Γιατί ένα πανεπιστήμιο χρειάζεται CRM;

Σε ένα πλαίσιο αυξημένου ανταγωνισμού μεταξύ των ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, τα πανεπιστήμια πρέπει σήμερα να υιοθετήσουν μια προσέγγιση "πελάτη" για να προσελκύσουν, να στρατολογήσουν και να διατηρήσουν τους μαθητές, καθώς και να αναπτύξουν διαρκή σχέσεις με τους διάφορους εταίρους τους. Επομένως, η δημιουργία ενός CRM (διαχείριση σχέσεων πελατών) γίνεται ένα σημαντικό στρατηγικό ζήτημα για τα πανεπιστήμια. Αυτό το εργαλείο τους επιτρέπει να συγκεντρώνουν δεδομένα, να βελτιστοποιούν τις διαδικασίες και να βελτιώνουν την επικοινωνία, προκειμένου να ανταποκριθούν καλύτερα στις προσδοκίες του ακροατηρίου τους. Ανακαλύψτε τις κύριες περιπτώσεις χρήσης και τα οφέλη ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο.

Περίληψη:

1- Οι προκλήσεις ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο
2- Οι κύριες περιπτώσεις χρήσης ενός πανεπιστημίου CRM
3- τα συγκεκριμένα κέρδη ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Οι προκλήσεις ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Επιλέξτε ένα CRM προσαρμοσμένο στις πανεπιστημιακές ιδιαιτερότητες

Η επιλογή ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο πρέπει να γίνει με προσοχή. Είναι απαραίτητο να ορίσουμε σαφώς το πεδίο εφαρμογής του έργου και τις συγκεκριμένες ανάγκες της εγκατάστασης. Αυτό θα προσδιορίσει τα βασικά χαρακτηριστικά που θα πρέπει να προσφέρει η λύση CRM.

Ένα άλλο κρίσιμο σημείο είναι η ικανότητα ενσωμάτωσης CRM στο υπάρχον σύστημα πληροφοριών. Το εργαλείο θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί και να ανταλλάσσει δεδομένα με άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται, όπως το λογισμικό σχολικής εκπαίδευσης. Η καλή ενσωμάτωση θα διευκολύνει την υιοθεσία από τις ομάδες και θα αποφύγει τη δημιουργία σιλό δεδομένων.

Τέλος, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κάθε πανεπιστήμιο έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες: πολλαπλές, πολλαπλές συνιστώσες, διάφορες κατάρτιση ... το επιλεγμένο CRM πρέπει να είναι επαρκώς ευέλικτο και προσαρμόσιμο για να προσαρμοστεί σε αυτό το μοναδικό πλαίσιο, χωρίς να επιβάλλει αναταραχή του διαδικασίες στη θέση τους.

Πείστε τις ομάδες για τη χρησιμότητα της ανταλλαγής δεδομένων

Η συμμετοχή της ομάδας στην ανταλλαγή δεδομένων σε ένα πανεπιστήμιο CRM μπορεί να αντιμετωπίσει κάποια απροθυμία. Οι χρήστες μπορούν να φοβούνται να χάσουν τον έλεγχο των επαφών τους ή να φοβούνται ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες είναι πολύ ευρέως κοινόχρηστες.

Για να ξεπεραστούν αυτά τα εμπόδια, είναι απαραίτητο να εμπλακούν οι ομάδες ανάντη του έργου. Τα εργαστήρια που επιτρέπουν στους μελλοντικούς χρήστες να εκφράζουν τις ανάγκες και τις ανησυχίες τους θα βοηθήσουν να καθορίσουν τους κανόνες για την ανταλλαγή δεδομένων και την πρόσβαση σε δεδομένα και επομένως τη δημιουργία ενός κλίματος εμπιστοσύνης.

