Часто задаваемые вопросы

Решение eMundus состоит из онлайн-пространств , зарезервированных для наших клиентов и предназначенных для обработки файлов, представленных кандидатами, а также общедоступных онлайн-пространств, доступных всем.

Это позволяет представить предлагаемые программы обучения, в которых кандидат сможет принять участие и подать заявку. Для каждой программы будет вставлена ​​кнопка «Применить». Вот путь кандидата, желающего подать заявку:

• он перейдет на страницу с подробным описанием обучения
• он нажмет кнопку «Применить» и будет перенаправлен на страницу входа в систему/создания учетной записи.
• после подключения они получат доступ к форме заявки, состоящей из полей для заполнения и полей для прикрепления обязательных документов.

Кандидат имеет возможность начать заполнять форму и сохранить введенную информацию, чтобы завершить заполнение файла в другое время и в другой день. В этом случае ему просто нужно будет снова войти в систему, чтобы получить доступ к форме, которую он уже начал заполнять. Чтобы иметь возможность отправить свой запрос, они должны заполнить все обязательные поля и приложить обязательные документы (также возможно авторизовать один формат файла, например, PDF). После того как они заполнили форму и отправили запрос, они получат электронное письмо на адрес электронной почты, указанный в их учетной записи, подтверждающий успешную отправку и получение файла.

Различные профили пользователей (кандидат, администратор, менеджер, координатор, оценщик, внешний партнер) позволяют ограничивать доступ к пространствам, функциям, папкам и ограничивать права в соответствии с ролями пользователей, определенными в процессе управления нашими клиентами.

Также можно пойти дальше в ограничении доступа, создав группы пользователей с одним и тем же профилем пользователя. Это для того, чтобы:

• координатор службы 1 не может получить доступ к файлам заявок, относящимся к услуге 2
• координатор службы 2 не может получить доступ к файлам заявок, относящимся к услуге 1

Этот параметр легко изменить и настроить с течением времени для пользователя с профилем «администратор» или профилем «менеджер» (только два профиля имеют доступ к этой части).

В данном случае это профиль «Администратор», который открывает доступ ко всем правам и управляет распределением прав.

Решение eMundus включает в себя компонент, позволяющий легко создать на платформе пространство для обмена документами. Одним из его интересов является то, что он позволяет по желанию клиента внешними пространствами Таким образом, документ, размещенный в Dropbox или Google Drive, будет автоматически перенесен в пространство обмена документами платформы eMundus. Верно и обратное, поскольку документ, размещенный на платформе, может быть автоматически отправлен в Dropbox и/или Google Drive.

Решение eMundus также объединяет статистические и графические функции в пространстве «Панель мониторинга» , чтобы клиент мог иметь сводное представление о своей деятельности. Графики могут принимать разные формы, в зависимости от необходимости: гистограмма, круговая диаграмма, диаграмма Кивиат (радар/звезда), кривая и т. д. Фильтры позволяют воздействовать на диаграммы, например, изменяя критерии или период. Графику, которую пользователь увидит на экране, можно экспортировать или распечатать в «два клика».

Решение eMundus полностью доступно через Интернет. Кроме того, поскольку мы считаем, что ничто не должно оставаться собственностью одного человека, мы бесплатно публикуем исходный код нашего решения (с открытым исходным кодом). Полная обратимость исходного кода дает возможность третьей стороне поддерживать и развивать платформу.

Платформа eMundus способна взаимодействовать с другим программным обеспечением и отправлять им данные, находящиеся в разных ее пространствах. Два программного обеспечения могут обмениваться данными как в одном направлении (решение eMundus отправляет информацию), так и в другом (eMundus получает информацию).

eMundus предлагает онлайн-платформу «white-label», объединяющую пространства и обширные функциональные возможности для автоматизации повторяющихся задач, совместной работы и взаимодействия, которые необходимы организации для ускорения и повышения надежности сквозного процесса управления приложениями. Она понимает :

• общедоступный портал для представления открытых программ кандидатам
• пространство для подачи заявок , специфичное для каждой предлагаемой программы, связанное с индивидуальной формой для сбора желаемой информации, иногда специфичной для программы
• пространство, доступное обычно ограниченному числу пользователей для управления кампанией , создания учетных записей пользователей, определения профилей пользователей, создания шаблонов электронной почты, управления правилами автоматической отправки электронной почты платформой и т. д.
• пространство оценки , также доступное определенному типу пользователей (с профилем оценщика), для комментирования и оценки полных файлов приложения, полученных самостоятельно или совместно с другими.
• пространство для принятия решений для внесения окончательного решения жюри в каждый оцениваемый файл
• панель мониторинга для быстрого доступа и просмотра ключевых статистических данных и анализа в виде графиков, которые можно распечатать в виде диаграммных отчетов и экспортировать в различные форматы (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• пространство для архивирования файлов

