Управление жюри соревнований может быстро стать головной болью для школ. Как мы можем гарантировать, что у нас есть нужные профили оценщиков в нужное время, предлагая им лучшие условия работы? Цифровая платформа, такая как Emundus, дает конкретные ответы на эти проблемы путем централизации информации, автоматизации трудоемких задач и персонализации работы присяжных заседателей. В этой статье вы найдете 5 советов по оптимизации управления присяжными с помощью цифровых технологий.

Краткое содержание :

1. Централизуйте информацию о присяжных в одном месте

2. Разрешить присяжным самим управлять своей доступностью

3. Упростите общение с присяжными

4. Персонализируйте управление логистикой под специфику соревнований

5. Оптимизировать работу присяжных заседателей в день Д

1- Централизовать информацию о присяжных в одном месте.

Создайте профили членов жюри с их специальностями и опытом.

Emundus позволяет вам создавать полные профили присяжных, включая их области знаний и профессиональный опыт. Эта информация способствует созданию соответствующего и сбалансированного жюри, гарантируя, что каждый кандидат будет оценен экспертами в соответствующей области.

Централизуя эти данные на единой платформе, менеджеры по конкурсу могут быстро определить наиболее подходящих присяжных для каждой ситуации. Это гарантирует качественную оценку и положительный опыт у кандидатов.

Возьмем пример крупной бизнес-школы, которая организует вступительный экзамен. Благодаря подробным профилям членов жюри на Emundus руководитель приемной комиссии может легко выбрать профессионалов с опытом в области маркетинга, финансов и предпринимательства, чтобы оценить кандидатов соответствующим образом.

Предоставлять членам жюри доступ только к интересующим их конкурсам

Чтобы сохранить конфиденциальность и оптимизировать организацию, важно предоставить членам жюри особый доступ к конкурсам, с которыми они связаны. Благодаря Emundus у каждого члена жюри есть личное пространство, где он может найти только интересующую его информацию.

Такой безопасный подход позволяет избежать путаницы и позволяет присяжным сосредоточиться на своей оценочной миссии. Всего за несколько кликов они смогут получить доступ к файлам-кандидатам, инструкциям и полезным документам, не перегружая себя лишними данными.

Представим себе инженерную школу, которая параллельно проводит несколько конкурсов (поступление в постбакалавриат, параллельный прием и т. д.). Настраивая специальный доступ к Emundus, каждый член жюри подключается к своему пространству и напрямую находит информацию, связанную с интересующими его конкурсами. Это упрощает их участие.

Знаете ли вы, что платформа Emundus выгодно заменяет десятки файлов Excel, обычно используемых для управления жюри соревнований? Настоящая революция!

2- Разрешить присяжным самим управлять своей доступностью.

Предоставьте постоянный доступ к профилю для обновления информации о логистике.

Emundus предлагает присяжным неограниченный доступ к своему профилю, что позволяет им в любое время обновлять свою личную информацию и логистические ограничения (проживание, транспорт, определенные диеты и т. д.). Эта гибкость позволяет адаптироваться к непредвиденным событиям и гарантировать безупречную организацию.

Возложив на присяжных ответственность за управление этими практическими аспектами, организаторы конкурса смогут сконцентрироваться на задачах с более высокой добавленной стоимостью. Они экономят драгоценное время, обеспечивая при этом актуальную информацию, позволяющую лучше спланировать прием присяжных.

Давайте возьмем случай с членом жюри, который за несколько дней до соревнований осознает, что придерживается безглютеновой диеты. Благодаря постоянному доступу к Эмундусу он может сразу обновить эту информацию в своем профиле. Таким образом, школа сможет предложить ему подходящее питание в важный день для его максимального комфорта.

Предложите персонализированную форму для выбора каждой даты

Когда член жюри выбирает дату участия в Emundus, ему автоматически предлагается заполнить форму, чтобы указать свои потребности. Эта форма адаптируется в соответствии со спецификой каждого соревнования и кампуса, собирая таким образом все данные, необходимые для индивидуальной организации.

