать соответствующие заявки. Такие инструменты, как системы проверки в реальном времени или модули самооценки, также могут облегчить фильтрацию заявок и оптимизировать эффективность обработки.

Например, Excelia развернула и настроила международную платформу управления заявками с онлайн-платежами, чтобы упростить процесс для иностранных кандидатов.

Сообщите критерии оценки

Прозрачность критериев оценки заявок необходима для создания атмосферы доверия. Четко сообщая об академических и профессиональных требованиях, а также об ожидаемых навыках, учреждения позволяют кандидатам лучше понять ожидания и собрать соответствующие файлы.

Настройка системы проверки этих предварительных требований в режиме реального времени облегчает фильтрацию приложений и обеспечивает целостность файлов. Кандидатам также могут быть предложены модули самооценки, которые помогут им выбрать программы, наиболее соответствующие их профилю и целям.

Обеспечение справедливых и прозрачных критериев оценки при обработке заявлений повышает доверие к процессу приема.

2- Оцифровать управление файлами

Централизуйте данные с помощью системы отслеживания

Внедрение цифровых инструментов, таких как системы управления заявителями, позволяет централизовать данные на единой платформе, гарантируя тем самым лучшую организацию и отслеживаемость.

Цифровизация также облегчает автоматизацию повторяющихся административных задач, таких как отправка подтверждений о получении, напоминаний о недостающих документах и ​​уведомление о решениях. Эта автоматизация позволяет командам сосредоточиться на действиях с более высокой добавленной стоимостью, обеспечивая при этом кандидатам удобство и оперативность реагирования.

Например, компания «Майнс-Телеком»

Автоматизируйте административные задачи

Автоматизация задач, связанных с обработкой заявлений, позволяет приемным комиссиям существенно экономить время. Инструменты предварительной квалификации позволяют фильтровать файлы по заранее заданным критериям и быстро определять наиболее релевантные профили.

Интеграция автоматизированных рабочих процессов оптимизирует управление заявками на каждом этапе: подтверждения о получении, напоминания в случае отсутствия документов, уведомление о принятых решениях и т.д. Эти системы обеспечивают регулярный мониторинг кандидатов, не мобилизуя команды на повторяющиеся действия с низкой добавленной стоимостью.

3- Обучайте и вовлекайте команду

А. Развивать командные навыки

Команда приемной комиссии, обученная передовым методам управления заявками, является ключом к качественной обработке файлов. Необходимо организовать занятия для развития навыков сотрудников по методам предварительного отбора, проведению собеседований, оценке профилей и освоению используемых цифровых инструментов.

Это повышение навыков также предполагает регулярный обмен отзывами между членами команды. Сравнение точек зрения и выявление передового опыта на местах позволяет обогатить общую операционную процедуру и добиться единообразия в обработке файлов.

B. Содействие сотрудничеству между заинтересованными сторонами

В процессе приема на непрерывное образование участвуют многочисленные заинтересованные стороны, которые должны действовать сообща: руководители программ, отборочные комиссии, службы поддержки и т. д. Создание пространств для совместной работы для обмена информацией и взаимодействия с файлами облегчает координацию всех этих участников.

Инструменты управления вступительными собеседованиями позволяют, например, централизовать оценки кандидатов различными жюри и обмениваться мнениями для принятия согласованного решения. Вовлечение ключевых заинтересованных сторон на каждом этапе укрепляет сплоченность и согласованность более широкой команды приемной комиссии.

4- Анализ данных для улучшения

A. Отслеживание ключевых показателей эффективности

Регулярный анализ данных заявлений необходим для повышения эффективности процесса приема. Мониторинг таких показателей, как количество полученных файлов, коэффициент конверсии на разных этапах, время обработки или даже разнообразие профилей, позволяет объективизировать результаты.

Эти фактические данные помогают менеджерам определить приоритетные области для улучшения. Они позволяют сконцентрировать усилия на блокирующих точках и измерить эффективность корректирующих действий, предпринятых для оптимизации опыта кандидатов.

Б. Собирайте и используйте отзывы кандидатов

Помимо количественного мониторинга, для постоянного улучшения процесса приема важен качественный аспект. Сбор отзывов от кандидатов, независимо от того, были ли они приняты или нет, об их опыте подачи заявок является ценным источником уроков.

Можно проводить опросы, чтобы выяснить уровень их удовлетворенности на каждом этапе и выявить возможные раздражители. Сравнение этой обратной связи с анализом поведения инструментов онлайн-заявок позволяет тонко настроить системы и предугадать ожидания кандидатов.

Например, Science Po Paris развернула и настроила платформу приема на свои летние курсы, интегрировав систему сбора отзывов кандидатов для постоянного улучшения процесса.

5- Содействие разнообразию профилей

A. Определить инклюзивную стратегию снабжения

Привлечение разнообразных профилей является серьезной проблемой в процессе приема на непрерывное образование. Необходимо определить инклюзивную стратегию поиска поставщиков для поиска этих разнообразных талантов, задействуя различные рычаги.

Развитие партнерских отношений с целевыми учреждениями и ассоциациями позволяет, например, охватить группы населения, которые обычно недостаточно представлены. Проведение вебинаров и сессий, посвященных этой аудитории, также является эффективным способом привлечения более разнообразных заявок.

Б. Адаптируйте свое общение к целевой аудитории

Чтобы превратить это разнообразие источников в эффективные приложения, коммуникацию также необходимо адаптировать к различным целевым аудиториям. Это предполагает персонализацию сообщений и каналов в соответствии с профилями для индивидуального подхода.

Выделение отзывов студентов с разным опытом создает вдохновляющие и значимые модели для каждого. Представление разнообразия во всех институциональных средствах коммуникации также посылает сильный сигнал об открытости для всех профилей, помимо академических предпосылок.

«Разработать стратегии для привлечения разнообразного студенческого населения. Это включает в себя партнерство с общественными организациями и информационные кампании».

6- Заключение

Уточняя процесс приема, оцифровывая обработку файлов и детально анализируя данные, учреждения непрерывного образования могут значительно улучшить управление своими заявлениями. Это помогает обеспечить беспрепятственный и персонализированный опыт работы с кандидатами, одновременно снижая административную нагрузку на команды.

Что, если прогнозный анализ данных приложений позволит еще более точно предвидеть ожидания и поведение кандидатов в будущем, чтобы обеспечить действительно индивидуальный опыт?