Платформа eMundus позволяет клиенту:

• программы  видимыми
• улучшить свой имидж и опыт кандидата
• принятие решений
• поддерживать контакт с вкладчиками на каждом этапе процесса благодаря системе оповещений и автоматической отправки электронных писем, включенной в решение, что позволит автоматически отслеживать или информировать одного или нескольких человек об изменении, независимо от их профиля пользователя.

В зависимости от потребностей и для дальнейшего продвижения по запросу можно активировать дополнительные функции : генерация тромбиноскопов, онлайн-платеж, электронная подпись, автоматическое формирование и персонализация стандартного документа, настройка соединения LDAP, бронирование обслуживания, автоматическая передача и хранение. обработанных файлов в архивное пространство, расположенное за пределами платформы...

Эта функция доступна и используется некоторыми нашими клиентами. На основе текстового документа, предоставленного организацией-клиентом, мы интегрируем модель в платформу и помещаем ее в графический устав клиента. Эта модель включает в себя:

• замороженные элементы
• динамические элементы ; переменные, которые позволят автоматически настраивать документ
• пустая область для заполнения : документ также может содержать часть для заполнения, чтобы предоставить пользователю организации возможность заполнения информации вручную.

Можно объединить множество стандартных документов, например, отправлять заявителю различные стандартные письма в зависимости от хода обработки его заявления.

Данные, собранные с помощью решения eMundus, размещаются либо на серверах eMundus (расположенных во Франции), либо на серверах клиента.
eMundus получает данные, отправленные заявителями, и посредством алгоритмической обработки осуществляет проверку соответствия определенных документов (паспорта, удостоверения личности, визы, фотографии, удостоверяющих личность), чтобы удостоверить, что они относятся к запрошенным документам и что их формат правильный.

Во избежание сбоев резервные копии наших веб-файлов, а также баз данных.

Что касается резервного копирования, используется шифрование AES-256 (алгоритм шифрования, рекомендованный ANSSI) с политикой хранения данных (резервное копирование более 7 дней, сохранение 4 резервных копий в месяц, 12 резервных копий в год для каждого клиента). Все наши машины безопасны и не используют пароли для входа в систему. Мы все используем ключи шифрования RSA длиной от 2048 до 4096 бит. Некоторые подробности о принятых мерах безопасности и конфиденциальности

• Физический доступ к лечению защищен (охраняемое здание)
• Реализован процесс аутентификации пользователя (пароль)
• Логирование соединений осуществляется
• Брандмауэр фильтрует доступ к серверу
• Соединение с платформой шифруется с помощью SSL-сертификата.
• Резервные копии зашифрованы
• Доступ к бэк-офису защищен на уровне сервера
• Рискованные IP-адреса заблокированы.
• При обнаружении попытки взлома со стороны пользователя этот пользователь автоматически блокируется.

eMundus не несет ответственности за хранение и удаление данных приложений, которыми пользуются наши клиенты. Выполняется только зашифрованное резервное копирование данных, чтобы гарантировать восстановление утерянных данных. Резервное копирование создается один раз в день и хранится максимум один год. Мы строго соблюдаем нашу политику GDPR .

Таблицы заработной платы, включая имена и фамилии кандидатов, обучение и день, например (...), могут автоматически генерироваться платформой каждый день в формате PDF. Все, что нужно сделать менеджеру по обучению или другому пользователю, — это подключиться к своей учетной записи eMundus и распечатать одну или несколько ведомостей заработной платы всего за несколько кликов.

Мы используем репозиторий GIT для программных файлов, содержащих все обновления нашей платформы. В рамках договора на техническое обслуживание мы обеспечиваем внедрение новых версий и управление обновлениями и исправлениями безопасности. Обновления, связанные с правилами (например, GDPR ), интегрированы в нашу стандартную версию.

Эту функцию часто запрашивают наши клиенты, которые хотят, в частности, оценить кандидата по конкретным знаниям (общая культура, знания, характерные для специальности обучения, на которую они претендуют, владение языком и т. д.). Кандидат должен ответить на эту анкету, чтобы иметь возможность отправить файл заявки. После заполнения и проверки анкеты ответы автоматически прикрепляются к файлу заявки в интерфейсе, зарезервированном для клиента, и автоматически анализируются платформой для определения оценки. Можно установить вес по критерию.

