Εφαρμογές μαθητών - βασικές συμβουλές για να διευκολύνετε τη διαδικασία
Μια ομαλή διαδικασία εισαγωγής είναι απαραίτητη για κάθε εκπαιδευτικό οργανισμό, ειδικά σε περιόδους που οι ψηφιακές εμπειρίες χρηστών έχουν γίνει το νέο πρότυπο για σχεδόν κάθε πτυχή της ζωής και θέτουν συνεχώς νέα πρότυπα.
Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετές πρακτικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να αφήσετε μια καλή εντύπωση στους υποψηφίους σας ενώ διευκολύνουν τη ζωή όσων επεξεργάζονται τις αιτήσεις τους.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε βασικές συμβουλές που μπορούν να βελτιώσουν τη διαδικασία αποδοχής AZ.
1. Προσδιορίστε τους υποψηφίους σας με ένα προκαταρκτικό ερωτηματολόγιο
Ένα προκαταρκτικό κουίζ σας επιτρέπει να προτείνετε μια σειρά ερωτήσεων στους υποψηφίους, τις οποίες πρέπει να απαντήσουν για να συμπληρώσουν τους φακέλους της αίτησης.
Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ένας υποψήφιος πληροί τα απαιτούμενα κριτήρια για να υποβάλει αίτηση και αποθαρρύνει τους υποψηφίους που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις να υποβάλουν αιτήσεις που πρέπει ακόμη να διεκπεραιωθούν.
2. Συγκεντρώστε τις εφαρμογές σας σε ένα μέρος
Η εφαρμογή μιας πλατφόρμας πρόσκλησης υποβολής αιτήσεων για τη συγκέντρωση όλων των δεδομένων και των βημάτων που σχετίζονται με τη διαδικασία αίτησης είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους διευκόλυνσης της διαδικασίας αποδοχής.
Μια τέτοια πλατφόρμα εφαρμογής μπορεί να υποστηρίξει κάθε ουσιαστική ανάγκη:
- Μια πύλη για την παρουσίαση των κλήσεων σας
- Περιοχή αιτήσεων με ηλεκτρονικές φόρμες
- Μια περιοχή διαχείρισης αρχείων
- Χώρος αξιολόγησης
- Χώρος λήψης αποφάσεων
Αυτή η συγκέντρωση επιτρέπει την εύκολη ανάλυση όλων των πληροφοριών με πίνακες εργαλείων που δείχνουν πού βρίσκονται οι υποψήφιοί σας στο ταξίδι και εάν υπάρχουν γενικές αδυναμίες ή σημεία συμφόρησης στις διαδικασίες σας.
3. Προσφέρετε μια διαισθητική και ολοκληρωμένη πύλη υποψηφίων
Πριν από λίγο καιρό, οι υπάλληλοι εισδοχής ή οι εκπρόσωποι των σχολείων έπρεπε να ταξιδέψουν σε αμέτρητες εκθέσεις για να προσελκύσουν υποψήφιους φοιτητές, να νοικιάσουν εξοπλισμό και να πληρώσουν το προσωπικό τους.
Τώρα, αρκεί μια σύνδεση στο Διαδίκτυο για να βρει ο υποψήφιος πρόγραμμα και να υποβάλει αίτηση.
Ωστόσο, για να εκμεταλλευτεί επαρκώς αυτόν τον ψηφιακό μετασχηματισμό ως εκπαιδευτικό ίδρυμα, αυτός ο διαδικτυακός χώρος πρέπει να προβλέψει κάθε πιθανή ανάγκη, ενώ ταυτόχρονα να είναι εύκολος στην πλοήγηση για όλες τις εργασίες που απαιτούνται για την υποβολή αιτήσεων.
Για παράδειγμα, αυτός ο διαδικτυακός χώρος πρέπει να επιτρέπει:
- Για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία που έχετε εισάγει
- Για να στείλετε το αίτημά σας αφού συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία
- Επισυνάψτε τα απαιτούμενα έγγραφα
- Για να δείτε επιβεβαίωση ότι η αίτησή τους έχει σταλεί και ληφθεί.
Μερικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν πρόκειται για μια πύλη υποψηφίων:
Βελτιστοποιημένο για κινητά
Είναι ολοένα και πιο σύνηθες οι υποψήφιοι να υποβάλλουν αιτήσεις απευθείας από τα κινητά τους τηλέφωνα, πράγμα που σημαίνει ότι η παροχή μιας διαισθητικής εμπειρίας για κινητά σε κάθε στάδιο μιας εφαρμογής είναι απαραίτητη.
Περιέχει ένα FAQ που απαντά σε συχνές ερωτήσεις
Μια ενότητα Συνήθεις Ερωτήσεις βοηθά τους υποψηφίους να ολοκληρώσουν τη διαδικασία, ενώ επιτρέπει στο προσωπικό σας να αφιερώνει χρόνο σε εργασίες υψηλότερης αξίας αντί να χρειάζεται να ανταποκρίνεται σε κάθε αίτημα.
Συνεπής με την εικόνα της εγκατάστασης σας
Μια πύλη εφαρμογών που παρουσιάζεται με τρόπο που ταιριάζει όσο το δυνατόν περισσότερο με την ταυτότητα ενός οργανισμού από αισθητική άποψη, ενισχύει τη μοναδική του εικόνα και γνωστοποιεί ότι τα υψηλά πρότυπα διαπερνούν το ίδρυμα, ανεξάρτητα από το πλαίσιο.
