Η διαχείριση εφαρμογών συνεχιζόμενης εκπαίδευσης αποτελεί στρατηγική πρόκληση για τα ιδρύματα. Προκειμένου να προσφερθεί μια ομαλή εμπειρία υποψηφίου και να βελτιστοποιηθεί η επιλογή των προφίλ, είναι απαραίτητο να δομηθούν οι διαδικασίες, να ψηφιοποιηθούν οι ροές και να αναλυθούν τα δεδομένα σε βάθος. Ακολουθούν πέντε στρατηγικές που μπορούν να εφαρμόσουν οι διαχειριστές εισδοχής για τη βελτίωση της διαχείρισης εφαρμογών.

Περίληψη :

1- Αποσαφήνιση της διαδικασίας αποδοχής
2- Ψηφιοποίηση διαχείρισης αρχείων
3- Εκπαίδευση και συμμετοχή της ομάδας
4- Ανάλυση δεδομένων για βελτίωση
5- Προώθηση της ποικιλομορφίας των προφίλ

1- Αποσαφήνιση της διαδικασίας εισαγωγής

Α. Καθορίστε τα βασικά στάδια της διαδικασίας

Μια σαφής και δομημένη διαδικασία αποδοχής διευκολύνει τον προσανατολισμό των υποψηφίων και επιτρέπει την αποτελεσματικότερη επεξεργασία των αρχείων. Οι εγκαταστάσεις πρέπει να ορίζουν επακριβώς τα βασικά στάδια της διαδικασίας, από την υποβολή έως την τελική απόφαση.

Με την κοινοποίηση των κριτηρίων επιλογής με διαφάνεια, οικοδομούν εμπιστοσύνη και βοηθούν τους υποψηφίους να υποβάλουν σχετικές αιτήσεις. Εργαλεία όπως συστήματα επικύρωσης σε πραγματικό χρόνο ή ενότητες αυτοαξιολόγησης μπορούν επίσης να διευκολύνουν το φιλτράρισμα των εφαρμογών και να βελτιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας.

Για παράδειγμα, η Excelia έχει αναπτύξει και διαμορφώσει μια διεθνή πλατφόρμα διαχείρισης εφαρμογών με ηλεκτρονικές πληρωμές για να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία για αλλοδαπούς υποψηφίους.

Κοινοποιήστε τα κριτήρια αξιολόγησης

Η διαφάνεια στα κριτήρια για την αξιολόγηση των αιτήσεων είναι απαραίτητη για τη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης. Με τη σαφή επικοινωνία των ακαδημαϊκών και επαγγελματικών προαπαιτούμενων, καθώς και των αναμενόμενων δεξιοτήτων, τα ιδρύματα επιτρέπουν στους υποψηφίους να κατανοήσουν καλύτερα τις προσδοκίες και να συγκεντρώσουν σχετικά αρχεία.

Η δημιουργία ενός συστήματος επικύρωσης σε πραγματικό χρόνο για αυτές τις προϋποθέσεις διευκολύνει το φιλτράρισμα των εφαρμογών και διασφαλίζει πλήρη αρχεία. Οι ενότητες αυτοαξιολόγησης μπορούν επίσης να προσφερθούν στους υποψηφίους για να τους βοηθήσουν να επιλέξουν τα προγράμματα που ταιριάζουν καλύτερα στο προφίλ και τους στόχους τους.

Η διασφάλιση δίκαιων και διαφανών κριτηρίων αξιολόγησης για την επεξεργασία των αιτήσεων δημιουργεί εμπιστοσύνη στη διαδικασία αποδοχής.

2- Ψηφιοποίηση διαχείρισης αρχείων

Συγκεντρώστε τα δεδομένα με ένα σύστημα παρακολούθησης

Η υιοθέτηση ψηφιακών εργαλείων όπως τα συστήματα διαχείρισης αιτούντων καθιστά δυνατή τη συγκέντρωση δεδομένων σε μια ενιαία πλατφόρμα, διασφαλίζοντας έτσι καλύτερη οργάνωση και ιχνηλασιμότητα.

Η ψηφιοποίηση διευκολύνει επίσης την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διοικητικών εργασιών, όπως η αποστολή βεβαιώσεων παραλαβής, υπενθυμίσεις για έγγραφα που λείπουν και κοινοποίηση αποφάσεων. Αυτός ο αυτοματισμός επιτρέπει στις ομάδες να επικεντρωθούν σε ενέργειες υψηλότερης προστιθέμενης αξίας, παρέχοντας παράλληλα στους υποψηφίους μια ομαλή και ανταποκρινόμενη εμπειρία.