Решение позволяет вам определить максимальное время ответа либо на вопрос, либо на анкету. Наше решение eMundus предлагает множество функций .

Решение eMundus было создано таким образом, чтобы пользовательские организации могли получить максимальную автономию в управлении своей деятельностью на платформе. Таким образом, клиент может управлять своими пространствами, запускать новые кампании и создавать новые формы. Каждая услуга включает в себя организацию командой eMundus обучения для пользователей, участвующих в процессе управления кампанией (администратора, менеджера, оценщика, партнера и т. д.), без ограничений на количество участников. Это обучение проводится во время передачи результатов, чтобы можно было спокойно менять и использовать инструмент.

Сторонние приложения (библиотеки, фреймворки и т. д.), которые мы интегрируем в наше приложение, регулярно обновляются, и мы гарантируем правильное функционирование нашей платформы. В рамках интеграции с приложением из информационной системы клиента, если это влияет на корректную работу нашей платформы или на корректную работу обмена данными, мы выставляем счет за затраченное время.

Для каждого поля можно определить конкретные ограничения/правила проверки, такие как ограничение на количество символов, комбинацию букв и цифр, обязательный ввод и т. д.

Платформа eMundus включает в себя богатый набор функций , каждый из которых можно активировать в соответствии с потребностями, включая онлайн-платежи. Для оплаты заявки можно предложить другую сумму к оплате в зависимости от определенной информации, предоставленной кандидатом (например: сумма к оплате будет разной, если кандидат является стипендиатом или не является стипендиатом). сборы . Эту функцию также можно использовать для оплаты кандидатом сборов за регистрацию или перерегистрацию.

Формирование сводного списка путем «секторализации» возможно по выбранному вами периоду, например, как по году, так и по кварталу. По умолчанию существуют три типа сегментов по программе, по году (или периоду времени) и по кампании. Затем фильтры адаптируются в соответствии с информацией, запрошенной в файле приложения.

Обычно мы демонстрируем наше решение удаленно с помощью совместного использования экрана. Не стесняйтесь заказать эту демонстрацию .

Это одна из функций платформы eMundus. Это позволяет кандидату полностью использовать цифровой опыт (от заполнения файла до его отправки, включая оплату пошлин и подписание файла). Кандидату становится относительно просто управлять разработкой и отправкой файла заявки от начала до конца, поскольку весь процесс дематериализован. Использование данного функционала помогает повысить удовлетворенность вкладчика и имидж организации.

Можно открыть область комментариев, связанную с файлом, которая может быть активной во время всех процессов (до, во время и после оценки) со всеми профилями пользователей (конечно, за исключением профиля кандидата), но не всем будет разрешено добавлять комментарии ( если это запрос клиента). Также возможно сделать его активным и/или видимым только на определенных этапах (например, только во время оценки).

Платформа eMundus включает в себя оценочное пространство . Любое законченное приложение войдет в стадию оценки. В соответствии с принятыми правилами можно автоматически назначать файлы для оценки конкретному оценщику, как только статус файла изменится на «На оценку» (изменение, например, инициировано менеджером, который проверил информацию и документов и сочли файл полным и соответствующим).

В специально отведенном месте один или несколько оценщиков могут оценить заявку на основе критериев, выбранных клиентом. В случае, когда несколько участников рассматривают оценку одного и того же файла заявки, можно присвоить или не присвоить оценку каждому критерию с разным весом. Общий балл будет рассчитан платформой автоматически путем сложения суммы баллов, присвоенных критериям.

Оценки доступны для общего доступа или могут быть скрыты, если необходимо сделать каждую заполненную оценку невидимой для другого рецензента. Окончательное решение может быть сообщено впоследствии в специально отведенном месте, например, во время заседания комитета.

Решение eMundus позволяет выполнять извлечение в различных форматах (excel/CSV, PDF, ZIP), как индивидуально (в файле), так и в больших объемах, что дает нашим клиентам возможность извлекать тысячи файлов за секунды.

Все, очевидно, зависит от сложности проекта. Для базовых потребностей мы можем развернуть платформу в течение 2 недель. Поскольку размещение места для подачи заявок онлайн, как правило, является приоритетом, мы концентрируемся на этой части, чтобы предоставить это место в течение 1 недели. Итак, пока наш клиент собирает первые файлы, мы работаем над остальными пространствами, которые он будет использовать впоследствии (оценка, принятие решений, отчетность, панель мониторинга).