Η εφαρμογή της σαφούς διακυβέρνησης, που καθορίζει τους ρόλους και τις διαδικασίες διαχείρισης δεδομένων, θα καθησυχάσει επίσης τις ομάδες. Τέλος, οι τακτικές ενέργειες επικοινωνίας και κατάρτισης θα πρέπει να εξηγήσουν τα συγκεκριμένα οφέλη του CRM και να υποστηρίξουν τους χρήστες στο χειρισμό του εργαλείου, για να αγκυροβολήσουν τα σωστά αντανακλαστικά για την ανταλλαγή πληροφοριών.

Ρύθμιση στρατηγικής διαχείρισης δεδομένων

"Το CRM πρέπει να συμμορφώνεται με τους γενικούς κανονισμούς προστασίας δεδομένων στην Ευρωπαϊκή Ένωση". Αυτό το σημείο που δημιουργήθηκε από έναν εμπειρογνώμονα CRM είναι κρίσιμο. Τα προσωπικά δεδομένα των φοιτητών και των εταίρων πρέπει να συλλέγονται, να αποθηκεύονται και να χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τους κανονισμούς RGPD, υπό την ποινή των βαρέων κυρώσεων.

Πέρα από αυτή τη ρυθμιστική πτυχή, πρέπει επίσης να σκεφτούμε ανάντη της στρατηγικής εισαγωγής δεδομένων στο νέο CRM: Ποια δεδομένα μεταναστεύουν από παλιά συστήματα, σε ποιο ιστορικό βάθος; Επιλογές που θα επηρεάσουν την ποιότητα της βάσης. Τέλος, οι εργασίες διακυβέρνησης πρέπει να καθορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασης δεδομένων, δυνητικά ευαίσθητα ή εμπιστευτικά, σύμφωνα με τα προφίλ χρηστών. Ενώ καλλιεργείτε το αντανακλαστικό ανταλλαγής πληροφοριών, απαραίτητη για την κατάλληλη λειτουργία του CRM!

Οι κύριες περιπτώσεις χρήσης ενός πανεπιστημίου CRM

Διαχείριση πρόσληψης και εισαγωγής

Η διαδικασία εφαρμογής και εισδοχής μπορεί γρήγορα να γίνει πολύπλοκη και να καταρτίσει χρόνο για τις ομάδες των πανεπιστημίων. Μετά από κάθε αρχείο με μη αυτόματο τρόπο, η επικοινωνία με τους υποψηφίους, η αποστολή των εγγράφων στις διάφορες υπηρεσίες απαιτεί σημαντικό χρονικό διάστημα.

Ένα CRM αφιερωμένο στην πρόσληψη καθιστά δυνατή την αυτοματοποίηση ενός μεγάλου μέρους αυτών των εργασιών. Μόλις ένας υποψήφιος ολοκληρώσει μια ηλεκτρονική φόρμα, οι πληροφορίες του συγκεντρώνονται στο CRM. Οι ροές εργασίας μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να στέλνουν αυτόματα τα μηνύματα παρακολούθησης, να ζητήσουν πρόσθετα εξαρτήματα ή να μεταδώσουν το αρχείο στα ενδιαφερόμενα άτομα.

Το CRM προσφέρει μια επισκόπηση της προόδου κάθε υποψηφιότητας. Οι ομάδες μπορούν εύκολα να εντοπίσουν αρχεία προτεραιότητας και να επανεκκινήσουν τους υποψηφίους, εάν είναι απαραίτητο. Χάρη στην εξοικονόμηση χρόνου που επιτρέπεται από την αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών, μπορούν να επικεντρωθούν σε μια ποιοτική σχέση με τα καλύτερα προφίλ.

Με τη διαδικασία της εισδοχής End -to -End, το CRM βοηθά να προσφέρει μια θετική και διαφοροποιητική υποψήφια εμπειρία. Ένα βασικό πλεονέκτημα για την προσέλκυση των καλύτερων φοιτητών σε ένα ανταγωνιστικό πλαίσιο.