4. Επιτρέψτε τις ηλεκτρονικές υπογραφές
Περιττό να πούμε ότι το να επιτρέπεται στους αιτούντες να υπογράφουν ηλεκτρονικά τα έγγραφά τους απευθείας από την πλατφόρμα της αίτησής σας, καθιστά τη διαδικασία αποδοχής ταχύτερη και απλούστερη.
Αυτό παρέχει έναν γρήγορο τρόπο για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των υποψηφίων σας χωρίς την ανάγκη πρόσθετης γραφειοκρατίας και υλικοτεχνικής υποστήριξης.
5. Αυτοματοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο
Ο προγραμματισμός των email σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο ενώ ειδοποιεί τους υποψηφίους σας για έγγραφα που λείπουν, για το τέλος μιας εκστρατείας υποβολής αιτήσεων ή για ένα έγγραφο που λείπει.
Οι πιο συνηθισμένες περιπτώσεις για αυτό το πλαίσιο:
- Όταν αλλάξει η κατάσταση του αρχείου
- Ως υπενθύμιση για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών/την αποστολή ενός αρχείου
Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εξατομικεύονται με το κατάλληλο όνομα του ατόμου, για παράδειγμα.
Εάν χρησιμοποιείτε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα εφαρμογών, είναι δυνατό να αυτοματοποιήσετε την αποστολή των email σας χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες email της.
6. Ενσωματώστε τους υποψηφίους σας σε ένα CRM
Όλες οι πληροφορίες που υποβάλλονται, εισάγονται ή ενημερώνονται κατά τη διαδικασία αποδοχής πρέπει να συγκεντρώνονται σε ένα CRM.
Εάν μια πλατφόρμα εφαρμογής σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη διαδικασία αποδοχής, ένα CRM συγκεντρώνει τις πληροφορίες των υποψηφίων σας για την επακόλουθη στρατηγική του χρήση .
Ένα βασικό πλεονέκτημα ενός CRM (όπως το Salesforce ή το Pipedrive) που συνδέεται με το σύστημα της αίτησής σας μέσω ενός API είναι ότι μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία αποδοχής, μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη διαδικασία στο φοιτητικό ταξίδι χωρίς καμία τριβή.
7. Ενσωματώστε ένα ημερολόγιο για να οργανώσετε τις συνεντεύξεις των υποψηφίων σας
Με την ενσωμάτωση ενός ημερολογίου στην πλατφόρμα της αίτησής σας, μπορείτε να διαχειριστείτε τις συνεντεύξεις με τους υποψηφίους σας με σαφήνεια σε πολλά προγράμματα.
Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε τα χρονικά διαστήματα που είναι διαθέσιμα για συνεντεύξεις ανά πρόγραμμα και να ορίσετε μια κριτική επιτροπή για καθεμία για να εξαλείψετε οποιαδήποτε ασάφεια για τους υποψηφίους σας καθώς και για τις διοικητικές σας ομάδες.
8. Προσθέστε σχόλια για τους υποψηφίους σας
Μια περιοχή σχολίων που σχετίζεται με κάθε αρχείο κατά τη διάρκεια όλων των διαδικασιών υποβολής αιτήσεων σπουδαστών επιτρέπει σε όλο το προσωπικό σας να βρίσκεται στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για ένα αρχείο χωρίς να χρειάζεται να πραγματοποιήσετε πρόσθετες εσωτερικές επικοινωνίες.
9. Διατηρήστε τα δεδομένα σας ασφαλή
Ανεξάρτητα από το σύστημα RFP που χρησιμοποιείτε, μερικές βασικές προφυλάξεις θα σας βοηθήσουν να μειώσετε σημαντικά τον κίνδυνο καταστροφής:
- Ελέγξτε ότι υπάρχουν περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας στους φακέλους ιστού και βάσης δεδομένων σας
- Δημιουργήστε διαφορετικά προφίλ χρηστών για να ελέγξετε τα δικαιώματα πρόσβασης σύμφωνα με καθορισμένους ρόλους χρήστη
- Εκτελέστε καταγραφή σύνδεσης
- Βεβαιωθείτε ότι ένα τείχος προστασίας φιλτράρει την πρόσβαση στον διακομιστή
- Κρυπτογράφηση αντιγράφων ασφαλείας
- Ασφαλής πρόσβαση στο back-office σε επίπεδο διακομιστή
- Αποκλεισμός επικίνδυνων διευθύνσεων IP
- Αυτόματος αποκλεισμός χρηστών που κάνουν προσπάθειες hacking
10. Προσφορά ηλεκτρονικής πληρωμής
Για να μπορούν οι υποψήφιοι σας να πληρώσουν τα τέλη αίτησης, εγγραφής ή επανεγγραφής, η ηλεκτρονική πληρωμή εξοικονομεί χρόνο απλοποιώντας τη διαδικασία.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να προτείνονται διαφορετικά ποσά που πρέπει να καταβληθούν ανάλογα με τις πληροφορίες που παρέχονται, εάν υπάρχουν.
eMundus | Πλατφόρμα ηλεκτρονικής πρόσκλησης για αιτήσεις
Η eMundus είναι μια γαλλική start-up με έδρα τη La Rochelle, η οποία προσφέρει μια διαδικτυακή πρόσκληση για έργα και πλατφόρμα εφαρμογών για πιο αποτελεσματική διαχείριση των καμπανιών εφαρμογής σας.
Χάρη στη μεγάλη ευελιξία, αυτή η πλατφόρμα προσαρμόζεται σε όλες τις ανάγκες!