Всего за несколько минут присяжный может указать свои предпочтения по размещению, время прибытия и отъезда, возможную аллергию и т. д. Эта информация немедленно централизуется на платформе, что позволяет менеджерам предвидеть и планировать в наилучших условиях.

Проиллюстрируем это на примере университета, у которого есть несколько сайтов. Когда член жюри выбирает дату в Эмундусе, появляющаяся форма автоматически персонализируется с учетом вариантов размещения и транспорта, специфичных для рассматриваемого кампуса. Очень практично для жюри и организатора!

Чтобы оптимизировать управление доступностью присяжных заседателей, следует принять на вооружение следующие рекомендации:

1. Регулярно связывайтесь с присяжными, которые еще не сообщили о своей доступности.

2. Используйте информационные панели Emundus, чтобы визуализировать скорость отклика и предвидеть нехватку

3. Разрешить присяжным самим менять даты в случае непредвиденных обстоятельств

3- Упростить общение с присяжными

Подтвердите выбор дат и предложите добавить их в личный календарь.

Как отмечает Эмундус, «во время каждой проверки ваши присяжные получают электронные письма с подведением итогов только что сделанного ими выбора, а также приглашение внести выбранные даты в свой дневник». Такое автоматизированное общение позволяет избежать забвения или недопонимания.

Через несколько секунд присяжный заседатель будет уверен в своей регистрации и сможет заблокировать места в своем расписании. Это существенная экономия времени как для членов жюри, так и для менеджеров, которым больше не нужно следить за каждым участником индивидуально.

Давайте возьмем пример занятого присяжного заседателя, который склонен забывать о своих обязательствах. Систематически получая электронное письмо с подтверждением после каждой даты, выбранной на Emundus, с файлом .ics для добавления в свой календарь, они могут со спокойной душой организовать себя. Таким образом, их присутствие в этот важный день гарантировано!

Упростите обмен благодаря заранее написанным шаблонам электронной почты на платформе.

Для повышения эффективности Emundus предлагает библиотеку шаблонов электронных писем, адаптированных к каждому этапу управления жюри. Вызовы, напоминания, инструкции, благодарности... менеджеры могут в несколько кликов персонализировать эти шаблоны и отправлять их прямо с платформы.

Больше никаких разрозненных и отнимающих много времени обменов электронной почтой! Все коммуникации централизованы и доступны в любое время. Члены жюри ценят такой профессиональный и отзывчивый подход, который способствует доверительным отношениям.

Представим себе школу, которая должна направить повестки сотне присяжных. Вместо того, чтобы писать и отправлять каждое письмо индивидуально, менеджер использует модель «Созыв» на Emundus. Он персонализирует несколько элементов (дата, время, кампус и т. д.) и отправляет все в один клик. Ценная экономия времени!

Для оптимального общения с присяжными:

4- Персонализировать управление логистикой в ​​соответствии со спецификой соревнований.

Предлагайте различные типы размещения и отслеживайте их доступность в режиме реального времени.

Каждый конкурс имеет свои ограничения, особенно с точки зрения размещения членов жюри. С помощью Emundus можно предлагать различные варианты (отель, университетское общежитие, отдельную комнату и т. д.) и отслеживать их доступность в режиме реального времени.

Таким образом, присяжные могут выбрать решение, которое им подходит лучше всего, исходя из таких критериев, как местоположение, комфорт или бюджет. Со своей стороны, менеджеры следят за резервированием и при необходимости могут корректировать вместимость.

Давайте возьмем случай школы с резиденцией на территории кампуса и партнерством с близлежащими отелями. На Эмундусе присяжные имеют доступ к этим различным возможностям и делают выбор в соответствии со своими предпочтениями. Школа следит за ходом бронирования и при необходимости может освободить дополнительные помещения.

Адаптируйте условия приема членов жюри к каждому конкурсу и месту проведения.

Помимо проживания, прием присяжных должен быть продуман до мелочей: бейджи, питание, транспорт и т. д. Emundus позволяет тонко настроить все эти аспекты в соответствии со спецификой каждого соревнования и кампуса.