Παρακολούθηση ταξιδιού σπουδαστών

Η χρήση ενός CRM για ακαδημαϊκή παρακολούθηση και υποστήριξη για τους μαθητές έχει πολλά πλεονεκτήματα:

• Επιτρέπει τη συγκέντρωση όλων των δεδομένων και των αλληλεπιδράσεων που συνδέονται με το ταξίδι του μαθητή: σημειώσεις, απουσίες, διορισμό με τη διοίκηση, ανταλλαγές με εκπαιδευτικούς κ.λπ. Όλες αυτές οι πληροφορίες είναι γρήγορα και εύκολα προσβάσιμες από τους διάφορους ενδιαφερόμενους.

• Οι ειδοποιήσεις μπορούν να δημιουργηθούν για να εντοπιστούν γρήγορα οι μαθητές σε δυσκολία και να δημιουργήσουν ενέργειες αποκατάστασης. Το CRM διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ διδασκαλίας και διοικητικών ομάδων.

• Ο φοιτητής επωφελείται από την εξατομικευμένη παρακολούθηση. Οι ανταλλαγές αντλούνται στο CRM, επιτρέποντας την καλύτερη ανταπόκριση και λαμβάνοντας υπόψη το προφίλ του και τις συγκεκριμένες ανάγκες του. Οι συναντήσεις παρακολούθησης μπορούν να προγραμματιστούν τακτικά.

• Στο τέλος του προγράμματος σπουδών του, το CRM διατηρεί την ιστορία του ταξιδιού του μαθητή που μπορεί να αξιοποιηθεί στο πλαίσιο των σχέσεων με τους αποφοίτους και να αναλύσει τους παράγοντες επιτυχίας.

Σχέσεις με πρώην μαθητές

Η διατήρηση της σύνδεσης με τους αποφοίτους είναι απαραίτητη για ένα πανεπιστήμιο. Ένα CRM επιτρέπει:

• Συγκεντρώστε τις συντεταγμένες και τα προφίλ των πρώην μαθητών

• Στείλτε τους τακτικά ενημερωτικά δελτία στις σχολικές ειδήσεις

• Προσκαλέστε τους σε αφοσιωμένα γεγονότα (βραδιές δικτύωσης, συνέδρια ...)

• Προσφέρετε να εμπλακεί (μαρτυρίες, καθοδήγηση, φόρος μαθητείας ...)

Αυτό ακολούθησε τη σχέση ενισχύει την προσκόλληση των αποφοίτων στο σχολείο τους. Στη συνέχεια γίνονται πολύτιμοι πρεσβευτές, συνιστώντας την εγκατάσταση σε όσους γύρω τους. Το δίκτυο αποφοίτων είναι επίσης μια μεγάλη ευκαιρία για τους τρέχοντες φοιτητές, όσον αφορά την πρακτική άσκηση και την επαγγελματική ολοκλήρωση. Ένα CRM είναι επομένως ένα βασικό εργαλείο για την ενίσχυση και τη διαιώνιση της κοινότητας των αρχαίων.

Διαχείριση επιχειρηματικών εταιρικών σχέσεων

Το CRM είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση των σχέσεων με εταιρείες εταίρων. Επιτρέπει την κεντρική επίκεντρο όλων των βασικών πληροφοριών σε αυτούς τους εταίρους: στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό αλληλεπιδράσεων, ανάγκες πρόσληψης, ανατροφοδότηση σχετικά με τους μισθωτούς φοιτητές κ.λπ.

Χάρη σε αυτά τα ενοποιημένα δεδομένα, το πανεπιστήμιο μπορεί να επικοινωνήσει με εξατομικευμένο τρόπο με κάθε εταιρεία. Για παράδειγμα, μπορεί να τους στείλει τακτικά τα προφίλ των μαθητών που αντιστοιχούν στα κριτήρια πρόσληψης. Η παρακολούθηση των ανταλλαγών στο CRM καθιστά επίσης δυνατή την προσδιορισμό των σημείων ικανοποίησης και βελτίωσης που προέρχονται από τις εταιρείες σχετικά με τις δεξιότητες των φοιτητών. Πολύτιμες πληροφορίες για την ανάπτυξη προγραμμάτων εάν είναι απαραίτητο.