Η Mines-Telecom έχει, για παράδειγμα, αναπτύξει και διαμορφώσει μια πλατφόρμα διαχείρισης εφαρμογών για τους σπουδαστές της εργασίας, συγκεντρώνοντας έτσι την παρακολούθηση των αρχείων.

Αυτοματοποιήστε τις διοικητικές εργασίες

Η αυτοματοποίηση των εργασιών που σχετίζονται με την επεξεργασία των αιτήσεων αντιπροσωπεύει σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για τις ομάδες εισδοχής. Τα εργαλεία προεπιλογής επιτρέπουν το φιλτράρισμα των αρχείων σύμφωνα με προκαθορισμένα κριτήρια και τον γρήγορο εντοπισμό των πιο συναφών προφίλ.

Η ενσωμάτωση αυτοματοποιημένων ροών εργασιών βελτιστοποιεί τη διαχείριση των εφαρμογών σε κάθε στάδιο: βεβαιώσεις παραλαβής, υπενθυμίσεις σε περίπτωση που λείπουν έγγραφα, κοινοποίηση αποφάσεων κ.λπ. Αυτά τα συστήματα διασφαλίζουν την τακτική παρακολούθηση των υποψηφίων, χωρίς να κινητοποιούν ομάδες για επαναλαμβανόμενες ενέργειες με χαμηλή προστιθέμενη αξία.

3- Εκπαίδευση και συμμετοχή της ομάδας

Α. Αναπτύξτε τις ομαδικές δεξιότητες

Μια ομάδα εισδοχής που έχει εκπαιδευτεί στις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης εφαρμογών είναι το κλειδί για την ποιοτική επεξεργασία των αρχείων. Πρέπει να οργανωθούν συνεδρίες για την ανάπτυξη δεξιοτήτων των εργαζομένων σχετικά με τις μεθόδους προεπιλογής, τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, την αξιολόγηση των προφίλ και τον έλεγχο των ψηφιακών εργαλείων που χρησιμοποιούνται.

Αυτή η αύξηση των δεξιοτήτων περιλαμβάνει επίσης την τακτική ανταλλαγή σχολίων μεταξύ των μελών της ομάδας. Η σύγκριση απόψεων και ο εντοπισμός καλών πρακτικών από το πεδίο καθιστά δυνατό τον εμπλουτισμό της κοινής διαδικασίας λειτουργίας και την απόκτηση συνέπειας στην επεξεργασία των αρχείων.

Β. Προώθηση της συνεργασίας μεταξύ των ενδιαφερομένων

Η διαδικασία εισαγωγής στη συνεχιζόμενη εκπαίδευση περιλαμβάνει πολυάριθμα ενδιαφερόμενα μέρη που πρέπει να δράσουν από κοινού: διαχειριστές προγραμμάτων, επιτροπές επιλογής, υπηρεσίες υποστήριξης κ.λπ. Η δημιουργία χώρων συνεργασίας για την ανταλλαγή πληροφοριών και την αλληλεπίδραση σε αρχεία διευκολύνει τον συντονισμό όλων αυτών των παραγόντων.

Τα εργαλεία διαχείρισης συνεντεύξεων εισδοχής καθιστούν δυνατή, για παράδειγμα, τη συγκέντρωση των αξιολογήσεων των υποψηφίων από τις διάφορες επιτροπές και την ανταλλαγή απόψεων για μια συντονισμένη απόφαση. Η συμμετοχή βασικών ενδιαφερομένων σε κάθε στάδιο ενισχύει τη συνοχή και την ευθυγράμμιση της ευρύτερης ομάδας εισδοχής.

4- Αναλύστε δεδομένα για βελτίωση

Α. Παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης

Η τακτική ανάλυση των δεδομένων της αίτησης είναι απαραίτητη για την αύξηση της απόδοσης της διαδικασίας αποδοχής. Η παρακολούθηση δεικτών όπως ο αριθμός των αρχείων που λαμβάνονται, το ποσοστό μετατροπής σε διαφορετικά στάδια, ο χρόνος επεξεργασίας ή ακόμα και η ποικιλία των προφίλ καθιστούν δυνατή την αντικειμενοποίηση των αποτελεσμάτων.

Αυτά τα πραγματικά δεδομένα βοηθούν τους διευθυντές να εντοπίσουν τομείς προτεραιότητας για βελτίωση. Επιτρέπουν τη συγκέντρωση των προσπαθειών σε σημεία αποκλεισμού και τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών ενεργειών που αναλαμβάνονται για τον εξορθολογισμό της εμπειρίας των υποψηφίων.