Решение eMundus включает в себя систему оповещений и автоматической отправки электронной почты. Существует несколько типов оповещений:

• автоматически по событию : как только статус файла изменится, кандидату автоматически будет отправлено электронное письмо. К этому письму автоматически можно прикрепить стандартный и персонализированный документ.
• автоматическое напоминание : автоматическое электронное письмо будет отправлено кандидату, который, например, только начал заполнять свой файл для подачи заявки на участие в программе. В электронном письме им будет сообщено, что у них осталось всего 1/2/5/10/15/... дней, в зависимости от даты окончания приема заявок, чтобы закончить ввод своей информации и отправить свой файл.
• руководство : менеджер платформы, которому может потребоваться провести первоначальную проверку введенной информации и отправленных документов в соответствии с процессом, проверенным внутри компании, понимает, что документ не соответствует требованиям. Затем он сможет выбрать свой файл и отправить ему электронное письмо, выбрав шаблон электронного письма, сохраненный на платформе, чтобы уведомить его об этой проблеме. В несколько кликов менеджер сможет выбрать шаблон динамического письма, адаптированный к этому случаю, прикрепить документ, отправленный запрашивающей стороной, и пример соответствующего документа. Менеджер, если он сталкивается с этой проблемой в нескольких файлах, также может выбрать все эти файлы и отправить одно и то же сообщение (с присланным документом и приложенным примером соответствующего документа) сразу каждому из кандидатов.

В каждом файле можно иметь информативную часть, добавлять или удалять поля и при необходимости определять ограничения для каждого поля.

Платформа может автоматически генерировать персонализированные электронные письма с сообщением, адаптированным к событию ( например, уведомление о присуждении гранта). Инструмент может, например, создать и прикрепить к электронному письму подписанный стандартный документ. Электронную почту также можно использовать для запроса отправки дополнительных документов и/или для заполнения файла, сохраняемого для подтверждения регистрации. Например, можно создать еще одно пространство, чтобы все вновь выбранные бенефициары могли предоставлять другую информацию после отбора. URL-адрес этой страницы затем можно вставить в электронное письмо с автоматическим уведомлением.

Команда eMundus предлагает вам обучение (возможно удаленно) с будущими пользователями платформы. Таким образом, вы просто учитесь, чтобы спокойно управлять всеми своими кампаниями по набору персонала. Это обучение проводится после предоставления результатов, чтобы быстро развить вашу самостоятельность. Платформа не требует особых навыков . Если у вас возникнет какая-либо проблема, свяжитесь с командой eMundus, и они смогут решить ее как можно быстрее.

Да .
В базовой платформе у вас есть возможность настроить оценочную сетку для этапа оценки и сетку решений/жюри, предлагаемую жюри, которое представит окончательное мнение по файлу, основываясь на мнении, представленном экспертом. Некоторые из наших клиентов используют только один шаг, в этом случае обычно оценщик, который сам принимает окончательное решение. Таким образом, в зависимости от вашего процесса можно использовать только один из этих двух шагов. Сетка, предназначенная для оценки или принятия решения, является настраиваемой. Это означает, что в зависимости от ваших потребностей она может иметь раскрывающийся список, переключатели, области свободного ввода (...) и поля с примечаниями (от 1 до 5, например). Например, если имеется 4 критерия оценки, каждый из которых получает оценку из 5, общая сумма будет рассчитана платформой автоматически и определит оценку из 20, которая будет видна в конце таблицы оценок. Если некоторые критерии более важны, чем другие, можно взвесить критерии, и тогда платформа отобразит в конце сетки средневзвешенное значение, которое было бы рассчитано платформой автоматически.

Оценщик может быть внутренним или внешним по отношению к вашей организации. У вас есть возможность создать учетную запись пользователя для человека с профилем «Оценщик» на платформе (поэтому ему придется входить в систему каждый раз и с первого раза, чтобы иметь возможность просматривать назначенные ему файлы). Но если вам необходимо получить от оценщика, прежде чем он ознакомится со всей информацией в закрепленном за ним файле(ах), декларацию об отсутствии конфликта интересов и конфиденциальности (в виде флажков + кнопки проверки, а не в электронной форме). подпись), у нас есть дополнительный модуль «ЭКСПЕРТНЫЙ МОДУЛЬ», и поэтому мы отличаем классического Оценщика от Эксперта-Оценщика, которого внутри компании называем Экспертом. Для пользователя-эксперта нет необходимости создавать учетную запись, как для пользователя-оценщика. Чтобы запросить эксперта, просто выберите файлы, которые необходимо им назначить, и отправьте им приглашение эксперта по электронной почте через платформу, указав их адрес электронной почты. Затем эксперт будет уведомлен по электронной почте с выбранным вами текстом и ссылкой на платформу. Нажав на эту ссылку, он направится на страницу, доступную без подключения, и предоставит ему некоторую информацию о назначенных ему файлах. В случае конфликта интересов он может отказаться от одного, нескольких или всех файлов. На этой странице он должен предоставить:

• его выбор (принять или отказаться) для каждого из закрепленных за ним файлов
• имя, фамилия и адрес электронной почты

После заполнения этой страницы они должны подтвердить эту страницу, действие, которое приведет к созданию на платформе их учетной записи эксперта. После этого он сможет просмотреть все назначенные файлы и высказать свое мнение. Когда его учетная запись будет создана платформой, платформа автоматически отправит ему электронное письмо, в котором будет указан случайный пароль, который платформа определит для его учетной записи, чтобы позволить ему повторно подключиться позже, если он этого не сделает. Закончу свои оценки первый раз.

Клиент может получить доступ ко всем запросам, отправленным, принятым или отклоненным кандидатом с момента внедрения его платформы eMundus. Все электронные письма, отправленные этому кандидату, также будут доступны. Кроме того, можно просмотреть историю действий, выполненных пользователями над файлом (дата открытия файла и каким пользователем, дата внесения изменений и каким пользователем, характер внесенных изменений и т. д.).

Да.

Формы, созданные нашими клиентами (каждая платформа имеет конструктор форм, позволяющий пользователю клиента с профилем «Менеджер платформы» самостоятельно создавать все формы, которые он хочет) на их платформе EMUNDUS, классически состоят из страниц с полями для ввода и страница, которая позволит кандидатам загрузить запрошенные документы, каждый из которых может быть обязательным или необязательным, как и все поля, которые необходимо ввести в другом месте.

Да . Все данные можно извлечь. У вас есть разные возможности экспорта, как в одну выбранную папку, так и в несколько:

1. в формате PDF: весь файл заявки: вы найдете в том же документе и после заполненной формы + прилагаемые документы
2. в формате электронной таблицы: все данные, предоставленные кандидатом в своей форме (т.е. все данные, кроме прилагаемых документов)
3. в формате ZIP: в этой папке ZIP вы найдете столько подпапок, сколько файлов-кандидатов, которые вы выбрали на платформе перед выполнением экспорта. В каждом подфайле, который, следовательно, касается одного кандидата, вы найдете документ PDF для формы заявки и документ PDF для каждого документа, прикрепленного к файлу кандидатом.

Пользовательский клиент может архивировать:

• каждый файл на платформе, выбрав соответствующий статус файла. В этом случае заархивированный файл больше не отображается в обычном режиме для пользователей, за исключением администратора, который может просмотреть его в выделенной области платформы без ограничения по времени. Чтобы соответствовать GDPR, клиент, владеющий данными, должен соблюдать разумный срок хранения данных.
• и/или экспортировав данные в формате ZIP для архивирования за пределами платформы. То же правило и с этим принципом архивирования с точки зрения соответствия GDPR.

Да, это возможно!

Да.

Стандартно вы можете разместить/интегрировать:

• ваш логотип в шапке (вверху слева) (логотип TCHOOZ в нижнем колонтитуле все равно будет присутствовать)
• ваш значок (изображение присутствует на вкладке браузера)
• свой баннер или решите не размещать его вообще
• ваши цвета, которые будут присутствовать в кнопках действий

Если вам нужна индивидуальная домашняя страница или даже полноценный коммуникационный сайт, мы можем выполнить эту работу в рамках дополнительной услуги (стоимость определяется индивидуально после выяснения ваших потребностей).

Все тексты, с которыми вы можете ознакомиться, могут быть изменены самим заказчиком. В нижнем колонтитуле вы можете ввести свои контактные данные вместо моих.

В этой демонстрации вы увидите, что открыта только одна кампания, но одновременно можно открыть столько, сколько захотите. Для каждой кампании, просто нажав на блок кампании, вы получите доступ к странице «+ информация» о кампании, что позволит вам предоставить подробную информацию и сделать документы доступными для скачивания (например, оплата по примеру). Вы можете создать свою учетную запись на этой платформе, чтобы открыть для себя область кандидатов и форму, существующую на этой платформе. Форма является лишь иллюстрацией, вы можете настроить ту, которая вам нужна.