Το CRM προσφέρει επίσης μια παγκόσμια άποψη των επιχειρηματικών συνεργασιών. Οι εκθέσεις μπορούν να εξαχθούν σε μερικά κλικ για να αναλύσουν τον αριθμό των φοιτητών που προσλαμβάνονται από την εταιρεία, από τον τομέα, και επομένως πολύ συγκεκριμένα μετράει την απόδοση του πανεπιστημίου όσον αφορά την απασχολησιμότητα. Ένα αναμφισβήτητο πλεονέκτημα για την ενίσχυση της εικόνας και της ελκυστικότητάς του.

Τα κέρδη από σκυρόδεμα ενός CRM για ένα πανεπιστήμιο

Συγκέντρωση και οργάνωση δεδομένων

Ένα CRM καθιστά δυνατή τη συγκέντρωση όλων των βασικών δεδομένων για τους φοιτητές, τους συνεργάτες και τους αποφοίτους σε μία βάση. Δεν υπάρχουν περισσότερες πληροφορίες διασκορπισμένες σε μη συνδεδεμένα υπολογιστικά φύλλα ή βάσεις μεταξύ των υπηρεσιών.

Χάρη σε αυτή τη συγκέντρωση, τα δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα από όλους τους εξουσιοδοτημένους χρήστες, όπου και αν βρίσκονται. Ο καθένας έχει επομένως μια άποψη 360 ° των μαθητών και μπορεί να αλληλεπιδράσει μαζί τους με πλήρη γνώση των γεγονότων.

Βελτίωση της εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας

Ένα CRM καθιστά δυνατή την σημαντική εξορθολογισμό της επικοινωνίας, τόσο εσωτερικά όσο και προς τα έξω. Με τη συγκέντρωση όλων των πληροφοριών σχετικά με τους φοιτητές, τους πτυχιούχους και τους συνεργάτες, προσφέρει σε κάθε υπηρεσία μια προβολή 360 ° για να αλληλεπιδράσει με σχετικό και εξατομικευμένο τρόπο.

Ωστόσο, για να επωφεληθεί πλήρως από αυτό το δυναμικό, η πρόσφυση των ομάδων είναι απαραίτητη. Η απροθυμία μπορεί να προκύψει μπροστά στην ανταλλαγή πληροφοριών. Η σαφής διακυβέρνηση, ο καθορισμός των δικαιωμάτων πρόσβασης σύμφωνα με τα προφίλ, είναι απαραίτητος για την καθιέρωση ενός κλίματος εμπιστοσύνης.

Με αυτή την προσπάθεια κατάσχεσης, το CRM γίνεται πραγματικός καταλύτης για ανταλλαγές. Σας επιτρέπει να στέλνετε το σωστό μήνυμα στο σωστό άτομο την κατάλληλη στιγμή, είτε για τις προσλήψεις, οι τιμές ακολουθούν τις σχέσεις ή τις σχέσεις αποφοίτων. Κέρδος επικοινωνίας στην αποτελεσματικότητα και τον αντίκτυπο.

Βελτιστοποίηση των διοικητικών διαδικασιών

Η χειρωνακτική διαχείριση των διοικητικών διαδικασιών όπως οι εγγραφές, η παρακολούθηση αρχείων ή υπενθυμίσεων μπορεί γρήγορα να γίνει χρόνος -που καταναλώνει για ομάδες. Εισαγάγετε τα δεδομένα, ενημερώστε τα, η αποστολή των πληροφοριών απαιτεί σημαντικό χρόνο σε βάρος των εργασιών με υψηλότερη προστιθέμενη αξία.