Β. Συλλέξτε και χρησιμοποιήστε τα σχόλια των υποψηφίων

Πέρα από την ποσοτική παρακολούθηση, η ποιοτική διάσταση είναι απαραίτητη για τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας εισαγωγής. Η συλλογή σχολίων από τους υποψηφίους, είτε γίνονται δεκτοί είτε όχι, σχετικά με την εμπειρία τους στην αίτηση είναι πολύτιμη πηγή μαθημάτων.

Μπορούν να πραγματοποιηθούν έρευνες για να διαπιστωθεί το επίπεδο ικανοποίησής τους σε κάθε στάδιο και να εντοπιστούν πιθανοί ερεθιστικοί παράγοντες. Η σύγκριση αυτής της ανατροφοδότησης με την ανάλυση συμπεριφοράς στα διαδικτυακά εργαλεία εφαρμογής καθιστά δυνατή τη λεπτομερή προσαρμογή των συστημάτων και την πρόβλεψη των προσδοκιών των υποψηφίων.

Το Science Po Paris, για παράδειγμα, έχει αναπτύξει και διαμορφώσει μια πλατφόρμα εισαγωγής για τα καλοκαιρινά του μαθήματα ενσωματώνοντας ένα σύστημα συλλογής σχολίων υποψηφίων για τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας.

5- Προωθήστε την ποικιλομορφία των προφίλ

Α. Καθορίστε μια στρατηγική προμήθειας χωρίς αποκλεισμούς

Η προσέλκυση διαφορετικών προφίλ είναι μια σημαντική πρόκληση για τις διαδικασίες εισαγωγής στη συνεχή εκπαίδευση. Πρέπει να καθοριστεί μια στρατηγική προμήθειας χωρίς αποκλεισμούς για την αναζήτηση αυτών των ποικίλων ταλέντων, ενεργοποιώντας διαφορετικούς μοχλούς.

Η ανάπτυξη συνεργασιών με στοχευμένα ιδρύματα και ενώσεις καθιστά δυνατή, για παράδειγμα, την προσέγγιση πληθυσμών που συνήθως υποεκπροσωπούνται. Η προσφορά διαδικτυακών σεμιναρίων και συνεδριών αφιερωμένων σε αυτά τα κοινά είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος για να προσελκύσετε περισσότερες διαφορετικές εφαρμογές.

Β. Προσαρμόστε την επικοινωνία σας στο κοινό-στόχο

Για να μετατραπεί αυτή η ποικιλόμορφη προμήθεια σε αποτελεσματικές εφαρμογές, η επικοινωνία πρέπει επίσης να προσαρμοστεί στα διαφορετικά κοινά-στόχους. Αυτό περιλαμβάνει την εξατομίκευση μηνυμάτων και καναλιών σύμφωνα με τα προφίλ για μια προσαρμοσμένη προσέγγιση.

Η επισήμανση μαρτυριών από μαθητές με ποικίλο υπόβαθρο δημιουργεί εμπνευσμένα και ουσιαστικά μοντέλα για όλους. Η αντιπροσώπευση της διαφορετικότητας σε όλα τα θεσμικά μέσα επικοινωνίας στέλνει επίσης ένα ισχυρό μήνυμα για το άνοιγμα σε όλα τα προφίλ, πέρα ​​από τις ακαδημαϊκές προϋποθέσεις.

«Βάλτε στρατηγικές για να προσελκύσετε ποικίλο φοιτητικό πληθυσμό. Αυτό περιλαμβάνει συνεργασίες με κοινοτικούς οργανισμούς και εκστρατείες ευαισθητοποίησης».

6- Συμπέρασμα

Με την αποσαφήνιση της διαδικασίας εισαγωγής, την ψηφιοποίηση της επεξεργασίας των αρχείων και την ανάλυση των δεδομένων λεπτομερώς, τα ιδρύματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη διαχείριση των αιτήσεών τους. Αυτό βοηθά στην παροχή μιας ομαλής και εξατομικευμένης εμπειρίας υποψηφίου, ενώ μειώνεται ο διοικητικός φόρτος για τις ομάδες.

Τι θα γινόταν αν η προγνωστική ανάλυση των δεδομένων των εφαρμογών επέτρεπε την πρόβλεψη των προσδοκιών και των συμπεριφορών των υποψηφίων με ακόμη μεγαλύτερη ακρίβεια στο μέλλον για μια πραγματικά εξατομικευμένη εμπειρία;