5 советов по более эффективному процессу приема с помощью системы отслеживания кандидатов

Процессы приема в высшие учебные заведения становятся все более сложными и конкурентными. Как учреждения могут выделиться и привлечь лучших специалистов, одновременно эффективно управляя растущими объемами заявок? Для решения этих задач необходим эффективный инструмент отслеживания кандидатов. В этой статье вы найдете 5 советов, как оптимизировать прием благодаря этим инновационным решениям.

Краткое содержание :

1- Оптимизировать сквозное управление приложениями.

2- Облегчение принятия решений посредством сравнения данных.

3- Оптимизация коммуникации и обмена информацией.

4- Персонализируйте опыт кандидата, чтобы повысить привлекательность

5- Используйте данные приложения для углубленного анализа.

1- Оптимизировать сквозное управление приложениями.

Мощный инструмент мониторинга централизует все задачи, связанные с регистрацией в университетах, позволяя приемным комиссиям эффективно управлять каждым этапом процесса.

Объединение информации в единый дашборд

Мощный инструмент отслеживания приложений позволяет централизовать все данные и документы, относящиеся к каждому файлу, на одной панели. Больше никакой информации, разбросанной по электронной почте, книгам Excel или бумажным файлам! Благодаря обзору и структурированному представлению приемные комиссии могут легко получить доступ к необходимым им элементам и отслеживать ход рассмотрения каждого заявления в режиме реального времени.

Такая консолидация информации снижает нагрузку, связанную с управлением регистрациями. Больше не нужно тратить часы на поиск потерянного документа или сбор данных вручную. В этом инструменте все у вас под рукой, что позволяет плавно и эффективно обрабатывать файлы от получения заявления до принятия окончательного решения о приеме. Давайте возьмем пример бизнес-школы, которая ежегодно получает тысячи заявлений на участие в программе Grande École. Централизуя все документы (резюме, сопроводительные письма, стенограммы, рекомендательные письма и т. д.) в таком инструменте, как Emundus , менеджеры приемной комиссии могут мгновенно просмотреть полное досье каждого кандидата, не рискуя забыть или исказить их. Больше никакой головной боли из-за недостающих деталей или устаревших версий!

Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы сосредоточиться на главном

Достойный инструмент отслеживания кандидатов предлагает мощные функции автоматизации, которые освобождают команды от трудоемких и повторяющихся задач. Например, отправка подтверждающих сообщений, запросов дополнительных документов или приглашений на собеседования может запускаться автоматически в соответствии с заранее заданными триггерами.

Эта автоматизация высвобождает драгоценное время, которое руководители приемных комиссий могут посвятить более важным задачам, таким как анализ файлов или поддержка кандидатов. Сосредоточив внимание на самом главном, они помогают обеспечить качественный опыт будущим студентам, одновременно оптимизируя эффективность процесса. Давайте представим себе инженерную школу, которая хочет персонализировать общение с кандидатами на основе их профиля. С помощью такого инструмента, как Emundus , он может легко настроить автоматизированные сценарии электронной почты, адаптированные к каждому случаю: приветственное сообщение для новых заявок, напоминания о неполных файлах, приглашения на бизнес-вебинары для технических профилей.. Все это без ручного вмешательства, что позволяет командам. сосредоточьтесь на качественных обсуждениях с наиболее перспективными кандидатами.

Инструменты отслеживания заявок в колледж помогают оптимизировать процесс подачи заявок, объединяя всю информацию на единой информационной панели, снижая стресс студентов.

2- Облегчение принятия решений посредством сравнения данных.

Благодаря интеграции расширенных функций сравнения этот инструмент помогает менеджерам оценивать заявки осознанно и согласовывать профили с сильными сторонами учреждения.

Доступ к подробной статистике по поступлению и программам

Чтобы принять обоснованное решение о поступлении, нет ничего лучше, чем полагаться на надежные и подробные данные. Мощный инструмент мониторинга обеспечивает доступ к множеству соответствующих статистических данных, таких как количество заявок на программу, уровень отбора, типичный профиль принятых или даже географическое распределение заявителей.