Η αυτοματοποίηση που επιτρέπεται από το CRM εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο. Οι ηλεκτρονικές φόρμες τροφοδοτούν απευθείας τη βάση δεδομένων, οι ροές εργασίας προειδοποιούν τους σωστούς συνομιλητές σε κάθε στάδιο, τα μηνύματα ανάκτησης αποστέλλονται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Αποτέλεσμα: Οι διαδικασίες επιταχύνονται και ρευσταίνουν, ο κίνδυνος μείωσης σφάλματος. Οι ομάδες μπορούν να επικεντρωθούν στην εξατομικευμένη υποστήριξη για τους μαθητές.

Βοήθεια με πιλότη και απόφαση -

Ένα πανεπιστήμιο CRM συγκεντρώνει ένα μεγάλο αριθμό βασικών δεδομένων: πληροφορίες για τους μαθητές και το ταξίδι τους, τις αλληλεπιδράσεις με τις εταιρείες συνεργατών, την εκτέλεση εκστρατειών μάρκετινγκ κ.λπ. Αλλά αυτά τα ακατέργαστα δεδομένα έχουν μόνο αξία εάν αναλύονται και αποκατασταθούν με σχετικό τρόπο για να βοηθήσουν τη λήψη αποφάσεων.

Αυτό είναι όπου τα χαρακτηριστικά αναφοράς CRM λαμβάνουν υπόψη το πλήρες νόημά τους. Σε μερικά κλικ, είναι δυνατόν να εξαχθούν βασικοί δείκτες: ο ρυθμός μετασχηματισμού των προοπτικών σε φοιτητές, ο αριθμός των πρακτικών και οι εναλλασσόμενες συμβάσεις που έχουν υπογράψει, το ρυθμό ανοίγματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.

Αυτά τα dashboards προσφέρουν έτσι ένα συνθετικό όραμα για την απόδοση της εγκατάστασης στα σημαντικότερα ζητήματά της. Αναγνωρίζουν γρήγορα τα πλεονεκτήματα και τους άξονες βελτίωσης. Για παράδειγμα, εάν μειώνεται το ποσοστό επαγγελματικής ολοκλήρωσης των φοιτητών σε ορισμένους τομείς, οι μετοχές μπορούν να εφαρμοστούν για την ενίσχυση των εταιρικών σχέσεων με εταιρείες σε αυτούς τους τομείς.

Έτσι, το CRM γίνεται ένα πραγματικό εργαλείο παραγωγής, δίνοντας την ορατότητα των ομάδων διαχείρισης στις βασικές μετρήσεις για τη στρατηγική πιλοτική πιλοτική δυνατότητα του πανεπιστημίου. Κάτι για να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης!

Συμπερασματικά, ένα CRM έχει γίνει ένα βασικό εργαλείο για τα πανεπιστήμια και τα σχολεία που επιθυμούν να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση των σχέσεών τους με τους μαθητές, τις εταιρείες συνεργατών και τους αποφοίτους. Με τη συγκέντρωση των δεδομένων και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, το CRM εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και βελτιώνοντας την επικοινωνία σε κάθε στάδιο της φοιτητικής διαδρομής. Προσφέρει επομένως μια προβολή 360 ° για εξατομικευμένη παρακολούθηση και μια ποιοτική υποψήφια και φοιτητική εμπειρία, βασικά περιουσιακά στοιχεία σε ένα πλαίσιο αυξημένου ανταγωνισμού μεταξύ των εγκαταστάσεων. Χάρη στα προηγμένα χαρακτηριστικά του, ένα CRM όπως αυτό που προτείνεται από τον Emundus συμβάλλει στην απλοποίηση των εφαρμογών και των εισαγωγών, προσφέροντας παράλληλα εργαλεία για πολύτιμες αποφάσεις για την απόδοση του πανεπιστημίου.