Благодаря такой детализации менеджеры могут предложить каждому присяжному индивидуальный подход с учетом местных ограничений. Такое внимание к их благополучию является ключевым фактором в повышении их вовлеченности и мотивации.

Проиллюстрируем это на примере школы, проводящей соревнования в двух кампусах на расстоянии 50 км друг от друга. Присяжным, назначенным в кампус А, предлагается трансфер от железнодорожного вокзала, а присяжным в кампусе Б предоставляется бесплатная парковка. Эти параметры легко настраиваются в Emundus для индивидуального управления.

Вот несколько советов, которые помогут персонализировать ваше приветствие присяжным:

• Предоставьте им практическое руководство, в котором изложена вся полезная информация (карта доступа, контакты, программа и т. д.).

• Подготовьте приветственный набор со вкусностями школьных цветов.

• Назначьте референта, который будет для них предпочтительным контактным лицом на протяжении всего конкурса.

5- Оптимизировать работу присяжных в день Д.

Редактируйте бейджи с именем, фотографией и QR-кодом, чтобы быстро идентифицировать присяжных заседателей.

В день соревнований каждая минута на счету. Чтобы облегчить идентификацию присяжных и упростить их доступ в различные помещения, Emundus предлагает изготовить персонализированные бейджи. Эти значки с именем, фотографией и уникальным QR-кодом позволяют осуществлять быстрый и эффективный контроль.

Больше никаких бесконечных очередей и утомительных проверок! Присяжные могут полностью посвятить себя своей миссии в оптимальных условиях. А при необходимости вся полезная информация доступна в мгновение ока.

Возьмем, к примеру, члена жюри, прибывшего в кампус утром в день соревнований. Благодаря его значку, опубликованному в Эмундусе, его сразу опознают и направляют в нужное здание. При входе в совещательную комнату их QR-код сканируется для подтверждения их присутствия. Экономьте время и душевное спокойствие, чтобы начать работу с правильной ноги!

Обеспечьте доступ к ключевой информации и документам в мобильном приложении.

Чтобы еще больше упростить работу присяжных, компания Emundus разработала специальное мобильное приложение. Благодаря ему оценщики находят на своем смартфоне все необходимое: расписание, список кандидатов, сетку оценок, справочные документы и т. д.

Больше не нужно переключаться между различными медиа или гоняться за информацией! Все под рукой, интуитивно понятное управление. Присяжные обретают независимость и спокойствие, что способствует качеству их работы.

Давайте представим себе присяжного заседателя во время собеседования с кандидатом. Простым нажатием на своем смартфоне он получает доступ к таблице оценок и может заполнить ее в режиме реального времени, не прерывая обсуждения. В конце дня он просматривает расписание на следующий день и загружает документы, чтобы перечитать их вечером в отеле. Приложение Emundus действительно облегчает ему жизнь!

Чтобы максимизировать эффективность ваших присяжных в День Д:

1. Заранее отправьте им полный брифинг (инструкции, критерии оценки и т. д.).

2. Запланируйте приветственную сессию, чтобы познакомить их с инструментами и ответить на их вопросы.

3. Предоставьте им отзывчивую команду поддержки для управления непредвиденными событиями.

4. Предложите им места для отдыха и веселья, которые помогут им расслабиться.

«Благодаря «Эмундусу» наши преподаватели получают огромное удовольствие от своей миссии в жюри. У них есть все инструменты для эффективной работы в оптимальных условиях. Это настоящий комфорт для них... и для нас!» - Пьер, менеджер по конкурсам инженерной школы

Некоторые примеры школ, уже использующих Emundus для оптимизации управления своими соревнованиями:

Таким образом, цифровизация предлагает множество решений для упрощения и оптимизации управления экзаменационными комиссиями. Централизуя информацию, расширяя возможности присяжных и автоматизируя трудоемкие задачи, такая платформа, как Emundus, позволяет вам добиться эффективности и спокойствия. Таким образом, школы могут сосредоточиться на главном: предложить присяжным максимально возможный опыт и гарантировать качество оценок. Беспроигрышный подход к получению высоких результатов при поступлении.