Обладая этой информацией, приемные комиссии могут уточнить критерии отбора и определить наиболее привлекательные программы или программы, требующие корректировки. Они также могут адаптировать свою стратегию набора персонала на основе наиболее перспективных кандидатов. Такой подход, основанный на данных, повышает актуальность и объективность процесса принятия решений. Давайте возьмем пример университета, который предлагает множество специализированных степеней магистра. Анализируя статистику заявок по программам за последние 3 года в своем инструменте мониторинга, он отмечает, что некоторые мастера изо всех сил пытаются привлечь достаточно квалифицированных профилей. Вооружившись этой информацией, он может скорректировать свою коммуникацию, сформировать новые партнерские отношения или пересмотреть образовательное содержание этих курсов, чтобы лучше соответствовать ожиданиям студентов и рынка труда.

Функции онлайн-оценки файлов для оптимизации совместной работы

Самые передовые инструменты отслеживания приложений предлагают функции онлайн-оценки файлов непосредственно на платформе. Больше никакой пересылки файлов по электронной почте или бесконечных встреч для принятия решения по каждому кандидату! Различные заинтересованные стороны (менеджеры программ, приемные комиссии и т. д.) могут комментировать файлы, выставлять баллы и делиться своими оценками в гибкой и прозрачной форме.

Такая совместная оценка значительно ускоряет процесс принятия решений о приеме и способствует согласованности действий различных заинтересованных сторон. У каждого есть свое видение ожиданий, и он может легко ознакомиться с комментариями своих коллег. Обработка файлов становится быстрее и эффективнее, к радости приемных комиссий... и кандидатов, которые получают более быстрый ответ! Так обстоит дело, например, с бизнес-школой Institut Mines-Télécom, которая использует Emundus для приема в магистратуру. Менеджеры программ просматривают предварительно выбранные файлы в Интернете, вводят свои оценки в соответствии с заранее определенными критериями и обсуждают их непосредственно в инструменте для достижения консенсуса. Все этапы валидации дематериализованы и оптимизированы: от обсуждений с приемным жюри до уведомления кандидата.

Сравнивая статистику приема, пакеты финансовой помощи и культуру кампуса с помощью инструментов отслеживания, абитуриенты могут сделать осознанный выбор и согласовать свои стремления с сильными сторонами каждого учебного заведения.

3- Оптимизация коммуникации и обмена информацией.

Централизованная платформа облегчает взаимодействие между приемными комиссиями, кандидатами и партнерами для более быстрой обработки файлов.

Централизация обменов с кандидатами для оптимального мониторинга

Общение с абитуриентами — важный, но трудоемкий аспект процесса поступления. При наличии подходящего инструмента мониторинга все обмены сообщениями (электронные письма, телефонные звонки, сообщения через формы и т. д.) централизуются и прикрепляются к файлу каждого кандидата. Таким образом, приемные комиссии имеют полное представление о взаимодействиях и могут обеспечить индивидуальное последующее наблюдение, не теряя при этом информацию.

Такая централизация также является гарантией эффективности: не нужно отчаянно искать последнее отправленное электронное письмо или задаваться вопросом, ответил ли уже коллега на конкретный запрос. Вся информация легко доступна в этом инструменте, что позволяет избежать дублирования и ошибок связи, которые могут ухудшить качество работы кандидата. Возьмем, к примеру, Science Po Paris , которая использует Emundus для процедур приема. Когда кандидат связывается со школой, чтобы задать вопрос, команда может сразу найти его файл и историю предыдущих обменов информацией, чтобы дать им быстрый и персонализированный ответ. Даже если в проекте задействовано несколько сотрудников, у всех них одинаковое видение на 360°, обеспечивающее идеально скоординированное общение.

Упрощение обмена приложениями с заинтересованными сторонами

Помимо общения с кандидатами, инструменты мониторинга упрощают обмен информацией между различными заинтересованными сторонами, участвующими в процессе приема (руководителями программ, жюри, административными службами и т. д.). Больше не нужно раздавать бумажные файлы или громоздкие вложения, отправляемые по электронной почте!

С помощью такого инструмента, как Emundus , обмен приложениями значительно упрощается. Авторизованные пользователи могут получить доступ к файлам-кандидатам всего за несколько кликов без риска потери или путаницы версий. Вся информация централизована в одном месте, что способствует совместному и эффективному выбору. Принятие решений ускоряется к большему удовлетворению как приемных комиссий, так и кандидатов. Например, Mines-Telecom внедрила Emundus для управления приемом студентов, обучающихся на рабочем месте. Раньше резюме и сопроводительные письма мучительно рассылались по электронной почте компаниям-партнерам. Отныне они смогут напрямую обращаться к файлам в инструменте, станут более оперативно выбирать их и высвободят ценные внутренние ресурсы.

4- Персонализируйте опыт кандидата, чтобы повысить привлекательность

Предлагая индивидуальные порталы приложений и индивидуальную поддержку, школы выделяются и привлекают лучших специалистов.

Персонализация среды в соответствии с конкретными потребностями каждой школы

В каждой школе существуют особые процедуры и требования к поступлению, и важно, чтобы трекер был достаточно гибким, чтобы учитывать эти особенности. Такая платформа, как Emundus, предлагает широкие возможности настройки, позволяя менеджерам оптимизировать формы заявок, рабочие процессы отбора, модели общения и т. д.

Такая персонализация усиливает привлекательность заведения, предлагая кандидатам гибкий опыт, адаптированный к специфике целевых программ. Они чувствуют, что их принимают во внимание и эффективно направляют в процессе регистрации, что повышает имидж школы и максимизирует шансы на конверсию лучших профилей. реализовала компания Excelia , которая хотела модернизировать и упростить процедуры приема иностранных кандидатов. С помощью Emundus школа смогла создать индивидуальный портал, интегрировавший свои формы, конкретные критерии отбора и даже онлайн-оплату вступительных взносов. Результат: более быстрый и интуитивно понятный опыт для иностранных студентов, а также укрепление международных позиций.

Интеграция функций поддержки и консультаций для помощи кандидатам

Для многих кандидатов поступление в лучшую школу – сложный и напряженный процесс. Чтобы наилучшим образом поддержать их и продвинуть бренд работодателя школы, важно предоставлять им как можно больше информации и практических советов на каждом этапе. Самые продвинутые инструменты отслеживания включают в себя функции помощи и рекомендаций, которые успокаивают и привлекают кандидатов.

Например, Emundus позволяет нам предлагать кандидатам модели резюме, примеры эффективных сопроводительных писем или даже моделирование платы за обучение, включая финансовую помощь. Направляя их шаг за шагом, школа демонстрирует свою приверженность им и максимизирует их шансы на успех, тем самым устойчиво укрепляя свою привлекательность. ESSEC выбрал этот подход для приема на бакалавриат. Кандидаты могут напрямую получить доступ к персональным советам на основе их профиля, отзывам студентов и даже к чат-боту, который поможет им при подаче заявления в этом инструменте. Проактивный подход к поддержке, который привлекает лучшие таланты, демонстрируя им внимание школы еще до их прибытия в кампус.

Трекеры поощряют учащихся документировать свои внеклассные достижения и опыт, позволяя создать комплексный профиль приложения, демонстрирующий их многогранные интересы.

5- Используйте данные приложения для углубленного анализа.

Функции экспорта и отчетности инструмента позволяют менеджерам лучше понимать тенденции и соответствующим образом корректировать свою стратегию.

Полный экспорт данных для детального анализа профиля

Приложения содержат ценную информацию о профилях кандидатов, академическом образовании, внеклассном опыте и многом другом. Мощный инструмент мониторинга, такой как Emundus, позволяет экспортировать всю эту информацию для более глубокого анализа и лучшего понимания тенденций в работе.

Заключение :

В условиях все более сложной и конкурентной среды высшего образования процессы приема требуют стратегического подхода для привлечения и выбора лучших профилей, одновременно эффективно управляя растущими объемами заявлений. В этом контексте необходим эффективный инструмент отслеживания приложений. Предоставляя учреждениям полную информацию о профилях кандидатов, их потребностях и стремлениях, этот инструмент позволяет им принимать обоснованные и быстрые решения. Это также помогает улучшить качество обслуживания кандидатов, обеспечивая прозрачное общение и индивидуальное сопровождение. Инвестирование в такой инструмент — это не только способ выделиться в конкурентной среде, но и оправдать растущие ожидания кандидатов и обеспечить эффективное управление процессами приема.